Bs. As., 21/2/2000

VISTO las Resoluciones SAFJP Nº 768/95 y 495/97 del Registro de esta SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES, y

CONSIDERANDO:

Que el procedimiento establecido para el registro de traspasos de afiliados por el artículo 27 bis de la Resolución SAFJP Nº 768/95, incluye la obligación de asentar cada traspaso en un libro denominado "Registro de Traspasos", que deberá observar al menos las formalidades impuestas a los libros de comercio.

Que el artículo 54 del Código de Comercio establece criterios generales respecto de la forma de llevar dichos libros de comercio.

Que a los efectos de disminuir la posibilidad de errores u omisiones en la forma de anotar cada asiento en los libros de "Registro de Traspasos", se hace necesario establecer normas de procedimiento y de control interno a cumplir por las administradoras en pos de tal fin.

Que resulta necesario registrar en cada solicitud de traspaso el folio, número de asiento y número de rúbrica del libro de "Registro de Traspasos" donde haya sido asentado el traspaso del afiliado en orden a la necesaria vinculación entre ambos instrumentos.

Que la presente se dicta en uso de las facultades conferidas por la Ley Nº 24.241 en su artículo 118 incisos b) y q) y artículo 119 incisos a) y b), y concordantes,

Por ello,

EL SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES

INSTRUYE:

ARTICULO 1º — El libro "Registro de Traspasos" deberá ser llevado de conformidad a lo previsto por el artículo 27 bis de la Resolución SAFJP. Nº 768/95 y a las previsiones del Anexo I de la presente, siendo responsabilidad de la administradora instruir al personal responsable para su correcta observancia.

Deberá adherirse a la contratapa de cada libro una copia del referido Anexo.

ARTICULO 2º — A partir de la vigencia de la presente instrucción, los libros "Registro de Traspasos" que se presenten ante la Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones para su rúbrica, deberán respetar como mínimo el tabulado del modelo que se incorpora como Anexo II de la presente. Hasta tanto las AFJP cuenten con nuevos libros de Registros de Traspasos, los actualmente en uso, en sus folios disponibles, deberán adecuarse a los efectos de cumplir con las reformas que se establecen en la presente Instrucción. Dicho procedimiento deberá ser uniforme para todos los libros de Registro de Traspasos de la Administradora, actualmente en uso.

ARTICULO 3º — Incorpórase al artículo 7º de la Resolución SAFJP Nº 768/95, el siguiente inciso:

"g) el folio, número de asiento y número de rúbrica del libro de Registro de Traspasos donde haya sido asentado el traspaso respectivo. Hasta tanto las AFJP cuenten con las nuevas Solicitudes de Traspasos de acuerdo a las disposiciones de la presente, a las actualmente en uso, se les deberá incorporar la información indicada en forma destacada. Dicho procedimiento deberá ser uniforme para todas las solicitudes actualmente en uso de la administradora.

ARTICULO 4º — Los asientos del libro "Registro de Traspasos" deberán ser numerados y correlativos. La numeración de los asientos deberá estar preimpresa al momento de la remisión del libro a esta SAFJP para su rúbrica.

Deberán, asimismo, asentarse las solicitudes de traspaso en forma cronológica y con correlatividad numérica ascendente por número de folio preimpreso, de acuerdo al orden de los lotes asignados y entregados a cada sucursal o agente oficial.

Además deberán asentarse todas las solicitudes utilizadas, incluyendo las anuladas en el acto de suscripción y/o extraviadas, indicando tal situación en el campo "Observaciones".

ARTICULO 5º — Modifícase el artículo 11 de la Resolución SAFJP Nº 768/95 (texto según Resol. SAFJP Nº 495/97) el que quedará redactado de la siguiente manera:

"ARTICULO 11º — El formulario Solicitud de Traspaso deberá contener un folio preimpreso, debiéndose llevar en cada Administradora un registro de los formularios asignados y entregados a cada sucursal o agente oficial.

