Anexo del punto 37.1.4.
Pautas mínimas y obligatorias para el desarrollo de "Normas sobre
Procedimientos Administrativos y Controles Internos"
Requisitos a cumplir:
1.1. Deberán estar redactados en idioma castellano.
1.2. Serán elaborados internamente por las áreas que designe el Órgano
de Administración, admitiéndose también su confección por personas
ajenas a su estructura.
1.3. Podrán agruparse en manuales o instrucciones, con la única
condición que los mismos describan los procesos a seguir en sus rutinas
administrativas, con especial énfasis en los controles que contengan.
Deberán observar, en cuanto corresponda, disposiciones legales y las
reglamentarias dictadas por esta SSN.
1.4. En todos los casos, se identificará a los responsables de las
tareas y decisiones asumidas en los procesos que describan, a quienes
se notificará especialmente por los medios habituales de comunicación
interna.
Aprobación:
1.5. Los contenidos básicos o lineamientos generales de los
procedimientos que se aprueben en función de las presentes
disposiciones serán transcriptos en el Acta del Órgano de
Administración correspondiente.
1.6. El texto completo de los documentos aprobados se conservará en
legajos encuadernados y foliados con la firma del titular del Órgano de
Administración. Dichos legajos permanecerán a disposición de esta SSN.
1.7. A opción de las entidades, el texto de dichos documentos podrá
conservarse en registros informáticos inalterables, que se asimilarán
al concepto de legajos indicado en la presente norma.
Modificaciones:
1.8. Las modificaciones que se produzcan sólo tendrán vigencia a partir
de su aprobación por el Órgano de Administración, de lo cual se dejará
constancia en el respectivo Libro de Actas. La norma modificadora, y el
texto ordenado resultante, se incorporarán al legajo indicado en los
puntos 1.6 ó 1.7, guardando similares formalidades.
Procedimientos Mínimos:
1.9. Los circuitos operativos sobre los que se desarrollarán
procedimientos mínimos obligatorios serán los siguientes:
1.9.1. Recepción de propuestas de coberturas. Emisión y entrega de
certificados de coberturas y pólizas.
1.9.2. Suspensión de coberturas, rescisión y anulación de operaciones.
1.9.3. Cobranzas y su imputación.
1.9.4. Liquidación y pago de comisiones a intermediarios.
1.9.5. Políticas de retención y suscripción de riesgos.
1.9.6. Tarifas; aprobación y aplicación de las mismas.
1.9.7. Políticas y procedimientos de inversiones.
1.9.8. Siniestros; denuncias, registro, liquidación y pago.
1.9.9. Recepción y registro de mediaciones y demandas judiciales.
1.9.10. Juicios; registro, valuación y control.
Las entidades que, por la naturaleza de sus operaciones, consideren que
alguno de los procedimientos precedentes no le resultare aplicable,
deberán requerir el correspondiente pedido de excepción a este
Organismo dentro de los TREINTA (30) días de promulgada la presente
norma.
Observaciones a procedimientos:
1.10. Esta SSN podrá observar los procedimientos aprobados, aún los no
obligatorios, cuando considere que:
1.10.1. No se ajusten a las presentes normas.
1.10.2. Contravengan disposiciones de la Ley Nº 20.091 o infrinjan
normas reglamentarias dictadas por este Organismo que resulten
aplicables.
1.10.3. Obstaculicen las tareas de supervisión en los términos del
Artículo 58 de la Ley Nº 20.091.
1.10.4. Contengan exigencias o incluyan requisitos que puedan
dificultar ostensiblemente el adecuado ejercicio de los derechos de los
asegurados durante la vigencia de la relación contractual.
Programa Anual de Control Interno:
2. El Programa Anual de Control Interno será aprobado y elevado a
consideración del Órgano de Administración por el Comité de Control
Interno, y ejecutado por el personal designado al efecto, bajo la
dirección del responsable del área de control interno.
2.1. El Órgano de Administración de cada entidad aprobará el Programa
Anual de Control Interno en reunión a celebrar con no menos de QUINCE
(15) días de anticipación al cierre de cada ejercicio económico. El
Programa Anual de Control Interno deberá ser transcripto en el Libro de
Actas de Directorio o Consejo de Administración, e integrará el acta
que se labre con motivo de la citada reunión.
2.2. El Programa Anual de Control Interno contemplará el realizar
tareas de revisión del cumplimiento de procedimientos implementados
conforme lo determinado por el Órgano de Administración y de acuerdo
con las normas y metodología de evaluación de control interno
generalmente aceptadas.
