ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS

SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA

Disposición Nº 37/2012

Contrataciones realizadas por Trámite Simplificado y en Soporte Digital. Su Reglamentación.

Bs. As., 14/5/2012

VISTO la Actuación SIGEA Nº 10309-131-2009/5 del registro de esta ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS, y

CONSIDERANDO:

Que por medio de los artículos 2º y 3º de la Disposición Nº 181/12 (AFIP), se creó el Registro de Proveedores Electrónicos de la AFIP y se delegó en esta Subdirección General de Administración Financiera la facultad para aprobar el Reglamento para las Contrataciones realizadas por Trámite Simplificado y en Soporte Digital.

Que el inciso b) del artículo 22 del Régimen General para Contrataciones de Bienes, Servicios y Obras Públicas de la AFIP, aprobado por Disposición Nº 297/03 (AFIP) del 11 de junio de 2003, establece que en, las contrataciones cursadas por Trámite Simplificado para la adquisición de artículos e insumos estandarizados, podrá utilizarse la modalidad en soporte digital que contempla la utilización de sistemas digitales de cotización y ofertas a través de Internet.

Que en función de lograr una mayor eficiencia en el trámite de adquisición, satisfaciendo en tiempo y forma las necesidades de las dependencias relativas a insumos y bienes estandarizados, se ha desarrollado el módulo de e-Compras del Sistema Integral de Gestión y Monitoreo de Administración (SIGMA).

Que en consecuencia, resulta necesario reglamentar los aspectos técnicos y de procedimiento referentes al proceso de contrataciones electrónicas.

Que las Direcciones de Asuntos Organizacionales, de Asuntos Legales Administrativos y de Logística han tomado la intervención que resulta de sus respectivas competencias.

Que en ejercicio de las atribuciones conferidas por el artículo 18 de la Disposición Nº 297/03 (AFIP) y Decreto Nº 898/05, y el artículo 3º de la Disposición Nº 181/12 (AFIP), procede disponer en consecuencia.

Por ello,

EL SUBDIRECTOR GENERAL DE LA SUBDIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA
DISPONE:

ARTICULO 1º — Aprobar el Reglamento para las Contrataciones realizadas por Trámite Simplificado y en Soporte Digital que como ANEXO I forma parte integrante de la presente.

ARTICULO 2º — Aprobar los formularios de Solicitud de Inscripción al Registro de Proveedores Electrónicos y de Confirmación Bianual que obran como ANEXO II - A y ANEXO II - B, respectivamente.

ARTICULO 3º — Aprobar el Manual del Usuario del Comprador y el Manual del Usuario del Proveedor que, como ANEXO III y ANEXO IV, respectivamente, forman parte integrante de la presente norma, los cuales estarán disponibles para su consulta en la Página de Internet (http://www.afip.gob.ar/institucional/).

ARTICULO 4º — Instrumentar y administrar el Registro de Proveedores Electrónicos de la AFIP (REPROVE), el cual funcionará dentro del ámbito de la Dirección de Logística, a los fines de la inscripción de los interesados en participar en los procedimientos de selección de compras electrónicas que lleve a cabo el Organismo, conforme las especificaciones y requisitos establecidos por medio de la presente.

ARTICULO 5º — Las normas contempladas en la presente serán de aplicación por parte de las Unidades con Competencia para Contratar, sujeto a la disponibilidad del Módulo e-Compras del Sistema SIGMA.

ARTICULO 6º — Facultar a la Dirección de Logística para arbitrar las medidas necesarias para la implementación progresiva del Módulo e-Compras del Sistema SIGMA en las distintas Unidades con Competencia para Contratar del Organismo.

ARTICULO 7º — Las pautas establecidas en la presente serán de aplicación para la adquisición de artículos e insumos estandarizados que se realicen por los procedimientos de selección de Contratación Directa o Licitación Privada bajo la modalidad de Trámite Simplificado en Soporte Digital, de acuerdo con lo previsto en el artículo 22, Inciso b), del Régimen General para Contrataciones de Bienes, Servicios y Obras Públicas de la AFIP y conforme los montos autorizados en el Régimen Jurisdiccional de Autoridades Competentes para Contratar vigente.

ARTICULO 8º — Regístrese, comuníquese, publíquese, dése conocimiento a la Subdirección General de Auditoría Interna y dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial. Cumplido, archívese. — Cont. Púb. JUAN M. CONTE, Subdirector General, Subdirección General de Administración Financiera.


