Bs. As., 25/8/2006

VISTO el Expediente Nº S01:0363989/2005 del Registro del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS, y

CONSIDERANDO:

Que resulta necesario establecer un criterio unificador en la interpretación de los principios y formalidades de la reglamentación vigente aplicable en la gestión administrativa de este Ministerio, a fin de lograr garantizar y optimizar una gestión dinámica, fluida, efectiva, económica y transparente.

Que en el marco de la mejora permanente de los procesos administrativos, la SUBSECRETARIA DE COORDINACION Y CONTROL DE GESTION del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS, propicia la implementación de un Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) para las dependencias que funcionan en el ámbito del antes citado Ministerio.

Que el Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) se constituirá en un nexo de interrelación que mejorará las actuaciones administrativas entre las Dependencias que funcionan en el ámbito del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS.

Que el Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) comenzará a regir en el ámbito del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS, a partir de la fecha de su publicación.

Que la SUBSECRETARIA DE GESTION PUBLICA DE LA JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, tomó la intervención que le compete como autoridad rectora expidiéndose favorablemente y considerando conveniente la aplicación del Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) de acuerdo al informe que consta a fojas 22 del expediente citado en el visto.

Que la entrada en vigencia de la presente resolución no implicará erogación presupuestaria para el Estado Nacional.

Que de los Artículos 1º y 2º del Título I del Reglamento de Procedimientos Administrativos Decreto 1759/72 (T.O. 1991) surge que el suscripto podrá dirigir o impulsar la acción de sus inferiores jerárquicos mediante reglamentos internos.

Que la DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS JURIDICOS del MINISTERIO DE ECONOMIA Y PRODUCCION ha tomado la intervención que le compete conforme lo establecido en el Artículo 9º del Decreto Nº 1142 de fecha 26 de noviembre de 2003.

Que el presente acto se dicta en uso de las facultades emergentes del Artículo 2º del Título I del Reglamento de Procedimiento Administrativos Decreto Nº 1759/72 T.O. 1991, del Decreto Nº 1283 de fecha 24 mayo de 2003 y del Decreto Nº 1142 de fecha 26 de noviembre de 2003.

Por ello,

EL MINISTRO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS

RESUELVE:

ARTICULO 1º — Apruébase el Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA), el cual como Anexo forma parte integrante de la presente resolución.

ARTICULO 2º — Establécese que el Reglamento Interno de Gestión Administrativa (RIGA) aprobado por el artículo 1º de la presente, comenzará a regir en el ámbito del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS, a partir de la fecha de su publicación.

ARTICULO 3º — La entrada en vigencia del Reglamento previsto en la presente resolución no implicará erogación presupuestaria para el Estado Nacional.

ARTICULO 4º — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional de Registro Oficial y archívese. — Arq. JULIO MIGUEL DE VIDO, Ministro de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios.

ANEXO

REGLAMENTO INTERNO DE GESTION ADMINISTRATIVA

TITULO I

OBJETIVOS

ARTICULO 1º — El presente reglamento tiene por objetivo constituir un vínculo de interrelación exclusivo de la gestión administrativa entre las áreas, unificando criterio en la interpretación de la reglamentación vigente aplicable en la Administración Pública Nacional, estableciendo unidad de dirección y acción en los procedimientos administrativos a fin de garantizar y optimizar una gestión dinámica, fluida, económica, eficaz y transparente.

ARTICULO 2º — El presente, está basado en los principios y formalidades de los trámites y actos administrativos de la Administración Pública Nacional establecidos por:

a) Ley Nº 19.549 de Procedimientos Administrativos.

b) Decreto Nº 759/66, Reglamento para Mesas de Entradas, Salidas y Archivo.

c) Decreto Nº 1759/72, Reglamento de Procedimientos Administrativos T.O. 1991, Decreto 1883/ 91.

d) Decreto Nº 333/85. Normas para la elaboración, redacción y diligenciamiento de los proyectos de actos y documentación administrativa

e) Decreto Nº 1172/03

Por ello en caso de duda en la aplicación de lo prescripto por el presente se privilegiará lo establecido en el marco normativo antes indicado.

TITULO II

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 3º — Este reglamento, regirá la gestión administrativa de las áreas que dependen del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS.

ARTICULO 4º — Los organismos desconcentrados, que actúan en el ámbito de este Ministerio, deberán implementar la utilización del presente Reglamento.

Asimismo, invítase a los organismos descentralizados, actuantes en el ámbito de este Ministerio, a adherirse e implementar las prescripciones establecidas por el presente Reglamento. (Párrafo sustituido por art. 1° de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 5º — Aquellas áreas que tengan acceso al sistema informático denominado COMDOC III deberán utilizar el mismo en forma obligatoria para realizar la gestión administrativa interna de todo tipo de trámites. En consecuencia la documentación que ingrese a un área deberá ser registrada y transferida a través de ese sistema informático, a la dependencia interna del área, agente o funcionario que correspondiese.

Las áreas que no tuvieran acceso al sistema informático COMDOC III, deberán efectuar la derivación de la documentación registrando los movimientos internos de la misma mediante planillas o modalidad que permita conocer, en forma fehaciente, el área o persona depositaria de la documentación.

(Artículo sustituido por art. 2° de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 6º —Toda persona responsable de área y/o sector está obligada a conocer y hacer respetar las prescripciones establecidas por el presente.

