AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO

Resolución 65/2016

Buenos Aires, 29/07/2016

Ver Antecedentes Normativos.

VISTO el Expediente N° ACR N° 0000771/2016, la Ley N° 26.168, la Resolución ACUMAR N° 65/2010 y sus modificatorias, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley N° 26.168 creó la AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO (ACUMAR) como ente de derecho público interjurisdiccional, con competencias en el área de la Cuenca Matanza Riachuelo en el ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y los partidos de Lanús, Avellaneda, Lomas de Zamora, Esteban Echeverría, La Matanza, Ezeiza, Cañuelas, Almirante Brown, Morón, Merlo, Marcos Paz, Presidente Perón, San Vicente, y General Las Heras, de la Provincia de Buenos Aires.

Que la citada Ley de creación establece en su artículo 2° in fine que la ACUMAR dictará sus reglamentos de organización interna y de operación.

Que en uso de sus facultades la ACUMAR dictó la Resolución N° 65 de fecha 17 de mayo de 2010, mediante la cual aprobó como ANEXO I el Reglamento Interno de Uso de Fondos de la Autoridad de Cuenca Matanza Riachuelo.

Que la mencionada norma fue modificada a través de las Resoluciones ACUMAR N° 417/2010 de fecha 20 de octubre de 2010, N° 707/2012 de fecha 18 de mayo de 2012, N° 140/2014 de fecha 16 de junio de 2014 y N° 49/2016 de fecha 1° de julio de 2016.

Que el CONSEJO DIRECTIVO de la ACUMAR, con fecha 16 de junio de 2016, decidió por unanimidad aprobar una nueva estructura interna del organismo, conforme consta en el punto 6.b) del Acta de sesión correspondiente.

Que en tal sentido, corresponde modificar el régimen de cajas chicas y fondo rotatorio del organismo a fin de adecuarlo a los cambios recientemente acaecidos, manteniendo de esta forma la integridad y uniformidad del plexo normativo vigente.

Que razones de técnica legislativa fundamentan la necesidad de la aprobación de un nuevo Reglamento con la consecuente derogación de la Resolución N° 65/2010 y sus normas modificatorias.

Que en ese sentido el CONSEJO DIRECTIVO aprobó la presente medida e instruyó a esta PRESIDENCIA para proceder a la suscripción del acto administrativo correspondiente.

Que ha tomado intervención la DIRECCION DE JURIDICOS de la ACUMAR.

Que la presente se dicta en uso de las facultades conferidas por la Ley N° 26.168.

Por ello,

EL PRESIDENTE DE LA AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO

RESUELVE:



ARTÍCULO 1° - Apruébanse el “REGLAMENTO INTERNO DE USO DE FONDO ROTATORIO, ANTICIPO DE FONDOS Y CAJAS CHICAS DE LA ACUMAR” y los formularios “ASIGNACIÓN DE FONDOS - APERTURA CAJA CHICA”, “RENDICIÓN DE GASTOS - CAJA CHICA” y “RENDICIÓN DE ANTICIPO DE FONDOS”, los cuales como ANEXOS I, II, III y III.A, respectivamente, forman parte integrante de la presente Resolución.

ARTÍCULO 2° - Créanse las Cajas Chicas detalladas en el ANEXO IV de la presente Resolución. ARTÍCULO 3° - El responsable de cada Caja Chica será el funcionario que se desempeñe como titular de la dependencia, quien tendrá facultades para disponer gastos y pagos con cargo a la misma como así también designar un subresponsable.

ARTÍCULO 4° - Las Cajas Chicas que se constituyan tendrán como montos los importes que se detallan en el ANEXO IV que es parte integrante de la presente. Podrán constituirse como máximo por cada área, DOCE (12) cajas chicas por año calendario.

ARTÍCULO 5° - Los gastos individuales a realizar por las Cajas Chicas estarán limitados a montos que no superen los PESOS TRES MIL ($ 3.000.-).