REGLAMENTO PARA LAS CONTRATACIONES REALIZADAS POR TRAMITE SIMPLIFICADO Y EN SOPORTE DIGITAL

1. ALCANCE

Contrataciones tramitadas por los procedimientos de selección de Contratación Directa o Licitación Privada para la adquisición de bienes e insumos estandarizados por Trámite Simplificado y en Soporte Digital de acuerdo con las previsiones del artículo 22, Inciso b), correspondiente al REGIMEN GENERAL DE CONTRATACIONES DE LA AFIP, aprobado por Disposición Nº 297/03 (AFIP).

2. AMBITO DE APLICACION

La presente Reglamentación será de aplicación para las UCC de la AFIP que opten por utilizar el procedimiento descripto en el ALCANCE por medio del módulo e-Compras (SRM) habilitado en el sistema SIGMA, desde la solicitud de adquisición hasta la creación de la Orden de Compra y su respectiva notificación, abarcando a su vez los circuitos de inscripción de los proveedores al módulo e-Compras y al Registro de Proveedores Electrónicos de la AFIP.

3. PERSONAS HABILITADAS

Podrán cotizar por medio del módulo e-Compras (SRM) en soporte digital las personas físicas o jurídicas con capacidad para obligarse que no se encuentren comprendidas en las previsiones del artículo 20 dispuesto en la Disposición Nº 297/03 (AFIP) y que se encuentren inscriptas en el Registro.

4. REGISTRO DE PROVEEDORES ELECTRONICOS (REPROVE)

Los interesados en participar en el proceso de contrataciones en soporte digital y para poder cotizar por medio del módulo e-Compras deberán encontrarse inscriptos en el Registro de Proveedores Electrónicos, de aquí en adelante REPROVE y cumplir con las siguientes condiciones:

4.1. REQUISITOS DE INSCRIPCION

4.1.1. CAPACITACION

Deberán haber realizado la capacitación obligatoria que brindará la AFIP, pudiendo ser efectuada en forma presencial o a distancia. El Organismo arbitrará los medios necesarios para facilitar a los interesados los Manuales y todo el material correspondiente al curso, por medio de su remisión vía correo electrónico, o por su entrega a través de soportes ópticos. Dicha evidencia quedará registrada por el medio idóneo que se crea más conveniente, siendo válida, para el caso de su envío vía correo electrónico la constancia de remisión del mismo a la casilla de correo informada por el interesado.

A cada participante que asista al curso, se le otorgará un certificado como resultado y comprobante de la capacitación brindada.

4.1.2. SOLICITUD DE INSCRIPCION

Para la incorporación al REPROVE, los interesados deberán presentar, ante la UCC correspondiente, la solicitud de inscripción que se adjunta como “ANEXO II - A” de la presente Reglamentación acompañada del original o copia certificada por Escribano Público del poder general o especial que faculte a los titulares o representantes de la empresa para actuar, obligar y asumir responsabilidades en nombre de la firma y copia legalizada de los documentos constitutivos según la naturaleza de la firma (Estatutos, Actas de Directorio u Asamblea, etc).

Cumplido lo anterior, se procederá a la inscripción o al rechazo de acuerdo con los siguientes casos:

4.1.2.1. Dentro de los QUINCE (15) días de presentada la solicitud de inscripción y de encontrarse debidamente confeccionada por el interesado, la UCC correspondiente la suscribirá de conformidad, sirviendo de constancia de inscripción al Registro. Posteriormente, se lo habilitará como usuario para que pueda operar el módulo e-Compras en el sistema SIGMA.

4.1.2.2. Cuando no se proporcionen satisfactoriamente los datos o la documentación que les sea requerida no sea la adecuada, la solicitud de inscripción será rechazada o revestirá carácter de provisional hasta los TREINTA (30) días hábiles posteriores a la fecha de su comunicación. Si cumplido dicho plazo no se complementaren los requisitos exigidos, la solicitud quedará anulada y obligará al peticionante a iniciar un nuevo trámite.

Finalmente, reserva la facultad a la UCC de requerir cualquier otra documentación necesaria que permita garantizar la naturaleza de las firmas.

4.2. DATOS A CONSIGNARSE

El Registro contará con los siguientes datos:

4.2.1. Nombre o Razón social.

4.2.2. Identificación de los titulares de la empresa y sus representantes (según Poder, Estatutos, Actas de Directorio u Asamblea presentados ante la UCC).

