PODER JUDICIAL DE LA NACIÓN

CONSEJO DE LA MAGISTRATURA

Resolución 455/2017

Buenos Aires, 23/11/2017

En Buenos Aires, a los 23 días del mes de noviembre del año dos mil diecisiete, sesionando en la Sala de Plenario del Consejo de la Magistratura del Poder Judicial de la Nación “Dr. Lino E. Palacio”, con la Presidencia de la Dra. Adriana O. Donato, los señores consejeros presentes, y

VISTO:

El Expediente AAD N° 130/2017 caratulado “CINTO AGUSTÍN (ADM. GRAL. PJN) S/ PROPUESTA DE DEPURACIÓN DE ARCHIVO ADMIN. GENERAL”, y

RESULTA:

1°) Que ingresó a la Comisión de Reglamentación remitido por la Presidente del Consejo, el expediente caratulado “CINTO AGUSTÍN (ADM. GRAL. PJN) S/ PROPUESTA DE DEPURACIÓN DE ARCHIVO ADMIN. GENERAL”, originado a partir de la presentación efectuada mediante Oficio AG N° 814/2017 por el Administrador General del Poder Judicial de la Nación, Lic. Agustín Cinto, a fin de a fin de poner en conocimiento del Consejo la situación del edificio sito en Sarmiento 877, sede de la Oficina de Administración y de otras reparticiones bajo la órbita de esa oficina, en cuanto al archivo, guarda y conservación de la documentación en general (fs. 8/11).

En tal sentido, el Administrador General refirió que desde el inicio de la actual gestión se advirtió el virtual estado de colapso de varios subsuelos del edificio así como de otras plantas superiores, debido a la acumulación masiva de expedientes archivados, situación que -por otro lado- no difiere de lo que acontece con varios juzgados y tribunales nacionales y federales.

Particularmente en cuanto al edificio mencionado se señaló que si bien los espacios destinados a archivo se encuentran ubicados en los subsuelos del solar, la gran cantidad de expedientes que se generan año a año ha desbordado el límite físico del subsuelo. Por tal motivo, y frente a la carencia de otros espacios aptos para su guarda, los expedientes se comenzaron a archivar en las distintas áreas operativas que tienen sede en el inmueble, utilizándose espacios que podrían ser destinados al personal e incluso ocupando lugares inadecuados, como pasillos, baños, cocinas y oficinas.

En su presentación el Administrador General advirtió además que el gran cúmulo de expedientes no solo acarrea un problema de falta de espacio sino que incrementa el riesgo de incendio y la proliferación de plagas, expresando a titulo ejemplo que no puede perderse de vista que años atrás el cúmulo de “papel” en los subsuelos del edificio sito en Libertad 731 terminó en un principio de incendio que destruyó parte del material acopiado, obligó a la evacuación del edificio y requirió la colaboración de una dotación de bomberos para sofocar el fuego.

Según se indicó, por otra parte, la carencia de un lugar adecuado para la guarda definitiva de expedientes ha derivado en el acopio indiscriminado y sin criterio, motivo por el que al día de hoy resulta sumamente dificultoso cuando no imposible el procedimiento de búsqueda y desarchivo de actuaciones.

Advertida la situación descripta la Administración General asignó personal para reorganizar los espacios utilizados como archivo, clasificando las actuaciones especialmente por el tiempo que llevaban archivadas. Las tareas mencionadas permitieron re-ubicar aproximadamente 85.000 expedientes sumamente antiguos, lográndose desocupar una superficie estimada de 30m2. En ese orden de ideas, se adjuntaron como anexo las tomas fotográficas del subsuelo del edificio sito en Sarmiento 877, que revelan el estado anterior del espacio destinado a archivo, y las fotografías que dan cuenta de la situación actual, luego de llevar a cabo las tareas antedichas (ver fs. 4/7).

En ese contexto, se indicó en la presentación de referencia que, a su vez, la liberación del espacio en los subsuelos ha permitido relocalizar parcialmente expedientes que se encontraban archivados en forma inadecuada en las plantas superiores del edificio, mejorando las condiciones de trabajo del personal. Asimismo, se mencionó que paralelamente a las medidas expuestas se han implementado otras destinadas a asegurar la custodia de los expedientes archivados y su conservación adecuada, estableciéndose un protocolo de acceso al archivo, que ahora se encuentra cerrado -con llave- y asignando una de las llaves de ingreso, en poder de la titular del área de despacho y la otra, resguardada, con sobre cerrado y lacrado, en el área de seguridad del edificio. Además, para acceder al área de archivo se debe firmar un libro de ingresos para dejar constancia quienes concurren al lugar.