ARTÍCULO 6° - Facúltase al responsable de la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA a modificar la distribución de los montos de Cajas Chicas, no pudiendo aumentar el total asignado por esta Resolución, pero si disminuirlo en virtud de las necesidades de cada Unidad.

ARTÍCULO 7° - Créase el FONDO ROTATORIO de la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA con un monto máximo del TRES POR CIENTO (3%) de la sumatoria de los créditos presupuestarios originales para cada ejercicio correspondientes a las siguientes partidas presupuestarias:

a) Partida Principal 1.1.10 “Otras asistencias sociales al Personal”;

b) Partida Principal 1.3. Parcial 1. “Retribuciones Extraordinarias” (por aquellos conceptos que no revistan el carácter de bonificables);

c) Inciso 2 “Bienes de Consumo”;

d) Inciso 3 “Servicios no Personales”;

e) Inciso 4 “Bienes de Uso” (excepto Partida Principal 4.1. “Bienes Preexistentes”, Partida Principal 4.2. “Construcciones”, Partida Parcial 4.3.1. “Maquinaria y Equipo de Producción” y Partida Parcial 4.3.2. “Equipo de transporte, tracción y elevación”).

Los gastos efectuados mediante el Fondo Rotatorio, se deberán rendir hasta el cierre del ejercicio. Las disponibilidades sobrantes de dicho fondo continuarán disponibles para el Fondo Rotatorio del ejercicio siguiente.

Anualmente, la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA, deberá adecuar el monto del Fondo Rotatorio constituido, en la medida que los créditos presupuestarios originales para cada ejercicio, correspondientes a los conceptos autorizados, resulten inferiores a los asignados en el ejercicio anterior. Cuando dichos créditos resulten iguales o superiores a los constituidos, la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA podrá decidir si adecuará el Fondo Rotatorio o si continuará operando con el constituido del año anterior.

ARTÍCULO 8° - Desígnase al DIRECTOR GENERAL ADMINISTRATIVO como Responsable del FONDO ROTATORIO constituido por la presente Resolución, quien tendrá facultades para disponer gastos y pagos con cargo al mismo.

ARTÍCULO 9° - Los gastos individuales que se realicen con cargo al FONDO ROTATORIO constituido por la presente resolución no podrán exceder la suma de PESOS CUATROCIENTOS CINCUENTA MIL ($450.000.-) a excepción de los pagos de los servicios básicos que deban realizarse, para los cuales no se observarán límites de monto.

ARTÍCULO 10 - El titular de la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA tendrá a su cargo el cierre de las Cajas Chicas actuales previo al otorgamiento de lo dispuesto en la presente Resolución.

ARTÍCULO 10 bis.- Establécese el régimen para la solicitud de anticipos de fondos, para aquellos gastos en los que se encuentre justificada la excepción por su urgencia y/o por su naturaleza y, que no fuera posible tramitarlos mediante el procedimiento habitual de la Caja Chica por exceder en su valor individual al monto estipulado por la misma, y su urgencia y/o naturaleza no permita su tramitación anticipada por el procedimiento de Fondo Rotatorio.

ARTÍCULO 10 ter.- Los anticipos tendrán un monto máximo de PESOS CIENTO CINCUENTA MIL ($150.000.-) por cada pedido. Serán imputados a la cuenta del fondo rotatorio. Cada Dirección General podrá solicitar un máximo de SEIS (6) anticipos de fondos por año calendario, con límite en el monto del fondo rotatorio constituido.


La ejecución de estos gastos es un procedimiento de excepción, limitado a casos de urgencia que, contando con saldo de presupuesto no permitan la tramitación normal de una orden de pago; por consiguiente, tanto la clase de gasto como el monto de las asignaciones, responderán a un criterio restrictivo y sólo podrán ser aplicados a transacciones de contado. Los responsables de Caja Chica, Anticipo de Fondos y Fondo Rotatorio, se constituyen en responsables primarios y directos de su administración y deberán observar en todo momento la aplicación de la normativa vigente.