TITULO III

DISPOSICIONES ESPECIALES

ARTICULO 7º — La responsabilidad primaria asignada a cada área en las cuestiones que le competen, determina que ésta debe velar por la conclusión del trámite y realizar las gestiones que resulten necesarias para evitar demoras que se pudieran producir en su gestión. Asimismo será la encargada de confeccionar el proyecto del acto administrativo que corresponda.

ARTICULO 8º — Cuando los servicios de mesas de entradas reciban una nota, escrito o actuación por el cual se efectúa un pedido de informe en el marco de lo establecido por el Reglamento de Acceso a la Información Pública, aprobado mediante el Decreto Nº 1172/03, se deberá dar tratamiento preferencial al trámite que se inicie con el mismo. Se colocará un sello que indique que la actuación se encuentra enmarcada en el decreto antes citado y que su vencimiento opera en un plazo perentorio de DIEZ (10) días hábiles para dar repuesta al requerimiento efectuado. Asimismo se deberá elevar copia de lo actuado a la SUBSECRETARIA DE COORDINACION Y CONTROL DE GESTION.

ARTICULO 9º — Las áreas o dependencias que establecieran pautas especiales exigibles a los administrados para la presentación de documentación relacionada a trámites referentes a inscripción en registros, habilitaciones, consepciones, etc., deberán informar sobre ellas por escrito, a la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones de este Ministerio con una antelación no menor a CINCO (5) días hábiles previos a la entrada en vigencia de tales pautas.

TITULO IV

DISPOSICIONES PARTICULARES

ARTICULO 10º — El Area responsable de la administración de los sistemas informáticos de este Ministerio, deberá implementar en la página WWW.MINPLAN.GOV.AR un Link y/o cuenta de correo electrónico, que permita efectuar consultas o dudas en la interpretación de este Reglamento, las que serán evacuadas a través de las Coordinaciones de Mesa de Entradas y Notificaciones y de Despacho, según corresponda en cada caso.

ARTICULO 11º — La COORDINACION DE MESA DE ENTRADAS Y NOTIFICACIONES de la SUBSECRETARIA DE COORDINACION Y CONTROL DE GESTION y/o áreas receptoras de documentación de este Ministerio, dispondrán y exhibirán en los lugares de atención al público, copia íntegra de este Reglamento para conocimiento, uso del personal interno y del público en general.

(Artículo sustituido por art. 3° de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 12º — La Autoridad Rectora y de Aplicación del presente Reglamento será la SUBSECRETARIA DE COORDINACION Y CONTROL DE GESTION de este Ministerio, que tendrá a su cargo verificar y exigir el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el mismo, a través de la COORDINACION DE MESA DE ENTRADAS Y NOTIFICACIONES, de la COORDINACION DE DESPACHO y del GRUPO DE TRABAJO PARA EL SEGUIMIENTO INTEGRAL DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

(Artículo sustituido por art. 4° de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

TITULO V

RECEPCION DE LA DOCUMENTACION

ARTICULO 13º — Al solo efecto de la recepción y posterior gestión administrativa correspondiente, toda documentación (notas, escritos, expedientes, etc.) que ingrese en el ámbito de este Ministerio se clasificará en:

a) INTERNA: Toda documentación proveniente de las dependencias y áreas de este Ministerio, entes descentralizados y desconcentrados que actúan en el ámbito del mismo.

b) PUBLICA: Documentación proveniente de la Administración Pública Nacional, Provincial y Municipal y de los poderes Legislativo y Judicial tanto del nivel Nacional como Provincial. (Inciso sustituido por art. 5° de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

c) PARTICULAR: Documentación presentada por particulares incluyendo a personas jurídicas no públicas

ARTICULO 14º — Toda documentación, cualquiera sea su denominación, cuyo ingreso se efectúe por la Coordinación de la Mesa de Entradas y Notificaciones de este Ministerio, como asimismo aquellas que correspondan a Areas que actúan en el ámbito del mismo, deberá reunir las siguientes condiciones:

A) INTERNA: Toda documentación Interna que se deriven entre las dependencias y áreas que actúan en el ámbito del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA y SERVICIOS deberán reunir obligatoriamente las siguientes condiciones:

I. FOLIATURA: Cada una de las hojas que componen la documentación presentada deberá encontrarse correctamente foliada. El número correlativo asignado debe estar escrito en forma legible, sin ningún tipo de enmiendas.

II. REFOLIADO: Cuando resultase necesario efectuar una corrección en la numeración de foliado se procederá a refoliar la/s foja/s en cuestión colocando el sello de refoliado de la dependencia que efectúa tal acción en el sitio más cercano al sello de foliado.

III. Toda vez que se efectúe un refoliado deberá dejarse constancia de ello al dorso de la última foja refoliada indicando desde qué número de foja se procedió a refoliar. Esta constancia debe estar firmada por el funcionario o agente que ordenara o efectuara el refoliado con la debida aclaración de firma y cargo (si lo tuviere). (Apartado sustituido por art. 6° de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

IV. Toda fotocopia incorporada a una actuación debe contener el sello foliador y el número correlativo en original. Exceptuándose de esta condición a aquellas de copias fieles autenticadas de Actos Administrativos incorporadas a una actuación por la Coordinación de Despacho.

V. Toda copia o fotocopia que se incorpore a un trámite interno, expediente, etcétera, deberá estar debidamente autenticada, es decir, que se deberá colocar un sello con la leyenda "ES COPIA" en cada una de las fojas con firma y aclaración del funcionario o agente interviniente. (Apartado sustituido por art. 7° de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

VI. Toda reproducción electrónica, duplicados, libros, revistas, material impreso, folletería, etc., que se incluya en la documentación que se presenta deberá estar inicialada, en cada una de sus fojas, por el funcionario o agente interviniente. Imprescindiblemente, la aclaración de firma de quien iniciala debe detallar Cargo o Función y fecha en la última foja y referenciar la misma a la documentación a la cual se encuentra vinculada.