Por otro lado, el Administrador General expresó que se realizaron adecuaciones menores en el área de archivo - cableado eléctrico, humedades-, para disminuir los riesgos de incendio y reducir las condiciones desfavorables que podrían afectar la conservación de los expedientes; ello sin perjuicio de las demás obras de mayor envergadura que se deben encarar para refuncionalizar el área y dotarla de condiciones adecuadas para su destino como archivo. En ese sentido destacó que las medidas adoptadas son paliativas y temporales, pues es cuestión de tiempo para que los subsuelos del edificio vuelvan a estar repletos de expedientes, colapse la capacidad de guarda del inmueble, se tenga que relocalizar expedientes y, eventualmente, que los espacios destinados a archivo se saturen y completen su capacidad de almacenamiento.

Consecuentemente, la Administración General consideró necesario adoptar una solución integral y definitiva del problema reseñado, teniendo en cuenta el marco legal vigente, a cuyo fin remitió un proyecto de resolución, que obra a fs. 1/3vta., para su tratamiento en el Plenario del Consejo de la Magistratura, previa intervención de la o las comisiones que considere Conducentes, de acuerdo a lo dispuesto en el inc. 12° del art. 7° e incs. I) y j) del art. 18° de la ley 24.937 y art. 14° e inc. f) del art. 19° del Reglamento General del Consejo de la Magistratura aprobado por la resolución CM 97/07.

2°) Que posteriormente, según surge de fs. 15/34 de autos, mediante Oficio AG N° 890/2017 el Administrador General hizo saber que la Administración ha estado trabajando en un procedimiento de digitalización de archivos físicos, cuya copia se acompañó, que se podría aplicar una vez que se autorizara la propuesta que dio origen a estas actuaciones, procedimiento que, según expresó, permitirá la estandarización del manejo de la documentación, tanto en lo que hace a su clasificación como en lo concerniente a su digitalización y/o depuración.

En tal sentido se indició que la estandarización del procedimiento permitirá a su vez que las personas que sean afectadas a esas tareas cuenten con una guía de trabajo que les permita encarar los trabajos de manera uniforme y, con el tiempo, lograr niveles de eficiencia y eficacia considerables.

El Administrador General agregó que por otro lado, no puede soslayarse que el establecimiento de un procedimiento uniforme trae aparejada la posibilidad de replicarlo en otros ámbitos, como por ejemplo en los tribunales que cuenten con problemas relativos a la acumulación de documentación.

Se destacó, además, que la aplicación de un procedimiento uniforme conducirá a la estandarización de formatos utilizados para conservar la documentación en soporte digital, con el fin de evitar conflictos de compatibilidad así como también para garantizar eventuales transiciones entre sistemas operativos, software de gestión o paquetes ofimáticos, facilitándose las tareas de migración que pudieran necesitarse a esos efectos.

Sin perjuicio de lo expuesto se dejó aclarado que, a todo evento, el procedimiento de digitalización que se viene confeccionando no constituye un manual fijo, sino que, por el contrario, podrá ser modificado incluso durante su aplicación a los efectos de adoptar todos aquellos cambios que resulten beneficiosos o necesarios.

Finalmente el Administrador General mencionó que los trabajos consignados en el adjunto no pueden ser asumidos enteramente por este Poder Judicial de la Nación debido a la escasez de recursos humanos capacitados a esos fines. De tal manera, y dada la gravedad de la situación de la densidad de archivos a los efectos de maximizar la eficiencia y la conveniencia económica se señaló que se estimaba conducente que las tareas a desarrollar en el marco del procedimiento propiciado sean realizadas por empresas u organismos públicos contratados al efecto, dejándose aclarado que la determinación del procedimiento de contratación se hará luego del análisis de factibilidad técnico-económico correspondiente.

Y CONSIDERANDO:

1°) Que en el Expediente AAD N° 130/2017 caratulado “CINTO AGUSTÍN (ADM. GRAL. PJN) S/ PROPUESTA DE DEPURACIÓN DE ARCHIVO ADMIN. GENERAL”, la Oficina de Administración, mediante nota de estilo, puso en conocimiento el virtual estado de colapso de varios subsuelos del edificio sito en Sarmiento 877 de esta Ciudad de Buenos Aires, asi como de Otras plantas superiores de ese solar, debido a la acumulación masiva de expedientes archivados, situación -que por otro lado- no difiere de lo que acontece con Varios juzgados y tribunales nacionales y federales.