ARTÍCULO 2°: OBJETO DEL GASTO

a) Se podrán realizar pagos con cargo al Fondo Rotatorio, Anticipo de Fondos y/o Cajas Chicas para los siguientes conceptos: personal, bienes de consumo, servicios no personales, Bienes de Uso (excepto Maquinaria y Equipo de Producción y Equipos de transporte, tracción y elevación) y Ayudas Sociales a Personas.

b) Sólo se admitirán gastos de adquisición de insumos o productos que no hayan podido ser suministrados por las áreas que a continuación se detallan, por lo que previo a su adquisición, deberá solicitarse formalmente, mediante memorando del sistema GEDO, la provisión al área mencionada debiendo presentar al momento de la rendición (cajas chicas) o solicitud (fondo rotatorio) la “constancia de no existencia” emitida por dichas áreas, mediante memorando del sistema GEDO.


c) Derogado.

d) Los gastos de peaje, combustible o cocheras deberán identificar la patente del vehículo utilizado.

e) En caso de compra de bienes de uso el responsable de la caja chica, anticipo de fondos o fondo rotatorio deberá incorporar al expediente de rendición la constancia de alta patrimonial. A tal fin, las áreas requirentes, una vez recepcionado el bien, deberán remitir copia de la documentación respaldatoria en el plazo de CINCO (5) días hábiles de recibido el bien, a la COORDINACIÓN DE PATRIMONIO, COMPRAS Y CONTRATACIONES, la que procederá con el trámite de alta.

f) No se admitirán gastos de almuerzos, cenas o refrigerios de los funcionarios. Sólo se aceptarán los gastos por comida de trabajo, los cuales se justificarán detallando a los funcionarios presentes y el motivo de la reunión.

g) No se podrán realizar compras de medicamentos, a excepción de las Cajas Chicas, anticipos de fondos o fondos rotatorios creadas en el ámbito de la DIRECCIÓN DE SALUD Y EDUCACIÓN AMBIENTAL.

h) No podrán realizarse gastos por pasajes y viáticos en el marco de una comisión de servicios, los que deberán tramitarse por los circuitos específicos, conforme la normativa vigente.

ARTÍCULO 3°: FUNCIONAMIENTO

a) Fondo Rotatorio

La solicitud de utilización del Fondo Rotatorio deberá ser realizada por nivel de Director o superior, informando en forma precisa los bienes y/o servicios a adquirir y adjuntando por lo menos TRES (3) presupuestos. Deberá enunciarse en forma concreta la urgencia o características de la adquisición que motiva la utilización del procedimiento de Fondo Rotatorio, e identificarse las ofertas que califiquen técnicamente en relación a lo requerido. En los casos donde no se pueda cumplir con el requisito de TRES (3) presupuestos por insuficiente cantidad de firmas proveedoras, se deberá especificar que la o las empresas proveedoras son las únicas existentes para abastecer el producto en cuestión y el responsable de dicha omisión será el solicitante. Cumplido se remitirán las actuaciones a la COORDINACIÓN DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN FINANCIERA Y TESORERÍA, con el fin de seleccionar la oferta económicamente conveniente entre las precalificadas por el área solicitante. Finalmente, la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA autorizará el cargo contra Fondo Rotatorio, la contabilización y el respectivo pago.

b) Caja Chica

b.1) El responsable de los gastos correspondientes a la Caja Chica comunicará por escrito la designación del subresponsable a la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA.

b.2) A través de la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA se dispondrá la entrega de la primera Caja Chica regulada por el presente régimen al responsable de la misma, mediante el formulario “ASIGNACIÓN DE FONDOS - APERTURA CAJA CHICA”, que como Anexo II forma parte integrante de la presente Resolución.

