ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS

Disposición 283/2013

Reconocimiento de erogaciones por el Régimen de Legítimo Abono. Su tratamiento administrativo. Disposición 317/02 (AFIP). Su reemplazo.

Bs. As., 13/6/2013

VISTO la actuación SIGEA Nº 10258-165-2011 del Registro de esta Administración Federal, y

CONSIDERANDO:

Que por la actuación citada en el VISTO, se tramita la actualización del procedimiento administrativo de reconocimiento de erogaciones por el Régimen de Legítimo Abono, aprobado por Disposición Nº 317 (AFIP) del 17 de Julio de 2002.

Que por el carácter impostergable que presentan ciertos servicios esenciales y suministros no renovados en tiempo y forma a través del Régimen General de Contrataciones, deben ser atendidos por el citado Régimen de Legítimo Abono.

Que asimismo, resulta conducente su aplicación ante determinadas situaciones de emergencia o contingencia, que puedan atentar contra la integridad o seguridad de los recursos de esta Administración Federal, que no puedan ser resueltas por el citado Régimen General, ni por el Régimen de funcionamiento de cajas chicas y gastos asimilables vigentes.

Que en función del tiempo transcurrido desde el dictado de la Disposición Nº 317/02 (AFIP), gran parte de los aspectos administrativos así como cuestiones referidas a la estructura organizativa, han quedado desactualizados.

Que por otra parte, se han implementado nuevos sistemas informáticos que modificaron la operatoria de las áreas responsables de llevar a cabo tareas relacionadas con la gestión económica, financiera y presupuestaria del Organismo.

Que en razón de lo expuesto, resulta necesario proceder al dictado de una norma para la actualización del procedimiento en trato.

Que las Direcciones de Asuntos Organizacionales, de Presupuesto y Finanzas, de Logística y de Asuntos Legales Administrativos, han tomado la intervención que resulta de sus respectivas competencias.

Que las Subdirecciones Generales de Planificación, de Administración Financiera y de Asuntos Jurídicos, han prestado su conformidad.

Que en ejercicio de las facultades conferidas por el Artículo 6° del Decreto Nº 618/97, procede disponer en consecuencia.

Por ello,

EL ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS

DISPONE:

Artículo 1° — Aprobar el ANEXO I “PROCEDIMIENTO APLICABLE PARA EL RECONOCIMIENTO DE EROGACIONES POR EL REGIMEN DE LEGITIMO ABONO DE LA AFIP” y el ANEXO II “FLUJOGRAMAS DE GESTION DEL TRAMITE DE RECONOCIMIENTO DE EROGACIONES POR EL REGIMEN DE LEGITIMO ABONO DE LA AFIP”, que forman parte integrante de la presente.

Art. 2° — Dejar sin efecto la Disposición Nº 317 (AFIP) del 17 de Julio de 2002.

Art. 3° — La presente norma entrará en vigencia a partir de los TREINTA (30) días corridos de la fecha de su suscripción.

Art. 4° — Regístrese, comuníquese, publíquese y dése a la DIRECCION NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL. Dése conocimiento a las Subdirecciones Generales de Auditoría Interna, de Operaciones Aduaneras Metropolitanas, de Operaciones Aduaneras del Interior, de Operaciones Impositivas Metropolitanas, de Operaciones Impositivas del Interior, de Sistemas y Telecomunicaciones, de Coordinación Técnico Institucional, de Planificación y de Administración Financiera. Cumplido archívese. — Ricardo Echegaray.



Condiciones Generales

El reconocimiento de erogaciones mediante el régimen de legítimo abono, será admitido para atender servicios esenciales que por diversas circunstancias o contingencias, no pudieron ser renovados en tiempo y forma dentro del marco del Régimen General para Contrataciones de Bienes, Servicios y Obras Públicas de la AFIP, Disposición Nº 297/03 (AFIP), sus modificatorias y complementarias o aquella norma que la reemplace o modifique en el futuro.

