ORGANISMOS DEL ESTADO
DECRETO N° 1.243
Proceso de microfilmación.
Normas.
Bs. As., 8/7/76
VISTO la Ley N° 21.099, y
CONSIDERANDO:
Que es necesario reglamentar sus disposiciones a fin de posibilitar su
aplicación integral en el ámbito de los organismos nacionales de
previsión.
EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA
DECRETA:
Artículo 1° — El proceso de
microfilmación se ajustará a las normas de la Ley 21.099 y de la
presente reglamentación, debiendo intervenir en la autenticación a que
se refiere el artículo 4° de aquélla, los funcionarios que allí se
indican, uno de los cuales deberá revistar en jerarquía no inferior a
Jefe de Departamento o equivalente.
Art. 2° — Siempre que se inicie
la microfilmación de un rollo de película o cinta en el que se vaya a
filmar cualquiera de los documentos que se mencionan en el artículo 1°
de la ley N° 21.099 o cuando la misma se inicie a continuación de la
filmación de otros documentos en cualquier lugar de un rollo o cinta,
se deberá filmar el "acta de iniciación de tareas", en la que constará:
1. Solicitud de microfilmación suscripta por funcionario responsable.
2. Número de orden del rollo o cinta, número del acta y fecha de microfilmación.
3. Nombre de la dependencia a la que corresponde la documentación.
4. Determinación del material que se va a microfilmar.
5. Nombre de la persona que ejecutará la microfilmación.
Art. 3° — Si la documentación
cuya microfilmación se solicita no puede ser completada en un solo
rollo de película o cinta, correspondiendo en consecuencia continuase
en otro, se deberá filmar al comienzo del nuevo rollo el "acta de
transporte de tarea", que será autenticada por los funcionarios
mencionados en el artículo 1° del presente decreto y reemplazará, en
estos casos, al "acta de iniciación de tarea". En la misma se hará
constar:
1. Que la documentación que se microfilma es continuación de la correspondiente al "acta de iniciación de tarea N° ...".
2. Número de orden del rollo o cinta, número de acta de transporte y fecha de microfilmación.
3. Número de codificación del último documento filmado en el rollo o cinta anterior.
4. Número del rollo o cinta anterior.
5. Nombre del empleado que efectuará la microfilmación.
Art. 4°— Al comienzo y al final
de cada rollo de película o cinta deberá dejarse un margen de
seguridad, quedando prohibido hacerlo entre cuadros una vez iniciada la
microfilmación.
Art. 5°— Revelado el rollo o
cinta, el jefe responsable revisará cada una de las reproducciones
contenidas en él y procederá a hacer microfilmar el "acta de revisión",
que será agregada al final del mismo y deberá contener los siguientes
requisitos:
1. Fecha en que se terminó de microfilmar.
2. Número de exposiciones contenidas en el rollo o cinta y número de
codificación correspondientes a los comprobantes microfilmados.
3. Si hay o no documentación reproducida defectuosamente, dejando en el
primer supuesto constancia del número de codificación que las
identifica.
4. Nombre y firma de la persona que hizo efectiva la microfilmación del rollo o cinta, certificada por el Jefe responsable.
Art. 6° — Luego de
confeccionada el "acta de revisión" mencionada en el artículo anterior,
si hubiere en el rollo o cinta documentos defectuosos se los
microfilmará nuevamente evitando los vicios que originaron su
repetición, y a continuación se agregará una ampliación del "acta de
revisión" en la que constará:
1. Fecha de filmación.
2. Los números codificados de los documentos repetidos.
3. El nombre y la firma del operador que efectuó las nuevas tomas, certificada por el jefe responsable.
Art. 7° — El anexo que contenga
la microfilmación del "acta de revisión" y las copias nuevas con su
correspondiente "acta de ampliación", si la hubiere, será adherido al
rollo o cinta correspondiente de manera que no pueda desprenderse y
pasará a formar parte integrante de él.
Art. 8° — Los originales de las
actas a que se refieren los artículos 2°, 3°, 5°, y 6° del presente
decreto serán conservados por el jefe del Servicio de Microfilmación.
Art. 9° — La documentación de
propiedad de terceros será puesta a disposición de los interesados
mediante una publicación genérica por dos días en el Boletín Oficial,
en la que constarán las características de la documentación, el plazo
durante el cual podrá ser reclamada y el lugar donde debe recurrirse
para solicitar su entrega o conservación.
La documentación que se entregue al interesado legítimo deberá señalar
mediante un sello o marca, la fecha en que ha sido microfilmada y el
número del rollo o cinta que contiene el microfilme que la reemplaza.
Art. 10.— Las mismas
disposiciones de los artículos precedentes serán aplicables también
cuando para la microfilmación se utilice otro sistema idóneo a tal fin,
distinto al del rollo o cinta.
Art. 11.— A los efectos
indicados en el artículo 6 de la Ley 21.099, en los organismos
mencionados en el artículo 1° de la misma, que posean archivos,
funcionarán comisiones que serán designadas por las respectivas
autoridades superiores y cuyo cometido será el siguiente:
a) Revisar los archivos y seleccionar los expedientes que puedan ser eliminados sin previo proceso de microfilmación;
b) Labrar actas en las que se consignará: Numeración de los expedientes
a destruir y de cada uno de los agregados o acumulados, titulares de
las actuaciones y breve relación de los asuntos;
c) Someter las actas a la aprobación de la autoridad superior;
d) Vigilar la destrucción de los expedientes incluidos en las actas aprobadas;
e) Encargar la formación de padrones sobre la base de los listados de expedientes destruidos;
f) Asesorar a la autoridad superior de cada organismo, acerca de la
procedencia o improcedencia de las solicitudes que se formulen de
conformidad con lo previsto en el artículo 6°, párrafo segundo de la
Ley 21.099;
g) Opinar sobre cuáles expedientes tienen interés social o histórico.
Art. 12.— La adquisición o
contratación en alquiler de equipos o servicios de microfilmación
deberá realizarse previo estudio de factibilidad, que brinde las
distintas alternativas tenidas en cuenta y resultados a obtener, como
también cuadro comparativo de costos.
Las funciones de control de compra o alquiler de equipos o servicios de
microfilmación serán ejercidas por la Secretaría de Estado de Seguridad
Social, a cuyo efecto deberán someterse a su aprobación los mencionados
estudios de factibilidad.
Los planes de microfilmación de documentación, como también los métodos
a emplear, quedarán sujetos a la aprobación de la mencionada Secretaría
de Estado, la que en ejercicio de las facultades que le confiere el
artículo 2°, inciso n) del Decreto-Ley 17.575/67, podrá disponer la
complementación y coordinación de los servicios de microfilmación
propios de cada uno de los organismos a que se refiere el artículo 1°
de la Ley 21.099.
Art. 13.— Delégase en la
Secretaría de Estado de Seguridad Social la facultad que el artículo
1°, último párrafo de la Ley 21.099 otorga al Poder Ejecutivo.
La mencionada Secretaría de Estado queda facultada, asimismo, para
dictar las normas complementarias e interpretativas del presente
decreto.
Art. 14.— Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese.
VIDELA.
Julio J. Bardi.