b.3) La rendición de los gastos efectuados bajo el Régimen de Caja Chica no podrá exceder bajo ningún concepto el monto total habilitado. Los montos no utilizados al momento de la rendición, podrán ser utilizados mientras se repone la caja chica y rendidos en las próximas solicitudes de reposición.

b.4) Todo gasto realizado deberá estar firmado por el Responsable o Subresponsable de Caja Chica. b.5) La COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD podrá rechazar los comprobantes respaldatorios de las erogaciones mencionadas que no acompañen el pedido y respuesta del mismo o bien que no cumplan con los requisitos establecidos en el presente Reglamento.

Una vez ingresada la rendición, la revisión de la misma se centrará en las formalidades de los comprobantes, retenciones impositivas, cálculos aritméticos, imputación presupuestaria, topes por comprobante, en caso de corresponder, y verificación de la aprobación del gasto por parte de la autoridad máxima de la dependencia que rinde los fondos. En el caso de observar gastos, la Coordinación mencionada deberá emitir una nota o informe intimando a que sean oportunamente salvadas en el plazo de CINCO (5) días.

b.6) El monto asignado a cada dependencia sólo podrá ser aplicado a transacciones de contado efectivo. Los montos de gastos individuales no podrán superar los PESOS TRES MIL ($ 3.000,00).

b.7) Derogado.

b.8) RENDICIÓN DE CUENTAS

b.8.1) Cada dependencia solicitará la apertura de un único expediente de Caja Chica al cual en cada rendición mensual deberá hacer mención, a fin de ser incorporado al mismo.

b.8.2) La rendición periódica de cada dependencia no tiene plazos estipulados y dependerá del porcentaje de gasto realizado. Deberán considerarse, para el cálculo de las rendiciones periódicas, los fondos utilizados a la fecha, sin distinción de si los mismos corresponden a remanentes de rendiciones anteriores.

b.8.3) La rendición se deberá realizar a la COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD dependiente de la DIRECCIÓN DE FINANZAS, la misma se integrará con el formulario “RENDICIÓN DE GASTOS- CAJA CHICA” que como ANEXO III forma parte integrante de la presente Resolución.

b.8.4) La DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA es la responsable de la aprobación o desaprobación de las rendiciones de cuentas teniendo un plazo máximo para su aprobación de QUINCE (15) días a partir de la fecha en que las mismas son rendidas.

b.8.5) Como máximo podrán efectuarse DOCE (12) rendiciones por año calendario. La última Caja Chica que se rinda no podrá ser presentada con posterioridad al día 20 de diciembre del año en curso. Sin perjuicio de lo establecido se faculta a la DIRECCIÓN DE FINANZAS a requerir rendiciones anticipadas, con el fin de realizar los arqueos necesarios al cierre de los ejercicios contables o por causas debidamente justificadas.

b.9) COMPROBANTES

b.9.1) Todos los comprobantes que integran la rendición de cuentas de fondos, deberán estar a nombre de ACUMAR - AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO CUIT: 30-71130932-9 y ajustarse estrictamente a las normas establecidas por la ADMINISTRACIÓN FEDERAL DE INGRESOS PÚBLICOS (AFIP) en la RG Nro. 1415/2003 y la RG. 4290/2018, sus modificatorias y complementarias.

b.9.2) Los comprobantes que respalden gastos cuya naturaleza se corresponda con las categorías apuntadas a continuación requerirán adicionalmente contar con la aprobación del área con competencia técnica respecto al insumo/producto:


b.9.3) Queda terminantemente prohibido el desdoblamiento de facturas, no admitiéndose en la misma rendición facturas de gastos correlativas y/o de misma fecha por compras realizadas en un mismo proveedor cuyo monto total supere los PESOS TRES MIL ($3.000,00.-).