Los servicios deben resultar de carácter impostergable e imprescindible para las áreas usuarias, y su faltante o carencia pueda llegar a atentar contra la integridad o seguridad de las personas o bienes patrimoniales del Organismo.

El reconocimiento de los servicios esenciales realizados bajo este régimen, deberá ser efectuado conforme las condiciones contractuales pactadas originalmente. En caso que existan variaciones de precio con aquellas que sirvieron de base para el contrato original, la dependencia iniciadora de la gestión de legítimo abono, deberá expedirse respecto de la razonabilidad del mismo, prestando su debida conformidad.

La atención de gastos provenientes de la adquisición de suministros sólo será admitida en este régimen en los casos en que dichos bienes sean accesorios o complementarios a la prestación del servicio en cuestión.

1. AREAS CENTRALIZADAS

1.1. Detección de la necesidad

Cuando un área usuaria o aquella iniciadora del trámite, requiera continuar con una prestación de servicios y detecte la proximidad de finalización de una contratación vigente, efectuará una consulta por medio de correo electrónico al Departamento Administración de Compras en el ámbito de la Dirección de Logística, para corroborar la inexistencia de la contratación actual o futura del servicio requerido.

En caso de omisión en iniciar el presente trámite en forma previa al vencimiento del contrato que se pretende continuar, el área usuaria o aquella iniciadora del trámite —en ocasión de solicitar de su Subdirección General la aprobación o reparo a que alude el punto siguiente—, deberá justificar debidamente la falta de cumplimiento al procedimiento descripto. Dicha área podrá iniciar aquellas acciones administrativas que considere apropiadas sobre el particular.

1.2. Tramitación

Cumplimentado el punto anterior, y de acuerdo a los términos establecidos en las Condiciones Generales, cuando el área usuaria o aquella iniciadora del trámite deba gestionar el reconocimiento de erogaciones por el Régimen de Legítimo Abono, procederá de la siguiente manera:

Oficializará el trámite como actuación. Luego elaborará e incorporará al mismo una Nota para gestionar ante la Subdirección General respectiva, la aprobación o reparo de las tramitaciones correspondientes. La Nota deberá contener la siguiente información:

a) Justificación de las causas que impidieron realizar la renovación del servicio a través del Régimen General de Contrataciones, y en caso de corresponder, especificar las medidas conducentes que están siendo tomadas a fin de regularizar la prestación dentro del Reglamento de Contrataciones antes citado.

b) Justificación de las razones que convaliden gestionar las erogaciones de los servicios o suministros por el Régimen de Legítimo Abono, según los términos establecidos en las Condiciones Generales del presente Anexo.

c) Presupuesto del monto a erogar.

d) Posibles perjuicios ante la falta del servicio en cuestión.

1.3. Convalidación

La Subdirección General, intervendrá y evaluará las justificaciones y fundamentos esbozados en la Nota de tramitación, y de considerarlo pertinente, la convalidará.

En aquellos casos en que a criterio de la autoridad correspondiente, lo tramitado no resulte procedente o los motivos y razones no hayan sido debidamente justificados, devolverá los actuados con las observaciones del caso al área usuaria o dependencia iniciadora para su adecuación.

Una vez admitida la tramitación o cuando las observaciones hayan sido ajustadas, la Subdirección General, devolverá la actuación al área usuaria o dependencia iniciadora, indicando la fecha hasta la cual otorga la misma, pudiendo ser por única vez, o bien, hasta la resolución de la nueva contratación.

1.4. Disponibilidad y Reserva Presupuestaria

Con la autorización correspondiente, el área usuaria o dependencia iniciadora remitirá la actuación a la División Programación y Evaluación Presupuestaria, en el ámbito de la Dirección de Presupuesto y Finanzas, a fin de verificar la disponibilidad de presupuesto para afrontar el gasto que se pretende impulsar.