2°) Que en ese sentido, la Oficina de Administración destacó que si bien los espacios destinados a archivo se encuentran Ubicados en los subsuelos del solar indicado, la gran cantidad de expedientes que se generan año a año ha desbordado el límite físico del subsuelo :y, por tal motivo, y frente a la carencia de otros espacios aptos para su guarda, los expedientes se comenzaron a archivar en las distintas áreas operativas que tienen Sede en el inmueble, utilizándose espacios que podrían ser destinados al personal e incluso ocupando lugares inadecuados, como pasillos, baños, cocinas, oficinas, etc.

3°) Que no puede perderse de vista, como bien indicó la Administración General, que el gran cúmulo de expedientes no solo acarrea un problema de falta de espacio sino que, además, incrementa el riesgo de incendio y la proliferación de plagas.

4°) Que por otra parte, no es ocioso remarcar que la carencia de un lugar adecuado para la guarda definitiva de expedientes ha derivado en el acopio indiscriminado y sin criterio, motivo por el que al día de hoy resulta sumamente dificultoso, cuando no imposible, el procedimiento de búsqueda y desarchivo de actuaciones.

5°) Que si bien la Administración General reorganizó, con personal bajo su órbita, los espacios utilizados como archivo, clasificando las actuaciones especialmente por el tiempo que llevaban archivadas (tareas que permitieron reubicar aproximadamente 85.000 expedientes sumamente antiguos), lográndose desocupar una superficie estimada de 30m2, no es menos cierto que dichas tareas constituyen una solución temporal y paliativa, pues es cuestión de tiempo para que los subsuelos del edificio vuelvan a estar repletos de expedientes, colapse la capacidad de guarda del inmueble, se tenga que relocalizar expedientes y, eventualmente, que los espacios destinados a archivo se saturen y completen su capacidad de almacenamiento.

6°) Que, por lo tanto, es necesario adoptar una solución integral y definitiva del problema reseñado, teniendo en cuenta el marco legal vigente.

Por un lado, es menester recordar que la conservación de expedientes surge por un imperativo legal y que, en ese orden de ideas, el tiempo de guarda de las actuaciones deriva de diferentes parámetros como -por ejemplo- el plazo de prescripción que puede existir para cada tema especifico. En ese sentido, el Poder Ejecutivo Nacional -a través de la Secretaria de Modernización Administrativa, dependiente del Ministerio de Modernización- ha establecido mediante la resolución 44-E/2016 de esa secretaría una tabla de referencia que contiene los plazos mínimos de conservación de actuaciones administrativas, fijando un plazo máximo de 10 años para determinados temas -v. gr. contrataciones- y, en contados supuestos, la guarda permanente -p. ej. Legajos de personal-. Si bien dicha norma no resulta aplicable en el ámbito de este Consejo de la Magistratura, lo cierto es que puede ser tenida en consideración a modo de referencia.

De tal manera, salvo la documentación que debe ser resguardada en forma permanente -legajos de personal- la demás documentación podría ser descartada cuando posea -en definitiva- una antigüedad igual o superior a los 10 años desde su archivo- que presupone la finalización del tema objeto del expediente o la caducidad administrativa de las actuaciones, v. gr.-, plazo máximo de referencia que coincide con el plazo de, entre otras cosas, conservación de documentación fiscal (art. 48° del decreto PEN 1.397/79), de prescripción de acciones referentes al cobro de recursos de la seguridad social (art. 16° de la ley 14.236) y de la prescripción de la acción penal que podría corresponder por malversación de caudales públicos (cfr. inc. 2° del art. 62° y art. 261° del C.P.N.).

Por otro lado, la ley 15.930 ha creado una categoría especial relativa a los “documentos históricos”, los que se encuentran definidos -en forma referencial- en el artículo 16 de la ley citada, particularmente en el inciso a). Estos documentos con valor histórico, según la definición de la ley, deben tener una antigüedad mínima de 30 años para poder ser considerados como tales. Una vez cumplido el requisito de la antigüedad mínima estos documentos podrían ser remitidos para su conservación permanente al Archivo General de la Nación.