4.2.3. Domicilio legal.

4.2.4. Código Postal.

4.2.5. Teléfono.

4.2.6. Página web.

4.2.7. Dirección de correo electrónico.

4.2.8. C.U.I.T.

4.2.9. Situación frente al IVA.

4.2.10. Información bancaria, CBU.

4.2.11. Rubro/s de acuerdo con la actividad que realiza.

4.3. OBLIGACIONES

4.3.1. PROVEEDOR

Los proveedores que se encuentren registrados en el REPROVE estarán obligados a mantener actualizados sus datos, para lo cual deberán presentar ante la UCC correspondiente, una declaración jurada a tal efecto. Los proveedores inscriptos estarán obligados a comunicar por medio fehaciente y dentro del plazo de 5 (CINCO) días, toda modificación de datos producida desde la inscripción al Registro.

En caso de falsedad o falsificación de documentación u omisión de información y/o de los datos incorporados a la información aportada a este Registro por parte de los postulantes que tramitan su inscripción, o por aquellos proveedores que ya se encuentran inscriptos, los mismos serán pasibles de sanciones acorde con la gravedad de la falta cometida y/o el carácter repetitivo de sus incumplimientos, de acuerdo con la escala de sanciones que se establezca al efecto en la Reglamentación. Mientras dicha Reglamentación no fuere dictada, será de aplicación la Disposición Nº 153/08 (AFIP).

4.3.2. CLAVE FISCAL Y VENTANILLA ELECTRONICA

Los inscriptos en el REPROVE a los efectos de tener acceso al módulo e-Compras deberán contemplar que al menos una persona de la firma cuente con el nivel de seguridad suficiente y además solicite el acceso al servicio de ventanilla electrónica, con la debida delegación y/o autorización en caso de corresponder, del administrador de relaciones de conformidad con el Manual del Proveedor adjunto a la presente.

4.3.3. UCC

La UCC correspondiente deberá mantener actualizado el Registro de Proveedores Electrónicos en el sistema SIGMA, para lo cual requerirá por parte de los inscriptos la renovación bianual, dentro del primer día hábil hasta el 31 de diciembre correspondiente al último año de vigencia como oferente electrónico, por medio de la presentación del “ANEXO II - B” adjunto a la presente Reglamentación.

5. NOTIFICACIONES INFORMATICAS

Las notificaciones relativas al proceso de contratación en soporte digital se realizarán por medio de ventanilla electrónica conforme lo normado en la Resolución General Nº 2109/06 (AFIP) y modificatorias - Título V (B.O. Nº 30.968, de fecha 14/08/06). Serán cursadas por este medio las convocatorias a los oferentes habilitados para que participen de los procesos de cotización en soporte digital, así como también las respuestas a las consultas que surjan del proceso de selección y las evaluaciones de las ofertas recibidas.

6. PROCESO DE COTIZACION EN SOPORTE DIGITAL

6.1. SOLICITUD DE ADQUISICION

La UCC controlará y verificará el requerimiento de compra efectuado por el área solicitante, y de ser correcto se caratularán las actuaciones para evidenciar el registro como expediente, procediéndose luego a su carga en el módulo R3 correspondiente al sistema SIGMA.

6.2. PLIEGOS DE BASES Y TERMINOS DE REFERENCIA

Se confeccionarán los Pliegos de Bases y Condiciones Particulares o Términos de Referencia de acuerdo con las condiciones establecidas en el Régimen General de Contrataciones para cada proceso de selección.

Los mencionados documentos deberán ser incorporados en el UPLOAD correspondiente al módulo e-Compras o del acceso que oportunamente se determine, adjuntándose el archivo digital conteniendo el Pliego o Término de Referencia una vez publicada la convocatoria.

6.3. SOLICITUD DE PEDIDO

La creación de la solicitud de pedido por parte de la UCC correspondiente se efectuará en el sistema SIGMA R3 de acuerdo con el procedimiento habitual.

6.4. AFECTACION PREVENTIVA

La unidad de registro contable efectuará la afectación preventiva de fondos, considerando el monto presunto de la contratación y el período de imputación.

6.5. AUTORIZACION DE LLAMADO

La evaluación de la necesidad y conveniencia de tramitar la adquisición por medio del procedimiento de contratación en soporte digital será efectuada en esta etapa por parte de la UCC, quién al momento de realizar la autorización del llamado y proceder a la firma del acto dispositivo por parte de la Autoridad competente de acuerdo con el Régimen Jurisdiccional vigente, deberá plasmar tal decisión en el sistema SIGMA, seleccionando la opción “Modalidad Electrónica” a los efectos de su traspaso y tratamiento en el módulo e-Compras (SRM).

6.6. FUENTE DE APROVISIONAMIENTO

La UCC correspondiente, como primer paso dentro del módulo e-Compras (SRM) deberá seleccionar el instrumento a utilizar para determinar la fuente de aprovisionamiento a adoptar para la solicitud de pedido, “licitación o subasta”.