Informes y Libro de Actuaciones de Control Interno:
2.3. El Programa Anual de Control Interno deberá prever como mínimo la
confección de informes semestrales sobre cada uno de los procedimientos
aprobados. El alcance de los mismos surgirá de la evaluación de riesgo
que debe efectuar el responsable del área de control interno.
2.4. Los informes que se elaboren serán transcriptos en su totalidad,
identificados con numeración y fecha, dentro de las CUARENTA Y OCHO
(48) horas siguientes a su emisión y firma, en un libro obligatorio y
rubricado denominado "Libro de Actuaciones de Control Interno".
2.5. El Órgano de Administración considerará todos los informes
vinculados al Programa Anual de Control Interno. Las sugerencias u
observaciones que los mismos contengan sobre incumplimientos de los
procedimientos aprobados deberán ser concretas y precisas. El Órgano de
Administración tomará razón de las mismas y resolverá, a más tardar en
la reunión inmediata siguiente, las medidas a adoptar a fin de evitar
su reiteración. De las circunstancias precedentes se dejará constancia
en el Libro de Actas de Directorio o Consejo de Administración.
Papeles de Trabajo:
2.6. Los papeles de trabajo que respalden los Informes de Control
Interno, se conservarán en legajos foliados, y permanecerán a
disposición de esta SSN por el término de TRES (3) años como mínimo. El
responsable del área de control interno estará a cargo de su custodia y
resguardo.
2.7. Dichos papeles de trabajo deben contener como mínimo lo siguiente:
a) La descripción de la tarea realizada.
b) Los datos y antecedentes recogidos durante el desarrollo de la tarea.
c) Las limitaciones al alcance de la tarea.
d) Las conclusiones sobre el examen de cada rubro o área y las
conclusiones finales o generales del trabajo.
Adicionalmente, los responsables del área de control interno, podrán
conservar archivos respaldatorios de su labor en otros medios, los que
deberán entregar impresos y con su firma ante eventuales pedidos de
esta SSN.
Responsable del área de control interno
3. El responsable del área de control interno será designado por el
Órgano de Administración. La ruptura de la relación laboral, cualquiera
sea la causa, implicará el inmediato reemplazo en forma transitoria por
otro responsable, por un término que no podrá superar los TREINTA (30)
días, no siendo indispensable que reúna los requisitos requeridos para
los titulares.
3.1. Los nombramientos de responsables, aún los transitorios, serán
informados por las entidades a esta SSN dentro de las SETENTA Y DOS
(72) horas de haberse producido.
3.2. El responsable del área de control interno dependerá directamente
del Órgano de Administración y asumirá con independencia de criterio
las tareas a su cargo.
3.3. A tal fin, deberá reunir las siguientes condiciones:
a) Comunicar su designación a esta SSN, de acuerdo con el contenido del
punto 3.16. de la presente norma.
b) Poseer conocimientos en materia aseguradora y contar con una
experiencia mínima de UN (1) año en el desempeño de tareas de control.
c) Llevar a cabo su labor de acuerdo a lo dispuesto en las presentes
normas.
Impedimentos para el ejercicio de la función:
3.4. No podrán ser responsables del área de control interno, las
personas que:
a) Sean socios, accionistas, directores, síndicos o administradores de
la entidad, o de entes vinculados económicamente a ella.
b) Se encuentren inhabilitados por esta SSN.
c) Se desempeñen como auditor externo de la entidad o formen parte de
la sociedad o asociación profesional que ejerza esas funciones.
Responsabilidades:
3.5. El funcionario designado a cargo del área de control interno será
responsable de:
a) Confeccionar el proyecto de Programa Anual de Control Interno y
elevarlo a consideración del Comité de Control Interno con por lo menos
TREINTA (30) días de anticipación al cierre de cada ejercicio económico.
b) Elaborar, supervisar y suscribir los informes previstos en el citado
programa, siendo asimismo responsable de su inmediata transcripción en
el Libro de Actuaciones de Control Interno.
c) Dejar constancia, en los informes precitados, de los hallazgos que
comporten inobservancia de procedimientos administrativos, de
disposiciones legales y reglamentarias que regulan la actividad
aseguradora, o de las propuestas de modificación a los citados
procedimientos.
d) Proponer, a través del Comité de Control Interno, la modificación de
procedimientos que se aprueben conforme las presentes normas, en cuanto
se observe que no cumplen con los requisitos exigidos por las mismas o
se estime que dichas modificaciones promoverán mejoras en el ambiente
de control interno de la entidad.
e) Conservar bajo su guarda los textos ordenados de los procedimientos
vigentes con las formalidades a que se hizo mención en el acápite
respectivo, el Libro de Actuaciones de Control Interno y los papeles de
trabajo correspondientes a su labor.
f) Cuando el responsable del área de control interno ejerza esas tareas
conforme la modalidad prevista en el punto 3.7., las obligaciones de
guarda a las que se hace referencia en el punto precedente, con
excepción de los papeles de trabajo, estarán a cargo del miembro del
Directorio que forme parte del Comité de Control Interno.