En el caso de que la reproducción electrónica, duplicados, libros, folletos, revistas, etc., conste de más de CINCUENTA (50) fojas se podrá efectuar una constancia escrita en la última foja de la documentación presentada. Esta constancia deberá detallar; el tipo de documento que se adjunta (libro, folleto, revista, etc.), cantidad de fojas que lo componen, firma, aclaración, cargo (si lo tuviere) o función del firmante, fecha y citar la documentación a la cual se encuentra vinculada. (Apartado sustituido por art. 8° de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

VII. Los planos deberán cumplir con lo establecido por el Artículo 29 del Decreto 1883/91 Reglamento de Procedimientos Administrativos, Decreto 1759/72. T.O.1991

VIII. Las fotografías deben ser adheridas a una foja, debidamente foliada. Al pie de la misma se debe detallar la cantidad de fotografías que se adjuntan mediante constancia con firma y aclaración del agente o funcionario que ordenara la incorporación de las mismas.

IX. Cuando se incorporen una o más fojas originales a una documentación, ésta deberá contener una inicial y en la última foja se deberá aclarar la misma mediante firma y sello aclaratorio. (Apartado sustituido por art. 9° de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

X. En aquellos expedientes en los cuales se agregue un folio o carpeta conteniendo un proyecto de acto administrativo, la dependencia que propicia y/o elabora el proyecto de acto administrativo deberá incorporar el "Formulario de Incorporación de Proyectos de Actos Administrativos" que forma parte integrante del presente Reglamento como ANEXO IV. Este formulario debe incluirse en el expediente después del folio o carpeta que contiene el proyecto de acto administrativo y foliarse con la numeración correlativa del mismo. (Apartado sustituido por art. 10 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

XI. Toda Nota o Providencia que fuera firmada por un funcionario cuya jerarquía fuese igual o mayor a director general, nacional o simple deberá ser registrada en el sistema informático COMDOC III como Nota. Si resulta necesario incorporar la Nota o providencia a otro tipo de documentación, se deberá hacerlo manualmente incluyendo la carátula correspondiente, como asimismo registrar tal incorporación en el sistema informático COMDOC III. (Apartado sustituido por art. 11 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

B) PUBLICA: Al solo efecto de la recepción de la documentación clasificada como Pública, y a efecto de no entorpecer la gestión de las mismas se establecen dos modalidades de recepción:

I. Recepción Provisoria: se efectuará cuando la documentación no guardara las formalidades requeridas para aquella catalogada como Interna, siempre que la misma provenga de la Administración Pública Nacional, Provincial o Municipal y del Poder Legislativo y Judicial Nacional como asimismo de las jurisdicciones provinciales. Dada esta circunstancia, el área receptora deberá completar el formulario que como ANEXO I forma parte integrante del presente Reglamento. El original de dicho formulario se incorporará como última foja de las actuaciones, como constancia del estado en el cual se recepcionó la documentación, foliándose el mismo en forma correlativa a la numeración del expediente confeccionado con la documentación presentada. El personal del área que confeccionó el formulario en cuestión, deberá entregar una copia del mismo a quien presentó la documentación o remitirla a través del correo postal o fax.

Posteriormente el área que resulte con responsabilidad primaria sobre las actuaciones, procederá a requerir la regularización de la misma.

Una vez cumplimentados los requisitos, cuya falta hubieran causado la incorporación del "Formulario de Recepción Provisoria", el área con responsabilidad primaria en la documentación o aquella que exigió el cumplimiento de tales requisitos para dar continuidad al trámite, deberá efectuar una constancia al dorso del formulario indicando que se dan por cumplidos los requisitos en cuestión. (Apartado sustituido por art. 12 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

II. Recepción Definitiva: para ello la documentación deberá reunir las condiciones establecidas para la documentación Interna, detalladas en el inciso A) del presente artículo, e incluye a la documentación proveniente de la Administración Pública Nacional

C) PARTICULAR:

I. Las notas y/o escritos deben encontrarse imprescindiblemente firmados con la pertinente aclaración y domicilio.

II. Si la nota fuera presentada por una persona jurídica privada, deberá incluir en la aclaración el cargo y/o función de la persona que rubrica los mismos.

III. Complementariamente se podrá requerir:

a) Dirección de correo electrónico.

b) Número telefónico.

c) Que las copias, duplicados, fotocopias e impresiones originales de sistemas informáticos se encuentren firmados por la persona que efectúa la presentación, ya sea al pie o al dorso de cada una de las hojas que integran la documentación presentada. En la última foja, la firma debe contener imprescindiblemente la aclaración respectiva.

d) Las notas que se presentan como inherentes a un expediente u otro tipo de trámite, deberán citar dicho número en el ángulo superior derecho.

No obstante lo indicado en los puntos precedentes la documentación podrá ser recibida y posteriormente, si resultase necesario, dado el progreso de las actuaciones, se citará al interesado o causante a la sede administrativa correspondiente para que regularice la documentación.