Cuando la División Programación y Evaluación Presupuestaria disponga del presupuesto solicitado, efectuará la “Afectación Preventiva” y el “Compromiso Presupuestario” en el Sistema SIGMA, caso contrario devolverá la actuación al área usuaria o dependencia iniciadora para su archivo o redefinición.

Una vez realizadas las tareas en el Sistema, remitirá los actuados al área usuaria correspondiente para la gestión del servicio requerido.

1.5. Prestación del Servicio

El área usuaria pertinente gestionará ante el proveedor la prestación del servicio. Posteriormente, analizará el cumplimiento y conformará los servicios efectivamente prestados, incorporando a la actuación la siguiente documentación entregada por el proveedor:

• Remitos valorizados

• Facturas proforma

• Papeles o planillas de trabajo con detalle de prestaciones

• Formulario 1900

A continuación, remitirá la actuación a la Sección C “Gestión de Servicios” o B “Logística de Abastecimiento”, dependientes de la División Gestión de Servicios y Abastecimiento, en el ámbito de la Dirección de Logística, según se trate de prestaciones de servicios o para los casos en los cuales el servicio comprenda bienes accesorios o complementarios de la prestación, respectivamente, para que prosiga con las registraciones en el Sistema SIGMA.

1.6 Registraciones en el Sistema SIGMA

La Sección C o B de la División Gestión de Servicios y Abastecimiento controlará la documentación remitida. Con dicha información, procederá a efectuar las siguientes registraciones en el Sistema SIGMA:

• Creación del Documento (Transacción CV01N)

• Creación de Solicitud de Pedido de legítimo abono (Transacción ME51N)

• Modificación de Solicitud de Pedido de Legítimo Abono (Transacción ME52N)

Luego, dará intervención a la División Programación y Evaluación Presupuestaria para que realice las correspondientes registraciones en SIGMA, a saber:

• Primera Liberación de Solicitud de Pedido de Legítimo Abono (Transacción ME54N)

Asimismo, comunicará lo realizado a la Sección C o B para que continúe con las operaciones.

Posteriormente, la Sección C o B de la División Gestión de Servicios y Abastecimiento realizará la segunda Liberación de “Solicitud de Pedido de Legítimo Abono” (Transacción ME54N), procederá a Crear el Pedido (Transacción ME21N) y generará la “Hoja de Entrada de Servicio” o el “Documento Material”, como así también cargará las multas o penalidades (Transacción ZLO12), según corresponda.

Concluidas tales registraciones, la Sección C o B remitirá la actuación a la Dirección de Logística.

1.7 Acto Dispositivo de aprobación

La Dirección de Logística recibirá la actuación y verificará en el Sistema SIGMA lo registrado precedentemente.

Asimismo, confeccionará el proyecto de acto dispositivo de aprobación y lo remitirá a la Autoridad Jurisdiccional correspondiente, de acuerdo a lo establecido en la Disposición Nº 427/10 (AFIP) o aquella que en el futuro la reemplace.

1.8 Suscripción del Acto Dispositivo

La Autoridad Jurisdiccional analizará el proyecto de acto dispositivo, y de considerarlo pertinente procederá a su suscripción, aprobando de esta manera las erogaciones por el Régimen de Legítimo Abono.

Luego, devolverá la actuación a la Dirección de Presupuesto y Finanzas.

1.9 Trámite de Liquidación y Pago

Suscripto el acto dispositivo, la Dirección de Presupuesto y Finanzas remitirá los actuados a la Sección Estados Contables del Departamento Contabilidad General para que proceda a liberar la “Hoja de Entrada de Servicio” o el “Documento Material” y las multas o penalidades, en caso de corresponder, en el Sistema. Luego remitirá los actuados a la División Liquidaciones, la cual quedará a la espera de la factura original por parte del proveedor, a fin de proseguir con el trámite de liquidación y pago respectivo.