Este registro se deberá actualizar mensualmente de acuerdo al estado de uso de las solicitudes.

La entrega de solicitudes deberá realizarse por medio de recibo cuyo original deberá quedar en la sede central de la AFJP y su copia en la sucursal o agente oficial que corresponda.

El recibo deberá contener como mínimo la identificación de la sucursal o agente oficial al cual se asignan y entregan las solicitudes, números de folio de las solicitudes entregadas, fecha de recepción, firma e identificación del receptor.

En relación con los formularios asignados y recibidos, cada sucursal o agente oficial deberá informar a la sede central de su Administradora el día 15 (quince) de cada mes o el día hábil siguiente si aquél fuera inhábil, los que se encuentren en blanco, utilizados, anulados o perdidos.

No se podrán utilizar formularios que hayan sido asignados a otra sucursal o agente oficial.

Los promotores no podrán tener en su poder solicitudes de traspaso, las que estarán disponibles exclusivamente en la casa central, sucursales y agentes oficiales.

Se considerará falta grave el incumplimiento de este artículo, así como no llevar actualizado o conservar en debido resguardo y en forma los registros de solicitudes."

ARTICULO 6º — El responsable de cada sucursal o el agente oficial deberá adoptar, los recaudos necesarios tendientes a asegurar la integridad del libro "Registro de Traspasos" y su resguardo dentro de la correspondiente sucursal o agencia oficial. Asimismo deberá realizar un control mensual del cumplimiento de la presente, dejando debida constancia de ello en el campo "Observaciones" del último asiento registrado, remitiendo el reporte del mencionado control a la sede central de su Administradora, junto con el informe a que alude el Art. 11 de la Resolución SAFJP Nº 768/95.

ARTICULO 7º — En caso de cierre de sucursal o agencia oficial, la administradora deberá remitir el correspondiente libro de "Registro de Traspasos" a esta Superintendencia, solicitando su anulación dentro de los 10 (diez) días corridos de la fecha de cierre respectiva.

ARTICULO 8º — La presente Instrucción comenzará a regir a partir de los 30 (treinta) días corridos, contados desde el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial.

ARTICULO 9º — Regístrese, comuníquese, notifíquese a las AFJP, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial, publíquese y cumplido archívese. — Lic. FRANCISCO ASTELARRA, Superintendente de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones.

ANEXO I

I - Es prohibido en los libros "Registro de Traspasos":

1. Alterar el orden de los asientos.

2. Dejar blancos, huecos o lugar para intercalaciones o adiciones.

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas; utilizar líquidos correctivos o borrar.

4. Tachar asiento alguno.

5. Mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar su encuadernación y foliación.

II - Para el caso en que se produjeren errores u omisiones en el modo de llevar los libros "Registro de Traspasos" se procederá de la siguiente forma, sin perjuicio de la determinación de responsabilidades que implique el cometido de alguna de las acciones mencionadas:

1. De comprobarse errores en los datos asentados en un registro se deberá proceder a su anulación, anotando en el campo "observaciones" la palabra "anulado", sin incurrir en ningún tipo de tachadura sobre los datos de dicho registro. Los asientos anulados deberán salvarse mediante un nuevo registro, en cuyo campo "observaciones" se anotará la frase "salva el Nº" y a continuación el número de asiento del registro anulado. En ambos casos deberá constar la firma, y aclaración de firma del responsable.

2. De presentarse algún folio en blanco, deberá inutilizarse espacio omitido con la firma del responsable.

3. De presentarse alguna de las situaciones descriptas en el punto I.5. anterior, se deberá remitir el libro "Registro de Traspasos" a la Superintendencia, solicitándose la correspondiente anulación, dentro de los cinco (5) días de constatado el hecho.

III - La registración en el libro deberá iniciarse a partir del folio Nº 2, esto es, al dorso de la foja donde consta la rúbrica de la Superintendencia.

ANEXO II

MODELO DE PLANILLA TABULADA

e. 25/2 Nº 309.328 v. 25/2/2000