SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
Decreto 561/2016
Apruébase implementación.
Bs. As., 06/04/2016
VISTO la Ley N° 25.506, el Decreto N° 2628 del 19 de diciembre del
2002, el Decreto N° 333 del 19 de febrero de 1985, el Decreto N° 13 de
fecha 10 de diciembre de 2015, el Decreto N° 13 del 5 de enero de 2016
y el Expediente N° CUDAP: EXP-JGM 0005914/2016, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 25.506 establece el valor jurídico del documento
electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo
48 dispone que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y
entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá
el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el
trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas
de la información y seguimiento y control por parte del interesado,
propendiendo a la progresiva despapelización.
Que por el artículo 23 octies de la Ley de Ministerios (Ley N° 22.520,
texto ordenado por Decreto N° 438/92, y sus modificatorias), se
estableció entre las competencias del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN las
de diseñar, coordinar e implementar la incorporación y mejoramiento de
los procesos, tecnologías, infraestructura informática y sistemas y
tecnologías de gestión de la Administración Pública Nacional; actuar
como Autoridad de Aplicación del régimen normativo que establece la
infraestructura de firma digital para el sector público nacional; e
intervenir en el desarrollo de sistemas tecnológicos con alcance
transversal o comunes a los organismos y entes de la Administración
Pública Nacional, Centralizada y Descentralizada.
Que la creación del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN se enmarca en las
políticas del Gobierno Nacional tendientes a impulsar la jerarquización
del empleo público y su vínculo con las nuevas formas de gestión que
requiere un Estado moderno, como así también en el desarrollo de
tecnologías aplicadas a la Administración Pública Nacional Centralizada
y Descentralizada, que acerquen al ciudadano a la gestión de la
Administración Pública Nacional.
Que por el Decreto N° 13/16 se encomienda a la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, entre
otras, las funciones de entender en las propuestas e iniciativas de
transformación, innovación, mejora continua e integración de los
procesos transversales y sistemas centrales de soporte de gestión del
Sector Público Nacional, a partir del desarrollo y coordinación de
políticas, marcos normativos, capacidades, instrumentos de apoyo y
plataformas tecnológicas; y en el marco regulatorio del régimen
relativo a la validez legal del documento y firma digital, así como
intervenir en aquellos aspectos vinculados con la incorporación de
estos últimos a los circuitos de información del Sector Público
Nacional y con su archivo en medios alternativos al papel.
Que el fortalecimiento de las capacidades institucionales del Sector
Público Nacional requiere la implementación de sistemas electrónicos de
gestión documental, con el objetivo de acelerar los trámites, aumentar
la transparencia, facilitar el acceso a la información, posibilitar la
integración e interoperabilidad de los sistemas de información y dotar
a los organismos de una herramienta moderna para elevar la calidad de
la gestión.
Que en el marco de la política de modernización de la Administración
Pública que impulsa el Gobierno Nacional, resulta necesario implementar
en el ámbito del Sector Público Nacional la paulatina y progresiva
incorporación de diversas tecnologías a los trámites, actuaciones y
procedimientos de la Administración de modo de dotarlos de mayores
niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad.
Que actualmente se encuentran en desarrollo diversos proyectos
encaminados a la digitalización de procesos tales como el sistema de
compras electrónicas, el sistema de gestión integral de recursos
humanos y el sistema de gestión documental; estos procesos requieren
ineludiblemente del desarrollo de una plataforma horizontal que permita
la creación, registro y archivo de documentos electrónicos.
Que el empleo de dichos medios informáticos y telemáticos en la
sustanciación de las actuaciones y los expedientes administrativos,
permitirá mayor control y seguridad en la tramitación de los mismos;
posibilitará una única numeración y minimizará la utilización de
documentos basados en papel, sin menoscabo alguno a la seguridad
jurídica.
Que paralelamente, con la adopción de dichas medidas, se logrará
incrementar el acceso a la información pública por parte de la
ciudadanía y se permitirá alcanzar mayor celeridad y simplificación en
las gestiones administrativas.
Que es necesario disponer de una plataforma de gestión de expedientes y
administración electrónica, que incluya la compatibilidad y
optimización de los procedimientos internos de gestión, reemplazando
los expedientes en papel por expedientes electrónicos integrados en su
totalidad por documentos digitales para lograr la despapelización de la
administración pública tal como lo prevé la Ley N° 25.506.
Que para reemplazar el expediente en papel por el expediente
electrónico, se requiere de un sistema electrónico de gestión
documental que contenga y administre todas las reglas para generar y
almacenar digitalmente documentos oficiales electrónicos, incluyendo
funciones tales como generación, comunicación, firma individual y firma
conjunta entre funcionarios, guarda y conservación, búsquedas por
contenido, niveles de acceso, asignación de fecha y hora, y otras
funcionalidades que garanticen la disponibilidad de la documentación
oficial.