2. AREAS DESCENTRALIZADAS CON CAPACIDAD DE CONTRATACION

2.1. SUBDIRECCION GENERAL DE SISTEMAS Y TELECOMUNICACIONES

2.1.1 Detección de la Necesidad

Cuando un área usuaria o aquella iniciadora del trámite, requiera continuar con una prestación de servicios y detecte la proximidad de finalización de una contratación vigente, efectuará una consulta por medio de correo electrónico al sector encargado de la tarea de Logística correspondiente a la División Administración de Recursos, en el ámbito de la Subdirección General de Sistemas y Telecomunicaciones, para corroborar la inexistencia de la contratación actual o futura del servicio requerido.

2.1.2 Tramitación

Cumplimentado el punto anterior, y de acuerdo los términos establecidos en las Condiciones Generales, cuando el área usuaria, o aquella iniciadora del trámite deba gestionar el reconocimiento de erogaciones por el Régimen de Legítimo Abono, procederá de la siguiente manera:

Oficializará el trámite como actuación. Luego elaborará e incorporará al mismo una Nota para gestionar ante la Subdirección General de Sistemas y Telecomunicaciones, la aprobación o reparo de las tramitaciones correspondientes.

La Nota deberá contener la siguiente información:

a) Justificación de las causas que impidieron realizar la renovación del servicio a través del Régimen General de Contrataciones, y en caso de corresponder, especificar las medidas conducentes que están siendo tomadas a fin de regularizar la prestación dentro del Reglamento de Contrataciones antes citado.

b) Justificación de las razones que convaliden gestionar las erogaciones de los servicios o suministros por el Régimen de Legítimo Abono, según los términos establecidos en las Condiciones Generales del presente Anexo.

c) Presupuesto del monto a erogar.

d) Posibles perjuicios ante la falta del servicio en cuestión.

2.1.3 Convalidación

La Subdirección General intervendrá y evaluará las justificaciones y fundamentos esbozados en la Nota de tramitación. De considerarlo pertinente, convalidará su tramitación.

En aquellos casos en que a criterio de la Subdirección General, lo tramitado no resulte procedente o los motivos y razones no hayan sido debidamente justificados, devolverá los actuados con las observaciones del caso al área usuaria o dependencia iniciadora para su adecuación.

Una vez admitida la tramitación o cuando las observaciones hayan sido ajustadas, la Subdirección General remitirá la actuación al área usuaria o dependencia iniciadora, indicando la fecha hasta la cual otorga la misma, pudiendo ser por única vez, o bien, hasta la resolución de la nueva contratación.

2.1.4 Disponibilidad y Reserva Presupuestaria

Con la autorización correspondiente, el área usuaria o dependencia iniciadora remitirá la actuación al sector encargado de las tareas Contables de la División Administración de Recursos, a fin de verificar la disponibilidad de presupuesto para afrontar el gasto que se pretende impulsar.

Cuando el sector contable disponga del presupuesto solicitado, efectuará la “Afectación Preventiva” y el “Compromiso Presupuestario” en el Sistema SIGMA, caso contrario devolverá la actuación al área usuaria o dependencia iniciadora para su archivo o redefinición.

Una vez realizadas las tareas en el Sistema, remitirá los actuados al área usuaria correspondiente para la gestión del servicio requerido.

2.1.5 Prestación del Servicio

El área usuaria pertinente gestionará ante el proveedor la prestación del servicio. Posteriormente, analizará el cumplimiento y conformará los servicios efectivamente prestados incorporando a la actuación la siguiente documentación entregada por el proveedor:

• Remitos valorizados

• Facturas proforma

• Papeles o planillas de trabajo con detalle de prestaciones

• Formulario 1900

A continuación, remitirá la actuación al sector encargado de las tareas de Logística de la División Administración de Recursos, para que prosiga con las registraciones en el Sistema SIGMA.