Finalmente, el art. 36° de la Ley Complementaria y Permanente del Presupuesto -ley 11.672, t.o. 2014- establece en lo pertinente que “la documentación financiera, la de personal y la de control de la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, como también la administrativa y comercial que se incorpore a sus archivos, podrá ser archivada y conservada en soporte electrónico u óptico indeleble, cualquiera sea el soporte primario en que esté redactada y construida, utilizando medios de memorización de datos, cuya tecnología conlleve la modificación irreversible de su estado físico y garantice su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad, asegurando la fidelidad, uniformidad e integridad de la información que constituye la base de la registración.

Los documentos redactados en primera generación en soporte electrónico u óptico indeleble, y los reproducidos en soporte electrónico u óptico indeleble a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, serán considerados originales y poseerán, como consecuencia de ello, pleno valor probatorio, en los términos del Artículo 995 y concordantes del Código Civil.

Los originales redactados o producidos en primera generación en cualquier soporte, una vez reproducidos, siguiendo el procedimiento previsto en este artículo, perderán su valor jurídico y podrán ser destruidos o dárseles el destino que la autoridad competente determine, procediéndose previamente a su anulación”.

En conclusión, la legislación vigente permite que los documentos existentes en soporte papel sean digitalizados - con las características mencionadas en la ley referenciada- y que una vez obtenido el documento electrónico este tendrá pleno valor probatorio, pudiendo destruirse la documentación en papel que ya hubiere sido digitalizada.

Huelga decir que la digitalización de expedientes no solo coadyuvaría a la liberación de espacio físico sino que, además, facilitaría y aceleraría las tareas de consulta al material archivado en forma digital, toda vez que la búsqueda se haría través de datos parametrizados -fecha de archivo, por ejemplo- o de “voces” que se asignen a los expedientes

7°) Que en virtud de lo dispuesto en los incisos i) y j) -del artículo 18° de la ley 24.937, resulta conveniente encomendar a la Administración General la implementación del procedimiento pertinente para asegurar la guarda y conservación de expedientes, su digitalización y eventual destrucción, conforme a las directivas que surgen de los considerandos precedentes.

En ese contexto, corresponde tener presente el procedimiento de digitalización de archivos físicos confeccionado por la Administración General para la estandarización del manejo de la documentación, tanto en lo que hace a su clasificación como en lo concerniente a su digitalización y/o depuración, el que podrá ser modificado incluso durante su aplicación a los efectos de adoptar todos aquellos cambios que resulten beneficiosos o necesarios.

8°) Que ha tomado intervención la Comisión de Reglamentación, de acuerdo a lo dispuesto por la Presidencia del Consejo de la Magistratura, conforme lo previsto en el art. 14° e inc. f) del art. 19° del Reglamento General del Consejo de la Magistratura aprobado Por la resolución CM 97/07.

Por ello, de conformidad con el dictamen 10/17 de la Comisión de Reglamentación, y por mayoría de los Sres. Consejeros

SE RESUELVE:

1°) Autorizar a la Oficina de Administración a implementar un sistema de clasificación de documentación que permita separar los expedientes mayores a los 10 años de antigüedad, sin valor histórico, para proceder a su expurgo/depuración; de los que tengan más de 10 años con valor histórico para su preservación hasta que puedan ser enviados al Archivo General de la Nación; y de los expedientes con menos de 10 años para su digitalización (y consecuente conservación en soporte electrónico) y posterior deshecho.

2°) Encomendar a la Administración General que establezca y defina el procedimiento y protocolo respectivo para poder llevar adelante la solución mencionada en el punto que antecede, y a dictar las normas técnicas y reglamentarias que resulten necesarias para dicha tarea.

3°) Tener presente el Procedimiento de Digitalización de Archivos Físicos que se incorpora como Anexos I y II de la presente resolución.

Regístrese, publíquese en el Boletín Oficial y en el sitio web del Poder Judicial de Nación, notifíquese y archívese.

Firmado por ante mi, que doy fe.

Adriana O. Donato, Presidente, Consejo de la Magistratura del Poder Judicial de la Nación.

NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en la edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar- y también podrán ser consultados en la Sede Central de esta Dirección Nacional (Suipacha 767 - Ciudad Autónoma de Buenos Aires).


(Nota Infoleg: Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la edición web de Boletín Oficial. Los mismos pueden consultarse en el siguiente link: Anexos)