Subdirección Nacional de los Registros Nacionales de la Propiedad del Automotor y de Créditos Prendarios
DIRECCION NACIONAL DE LOS REGISTROS NACIONALES DE LA PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR Y DE CREDITOS PRENDARIOS
Disposición 356/2012
Autorízase el uso de tecnologías de
digitalización para la guarda y conservación de los instrumentos
registrales. Créase Proyecto de Digitalización del Archivo Centralizado.
Bs. As., 18/9/2012
VISTO la Actuación Nº S04:0048155/2012 del registro de este Ministerio
de Justicia y Derechos Humanos (Decreto Ley Nº 6582/58 —ratificado por
Ley Nº 14.467—, t.o. Decreto Nº 1114/97, y sus modificatorias) y los
Decretos Nº 335/88, 1755/2008 y
CONSIDERANDO:
Que por Decreto Nº 1755/2008 se aprobó la estructura organizativa de
primer y segundo nivel operativo del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS
HUMANOS.
Que el referido decreto estableció la responsabilidad primaria y
acciones de la DIRECCION NACIONAL DE LOS REGISTROS NACIONALES DE LA
PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR Y DE CREDITOS PRENDARIOS otorgándole
competencias para organizar el archivo centralizado de los Registros
Seccionales de la Propiedad de Automotor y de Créditos Prendarios.
Que los documentos gestionados en el archivo centralizado corresponden
a las copias de respaldo de los legajos que conservan en original los
Registros Seccionales en sus sedes distribuidas por todo el país.
Que esta Dirección Nacional es el organismo de aplicación del Régimen
Jurídico del Automotor establecido en el Decreto-Ley Nº 6582/58
(ratificado por Ley Nº 14.467, t.o. Decreto Nº 1114/97, y sus
modificatorias) y tiene a su cargo el Registro Nacional de la Propiedad
del Automotor, que, conforme el artículo 7º del mencionado decreto,
será el Poder Ejecutivo Nacional el encargado de reglar su organización
y funcionamiento conforme a los medios y procedimientos técnicos más
adecuados para el mejor cumplimiento de sus fines.
Que por otra parte, el artículo 8º del mismo plexo normativo y el
artículo 7º del Decreto Nº 335/88 disponen que esta Dirección Nacional
deberá administrar el archivo ordenado de copias de los instrumentos
que se registren, los que podrán ser microfilmados, teniendo éstos la
misma validez que los originales y sus respectivos antecedentes,
siempre que sean autenticados por el Director Nacional o el funcionario
que se designe.
Que a los efectos de la validez de los instrumentos microfilmados debe
asegurarse la obtención de fotogramas íntegros y fieles a sus
originales, quedando prohibida la ejecución de recortes, dobleces o
enmendaduras.
Que si bien la microfilmación aún se utiliza para la conservación de
archivos y reducción de los espacios destinados a tales fines, hoy
existen tecnologías que han superado ampliamente las bondades de la
microfilmación, con mejores beneficios para la gestión de archivos,
como es la digitalización de los mismos.
Que es dable señalar que al momento del dictado de las normas que
reglamentan el Régimen del Automotor, la digitalización era una
tecnología inexistente y posteriormente muy onerosa para su
implementación.
Que en la actualidad, esta Dirección Nacional encuentra imprescindible
utilizar nuevas tecnologías, como la digitalización, a los fines de
expandir su capacidad de almacenamiento y gestión de los archivos, en
atención al constante aumento de la cantidad de instrumentos enviados
por los Registros Seccionales producto del crecimiento sostenido del
parque automotor.
Que el volumen tan extendido de los documentos dificulta la buena
administración de los espacios necesarios destinados al archivo, así
como también la eficiente búsqueda y gestión de los instrumentos
archivados.
Que el nuevo sistema garantiza la seguridad de la documentación
archivada para su utilización posterior por parte del organismo (v.gr.:
reconstrucciones de legajos en casos de pérdida o destrucción) o del
Poder Judicial cuando así lo requiriese.
Que corresponde destacar que la Ley N° 25.506 de Firma Digital reconoce
la eficacia jurídica de un documento electrónico firmado digitalmente
en la medida que sea susceptible de verificación por terceras partes,
posibilitando la identificación del firmante y la detección de
alteraciones del documento digital posteriores a su firma, es decir que
los documentos electrónicos firmados digitalmente y los reproducidos en
formato digital firmados digitalmente a partir de originales de primera
generación en cualquier otro soporte, también serán considerados
originales y poseen, como consecuencia de ello, valor probatorio como
tales, según los procedimientos que determine la reglamentación (conf.
Artículo 11 de la ley citada).
Que en atención a las cuestiones antedichas, esta Dirección Nacional a
través de la Dirección General de Informática del MINISTERIO DE
JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS, solicitó la opinión de la SUBSECRETARIA DE
TECNOLOGIAS DE GESTION dependiente de la SECRETARIA DE GABINETE Y
COORDINACION ADMINISTRATIVA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, la
que entre sus funciones tiene a su cargo la elaboración de normativa,
fijar los estándares tecnológicos que deben cumplir los organismos
públicos, coordinar la respuesta a emergencias informáticas, diseñar
estrategias de optimización de la Red Nacional de Información
Gubernamental y supervisar la incorporación de la certificación digital
en la administración pública.