2.1.6 Registraciones en el Sistema SIGMA

El sector de Logística correspondiente a la mencionada División, controlará la documentación remitida. Con dicha información, procederá a efectuar las siguientes registraciones en el Sistema SIGMA:

• Creación del Documento (Transacción CV01N)

• Creación de Solicitud de Pedido de legítimo abono (Transacción ME51N)

• Modificación de Solicitud de Pedido de Legítimo Abono (Transacción ME52N)

Luego, dará intervención al sector encargado de las tareas Contables de la misma División para que realice las correspondientes registraciones en SIGMA, a saber:

• Primera Liberación de Solicitud de Pedido de Legítimo Abono (Transacción ME54N)

Asimismo, comunicará lo realizado al sector de Logística para que continúe con las operaciones.

Posteriormente, el sector de Logística realizará la segunda Liberación de “Solicitud de Pedido de Legítimo Abono” (Transacción ME54N), procederá a Crear el Pedido (Transacción ME21N) y generará la “Hoja de Entrada de Servicio” o el “Documento Material”, como así también cargará las multas o penalidades (Transacción ZLO12), según corresponda.

Concluidas tales registraciones, el sector de Logística remitirá la actuación a la Jefatura de la División Administración de Recursos.

2.1.7 Acto Dispositivo de aprobación

La Jefatura de la División Administración de Recursos recibirá la actuación y verificará en el Sistema SIGMA lo registrado precedentemente.

Asimismo, confeccionará el proyecto de acto dispositivo de aprobación y lo remitirá a la Autoridad Jurisdiccional correspondiente, de acuerdo a lo establecido en la Disposición Nº 427/10 (AFIP) o aquella que en el futuro la reemplace.

2.1.8 Suscripción del Acto Dispositivo

La Autoridad Jurisdiccional analizará el proyecto de acto dispositivo, y de considerarlo pertinente procederá a su suscripción, aprobando de esta manera las erogaciones por el Régimen de Legítimo Abono.

Luego, devolverá la actuación a la División Administración de Recursos.

2.1.9 Trámite de Liquidación y Pago

Suscripto el acto dispositivo, la Jefatura de la División Administración de Recursos remitirá los actuados al sector Contable de esa División para que proceda a liberar la “Hoja de Entrada de Servicio” o el “Documento Material” y las multas o penalidades, en caso de corresponder, en el Sistema. Luego, el sector Contable quedará a la espera de la factura original por parte del proveedor, a fin de proseguir con el trámite de liquidación y pago respectivo.

2.2 RESTO DE AREAS DESCENTRALIZADAS CON CAPACIDAD DE CONTRATACION

2.2.1 Detección de la necesidad

Cuando el área usuaria o dependencia iniciadora de un área descentralizada, requiera continuar con una prestación de servicios y detecte la proximidad de finalización de una contratación vigente, tomará contacto con el Servicio Administrativo que le corresponda. El mismo, efectuará una consulta por medio de correo electrónico a la Oficina Contabilidad y Logística del mencionado Servicio Administrativo, para corroborar la inexistencia de contratación actual o futura del servicio requerido.

2.2.2 Tramitación

Cumplimentado el punto anterior, y de acuerdo a los términos establecidos en las Condiciones Generales, el área Administrativa pertinente deberá gestionar el reconocimiento de erogaciones por el Régimen de Legítimo Abono, procediendo de la siguiente manera:

Oficializará el trámite como actuación. Luego elaborará e incorporará al mismo una Nota para gestionar ante la Subdirección General respectiva, la aprobación o reparo de las tramitaciones correspondientes. La Nota deberá contener la siguiente información:

a) Justificación de las causas que impidieron realizar la renovación del servicio a través del Régimen General de Contrataciones, y en caso de corresponder, especificar las medidas conducentes que están siendo tomadas a fin de regularizar la prestación dentro del Reglamento de Contrataciones antes citado.

b) Justificación de las razones que convaliden gestionar las erogaciones de los servicios o suministros por el Régimen de Legítimo Abono, según los términos establecidos en las Condiciones Generales del presente Anexo.

c) Presupuesto del monto a erogar.

d) Posibles perjuicios ante la falta del servicio en cuestión.

