MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN
Decreto 1131/2016
Archivo y Digitalización de Expedientes.
Buenos Aires, 28/10/2016
VISTO: las Leyes Nros 15.930 y 25.506, los Decretos Nros. 232 del 29 de
enero de 1979, 1571 del 9 de octubre de 1981, 13 del 5 de enero de 2016
y 561 del 6 de abril de 2016, el Expte. EX -2016-00507169-
APN-SECMA#MM, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 15.930 establece entre las funciones del Archivo General
de la Nación dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la
SECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y
VIVIENDA la de mantener y organizar la documentación pública y el
acervo gráfico y sónico, pertenecientes al Estado Nacional, y de
ordenar y clasificar con criterio histórico dicha documentación y
facilitar la consulta de sus colecciones.
Que, a su vez, el artículo 16 de la citada Ley estipula los criterios
para determinar aquellos documentos que poseen carácter histórico.
Que los Decretos Nros. 232/79 y 1571/81 han quedado desactualizados
debido a los avances tecnológicos y normativos producidos en los
últimos años.
Que las mencionadas normas aunque han regulado diversos aspectos
relativos a la guarda de documentación y expedientes administrativos,
no contemplan los adelantos tecnológicos producidos en los últimos años
en la materia, por lo que corresponde su derogación.
Que el artículo 12 de la Ley N° 25.506 dispone que la exigencia legal
de conservar documentos, registros o datos, también queda satisfecha
con la conservación de los correspondientes documentos digitales
firmados digitalmente, según los procedimientos que determine la
reglamentación, siempre que sean accesibles para su posterior consulta
y permitan determinar fehacientemente el origen, destino, fecha y hora
de su generación, envío y/o recepción.
Que el sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) contempla el uso
de la firma digital en el proceso de elaboración de los documentos
electrónicos; dicho sistema permitirá que cada documento electrónico en
el momento de su perfeccionamiento, sea firmado digitalmente por su
autor, y luego alojado en el Repositorio Único de Documentos Oficiales
(RUDO), cuya implementación resulta necesario aprobar, cumpliendo los
resguardos previstos en el artículo 12 mencionado, respecto de su
accesibilidad, origen, destino, fecha y hora de su generación, envío
y/o recepción.
Que en ese marco, es premisa del Gobierno Nacional implementar
mecanismos tendientes a mejorar la gestión pública en términos de
calidad y eficiencia, avanzando en el uso de herramientas tecnológicas
que permitan una mejor utilización de la información de la
Administración.
Que el Decreto N° 13/16 estableció entre los objetivos de la SECRETARÍA
DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN el de
entender en el marco regulatorio del régimen relativo a la validez
legal del documento y firma digital, así como intervenir en aquellos
aspectos vinculados con la incorporación de estos últimos a los
circuitos de información del Sector Público Nacional y con su archivo
en medios alternativos al papel.
Que a mayor abundamiento, la citada SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA entiende en las propuestas e iniciativas de
transformación, innovación, mejora continua e integración de los
procesos transversales y sistemas centrales de soporte de gestión del
Sector Público Nacional, a partir del desarrollo y coordinación de
políticas, marcos normativos, capacidades, instrumentos de apoyo y
plataformas tecnológicas.
Que el Decreto N° 561/16 aprueba la implementación del sistema de
Gestión Documental Electrónica - GDE- como sistema integrado de
caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de
todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional,
actuando como plataforma para la implementación de gestión de
expedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintos
documentos electrónicos que forman parte de los mencionados
expedientes, y que son firmados digitalmente y archivados en dicho
sistema.
Que a su vez, resulta necesario establecer que los documentos en
soporte electrónico generados a partir de originales en cualquier otro
soporte de acuerdo con los procedimientos que fije la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, tienen idéntica eficacia y valor
probatorio que sus equivalentes en soporte papel, conforme los términos
del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la
Nación.
Que la digitalización de documentos y expedientes posee ventajas
jurídicas y administrativas que garantizan, entre otras cuestiones, su
mayor perdurabilidad, la utilización de menor espacio y/o volumen
físico, la recuperación permanente de los contenidos con pleno valor
jurídico y probatorio y la simplificación de su búsqueda y consulta.