3.6. El Órgano de Administración de cada entidad será el responsable de
informar a esta SSN, la ruptura de la relación laboral del responsable
del área de control interno, cualquiera sea su causa, dentro de las
SETENTA Y DOS (72) horas de producida.
3.7. No resultará obligatorio la designación de un responsable del área
de control interno en relación de dependencia, y podrá ser sustituido
por la contratación de un experto ajeno a la entidad a quien se le
encomienden las funciones previstas en las presentes disposiciones,
cuando se trate de entidades en las que se verifiquen en forma conjunta
las siguientes condiciones:
a) Patrimonio Neto al cierre del último ejercicio económico inferior a
PESOS VEINTE MILLONES ($ 20.000.000).
b) Emisión neta de anulaciones —primas más recargos— durante el último
ejercicio económico inferior a PESOS DIECIOCHO MILLONES ($ 18.000.000).
3.8. El responsable contratado, que deberá aceptar formar parte del
respectivo Comité de Control Interno, podrá contar con colaboradores a
su cargo y no podrá ser auditor externo de la entidad ni pertenecer a
la sociedad o asociación profesional que ejerza esas funciones.
3.9. Cuando se trate de grupos económicos a los que pertenezca más de
una entidad supervisada, la designación podrá recaer en la misma
persona para todas las entidades que pertenezcan al mismo grupo. En
estos casos no resultará aplicable la excepción prevista en los puntos
3.7. y 3.8.
Comité de Control Interno
3.10. El Órgano de Administración determinará el número y composición
del Comité de Control Interno, que estará integrado por el responsable
del área de control interno y por lo menos por UN (1) miembro del
Órgano de Administración que no tenga asignadas funciones ejecutivas
dentro de la entidad (con excepción de sucursales o agencias de
entidades extranjeras, en cuyo caso será reemplazado por un funcionario
de primer nivel designado por la Casa Matriz). El número de integrantes
del Comité de Control Interno nunca podrá ser inferior a TRES (3).
Funciones:
3.11. Serán funciones de carácter indelegable del Comité de Control
Interno:
a) Considerar y elevar al Órgano de Administración el Programa Anual de
Control Interno elaborado por el responsable del área de control
interno.
b) Reunirse por lo menos UNA (1) vez al mes, para considerar la marcha
del Programa Anual de Control Interno y tomar razón de los informes
que, confeccionados por el área respectiva, se eleven a consideración
del Órgano de Administración. En caso de corresponder, se adicionará la
opinión de sus miembros respecto de las medidas a implementar para
subsanar las observaciones contenidas en los citados informes. Del
contenido de sus reuniones dejarán constancia en el Libro de
Actuaciones de Control Interno.
Auditores Externos:
3.12. Sin perjuicio del desarrollo de su labor, los auditores externos
tomarán razón del cumplimiento del Programa de Control Interno en el
período bajo análisis, dejando constancia de ello en los informes de
control interno contable que deben confeccionar anualmente al cierre de
cada ejercicio económico.
Sanciones:
3.13. El contenido de las "Normas sobre Procedimientos Administrativos
y Controles Internos" que se aprueben conforme la presente
reglamentación será de cumplimiento obligatorio en los procesos
llevados a cabo en las entidades.
3.14. La inobservancia de las "Normas sobre Procedimientos
Administrativos y Controles Internos" por parte de la entidad
aseguradora, podrá importar una situación susceptible de encuadrarse en
el Artículo 58 de la Ley Nº 20.091.
Responsables del área de control interno:
3.15. Las entidades comunicarán a esta SSN los nombres de las personas
que hayan sido designadas para ejercer dichos cargos, quienes deberán
reunir las condiciones exigidas por las presentes normas.
3.16. Asimismo, los responsables designados deberán presentar el
siguiente formulario, en el cual declararán asumir la responsabilidad
legal que les compete por la veracidad de la información por ellos
confeccionada:
Anexo del punto 37.3.2.
RESPONSABLE DE CONTROL INTERNO
Anexo del punto 37.4.14.2.
REGISTRO DE OPERACIONES DE REASEGURO PASIVO
Se deberá consignar en cada línea la información perteneciente a la
participación de un reasegurador en un segmento particular del
contrato, por lo tanto, se utilizarán tantas líneas como en segmentos
participe ese reasegurador en esa cobertura.