IV. El Acuse de Recibo le será entregado al particular que presente la documentación, a efecto de la posterior ubicación del trámite iniciado. Se le informará al interesado que con ello podrá averiguar el estado a través de los sistemas telefónicos e informáticos consignados en el mismo. El acuse de recibo se ajustará al diseño cuyo modelo se incorpora al presente Reglamento como ANEXO II

ARTICULO 15º — Toda diligencia y/u oficio judicial dirigidas al MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL INVERSION PUBLICA y/o a las Secretarías o Subsecretarías que de él dependen, deberán ser giradas inmediatamente a consideración de la Subsecretaria Legal de este Ministerio para conocimiento, intervención y posterior remisión al área que corresponda.

ARTICULO 16º — A los Oficios Judiciales, una vez confeccionado el expediente, se procederá a estamparle en su carátula un sello con el texto "URGENTE PLAZO JUDICIAL DIAS" en DOS (2) líneas y dentro de un rectángulo de 7 cm. de base por 2 cm. de altura y que sus caracteres ocupen el interior de su superficie.

TITULO VI

SOBRE LA PRESENTACION DE FACTURAS

ARTICULO 17º — Toda factura que se presentase para gestionar la respectiva cancelación deberá tramitarse bajo los siguientes recaudos:

a) Si la factura fue emitida como consecuencia de una orden de compra, en la misma se debe citar la numeración de dicha orden y adjuntar una copia de la misma.

b) El área que recibe una factura podrá solicitar la apertura del expediente a la COORDINACION DE MESA DE ENTRADAS Y NOTIFICACIONES, mediante el formulario puesto en vigencia por el Artículo 18 del presente Reglamento o realizar la apertura en el área cumpliendo con lo establecido en el Artículo 20 del presente Reglamento. Imprescindiblemente, al momento de registrar el alta del expediente deberá transcribir en los campos: 1) "Causante"; emisor de la factura (empresa, firma comercial, etc.), 2) "Título"; factura y numeración de la misma y, 3) "Texto"; transcribir lo detallado en los campos citados precedentemente y agregar la numeración de la orden de compra.

c) Cuando la cancelación de la factura debe efectuarse bajo la modalidad de reconocimientos de gastos ésta debe presentarse indefectiblemente en el área de compras.

d) En el supuesto caso que la factura fuera de dimensión reducida (ticket), se deberá adherir a una hoja tipo A4. Al pie de la factura y sobre la hoja en la cual se encuentra adherida, se dejará constancia de su agregado y se indicará emisor, numeración e importe de la misma. La constancia debe estar firmada con la aclaración respectiva.

e) En todos los casos las facturas serán conformadas por un funcionario del área que originó la emisión de las mismas.

(Artículo sustituido por art. 13 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

TITULO VII

CONFECCION DE EXPEDIENTE

ARTICULO 18º — Todas las áreas que oficien de mesas de entradas o como oficinas de recepción de documentación, como asimismo las diversas dependencias de este Ministerio ubicadas en la Sede Central del mismo, deberán solicitar la apertura de expediente a la COORDINACION DE MESA DE ENTRADAS Y NOTIFICACIONES de este Ministerio. Para ello deberán completar el formulario de "Solicitud de Apertura de Expediente", el que forma parte integrante del presente Reglamento como ANEXO V. Una vez completado el citado formulario, se deberá obtener una fotocopia para constancia de recepción de la documentación por parte de la COORDINACION DE MESA DE ENTRADAS Y NOTIFICACIONES. La documentación remitida deberá estar foliada por el área que solicita la apertura del expediente.

La COORDINACION DE MESA DE ENTRADAS Y NOTIFICACIONES, procederá a incorporar como última foja de la documentación el formulario antes citado foliándolo en forma correlativa a la misma.

En el caso de que se efectuara la apertura de un expediente tomando como base un Trámite Interno (TRI) o una Nota CUDAP registrada en el sistema informático, la Mesa de Entradas y Notificaciones deberá, una vez confeccionado el expediente incorporar en el sistema informático la Nota o TRI en el mismo.

Excepcionalmente las áreas podrán efectuar la apertura de expedientes en los siguientes casos: 1) oficios judiciales; 2) facturas; 3) trámites inherentes al traslado de personal o funcionarios y 4) proyecto de ley con vencimiento, siempre que estas áreas se encuentren directamente vinculadas y tengan carácter de responsable primario de la documentación que se registra como expediente. Para ello deberán cumplir con el procedimiento establecido en el Artículo 20 del presente Reglamento e imprescindiblemente deberán obtener una fotocopia de cada carátula de expediente que se genere y derivar la misma a la COORDINACION DE MESA DE ENTRADAS Y NOTIFICACIONES del Ministerio en el día hábil posterior a la fecha de alta del expediente registrada en la carátula del mismo.

(Artículo sustituido por art. 14 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 19º — Se dispone adoptar como carátula identificatoria de los expedientes generados en el ámbito del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS el modelo que se establece mediante el ANEXO III que forma parte integrante del presente Reglamento.

La mencionada carátula será confeccionada en cartulina de color celeste. La dimensión será de una hoja tamaño oficio o legal. En los espacios destinados para cada caso se deberá transcribir la numeración otorgada por el sistema informático y el causante. Esta carátula no reemplaza a la emitida por el sistema COMDOC III. Se deberá agregar primero la carátula de cartulina y posteriormente la del sistema informático. Los expedientes podrán circular sin la carátula de cartulina pero imprescindiblemente deberán contener la carátula de expediente emitida por el sistema informático COMDOC III.