Que el Sector Público Nacional debe dotarse de una infraestructura
tecnológica robusta, escalable, sustentable en el tiempo y eficiente,
que tenga en miras aumentar la productividad, establecer una estrategia
común de implementación de sistemas, evitar la diversidad de
tecnologías tanto de software como de hardware, proporcionar servicios
avanzados de desarrollo, y facilitar la implantación.
Que las entidades y jurisdicciones que componen el Sector Público
Nacional cuentan con diferentes sistemas de gestión documental, entre
los que se encuentra el ComDoc, pero ninguno de ellos es totalmente
electrónico sino que mantienen el expediente en papel en forma
simultánea.
Que es necesario entonces unificar el sistema de gestión documental
mediante el uso compartido de un mismo sistema que permita la
tramitación integral en formato electrónico, pases entre organismos y
accesos remotos, reemplazando el uso del papel.
Que el Decreto N° 333/85 por el cual se aprueban las normas para la
elaboración, redacción y diligenciamiento de actos y documentación
administrativa que se utilizan en las actuaciones realizadas en soporte
papel, no resulta de aplicación a los documentos electrónicos dadas las
características tecnológicas de los sistemas informáticos.
Que a fin de optimizar la política de implementación de sistemas
transversales para la administración pública, es necesario fortalecer
el funcionamiento de la Infraestructura de Firma Digital de la
República Argentina mediante la asignación de las funciones y
obligaciones establecidas en los artículos 13 y 14 del Decreto N°
2628/02 a la SECRETARIA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA y al MINISTERIO
DE MODERNIZACIÓN y la función de organismo auditante a la SINDICATURA
GENERAL DE LA NACIÓN.
Que han tomado debida intervención la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS
JURÍDICOS del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y la DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS de la SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE
LA NACIÓN.
Que la presente medida se dicta en ejercicio de las atribuciones
conferidas por el artículo 99, incisos 1 y 2 de la CONSTITUCIÓN
NACIONAL.
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA
DECRETA:
Artículo 1° — Apruébase la
implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE— como
sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y
registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del
Sector Público Nacional. Dicho sistema actuará como plataforma para la
implementación de gestión de expedientes electrónicos.
Art. 2° — Las entidades y
jurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 que
componen el Sector Público Nacional, deberán utilizar el sistema GDE
para la totalidad de las actuaciones administrativas, de acuerdo al
cronograma que fije el MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en reemplazo del
ComDoc u otros sistemas de gestión documental en uso.
Art. 3° — Desígnase a la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN, o a quién ésta designe, como administradora del sistema
GDE y en consecuencia le compete:
a) Administrar en forma integral el Sistema;
b) Habilitar a los administradores locales;
c) Actualizar el nomenclador de actuaciones y de tratas;
d) Actualizar las tablas referenciales;
e) Asignar usuarios y permisos;
f) Auditar y controlar el funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos al sistema;
g) Capacitar y prestar asistencia a los administradores locales del sistema.
Art. 4° — A los fines de la
implementación y funcionamiento del sistema GDE, en los Ministerios,
Secretarías y demás organismos que integran el Sector Público Nacional,
su máxima autoridad designará los funcionarios que actuarán como
Administradores Locales.
Art. 5° — Al Administrador Local le compete:
a) Habilitar a los usuarios internos y asignarles los niveles de autorización operativa;
b) Actualizar las tablas de sectores internos de la repartición;
c) Capacitar y prestar asistencia a los usuarios internos de la repartición.
Art. 6° — Facúltase a la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN a dictar las normas complementarias, aclaratorias y
operativas necesarias para la implementación del sistema aprobado por
el artículo 1° del presente, y el funcionamiento de los sistemas
informáticos de gestión documental.
Art. 7° — La SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, a través de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVA, brindará la asistencia técnica y capacitación
necesarias para la implementación y funcionamiento del sistema GDE en
el Sector Público Nacional.
Art. 8° — (Artículo derogado por art. 5° del Decreto N° 182/2019 B.O. 12/3/2019)
Art. 9° — (Artículo derogado por art. 5° del Decreto N° 182/2019 B.O. 12/3/2019)
Art. 10. — (Artículo derogado por art. 5° del Decreto N° 182/2019 B.O. 12/3/2019)
Art. 11. — Las normas
contenidas en el Decreto N° 333/85 y sus normas complementarias y
modificatorias no se aplican al sistema que se aprueba en el Artículo
1°.
Art. 12. — Comuníquese,
publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y
archívese. — MACRI. — Marcos Peña. — Andrés H. Ibarra.