Que la SUBSECRETARIA DE TECNOLOGIAS DE GESTION se expidió mediante Nota
Nº 37/12, indicando que “para la aplicación de tecnología de
digitalización deben utilizarse medios de almacenamiento digital de la
información que garanticen el resguardo de la información y su
recuperación. (…) y en cuanto a la inalterabilidad de la información,
deberán preverse mecanismos automáticos que permitan detectar
constantemente cualquier alteración sobre el documento original, y
adicionalmente deberán implementar réplicas de la información y
procedimientos de recupero en caso de detectarse alteraciones sobre el
documento (…) el organismo deberá contar con un formato de lectura que
sea perdurable en el tiempo y en el caso de la digitalización, el
formato que se utilice deberá obedecer a un estándar abierto (sin
licencia) y que, eventualmente, ante el surgimiento de un nuevo formato
que sea más eficiente se deberá considerar una posible migración de la
información a otros soportes o nuevos formatos”.
Que el informe reseñado concluye que, en función de los aspectos
mencionados anteriormente, preservación, inalterabilidad y acceso a la
información, podría señalarse que el resguardo de la información en
formato digital firmado digitalmente, es equivalente al sistema de
microfilmación.
Que posteriormente, la DIRECCION GENERAL DE SISTEMA INFORMATICOS del
MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS, mediante Nota Nº
S04:0044428/12 de fecha 5 de junio de 2012, ratificó las conclusiones a
las que arribara la Subsecretaría mencionada precedentemente,
expresando que “es posible resguardar la información en formato digital
como sustituto de la microfilmación”.
Que, en definitiva, ambos informes concluyen que puede considerarse que
la digitalización cubre las características técnicas del microfilm y,
por ende, puede considerarse como tecnología equivalente, sin perjuicio
de las ventajas que implica este nuevo sistema en lo que respecta a la
preservación, inalterabilidad y acceso a la información.
Que finalmente tomó intervención a la Dirección General de Asuntos
Jurídicos del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS, que mediante
Dictamen Nº 2521 de fecha 16 de julio de 2012 se expidió respecto de la
viabilidad del uso de la digitalización como tecnología equivalente a
la microfilmación contemplada por el artículo 8º del Régimen Jurídico
del Automotor, indicando que “cabe estar a las conclusiones de los
informes producidos por las áreas técnicas competentes que avalan tal
utilización”.
Que las áreas intervinientes se han expedido favorablemente respecto
del uso de la digitalización como nueva tecnología, en la medida en que
se cumplan los requisitos indicados precedentemente.
Que, en ese contexto, esta Dirección Nacional se encuentra al mismo
tiempo avocada al desarrollo del Proyecto de Digitalización del Archivo
Centralizado, propiciando la incorporación de los elementos
tecnológicos necesarios y la convocatoria a agentes de diferentes áreas
del organismo para prestar servicio en las oficinas del archivo a fin
de iniciar la tarea de digitalización.
Que, adicionalmente a los recaudos mencionados precedentemente, el
proyecto contempla la conservación de copias de los documentos
digitalizados en un medio óptico autenticado por el Director Nacional o
el funcionario que se designe y cumple con las recomendaciones técnicas
indicadas.
Que, en el marco de las previsiones contenidas en el Régimen Jurídico
del Automotor y en su decreto reglamentario, a tenor de lo expresado en
oportunidad de la intervención de las distintas áreas técnicas,
corresponde disponer el uso de tecnologías de digitalización respecto
de los instrumentos que componen el actual archivo de esta Dirección
Nacional y al mismo tiempo proceder a la digitalización de los nuevos
instrumentos registrales que en cumplimiento de las normas vigentes
remiten mensualmente los Registros Seccionales en todas sus
competencias para su archivo.
Que el ESTADO NACIONAL está llevando a cabo acciones concretas para el
fortalecimiento de la gestión de políticas públicas de áreas
específicas, así como el establecimiento de lineamientos rectores sobre
distintos aspectos, a fin de lograr una mayor eficiencia y excelencia
en la prestación de servicios públicos, en cuyo marco se dispone la
medida que por la presente se aprueba.
Que la presente medida se dicta en uso de las atribuciones conferidas
por el Régimen Jurídico del Automotor (Decreto Ley Nº 6582/58
—ratificado por Ley Nº 14.467—, t.o. Decreto Nº 1114/97, y sus
modificatorias) y los Decretos Nos 335/88 y 1755/08.
Por ello,
LA SUBDIRECTORA NACIONAL DE LOS REGISTROS NACIONALES DE LA PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR Y DE CREDITOS PRENDARIOS
DISPONE:
Artículo 1º — Autorízase el uso
de tecnologías de digitalización para la guarda y conservación de los
instrumentos registrales que componen el archivo de la DIRECCION
NACIONAL DE LOS REGISTROS NACIONALES DE LA PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR Y DE
CREDITOS PRENDARIOS.
Art. 2° — Establécese que los medios de almacenamiento digital a utilizar deberán:
a.- Garantizar el resguardo de la información digital y su recuperación.
b.- Prever mecanismos automáticos que permitan detectar constantemente cualquier alteración sobre el documento digital.
c.- Definir un formato de lectura que sea perdurable en el tiempo y que obedezca a un estándar abierto (sin licencia).
Art. 3° — Establécese la
conservación de copias de los archivos digitalizados en un medio óptico
autenticado por el Director Nacional o el funcionario que se designe a
tales efectos.
Art. 4° — Créase el PROYECTO DE
DIGITALIZACION DEL ARCHIVO CENTRALIZADO que estará a cargo de un
coordinador que será designado al efecto.
Art. 5° — Regístrese,
comuníquese, atento a su carácter de interés general, dése para su
publicación a la DIRECCION NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese. —
Mariana Aballay.
