MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS
DIRECCIÓN NACIONAL DE LOS REGISTROS NACIONALES DE LA PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR Y DE CRÉDITOS PRENDARIOS
Disposición 222-E/2017
Ciudad de Buenos Aires, 09/06/2017
VISTO la Disposición D.N. Nº 326 del 24 de mayo de 2006, y
CONSIDERANDO:
Que por conducto de la norma enunciada en el Visto se aprobó la “Tabla
de plazos mínimos de conservación de documentación” para ser aplicada
por parte de los Registros Seccionales de la Propiedad del Automotor.
Que conforme lo estableciera dicha norma los plazos de conservación se
refieren a documentación que cumple una función meramente
administrativa.
Que con posterioridad, el 8 de junio de 2012, se emitió la Disposición
D.N. Nº 245/12 por conducto de la cual se implementó el Sistema Único
de Registración de Automotores (S.U.R.A.) en los Registros Seccionales
de la Propiedad del Automotor, en los Registros Seccionales de la
Propiedad del Automotor con competencia exclusiva en Motovehículos y en
los Registros Seccionales de la Propiedad del Automotor con competencia
exclusiva sobre Maquinaria Agrícola, Vial e Industrial y de Créditos
Prendarios dependientes de esta Dirección Nacional.
Que dicho Sistema incorporó un programa de gestión informática de los
trámites que se presenten ante los mencionados Registros Seccionales de
la Propiedad del Automotor.
Que de esta manera el Sistema Único de Registración de Automotores
(S.U.R.A.) estandarizó la gestión de los trámites registrales y del
funcionamiento interno de los Registros Seccionales en las diferentes
competencias, brindando una nueva y más eficiente herramienta de
gestión.
Que partir de ello, el uso de las herramientas tecnológicas por parte
de esta Dirección Nacional, además, se direccionó hacia un proceso de
digitalización de las copias que componen el archivo previsto por el
artículo 8 del Régimen Jurídico del Automotor (Decreto-Ley N° 6582/58
-ratificado por Ley N° 14.467-, T.O. Decreto N° 1114/97 y sus
modificatorias).
Que ello se materializó por la Disposición D.N. Nº 356 del 18 de
septiembre de 2012 que autorizó el uso de tecnologías de digitalización
para la guarda y conservación de los instrumentos que componen el
archivo centralizado de este organismo, complementándose ello con la
Disposición D.N. Nº 127 del 9 de abril de 2014.
Que, conforme los lineamientos de fondo establecidos por el “Plan de
Modernización del Estado” aprobado por Decreto N° 434 de fecha 1° de
marzo de 2016, en especial en el aspecto referido al avance hacia una
administración sin papeles, el siguiente paso para concretar la
modernización del archivo centralizado se dio a partir de la
digitalización en forma gradual de los documentos que constituyen el
desglose de los trámites registrales que se remite a esta Dirección
Nacional para la conformación del llamado legajo A en mérito a la
Disposición D.N. Nº 143 del 13 de abril de 2016, sus complementarias y
modificatorias, incorporada al Digesto de Normas Técnico Registrales
Título I, Capítulo III, Sección 3ª.
Que, señala dicha norma, además, que luego de cumplida la remisión
digital del desglose, el soporte papel debe conservarse en la sede de
los Registros Seccionales por el lapso de SEIS (6) meses contados a
partir de la inscripción o anotación de aquellos.
Que las normas enunciadas prevén un sistema complementario que
establece plazos de conservación de la documentación digitalizada que
constituye el archivo centralizado de esta Dirección Nacional.
Que sin perjuicio de ello, existen algunos supuestos en los que la
documentación no se encuentra alcanzada por las normas señaladas, ya
sea por tratarse de documentación existente en el Registro Seccional de
anterior data o por no haber sido incorporada a ninguno de los sistemas
que establecen plazos de conservación y condiciones de destrucción.
Que, por otra parte, la tabla por entonces aprobada por la norma
mencionada en el Visto contenía documentación que ha sido reemplazada a
partir del uso del Sistema Único de Registración de Automotores
(S.U.R.A.) por otra de carácter digital.
Que, además, el procedimiento de eliminación racional y sistemática de
aquellos documentos que no requieran ser conservados por parte de los
Registros Seccionales debe basarse en la optimización de los espacios e
instalaciones con que cuentan los Registros Seccionales sin que se
afecten los mecanismos tendientes a su control.
