MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN

SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Resolución 32-E/2017

Ciudad de Buenos Aires, 28/03/2017

VISTO la Ley Nro. 25.506, los Decretos Nros. 13 del 5 de enero de 2016, 561 del 6 de abril de 2016 y 1131 del 28 de octubre de 2016, y la Resolución N° 44 del 30 de diciembre de 2016, y el Expediente Electrónico Nro EX -2017-04663003- -APN- SECMA#MM, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley N° 25.506 de Firma Digital reconoce la eficacia jurídica del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 establece que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.

Que en ese marco, es premisa del Gobierno Nacional implementar mecanismos tendientes a mejorar la gestión pública en términos de calidad y eficiencia, avanzando en el uso de herramientas tecnológicas que permitan una mejor utilización de la información de la Administración.

Que por el Decreto N° 13/2016 se estableció entre los objetivos de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, el de entender en el marco regulatorio del régimen relativo a la validez legal del documento y firma digital, así como intervenir en aquellos aspectos vinculados con la incorporación de estos últimos a los circuitos de información del Sector Público Nacional y con su archivo en medios alternativos al papel.

Que a través del Decreto N° 561/16 se aprobó la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica -GDE- como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, actuando como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintos documentos electrónicos que forman parte de los mencionados expedientes, y que son firmados digitalmente y archivados en dicho sistema.

Que consecuentemente, por el Decreto N° 1131 del 28 de octubre de 2016 se reguló la digitalización y archivo de documentos en formato electrónico, facultando a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas operativas, aclaratorias y complementarias relativas a la conservación y plazos de guarda de los documentos electrónicos y expedientes en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), así como para el proceso de digitalización, archivo y conservación de documentos de gestión en soporte papel en el ámbito del sector público nacional.

Que la Resolución N° 44 del 30 de diciembre de 2016 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA establece los plazos mínimos de conservación y guarda de actuaciones administrativas, los protocolos de escaneo de la documentación obrante en soporte papel, y los procedimientos aplicables a dicha digitalización.

Que dicha norma contiene disposiciones en sus artículos 8° y 9° referidas al procedimiento de digitalización y depuración de expedientes, y su remisión a la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA.

Que, en este sentido, corresponde el dictado de la norma que precise las cuestiones expresadas precedentemente.

Que la presente medida se dicta en uso de las facultades otorgadas por el artículo 4° del Decreto N° 1131/16.

Por ello,

EL SECRETARIO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°.- Deróganse los Artículos 8° y 9° de la Resolución N° 44 del 30 de diciembre de 2016 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA.

ARTÍCULO 2°.- Establécese que vencidos los plazos de guarda de las actuaciones administrativas, conforme a la Tabla aprobada por el artículo 1° de la Resolución N° 44/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, se deberá proceder a su depuración.

Esta acción deberá ser autorizada previamente por un funcionario con rango no inferior a Director General o Nacional perteneciente al organismo o jurisdicción donde se hubiera archivado el expediente, mediante la firma por el módulo GENERADOR DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE, de un “Acta de Desafectación de Expedientes”, donde deberán constar todos los datos de identificación del expediente (carátula, número, fojas, organismo de origen, asunto). El funcionario autorizante deberá cumplir con lo dispuesto en el artículo 7° del Decreto N° 1131/16, que establece que la Dirección General del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la SECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA, definirá los documentos o expedientes digitalizados que deberán conservarse en soporte original debido a su valor histórico.

ARTÍCULO 3°.- Establécese que las actuaciones administrativas, documentos y/o expedientes con plazo de guarda vencido que conforme lo dispuesto por el artículo 2° de la presente Resolución sea determinado que tengan valor histórico, deberán remitirse a la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la SECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA. Previo a dicha transferencia, el funcionario con rango no inferior a Director General o Nacional, deberá confeccionar un “Acta de Transferencia de Expedientes” utilizando el módulo por el módulo GENERADOR DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE, en la que conste el motivo de la transferencia.

ARTÍCULO 4°.- Comuníquese la presente medida a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN - SIGEN.

ARTÍCULO 5°.- Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — Eduardo Nicolás Martelli.