(Artículo sustituido por art. 15 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 20º — Aquellas dependencias que no pudieran efectuar la apertura de expediente a través de la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones y tengan acceso al sistema informático Comunicaciones Documentales (COMDOC III) deberán conformar los expedientes observando las siguientes pautas:

a) Emitida la carátula de expediente del sistema informático se deberá incorporar la carátula de cartulina de conformidad al procedimiento establecido por el Artículo 19 del presente Reglamento. Asimismo se deberá colocar en el ítem "Organismo" un sello que indique claramente la denominación de la Dependencia que origina o lleva a cabo la apertura del expediente. (Inciso sustituido por art. 16 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

b) El sello de entrada y salida —conforme al procedimiento establecido en el Punto 8.4 del Artículo 8º del Decreto Nº 333/85— se deberá colocar en el anverso de la primera foja y en el dorso de la última foja de la documentación (apertura-cierre). Asimismo en la primer foja se transcribirá el número de expediente asignado. (Inciso sustituido por art. 17 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

c) No debe sellarse ni foliarse la carátula de expediente de otras dependencias de la Administración Pública Nacional, Provincial o Municipal, sí se deberá sellar la última foja de éste como prueba de la fecha de recepción.

d) Deberá controlarse que la documentación reúna todas las condiciones exigidas para la documentación interna conforme lo dispuesto por el presente Reglamento.

ARTICULO 21º — Los únicos casos en los cuales se podrán confeccionar expediente copia son los siguientes:

a) Cuando se compruebe el extravío de un expediente, cumplida la gestión de búsqueda (ver Artículo 25 del presente Reglamento), se procederá a su reconstrucción basándose en reproducciones certificadas y un informe que explique tal situación, suscripto por la autoridad que solicita la reposición. En este caso, en la carátula del nuevo expediente se deberá citar en el ítem "Número Original" la numeración del expediente extraviado y seguidamente la palabra "reconstruido".

b) Cuando otras dependencias remitan documentación en copias autenticadas, siempre se deberá dejar constancia del tipo y número de registro de ingreso e indicar en el ítem "Número Original" a qué documentación corresponde la copia.

(Artículo sustituido por art. 18 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 22º — El responsable de la Coordinación de Mesa de Entradas y Notificaciones de este Ministerio podrá disponer que con la documentación que se recepciona en la misma se confeccione:

a) Expediente.

b) Trámite Interno

Aquella documentación que fuera registrada en el sistema informático (COMDOC III) como Trámite Interno posteriormente podrá constituirse como expediente a solicitud y criterio del funcionario responsable del área con responsabilidad primaria sobre el trámite interno.

ARTICULO 23º — Toda área que fuera depositaria de expedientes, cuyo último cuerpo se hubiera constituido con más de DOSCIENTAS (200) fojas, deberá proceder a regularizar esta situación. Previamente se deberá constatar que en el cuerpo de expediente en cuestión se hubiera superado la cantidad de fojas antes mencionada con la finalidad de evitar el corte de un texto único. Si éste fuera el caso, se deberá constituir un nuevo cuerpo a partir de la finalización del texto completo y se procederá de la siguiente manera:

a) Reimprimir la carátula del expediente. Proceder a constituir el nuevo cuerpo, que será encabezado por dicha carátula, sin que ésta sea foliada

b) El nuevo cuerpo de expediente continuará con la numeración correlativa de foliatura.

c) En la carátula que encabeza el nuevo cuerpo se deberá inscribir el número de cuerpo que corresponda en números romanos, con caracteres cuyo tamaño permitan una fácil individualización.

ARTICULO 24º — Toda solicitud de apertura de expedientes deberá efectuarse únicamente mediante el Formulario de "Solicitud de Apertura de Expediente" conforme a lo establecido en el Artículo 18 del presente Reglamento. La documentación que se adjunte al Formulario antes citado deberá cumplir con lo establecido por el presente reglamento, en lo relacionado a los requisitos que debe reunir la documentación catalogada como interna. (Artículo 14 Inciso a) del presente reglamento).

(Artículo sustituido por art. 19 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 25º — Ante el extravío de un expediente se deberá cumplir con el siguiente procedimiento:

a) El Area Depositaria deberá requerir la búsqueda intensiva del expediente extraviado a las diferentes áreas del MINISTERIO DE PLANIFICACION FEDERAL, INVERSION PUBLICA Y SERVICIOS y a las diversas áreas del Ministerio de Economía y Producción (en virtud de lo establecido por el Decreto 1142/2003) mediante circular emitida por el Sistema Comunicaciones Documentales y en soporte papel de la misma.

b) En caso de que el extravío o pérdida del expediente fuera advertido por un tercero ante un área que no fuera la depositaria deberá informar inmediatamente a ésta para que proceda a la búsqueda y/ o reconstrucción del mismo.

c) Las áreas que hayan intervenido en la formación del expediente, extraviado, tienen la obligación de realizar la misma, inclusive si así se considerase bajo el control de una persona designada por el área que formalizó el pedido de búsqueda.

d) Las áreas que intervengan en la búsqueda deberán informar por escrito acerca del resultado de la misma.

e) Comprobada la pérdida o extravío de un expediente el responsable del área depositaria ordenará dentro de los DOS (2) días su reconstrucción y la formación de sumario administrativo, a efecto de deslindar responsabilidades.

f) Se solicitará a las áreas que hayan intervenido en el expediente en reconstrucción, en el expediente extraviado o perdido, mediante nota del sistema informático de Comunicaciones Documentales y mediante nota formalmente rubricada, que generen y remitan copias de los escritos, documentación, informes y dictámenes producidos, y si se hubiera dictado resolución se agregará copia autenticada de la misma, prosiguiendo las actuaciones según su estado

g) Finalizada la tarea de reconstrucción del expediente, se dispondrá que el mismo ha sido reconstruido en forma parcial o total, dictándose el correspondiente acto administrativo.