6.7. CONVOCATORIA

Una vez establecida en el sistema la fecha y hora hasta la cual los oferentes podrán efectuar sus ofertas, la UCC deberá crear una lista de concurrentes a participar en el procedimiento tramitado por e-Compras, pudiendo ser invitados únicamente los que se encuentren inscriptos en el Registro de Proveedores Electrónicos, quienes recibirán un aviso con los datos de la licitación en forma automática, por ventanilla electrónica o por el medio que en el futuro lo reemplace.

En el supuesto caso en que algún oferente no hubiere recibido la invitación por ventanilla electrónica, podrá solicitarla a través de la remisión de un correo electrónico a la UCC correspondiente, para su incorporación al procedimiento de contratación electrónica que se esté llevando a cabo. Sólo serán aceptadas, las ofertas realizadas por los oferentes que no hubieren recibido la invitación por ventanilla electrónica, pero se encuentren inscriptos en el Registro de Proveedores (REPROVE) y que a su vez se encuentren incorporados al módulo de e-Compras y posean ventanilla electrónica.

Se deberá dejar constancia, en el expediente, de las invitaciones cursadas a participar a cada uno de los oferentes convocados.

6.8. OFERTAS

Los oferentes convocados que cumplan los requisitos del punto 4.1 y que estén interesados en efectuar sus cotizaciones en soporte digital, deberán realizarlo en el módulo de e-Compras hasta la fecha y hora fijada en la invitación efectuada por ventanilla electrónica.

La mera cotización implica la aceptación y el pleno conocimiento, por parte del oferente, de la totalidad de las condiciones estipuladas en la convocatoria, en los Pliegos de Bases y Condiciones Particulares o Términos de Referencia, y Circulares que se hubieran emitido, como así también de cada una de las obligaciones que surgen de la presente Reglamentación y del Régimen General de Contrataciones aprobado por Disposición Nº 297/03 (AFIP).

6.9. INFORME DE OFERTAS

Finalizado el plazo para la presentación de ofertas, se agregará al expediente un acta suscripta por el titular de la unidad operativa de contrataciones, donde constará lo actuado, fecha y hora de recepción de las cotizaciones en soporte digital recibidas de acuerdo con el reporte emitido por el módulo e-Compras y el medio de comunicación empleado para su envío.

6.10. ADJUDICACION

Una vez labrada el Acta precedente, la elección de la oferta más conveniente podrá resolverse sin más trámite por la Autoridad jurisdiccional competente para adjudicar, sobre la base de las constancias obrantes en el sistema digital y en el expediente. Las ofertas cuyo monto supere el previsto para este trámite, no podrán ser seleccionadas.

El acto dispositivo de adjudicación o desestimación del procedimiento será suscrito por la autoridad jurisdiccional competente de acuerdo con el Régimen vigente de autoridades competentes para contratar.

Previo a elaborar el proyecto de acto dispositivo de adjudicación o desestimación del procedimiento, se contemplarán los siguientes aspectos:

6.10.1. VERIFICACION DE LA DOCUMENTACION

Como paso previo a la adjudicación de la oferta más conveniente, se solicitará a la/s firma/s que resultara/n adjudicataria/s la presentación de las Condiciones Generales y documentos que avalen la naturaleza de la/s firma/s tales como:

- Pliego de Bases y Condiciones Particulares y Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, y Circulares que se hubieran emitido, debidamente firmados en todas sus hojas por el apoderado, representante legal o persona habilitada a tal efecto con poder suficiente para suscribir documentación en representación de la firma, y ser presentadas dentro del plazo que estipule la AFIP.

- Copia legalizada de los estatutos, Actas de Directorio u Asamblea y de los documentos constitutivos según la naturaleza de la firma.

- Toda otra documentación que acredite el cumplimiento de las condiciones particulares y/o generales del procedimiento, o bien que sea requerida por la normativa aplicable.

6.10.2. ACTUALIZACION DEL REGISTRO

Serán constatados y actualizados de corresponder en el Registro de Proveedores Electrónicos, los datos del o los oferentes que resultaran adjudicatarios de la contratación.

6.11. NOTIFICACION DEL ACTO

El Acto de adjudicación le será notificado a la/s firma/s seleccionada/s por ventanilla electrónica o por el medio que en el futuro lo reemplace, procediéndose a incorporar el archivo conteniendo el documento de adjudicación mediante el UPLOAD del módulo e-Compras.

6.12. ORDEN DE COMPRA

6.12.1. COMPROMISO CONTRAIDO

Una vez suscrito el Acto de adjudicación, se deberá dar intervención a la unidad de registro contable a los efectos de registrar el compromiso contraído del presupuesto, considerándose el monto de la contratación y el período abarcado.