Que, en efecto, en lo que hace a los controles sobre la actuación de
los Encargados de los Registros Seccionales, el Decreto N° 644/89,
modificado por su similar N° 2265/94 establece que la facultad
disciplinaria en cabeza de esta Dirección Nacional o del Ministerio de
Justicia y Derechos Humanos no podrá extenderse más allá de los TRES
(3) años de cometida la falta, con excepción, sintéticamente, de los
casos en que se hubiere iniciado la información sumaria o el sumario y
hasta la resolución de éstos; cuando la falta haya implicado
procesamiento por la posible comisión de un delito y cuando se trate de
actos o hechos que lesionen el patrimonio del Estado, por el término de
prescripción que fije el Código Civil y Comercial de la Nación.
Que, en ese sentido, resulta conducente modificar la Tabla de plazos
mínimos de conservación de documentación con el objeto de proceder a la
eliminación de aquéllos documentos en desuso, al tiempo en que se
dispone la incorporación de supuestos antes no previstos, tales como
los Oficios y Solicitudes Tipo “02E” por los que se ordenara la
anotación de medidas precautorias de carácter personal (inhibiciones,
levantamiento) que se encuentren archivados en el Registro.
Que por otra parte, y con la finalidad señalada, cabe proceder a la
eliminación de documentos tales como, por ejemplo, Planillas de
Asientos Mensuales, de Asientos Mensuales Pendientes, de Asientos
Mensuales Pendientes Anexo, Diaria de Caja, Control de Asignaciones de
Documentos y Elementos Registrales, de Control de Insumos, Resumen
Mensual de Aranceles, de Liquidación de Emolumentos.
Que, del mismo modo se impone la reformulación de algunos plazos de
conservación aplicables respecto de los Informes de Dominio solicitados
mediante el uso del Formulario “57” y el Registro de Entrega, Venta o
Reposición de Solicitudes.
Que ha tomado debida intervención el DEPARTAMENTO DE ASUNTOS NORMATIVOS Y JUDICIALES de esta Dirección Nacional.
Que la presente se dicta en uso de las facultades conferidas por el artículo 2º, inciso c), del Decreto Nº 335/88.
Por ello,
EL DIRECTOR NACIONAL DE LOS REGISTROS NACIONALES DE LA PROPIEDAD DEL AUTOMOTOR Y DE CRÉDITOS PRENDARIOS
DISPONE:
ARTÍCULO 1º.- Apruébase la “Tabla de plazos mínimos de conservación de
documentos” que como Anexo IF-2017-11321595-APN-DNRNPACP#MJ integra la
presente, de aplicación por parte de los Registros Seccionales de la
Propiedad del Automotor, con competencia exclusiva en Motovehículos y
con competencia exclusiva sobre Maquinaria Agrícola, Vial e Industrial.
ARTÍCULO 2º.- El procedimiento de destrucción de documentos
corresponderá exclusivamente a los Encargados de los Registros
Seccionales, debiendo adoptarse un método que garantice su
inutilización.
ARTÍCULO 3º.-La presente entrará en vigencia a partir del 12 de junio de 2017.
ARTÍCULO 4°.- Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — Carlos Gustavo Walter.
ANEXO
Tabla de plazos mínimos de conservación de documentos
Documento | Plazo mínimo de conservación |
Informes de Dominio solicitados mediante Formulario 57. | UN (1) año |
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Fichas y rendiciones de distribución de Legajos emitidas por el correo. | TRES (3) años anteriores a la implementación de la obligatoriedad de cargarlas en el SURA |
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Constataciones practicadas a solicitud de otro Registro Seccional. | TRES (3) años |
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Registro de Entrega, Venta o Reposición de Solicitudes Tipo. | TRES
(3) años, desde el 21/11/13 al 21/11/16, fecha de entrada en vigencia
del Libro digital de Solicitudes Tipo (Disposición D.N. Nº 457/16) |
|
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Oficios
y Solicitudes Tipo 02E por los que se ordenó la anotación de medidas
precautorias de carácter personal (inhibiciones y su levantamiento). | Por el plazo de vigencia de la anotación |
IF-2017-11321595-APN-DNRNPACP#MJ
e. 14/06/2017 N° 40844/17 v. 14/06/2017