TITULO VIII

AGREGADOS, ANEXOS DE EXPEDIENTES Y OTROS

ARTICULO 26º — Déjase establecido que para la incorporación de un expediente a otro se deberá observar:

a) Cuando se tratase del mismo tema y del mismo causante, el expediente se incorporará al principal (madre) como una única foja en su totalidad, es decir que se incorpora como Agregado Acumulado. Debiéndose efectuar la constancia de agregación en la última foja de ambos, detallando en la misma la cantidad de fojas del principal y la cantidad de fojas que componen el expediente acumulado.

b) Cuando los expedientes a agregarse tratasen el mismo tema pero distintos causantes se deberán agregar sin acumular. Es decir que se tramitará junto a un principal (madre), mediante una cuerda y/o hilo en forma ordenada por fecha de creación, evitando la separación del principal.

c) Cualquiera sea la modalidad de agregado, de la constancia deberá desprenderse el número original, si lo tuviere, sumado al número CUDAP, es decir que deberán constar ambos números en caso de tenerlos.

d) En todos estos casos, se respetará su fecha de creación, con excepción de los creados por otros organismos para los cuales se considerará la fecha de ingreso a este Ministerio, a fin de dilucidar el trámite en forma correcta.

ARTICULO 27º — Para aquellos expedientes en los cuales se considere necesario anexar copias de otro/s expediente/s (copias autenticadas) como antecedente del tema en cuestión, estos se constituirán como Anexos. Los mismos deberán ser identificados escribiendo la palabra "ANEXO" con numeración romana en la carátula de cada uno de ellos, detallando la numeración del expediente.

(Artículo sustituido por art. 20 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 28º — Los antecedentes que se tramitan como anexos de un expediente serán numerados y foliados en forma independiente al mismo. Deberá dejarse constancia de su condición tanto en la última foja del anexo como del expediente detallándose la cantidad de fojas que componen el anexo.

ARTICULO 29º — Cuando para la prosecución del trámite corresponda agregarse entre sí documentación de menor o igual jerarquía (trámite interno, nota, memorándum, etc.) los elementos serán incorporados en forma correlativa sobre la base de la fecha de origen de las mismas, foliando las carátulas de éstos. Para ellos, se deberán observar las siguientes pautas:

a) Entre trámites internos (de TRI a TRI):

I. Incorporar en forma manual el TRI con fecha más actual al de fecha más antigua.

II. Refoliar el TRI incorporado desde la carátula hasta la última foja continuando con la numeración correlativa de folio del TRI de fecha más antigua.

III. Incluir los mismos por sistema informático COMDOC III respetando el procedimiento establecido en el apartado I.

b) Para la incorporación de una Nota a un TRI:

I. Incorporar en forma manual la Nota al TRI, sin considerar la fecha de creación de los mismos.

II. Refoliar la Nota incorporada desde la carátula hasta la última foja continuando con la numeración correlativa de la última foja del TRI.

III. Se incluyen los mismos por sistema informático COMDOC III respetando el procedimiento establecido en el apartado I.

c) Para la incorporación de una Nota a otra:

I. Se deberá primero registrar en el sistema informático Comdoc III como TRI a la Nota de fecha más antigua.

II. Cumplir con el procedimiento establecido en el Inciso b) precedente.

d) Para el caso en que se deba realizar una Nota conjunta entre autoridades de idéntico nivel jerárquico se deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento:

I. El área impulsora asignará número interno a la Nota.

II. Se comunicará con el área involucrada y solicitará un número interno de Nota para asignarlo a la Nota conjunta.

III. Una vez asignados ambos números internos de Nota se deberán transcribir en el margen superior izquierdo de la Nota papel.

IV. El área impulsora del escrito procederá a dar el alta en el sistema informático al mismo como Nota. En el campo "Número Original" se transcribirán los números internos de Nota de las dos áreas. En el campo "Texto" se deberán transcribir ambos números internos de Nota. Se procederá a imprimir carátula de Nota y se transferirá por sistema informático al destinatario.

V. Previo a la transferencia de la Nota se obtendrá una fotocopia de la misma, incluyendo carátula, se autenticará y se derivará manualmente al otro área involucrada.

e) Cuando se deba emitir una Nota con copia a otro destinatario se procederá de la siguiente manera:

I. Se protocolizará la Nota, se registrará en el sistema informático como tal y se transferirá por sistema al destinatario original de la misma.

II. En forma previa a trasladar físicamente la Nota al área destinataria se obtendrá una fotocopia de toda la documentación incluyendo la Nota y su carátula correspondiente.

III. Con la fotocopia de la documentación se creará un Trámite Interno (TRI) en el sistema informático y en el campo "Número Original" de la carátula del TRI se registrará la numeración de la Nota del Punto I, indicando que la misma es copia de la Nota. En los campos "Titulo" y "Texto" se deberá dejar constancia de la numeración interna y del sistema COMDOC III que se le asignó a la Nota del Punto I.

IV. Se procederá a la transferencia del TRI por sistema informático del área destinataria de la copia de la Nota del punto I.

(Artículo sustituido por art. 21 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 30º — Cuando se incorpore un Trámite Interno, Actuación o Nota registrada en el sistema informático COMDOC III a un expediente, estos deberán ser foliados siguiendo la numeración correlativa del expediente, incluyendo las carátulas de los mismos, las que también deberán ser foliadas. Siempre se priorizará la fecha de creación del expediente sobre la fecha de origen de toda otra documentación de menor jerarquía al mismo.