(1) Se indicará la fecha en que se toma conocimiento del hecho que le da origen a la operación pertinente.
(2) Se debe imputar el número de CORE (Código de
Operación de Reaseguro) del Contrato según surge de la Resolución SSN
Nº 37.871 del 23 del octubre de 2013.
(3) Indicar de acuerdo al siguiente código:
Código Motivo del Endoso
1. Inclusión de cobertura sin costo adicional.
2. Inclusión de cobertura con costo adicional.
3. Disminución de límite o Suma Reasegurada.
4. Aumento de límite o Suma Reasegurada.
5. Extensión del término de la cobertura.
6. Rescisión sin corte de responsablilidad.
7. Corte de responsablilidad.
8.
Anulación por desistimiento del asegurado (En caso de reaseguro
facultativo).
9. Otros.
(4) Indicar de acuerdo con el siguiente código:
CP - Contrato automático proporcional cuota parte.
EX - Contrato automático proporcional excedente.
XL - Contrato automático no proporcional exceso de pérdida.
SL - Contrato automático no proporcional stop loss.
CA - Contrato automático no proporcional cobertura catastrófica.
OT - Otro tipo de contrato automático.
FP - Facultativo proporcional.
FX - Facultativo exceso de pérdida.
(5) Indicar la Base de la Cobertura de acuerdo al siguiente código:
Código Base de la Cobertura
1. Inicio de Vigencia.
2. Ocurrencia de Siniestros.
3. Ocurrencia de Reclamos.
4. Otra.
(6) Se indicará el nombre del reasegurador.
(7) Indicar el país de origen del reasegurador.
(8) Indicar número de inscripción del reasegurador en
el registro de la SSN. En caso de no estar inscripto se procederá
a codificar N.I.
(9) Indicar denominación del corredor de reaseguro interviniente en caso de corresponder.
(10) Indicar número de inscripción del corredor de reaseguro en el registro de la SSN en caso de corresponder.
(11) Se indicará sólo en el caso de facultativos.
(12) Se indicará sólo en el caso de facultativos.
(13) Indicar los códigos de los ramos que cubre el
contrato automático o que dio origen al contrato facultativo de acuerdo
al detalle de ramos, vigente a la fecha de registración, que establece
el Sistema de Información de las Entidades Supervisadas (SINENSUP) para
la presentación de Estados Contables.
(14) Indicar comienzo y fin de vigencia. En los casos
en que la fecha de fin de vigencia sea indeterminada deberá consignarse
la fecha de inicio “- continuo”.
(15) Se indicará el porcentaje de participación del
reasegurador, de modo tal que si se colocara el total del contrato
debería sumar el CIEN POR CIEN (100%).
(16) Indicar, en el caso de reaseguro no
proporcional, el monto de la prima que corresponde a cada reasegurador
por su participación contractual. En el caso de aquellos importes
que disminuyan el primaje los mismos se consignarán con signo
negativo. Los montos deberán expresarse en la moneda de origen
del contrato, indicando la misma.
(17) Indicar el número de cuotas en que se cancelará la prima.
(18) Indicar la frecuencia en que se realizará el pago de las cuotas (Ej. mensual, trimestral, etc.).
(19) Indicar fecha de vencimiento del primer pago de la prima.
(20) Indicar la retención de la entidad cedente ya sea en porcentaje o en monto.
REGISTRO DE OPERACIONES DE REASEGURO PASIVO
FECHA
|
CORE
|
CONCEPTO
|
|
BASE DE LA
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REASEGURADOR
|
PAIS DE
|
NRO. DE
|
CORREDOR
|
NRO. DE
|
ASEGURADO
|
NRO. DE
|
RAMOS
|
VIGENCIA
|
% DE
|
PRIMA
|
CANT. DE
|
PERIODI-
|
VTO. DEL
|
RETENCIÓN
|
|
|
DEL ENDOSO
|
|
COBERTURA
|
INTERVINIENTE
|
ORIGEN
|
INSCRIP.
|
INTERVINIENTE
|
INSCRIP.
|
|
POLIZA
|
CUBIERTOS
|
|
PART.
|
TOTAL
|
CUOTAS
|
CIDAD
|
PAGO
|
CEDENTE
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
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(9)
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(10)
|
(11)
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(12)
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(13)
|
(14)
|
(15)
|
(16)
|
(17)
|
(18)
|
(19)
|
(20)
|
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Anexo del punto 37.4.14.4.