6.12.2. CREACION DE LA ORDEN DE COMPRA

A continuación se procederá a crear la Orden de Compra en el sistema SRM y su posterior remisión al sistema SIGMA R3.

6.12.3. NOTIFICACION

La notificación de la Orden de Compra se realizará a través de un medio fehaciente que determine la UCC, la mera notificación de la Orden de Compra producirá el perfeccionamiento del respectivo contrato.

7. GARANTIAS

7.1. MANTENIMIENTO DE OFERTA

Los oferentes no deberán constituir garantías de mantenimiento de oferta para las contrataciones en soporte digital alcanzadas por el presente Reglamento. El mero hecho de la cotización electrónica presentada por parte del oferente, significará su compromiso de mantenimiento de la oferta efectuada, sin alteración del precio, los plazos ni demás condiciones, en un plazo no inferior a los TREINTA (30) días contados a partir del último día estipulado para presentar ofertas electrónicas.

7.2. CUMPLIMIENTO DE CONTRATO

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, los adjudicatarios deberán constituir una garantía de cumplimiento de contrato de acuerdo con lo previsto en el artículo 55 del Régimen General, según Disposición Nº 297/03 (AFIP).

8. DIFUSION EN INTERNET

Con el fin de cumplir con el principio de transparencia, se difundirán en el sitio de internet del Organismo, www.afip.gob.ar, todas las etapas del procedimiento de contratación en soporte digital, no siendo necesaria la remisión de información por otro medio.

9. GLOSARIO

e-Compras: Nombre que se le asigna al Módulo de contrataciones electrónicas por el cual los oferentes emiten sus cotizaciones.

REPROVE: Registro de Proveedores Electrónicos de la AFIP.

SIGMA SRM: Nombre específico del módulo e-Compras.

SIGMA R3: Es el sistema o plataforma SAP de transacción económico financiero de la AFIP, también denominado técnicamente R3.




Sres. AFIP (presentar ante la Unidad de Compras respectiva)

Nos dirigimos a Uds, a los efectos de solicitar nuestra incorporación al Registro de Proveedores Electrónicos de la AFIP (REPROVE) que nos habilite a operar el módulo de contrataciones electrónicas e-Compras.
Manifiesto en carácter de declaración jurada que, los datos de la firma a la cual represento y que se encuentran consignados en la planilla que se adjunta a la presente, denominada DATOS DEL OFERENTE, son correctos y fidedignos y que no se ha omitido ni falseado información alguna, siendo fiel expresión de la verdad.

Asimismo, declaro bajo juramento que la firma…………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………….……..………………………………………………………………………………………………… conoce y acepta la normativa vigente en materia de contrataciones para la AFIP según lo previsto en el REGIMEN GENERAL PARA CONTRATACIONES DE BIENES, SERVICIOS Y OBRAS PUBLICAS DE LA AFIP, aprobado por Disposición Nº 297/03 (AFIP) juntamente con el Reglamento para las Contrataciones realizadas por Trámite Simplificado y en Soporte Digital aprobado por Disposición Nº 37/12 (SDG ADF).



Esta Administración Federal autoriza la inscripción de…………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………al Registro de Proveedores Electrónicos de AFIP (REPROVE) y lo habilita a operar el módulo de contrataciones electrónicas, debiendo generar en el sitio de AFIP en la web y por medio de clave fiscal, las solicitudes pertinentes para obtener los servicios de ventanilla electrónica y e-Compras.

La presente autorización tendrá validez a partir de la fecha de Alta en el servicio hasta el 31/12/__ debiendo solicitar esa firma la correspondiente renovación bianual.





Sres. AFIP (presentar ante la Unidad de Compras respectiva)

Nos dirigimos a Uds, a los efectos de confirmar y actualizar nuestra incorporación al Registro de Proveedores Electrónicos de la AFIP (REPROVE).

Al respecto, manifiesto en carácter de declaración jurada que, los datos de la firma a la cual represento y que se encuentran consignados en la planilla que se adjunta a la presente, denominada DATOS DEL OFERENTE, son correctos y fidedignos y que no se ha omitido ni falseado información alguna, siendo fiel expresión de la verdad.



Esta Administración Federal procede a mantener al oferente, autorizándose acceder a los servicios correspondientes (ventanilla electrónica/e-Compras).

La presente revalidación tendrá validez a partir de la fecha del Alta en el servicio hasta el 31/12/__ debiendo solicitar esa firma la correspondiente renovación.