En los únicos casos en que una carátula de Trámite Interno (TRI) o Nota CUDAP no debe ser foliada, es cuando estos documentos son cabeceras en la constitución de un expediente o Trámite Interno (TRI) según corresponda. En ambos casos en el campo "Número Original" de la carátula del expediente o TRI, se deberá transcribir la numeración otorgada por el sistema informático del TRI o de la Nota original.

(Artículo sustituido por art. 22 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 31º — En los casos indicados en los artículos 29º y 30º del presente capítulo, además de las correspondientes constancias escritas, todo cambio se deberá (obligatoriamente) reflejar y confirmar electrónicamente por el Sistema de Comunicaciones Documentales (COMDOC III)

ARTICULO 32º — Se prohíbe la incorporación de documentación impresa en papel de fax en los Expedientes, Trámites Internos y Actuaciones Administrativas que se gestionan en el ámbito de este Ministerio.

Por ello, al recepcionarse un fax cuyo texto contenido fuera de tal relevancia para determinado trámite y por el cual resultase imprescindible la incorporación del fax a un expediente u otro tipo de actuaciones, se deberá proceder de la siguiente manera:

a) Recibido el fax se obtendrán DOS (2) fotocopias del mismo. (Inciso sustituido por art. 23 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

b) Se procederá a autenticar las copias del fax recibido, incluyendo el pertinente reporte de recepción.

c) Se incorporará una fotocopia autenticada del fax a la documentación pertinente, procediendo a foliar dicha copia con el número correlativo de foja que corresponda. Al dorso de ésta se dejará constancia del área que procedió a efectuar la incorporación y se declarará el destino dado al original del fax (archivo en dependencia, elevación para conocimiento o intervención de otra área). (Inciso sustituido por art. 24 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

d) En el dorso de la segunda copia autenticada del fax, se deberá dejar constancia sobre el número de expediente o actuación a la cual se ha incorporado la otra copia autenticada. En el caso de que el original del fax sea archivado en el área que recepcionó el mismo, se deberá hacerlo adjuntando a éste la segunda copia autenticada.

ARTICULO 33º — Todo remito de documentación debe ser firmado con aclaración de firma, fecha de recepción y en el mismo se deberá colocar el sello de la dependencia que recibe la documentación. Queda prohibido efectuar la recepción de los remitos mediante iniciales de firma y/o la trascripción del nombre de una persona.

En el caso que se efectuase el rechazo de un expediente u otro tipo de actuación, siempre se deberán expresar en forma escrita en documento papel las causas o motivos que impulsaron el rechazo. Asimismo se deberá registrar en el sistema informático COMDOC III las causales del rechazo.

(Artículo sustituido por art. 25 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 34º — Se resuelve implementar la modalidad de recepción provisoria de expedientes y otros tipos de documentación administrativa como instancia previa a la recepción definitiva que se realiza por sistema informático COMDOC III.

Esta modalidad se realizará llevando a cabo las siguientes etapas:

a) La dependencia que remite los expedientes confeccionará DOS (2) remitos por el sistema COMDOC III.

b) En el caso, en que la documentación remitida no fuese recibida en forma definitiva, se deberá escribir la leyenda de "RECEPCION PROVISORIA A REVISAR", en uno de los DOS (2) remitos impresos. En este remito se deberá incluir el número interno de teléfono del área remitente.

c) La dependencia destinataria procederá a constatar: la numeración del expediente o expedientes remitidos, la cantidad de cuerpos, anexos y que la última foja del último cuerpo coincida con el número de fajas declaradas en el remito.

d) La dependencia destinataria conformará mediante rúbrica del remito indicado en el Punto b) con aclaración de firma, indicando fecha y hora.

e) Queda prohibido para el remitente efectuar la recepción de los expedientes por sistema informático COMDOC III, sin que se haya formalizado la recepción definitiva por remito papel por parte del destinatario. Es decir que la recepción de la documentación en el sistema informático sólo la podrá efectuar el área que posea físicamente la documentación.

f) Posteriormente a esta recepción provisoria, el área destinataria realizará la revisión de estilo (la que deberá efectuarse en un plazo no mayor a CINCO (5) días hábiles desde la fecha de entrega de los expedientes).

g) Si corresponde, se procederá a efectuar la recepción definitiva por sistema e informar —mediante vía telefónica o correo electrónico— de ello a la dependencia remitente, quien deberá hacer entrega del remito de "Recepción Provisoria a Revisar" a la dependencia receptora a fin de que ésta proceda a entregar, en su lugar, el "Remito de Recepción Definitiva."

h) Queda exceptuada de la recepción provisoria toda documentación que contenga trámites con plazos judiciales, es decir, prevalece el carácter de "URGENTE" establecido por los artículos 15 y 16 del Título V del presente Reglamento.

i) El carácter de "MUY URGENTE o URGENTE", conforme a lo establecido en el Punto 6.3.4.2 del Decreto 333/85 y por el Artículo 15 del Decreto Nº 1883/91 respectivamente, deberá ser otorgado por una autoridad con jerarquía equivalente o mayor a Director, a cuyo efecto se deberá completar el formulario que como ANEXO VI es parte integrante del presente Reglamento. Una vez completado dicho formulario se deberá adjuntar sobre la carátula de la documentación tramitada.