2.2.3 Convalidación

La Subdirección General intervendrá y evaluará las justificaciones y fundamentos esbozados en la Nota de tramitación. De considerarlo pertinente, convalidará su tramitación.

En aquellos casos en que a criterio de la Subdirección General, lo tramitado no resulte procedente o los motivos y razones no hayan sido debidamente justificados, devolverá los actuados con las observaciones del caso al área usuaria o dependencia iniciadora para su adecuación.

Una vez admitida la tramitación o cuando las observaciones hayan sido ajustadas, la Subdirección General remitirá la actuación al Servicio Administrativo, indicando en ésta, fecha hasta la cual otorga la misma, la cual podrá ser por única vez, o bien, hasta la resolución de la nueva contratación.

2.2.4 Disponibilidad y Reserva Presupuestaria

Con la autorización correspondiente, el área Administrativa pertinente verificará la disponibilidad de presupuesto para afrontar el gasto que se pretende impulsar.

Cuando disponga del presupuesto solicitado, efectuará la “Afectación Preventiva” y el “Compromiso Presupuestario” en el Sistema SIGMA.

2.2.5 Prestación del Servicio

El área Administrativa gestionará ante el proveedor la prestación del servicio. Posteriormente, analizará el cumplimiento y conformará los servicios efectivamente prestados incorporando a la actuación la siguiente documentación entregada por el proveedor:

• Remitos valorizados

• Facturas proforma

• Papeles o planillas de trabajo con detalle de prestaciones

• Formulario 1900

Por último, efectuará las registraciones que correspondan en el Sistema SIGMA.

2.2.6 Registraciones en el Sistema SIGMA

El servicio administrativo controlará la documentación contenida en la actuación. Con dicha información, procederá a efectuar las siguientes registraciones en el Sistema SIGMA:

• Creación del Documento (Transacción CV01N)

• Creación de Solicitud de Pedido de legítimo abono (Transacción ME51N)

• Modificación de Solicitud de Pedido de Legítimo Abono (Transacción ME52N)

• Primera Liberación de Solicitud de Pedido de Legítimo Abono (Transacción ME54N)

Posteriormente, realizará la segunda Liberación de “Solicitud de Pedido de Legítimo Abono” (Transacción ME54N), procederá a Crear el Pedido (Transacción ME21N) y generará la “Hoja de Entrada de Servicio” o el “Documento Material”, como así también cargará las multas o penalidades (Transacción ZLO12), según corresponda.

2.2.7 Acto Dispositivo de aprobación

La Jefatura del Servicio Administrativo pertinente verificará las registraciones efectuadas en el Sistema SIGMA, luego de lo cual confeccionará el proyecto de acto dispositivo de aprobación y lo remitirá a la Autoridad Jurisdiccional correspondiente, de acuerdo a lo establecido en la Disposición Nº 427/10 (AFIP) o aquella que en el futuro la reemplace.

2.2.8 Suscripción del Acto Dispositivo

La Autoridad Jurisdiccional analizará el proyecto de acto dispositivo, y de considerarlo pertinente procederá a su suscripción, aprobando de esta manera las erogaciones por el Régimen de Legítimo Abono. Luego devolverá la actuación al Servicio Administrativo.

2.2.9 Trámite de Liquidación y Pago

Suscripto el acto dispositivo, el Servicio Administrativo del área descentralizada procederá a liberar la “Hoja de Entrada de Servicio” o el “Documento Material” y las multas o penalidades, en caso de corresponder, en el Sistema. Luego, el sector quedará a la espera de la factura original por parte del proveedor, a fin de proseguir con el trámite de liquidación y pago respectivo.