b.9.4) Los comprobantes incluidos en la rendición de gastos de Caja Chica deben estar ordenados cronológicamente, debiéndose justificar la inclusión de comprobantes cuya fecha de emisión exceda a la de la última presentación.

b.9.5) No podrán contener enmiendas o errores.

b.9.6) Si en el ticket o factura no se detalla el concepto del gasto, se deberá especificar el mismo por escrito.

b.9.7) Las firmas y sellos no pueden colocarse de manera que impidan ver los datos del comprobante.

b. 9.8) los comprobantes deberán ser pegados en hojas tamaño A4 y en correlación a lo informado en el formulario de Rendición de Gastos, con las intervenciones y aclaraciones que correspondan. Todas las hojas llevarán la firma del responsable de la Caja Chica.

c) Anticipo de Fondos

c. 1) RESPONSABLE. El responsable del pedido y rendición de anticipo de fondos será el funcionario que se desempeñe como titular de la Dirección General que efectúe el pedido.

c.2) SOLICITUD. Las solicitudes de los anticipos deberán gestionarse ante la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA por el responsable del área requirente mediante nota en la que se incluya la siguiente información:

a) Justificación de la excepción por la urgencia y/o naturaleza de la tramitación del gasto;

b) Responsable de la recepción de fondos;

c) Imputación presupuestaria por la que se ejecutará el gasto;

d) Constancia de la disponibilidad de crédito;

e) Plazo máximo para efectivizar la erogación de los gastos.

En el caso de compra de bienes o contratación de servicios deberá adjuntar tres (3) presupuestos de empresas del rubro, en la medida que el número de proveedores lo permita. En el que caso que esta condición resulte impracticable por insuficiente cantidad de firmas proveedoras, deberá dejarse debidamente asentado en la tramitación por la que se impulsa la compra, que la o las empresas proveedoras son las únicas existentes para abastecer el producto en cuestión.

Además, el área requirente deberá elevar nota fundamentando la necesidad de adquisición del bien o contratación de servicio, indicando las razones de urgencia y excepcionalidad que lo justifican, habiendo constatado previamente la inexistencia del mismo en stock.

c.3) APROBACIÓN. La DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA recibirá la documentación vinculada a la solicitud del anticipo y procederá a constatar:

a) El encuadre del gasto a realizar conforme lo establecido en el presente Reglamento;

b) La disponibilidad de crédito;

c) Que el agente solicitante y/o área requirente, no tenga anticipos pendientes de rendición, salvo excepción debidamente fundada.

Cumplida la verificación, se remitirá a la COORDINACIÓN DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN FINANCIERA Y TESORERÍA, la cual procederá a realizar el pago del anticipo correspondiente, previa registración, emitiendo un recibo y solicitando su conformidad a la persona responsable del área que lo recibe.

Si el gasto a efectuar supera el mínimo no imponible sujeto a retención, deberán practicarse las retenciones impositivas correspondientes de conformidad a la normativa vigente.

c.4) RENDICIÓN. La rendición del anticipo otorgado deberá realizarse en un plazo que no exceda los TRES (3) días hábiles (o el período que la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA considere fundadamente conveniente, con ajuste a las particularidades de la operatoria), a la COORDINACIÓN DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN FINANCIERA Y TESORERÍA que realizará la afectación presupuestaria del gasto, la misma se integrará con el formulario “RENDICIÓN DE ANTICIPO DE FONDOS” que como ANEXO III.A) forma parte integrante de la presente Resolución. La imputación presupuestaria del gasto previsto en el anticipo, deberá coincidir con el realmente erogado.

Posteriormente se remitirá a la COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD para que registre los gastos devengados.

En el caso que por razones de suma urgencia u otro motivo debidamente fundado, debiera realizarse un gasto sin que medie la debida autorización previa, quedará a consideración y criterio del responsable de la DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA, proceder al reintegro del mismo en función al análisis de las justificaciones brindadas y encuadre del gasto realizado conforme a la normativa vigente.