(Artículo sustituido por art. 26 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

TITULO IX

DESGLOSES

ARTICULO 35º — De todo desglose que se efectúe se deberá dejar constancia mediante providencia en el lugar de la/s fojas retirada/s. Esta constancia deberá contener firma, aclaración, fecha, cargo, dependencia y legajo del funcionario que dispuso el desglose en cuestión.

Para el caso de ser varias las fojas, se confeccionará una sola constancia, que reemplazará a las fojas retiradas y en el interior del sello foliador se las representará de la siguiente manera: primera hoja barra ("/") última hoja desglosada.

(Artículo sustituido por art. 27 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 36º — Cuando se efectúe el desglose de documentación original, cuya trascendencia fuera de vital importancia para la resolución del trámite, a criterio de quien ordenara el desglose, se procederá al reemplazo de tales originales por fotocopias autenticadas

ARTICULO 37º — En los supuestos casos en que la foja desglosada, descripta en el artículo precedente, y que por su tramitación es necesaria la conformación de otro expediente u otro tipo de trámite con la misma, en su respectiva constancia de desglose se hará mención de esta situación y se detallará el número de trámite u otro dato que permita su ubicación.

ARTICULO 38º — En el caso de que un expediente (u otro tipo de trámite) se encuentre incorporado a otro como agregado acumulado o sin acumular, al ser desglosado se deberá dejar la constancia pertinente junto a la de su agregación. Si la actuación desglosada fuera incorporada a otro trámite deberá informarse de ello en dicha constancia. Esto deberá constar en ambos trámites.

ARTICULO 39º — Cuando se genere un expediente u otro tipo de trámite cualquiera fuera su denominación, con foja/s desglosadas se hará constar los datos del trámite originario del que fue desglosado.

TITULO X

SOBRE LA APLICACION DEL DECRETO Nº 333/1985. NORMAS PARA LA

ELABORACION, REDACCION Y DILIGENCIAMIENTO DE LOS PROYECTOS DE

ACTOS Y DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA.

(Título sustituido por art. 28 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ARTICULO 40º — En la elaboración, redacción y diligenciamiento de los proyectos de actos y documentación administrativa que se originan en el ámbito de este Ministerio, en conformidad a lo establecido por el Decreto Nº 333 de fecha 19 de febrero de 1985, deberán observarse asimismo las siguientes pautas:

a) Tipo de letra: Arial.

b) Tamaño de letra: DOCE (12).

c) En todas las partes del texto de un proyecto se escribirá con letra mayúscula sostenida:

I. CONSTITUCION NACIONAL;

II. ESTADO NACIONAL;

III. PODER EJECUTIVO NACIONAL;

IV. GOBIERNO NACIONAL;

V. TESORO NACIONAL;

VI. ANEXO (siempre que la palabra se refiera a aquel que forma parte integrante de la medida);

VII. La mención de organismos y empresas del Estado;

VIII. La mención de personas jurídicas de carácter público y privado se deberá efectuar en forma completa incluyendo su denominación o razón social y su tipo social;

IX. Denominación oficial de: barrios, departamentos, localidades, comunas, municipalidades, ciudades, partidos, distritos, provincias y países;

d) Acentuación: la letra mayúscula debe ser tildada cuando corresponda.

e) Se escribirán con letra mayúscula inicial las siguientes expresiones, siempre que las cite con su número:

I. Mensaje, Ley, Decreto, Decisión Administrativa, Resolución y Disposición;

II. Artículo, Inciso y Apartado;

III. Expediente, Nota, Circular, Trámite Interno, Memorándum, Dictamen y toda otra denominación de la documentación administrativa.

f) También se escribirá con letra mayúscula inicial las siguientes expresiones: Provincia; Ejercicio (presupuestario); Empresa, Barrio, Localidad, Comuna, Municipalidad, Ciudad, Partido, Distrito, Provincia (unidad política), País, Firma, Señor y Planilla Anexa.

g) Se escribirán en letra minúscula cuando se citen en forma genérica o se refieran a más de uno, las expresiones y palabras mencionadas en los incisos e) y f).

h) Forma de mencionar y sincopar la mención de los organismos y empresas del Estado. Se realizará en forma completa incluyendo su denominación o tipo social, en cada una de las partes del acto administrativo cuando se lo hiciese por primera vez. Posteriormente se podrá mencionar en forma sincopada o mediante siglas en el caso que corresponda.

i) En caso de que exista un solo anexo, se denominará "ANEXO". Si hay más de uno, se los deberá identificar con la palabra ANEXO seguida de números, romanos correlativos.

j) Para la cita de normas se deberá observar el siguiente orden de prelación; CONSTITUCION NACIONAL, tratados internacionales, leyes, decretos, decisiones administrativas, resoluciones, disposiciones y convenios. Este orden deberá tenerse en cuenta para la mención en el visto y en el considerando que corresponde al encuadre legal de la medida.

k) Las personas que inicialen las fojas que componen el cuerpo normativo de los proyectos de actos administrativos, deberán también hacerlo con la totalidad de las fojas que componen los anexos que formen parte integrante de los mismos.

(Artículo sustituido por art. 29 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ANEXO I

(Anexo sustituido por art. 30 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ANEXO II

ANEXO III

(Anexo sustituido por art. 30 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ANEXO IV

(Anexo incorporado por art. 31 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ANEXO V

(Anexo incorporado por art. 31 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

ANEXO VI

(Anexo incorporado por art. 31 de la Resolución N° 971/2007 del Ministerio de Planificación Federal, Inversión Pública y Servicios B.O. 18/12/2007)

e. 30/8 Nº 522.437 v. 30/8/2006