Que resulta necesario contar con una infraestructura tecnológica de
almacenamiento de documentos electrónicos, así como con un
procedimiento que comprenda la captura de información y las
aplicaciones destinadas a la gestión de los documentos electrónicos,
que garanticen altos niveles de confianza e integridad, preservando la
estabilidad, accesibilidad permanente, perdurabilidad, inmutabilidad e
inalterabilidad de los documentos generados y alojados en el sistema de
Gestión Documental Electrónica (GDE).
Que, en consecuencia, es condición indispensable alojar la totalidad de
los documentos electrónicos obrantes en el sistema de Gestión
Documental Electrónica (GDE) en un único repositorio centralizado que
garantice su integridad, resguardo, accesibilidad y disponibilidad.
Que en este sentido, corresponde a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN dictar el procedimiento
de digitalización con validez jurídica de aquellos documentos de
gestión que obran en soporte papel en la Administración Pública
Nacional.
Que a su vez, resulta necesario destacar que la DIRECCIÓN NACIONAL DEL
REGISTRO OFICIAL, dependiente de la SUBSECRETARÍA TÉCNICA de la
SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN, viene
llevando a cabo, en el marco de la modernización del Boletín Oficial de
la República Argentina, la incorporación de tecnologías, procesos y
criterios de búsqueda con la finalidad de abarcar el proceso de
registro y digitalización de diversa documentación en formato papel.
Que consecuentemente, y a los efectos de aprovechar la capacidad
instalada, corresponde establecer que la SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de
la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN intervendrá en el proceso de registro y
digitalización de archivos correspondientes a la Administración Pública
Nacional, por intermedio de la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL
y de la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO DE DOMINIOS DE INTERNET.
Que se ha expedido la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN en el ámbito de su competencia.
Que ha tomado la intervención de su competencia la DIRECCIÓN GENERAL DE
ASUNTOS JURÍDICOS de la SUBSECRETARÍA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN.
Que la presente medida se dicta en virtud de lo dispuesto por el artículo 99, inciso 1 de la CONSTITUCIÓN NACIONAL.
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA
DECRETA:
ARTÍCULO 1º — Los documentos y expedientes generados en soporte
electrónico y los reproducidos en soporte electrónico a partir de
originales de primera generación en cualquier otro soporte,
digitalizados de acuerdo al procedimiento que establezca la SECRETARÍA
DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, son
considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio
que sus equivalentes en soporte papel, en los términos del artículo 293
y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.
ARTÍCULO 2° — Los documentos y expedientes producidos en primera
generación en soporte papel deberán ser digitalizados siguiendo el
procedimiento que fije la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA y
perderán su condición jurídica de original, pudiendo ser destruidos u
otorgarse a los mismos el destino que la autoridad competente determine.
ARTÍCULO 3° — Apruébase la implementación del REPOSITORIO ÚNICO DE
DOCUMENTOS OFICIALES (RUDO) como parte integrante del Sistema de
Gestión Documental Electrónica (GDE), con la función de centralizar,
contener y conservar la totalidad de documentos electrónicos obrantes
en dicho sistema, asegurando su integridad, accesibilidad y
disponibilidad.
ARTÍCULO 4° — Facúltase a la SECRETARÍA DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA
a dictar las normas operativas, aclaratorias y complementarias
relativas a la conservación y plazos de guarda de los documentos
electrónicos y expedientes en el Sistema de Gestión Documental
Electrónica (GDE), así como para el proceso de digitalización, archivo
y conservación de documentos de gestión en soporte papel en el ámbito
del sector público nacional.
ARTÍCULO 5° — Las entidades y jurisdicciones contempladas en el
artículo 8° de la Ley N° 24.156 deberán digitalizar los documentos y
expedientes en soporte papel siguiendo el procedimiento determinado por
la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA.
ARTÍCULO 6° — La SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA
NACIÓN intervendrá en el proceso de registro y digitalización de
archivos correspondientes a la Administración Pública Nacional.
ARTÍCULO 7° — La Dirección General del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la SECRETARÍA DE
INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA
definirá los documentos y expedientes digitalizados que deberán
conservarse en soporte original debido a su valor histórico.
ARTÍCULO 8° — La Dirección General del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
intervendrá operativamente en la rehabilitación de expedientes
electrónicos alojados con guarda temporal en el Sistema de Gestión
Documental Electrónica (GDE).
ARTÍCULO 9° — Deróganse los Decretos Nros 232 del 29 de enero de 1979 y 1571 del 9 de octubre de 1981.
ARTÍCULO 10. — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional
del Registro Oficial y archívese. — MACRI. — Rogelio Frigerio. — Andrés
H. Ibarra.