Secretaría
de Modernización Administrativa
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN
Resolución 7/2016
Gestión Documental Electrónica.
Bs. As., 02/06/2016
VISTO el Expediente Nº Nº EX-2016-00009438- -APN-SECMA#MM del Registro
del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, la Ley N° 25.506, los Decretos 434 del
1º de marzo de 2016 y 561 del 6 de abril de 2016, la Resolución N° 65
del 21 de abril de 2016 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, las
Resoluciones Nros. 3 del 21 de abril de 2016 y 4 del 9 de mayo de 2016
de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 25.506 de Firma Digital, reconoce la eficacia jurídica
del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y
en su artículo 48 establece que el Estado Nacional, dentro de las
jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N°
24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que
posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas,
búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por
parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.
Que el Decreto Nº 434/16, que aprueba el PLAN DE MODERNIZACIÓN DEL
ESTADO, contempla como uno de sus cinco ejes al PLAN DE TECNOLOGÍA Y
GOBIERNO DIGITAL, proponiendo implementar una plataforma horizontal
informática de generación de documentos y expedientes electrónicos,
registros y otros contenedores que sea utilizada por toda la
administración a los fines de facilitar la gestión documental, el
acceso y la perdurabilidad de la información, la reducción de los
plazos en las tramitaciones y el seguimiento público de cada expediente.
Que el Decreto Nº 561/16 aprueba la implementación del sistema de
GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) como sistema integrado de
caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de
todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional,
actuando como plataforma para la gestión de expedientes electrónicos.
Que el Artículo 6 del Decreto Nº 561/16, faculta a la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar
las normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para
la implementación del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) y
el funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión documental.
Que la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN estableció
el cronograma de implementación de los módulos de Comunicaciones
OFICIALES (ccoo), GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO)
y de Expediente Electrónico (EE), todos parte del sistema de Gestión
Documental Electrónica (GDE).
Que la Resolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA dispone en su artículo 2 que los organismos comprendidos
en el artículo 2 de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN deberán tramitar a través del módulo GENERADOR
ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del Sistema de GESTIÓN
DOCUMENTAL ELECTRÓNICA los proyectos de Decreto y de Decisión
Administrativa a partir del 15 de junio de 2016.
Que, asimismo, la mencionada Resolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA establece en su artículo 3 que los
organismos comprendidos en el artículo 2 de la Resolución N° 65/16 del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán tramitar a través del módulo
GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del Sistema de
GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA los proyectos de Resolución y de
Disposición a partir del 15 de julio de 2016.
Que la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la SUBSECRETARÍA DE
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN ha tomado
la intervención que le compete.
Que la presente medida se dicta en virtud de las facultades conferidas
por el Decreto Nº 561/16.
Por ello,
EL SECRETARIO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN
RESUELVE:
Artículo 1° — Todos los
documentos que formen parte de un expediente electrónico tendrán que
ser previamente generados en forma electrónica a través de los módulos
de Comunicaciones Oficiales (CCOO), Generador ELECTRÓNICO de Documentos
Oficiales (GEDO), EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE), o bien, si existieran en
papel u otro formato, deberán ser digitalizados a través de GEDO.
El módulo EE solicita a GEDO la generación de los siguientes documentos
en forma automática:
a) Carátula: Todo expediente electrónico debe caratularse conforme al
Nomenclador de Tratas.
b) Trata: Término utilizado para demandar la definición sucinta del
trámite que origina la apertura de un expediente. Es uno de los
elementos informativos que integra la carátula.
c) Providencia: intervención administrativa de remisión y/o elevación
de un expediente o documento. Se utiliza para intervenciones que no
requieren fundamentación o cuestiones de mero trámite. La providencia
no puede originarse por sí sola, sino que debe responder a un trámite
previo. Se debe aclarar cuál es el documento que da origen al escrito.
Se genera cada vez que se realiza un pase.
Art. 2° — Los funcionarios y
agentes de los Organismos comprendidos en los artículos 1°, 2° y 3° de
la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán
solicitar su usuario y clave al administrador local del sistema de
GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) de su organismo.
Art. 3° — Los usuarios del
sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) que utilicen el módulo
Expediente Electrónico (EE) deben registrar previamente sus “Datos
Personales” en el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO).
Art. 4° — El acceso al sistema
de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) se realiza a través de un
navegador, por medio de la siguiente dirección: http://eu.gde.gob.ar.
Art. 5° — Los documentos
electrónicos oficiales generados en el sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL
ELECTRÓNICA (GDE) serán archivados en el REPOSITORIO DE DOCUMENTOS
OFICIALES (RUDO), en un formato que garantice su perdurabilidad,
autoría, integridad, inalterabilidad y accesibilidad.
Art. 6° — El sistema de GESTIÓN
DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) será el único sistema integrado de
caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de
todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, de
acuerdo a lo establecido en el artículo 1° del Decreto N° 561/16.
Art. 7° — Los responsables de
las unidades de DESPACHO Y MESA DE ENTRADAS de los organismos
comprendidos en el artículo 3° de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO
DE MODERNIZACIÓN procederán a la caratulación de expedientes en el
módulo de EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE) exclusivamente, con prescindencia
de cualquier otro programa de gestión documental en uso.
Art. 8° — Establécese que los
responsables de las Unidades de Mesa de Entradas y Despacho de los
Organismos comprendidos en el artículo 2° de la Resolución N° 65/16 del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán cerrar los registros de los actos
administrativos instrumentados en soporte papel, de acuerdo al
cronograma establecido en los artículos 2° (para Decretos y Decisiones
Administrativas) y 3° (para Resoluciones y Disposiciones) de la
Resolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, y
deberán informar, mediante el módulo de COMUNICACIONES OFICIALES
(CCOO), a la DIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA,
dependiente de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA de la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, el último número asignado a
dichos actos administrativos obrante en sus respectivos registros, a
los fines de proceder a la continuación de la numeración
correspondiente en el sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE).
Art. 9° — Los usuarios del
sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) podrán solicitar
asistencia técnica a la Mesa de Ayuda disponible en
http://intranet.gde.gob.ar
Art. 10. — Los usuarios del
sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) podrán inscribirse en
los cursos de capacitación GDE a través de los coordinadores técnicos
de capacitación de su organismo o bien por correo electrónico a la
siguiente dirección: capacitación-gde@modernizacion.gob.ar
Art. 11. — Comuníquese la
presente medida a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN - SIGEN.
Art. 12. — Comuníquese,
publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y
archívese. — Eduardo N. Martelli.