REGISTRO DE OPERACIONES DE REASEGURO ACTIVO
Se deberá consignar en cada línea la información perteneciente a la
participación de un reasegurador en un segmento particular del
contrato, por lo tanto, se utilizarán tantas líneas como en segmentos
participe ese reasegurador en esa cobertura.
(1) Se indicará la fecha en que se toma conocimiento del hecho que le da origen a la operación pertinente.
(2) Se debe imputar el número de CORE (Código de
Operación de Reaseguro) del Contrato según surge de la Resolución SSN
Nº 37.871 del 23 de octubre de 2013..
(3) Indicar de acuerdo al siguiente código:
Código Motivo del Endoso
1. Inclusión de cobertura sin costo adicional.
2. Inclusión de cobertura con costo adicional.
3. Disminución de límite o Suma Reasegurada.
4. Aumento de límite o Suma Reasegurada.
5. Extensión del término de la cobertura.
6. Rescisión sin corte de responsablilidad.
7. Corte de responsablilidad.
8.
Anulación por desistimiento del asegurado (En caso de reaseguro
facultativo).
9. Otros.
(4) Indicar de acuerdo con el siguiente código:
CP - Contrato automático proporcional cuota parte.
EX - Contrato automático proporcional excedente.
XL - Contrato automático no proporcional exceso de pérdida.
SL - Contrato automático no proporcional stop loss.
CA - Contrato automático no proporcional cobertura catastrófica.
OT - Otro tipo de contrato automático.
FP - Facultativo proporcional.
FX - Facultativo exceso de pérdida.
(5) Indicar la Base de la Cobertura de acuerdo al siguiente código:
Código Base de la Cobertura
1. Inicio de Vigencia.
2. Ocurrencia de Siniestros.
3. Ocurrencia de Reclamos.
4. Otra.
(6) Se indicará el nombre del asegurador/reasegurador.
(7) Indicar el país de origen del asegurador/reasegurador.
(8) Indicar número de inscripción del asegurador/reasegurador en el registro de la SSN.
(9) Indicar denominación del corredor de reaseguro interviniente en caso de corresponder.
(10) Indicar número de inscripción del corredor de reaseguro en el registro de la SSN en caso de corresponder.
(11) Se indicará sólo en el caso de facultativos.
(12) Se indicará sólo en el caso de facultativos.
(13) Indicar los códigos de los ramos que cubre el
contrato automático o que dio origen al contrato facultativo de acuerdo
al detalle de ramos, vigente a la fecha de registración, que establece
el Sistema de Información de las Entidades Supervisadas (SINENSUP) para
la presentación de Estados Contables.
(14) Indicar comienzo y fin de vigencia. En los casos
en que la fecha de fin de vigencia sea indeterminada deberá consignarse
la fecha de inicio “- continuo”.
(15) Se indicará el porcentaje de participación del
reasegurador, de modo tal que si se colocara el total del contrato
debería sumar el CIEN POR CIEN (100%).
(16) Indicar, en el caso de reaseguro no
proporcional, el monto de la prima que corresponde a cada reasegurador
por su participación contractual. En el caso de aquellos importes
que disminuyan el primaje los mismos se consignarán con signo
negativo. Los montos deberán expresarse en la moneda de origen
del contrato, indicando la misma.
(17) Indicar el número de cuotas en que se cancelará la prima.
(18) Indicar la frecuencia en que se realizará el cobro de las cuotas.
(19) Indicar fecha de vencimiento del primer cobro de la prima.
(20) Indicar la retención de la entidad cedente ya sea en porcentaje o en monto.
REGISTRO DE OPERACIONES DE REASEGURO ACTIVO
FECHA
|
CORE
|
CONCEPTO
|
TIPO
|
BASE DE LA
|
REASEGURADOR
|
PAIS DE
|
NRO. DE
|
CORREDOR
|
NRO. DE
|
ASEGURADO
|
NRO. DE
|
RAMOS
|
VIGENCIA
|
% DE
|
PRIMA
|
CANT. DE
|
PERIODI-
|
VTO. DEL
|
RETENCIÓN
|
|
|
DEL ENDOSO
|
|
COBERTURA
|
INTERVINIENTE
|
ORIGEN
|
INSCRIP.
|
INTERVINIENTE
|
INSCRIP.
|
|
POLIZA
|
CUBIERTOS
|
|
PART.
|
TOTAL
|
CUOTAS
|
CIDAD
|
PAGO
|
CEDENTE
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
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(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
(11)
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(12)
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(13)
|
(14)
|
(15)
|
(16)
|
(17)
|
(18)
|
(19)
|
(20)
|
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