VISTO el Expediente N° EX-2018-37612393- -APN-OA#MJ, la Ley N° 27.401 y
el Decreto N° 277 del 6 de abril de 2018, y
Que a través de la Ley N° 27.401 se estableció un régimen de
responsabilidad penal aplicable a las personas jurídicas privadas, ya
sean de capital nacional o extranjero, con o sin participación estatal,
por los delitos de cohecho y tráfico de influencias, nacional y
transnacional, previstos por los artículos 258 y 258 bis del Código
Penal; negociaciones incompatibles con el ejercicio de funciones
públicas, previstas por el artículo 265 del Código Penal; concusión,
prevista por el artículo 268 del Código Penal; enriquecimiento ilícito
de funcionarios y empleados, previsto por los artículos 268 (1) y (2)
del Código Penal y balances e informes falsos agravados, previsto por
el artículo 300 bis del Código Penal.
Que dicha norma permitió adaptar el sistema penal argentino a los
estándares internacionales en materia de lucha contra la corrupción con
los cuales la REPÚBLICA ARGENTINA se comprometió al adherir a la
CONVENCIÓN SOBRE LA LUCHA CONTRA EL COHECHO DE FUNCIONARIOS PÚBLICOS
EXTRANJEROS EN LAS TRANSACCIONES COMERCIALES INTERNACIONALES, a la
CONVENCIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LA CORRUPCIÓN y a la
CONVENCIÓN INTERAMERICANA CONTRA LA CORRUPCIÓN.
Que en la CONVENCIÓN SOBRE LA LUCHA CONTRA EL COHECHO DE FUNCIONARIOS
PÚBLICOS EXTRANJEROS EN LAS TRANSACCIONES COMERCIALES INTERNACIONALES
se establece (artículo 2°) que cada parte “...tomará las medidas que
sean necesarias, de conformidad con sus principios jurídicos, para
establecer la responsabilidad de las personas morales por el cohecho de
un servidor público extranjero”. Con relación a las sanciones, el
artículo 3° inciso 1 dispone que “El cohecho de un servidor público
extranjero deberá ser castigable mediante sanciones penales eficaces,
proporcionadas y disuasorias” y en el inciso 2 se agrega que en el caso
de que, conforme al régimen jurídico de una Parte, la responsabilidad
penal no sea aplicable a las personas morales, esa Parte “deberá
asegurar que esas personas morales serán sujetas a sanciones eficaces,
proporcionales y disuasorias de carácter no penal, incluidas las
sanciones monetarias por el cohecho de servidores públicos extranjeros”.
Que en la CONVENCIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LA CORRUPCIÓN se
establece (artículo 12°) que cada Estado “...adoptará medidas para
prevenir la corrupción y mejorar las normas contables y de auditoría en
el sector privado, así como, cuando proceda, prever sanciones civiles,
administrativas o penales eficaces, proporcionadas y disuasivas en caso
de incumplimiento de esas medidas”. Dicho artículo provee un amplio
catálogo de medidas, que incluyen la promoción de la cooperación entre
autoridades públicas y privadas, el fomento de políticas de integridad,
transparencia y prevención de conflictos de interés en las empresas, el
estímulo a la adopción de suficientes controles contables internos. En
la CONVENCIÓN además se promueve la adopción de medidas relativas al
mantenimiento de libros y registros, la divulgación de estados
financieros y las normas de contabilidad y auditoría, así como la
denegación de pagos indebidos. El artículo 26° prevé que los Estados
Parte deberán adoptar “...las medidas que sean necesarias, en
consonancia con sus principios jurídicos, a fin de establecer la
responsabilidad de personas jurídicas por su participación en delitos
tipificados con arreglo a la presente Convención”. Se aclara que esa
responsabilidad podrá ser de índole penal, civil o administrativa, que
existirá sin perjuicio de la responsabilidad penal que incumba a las
personas humanas y que los Estados deben velar “...porque se impongan
sanciones penales o no penales eficaces, proporcionadas y disuasivas,
incluidas sanciones monetarias, a las personas jurídicas consideradas
responsables...”.
Que, mientras tanto, la CONVENCIÓN INTERAMERICANA CONTRA LA CORRUPCIÓN
establece (artículo III.10) que los Estados Parte deben considerar
“Medidas que impidan el soborno de funcionarios públicos nacionales y
extranjeros, tales como mecanismos para asegurar que las sociedades
mercantiles y otros tipos de asociaciones mantengan registros que
reflejen con exactitud y razonable detalle la adquisición y enajenación
de activos, y que establezcan suficientes controles contables internos
que permitan a su personal detectar actos de corrupción”.
Que el objetivo de la Ley N° 27.401 es dotar de mayor eficacia a las
políticas de prevención y lucha contra la corrupción a través de la
generación de incentivos para que las personas jurídicas prevengan la
comisión de delitos contra la Administración Pública por medio de la
implementación de programas de integridad, y cooperen con las
autoridades, de manera de coadyuvar a una mayor eficacia en la
aplicación de la ley penal.
Que el artículo 22 de la Ley N° 27.401 define al programa de integridad
como el conjunto de acciones, mecanismos y procedimientos internos de
promoción de la integridad, supervisión y control, orientados a
prevenir, detectar y corregir irregularidades y actos ilícitos
alcanzados por la ley y establece que deberá guardar relación con los
riesgos propios de la actividad que la persona jurídica realiza, su
dimensión y capacidad económica, de conformidad a lo que establezca la
reglamentación.
Que el artículo 23 de la referida Ley determina los elementos mínimos
que un Programa de Integridad deberá contener y enumera también una
serie de elementos no mandatorios.
Que mediante el Decreto N° 277/18 se encomendó a la OFICINA
ANTICORRUPCIÓN del MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS la tarea
de establecer lineamientos y guías necesarios para el mejor
cumplimiento de lo establecido en los artículos 22 y 23 de la Ley N°
27.401.
Que los lineamientos tienen como objetivo brindar una guía técnica a
empresas, organizaciones de la sociedad civil, otras personas
jurídicas, agencias estatales, operadores del sistema de justicia, etc.
a fin de que cuenten con herramientas de interpretación que permitan
ajustar su estructura y sus procesos a efectos de prevenir, detectar y
remediar hechos de corrupción, así como para implementar Programas de
Integridad adecuados y evaluarlos de acuerdo a pautas técnicas
objetivas.
Que el proyecto que ha servido de base para la elaboración de los
lineamientos fue sometido a instancias de consulta pública en la que
participó la ciudadanía, asociaciones, organizaciones no
gubernamentales, especialistas, funcionarios, y otros actores del
sector privado y la sociedad civil quienes realizaron aportes que
fueron considerados.
Que como producto de esas instancias y en cumplimiento de las
competencias asignadas a la OFICINA ANTICORRUPCIÓN del MINISTERIO DE
JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS se elaboraron los lineamientos de
integridad para el mejor cumplimiento de lo establecido en los
artículos 22 y 23 de la Ley N° 27.401.
Que la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS del MINISTERIO DE
JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS ha tomado la intervención que le
corresponde.
Que la presente medida se dicta en ejercicio de las facultades
conferidas por el artículo 1° del Decreto Nº 277/18.
ARTÍCULO 1°.- Apruébanse los “LINEAMIENTOS DE INTEGRIDAD PARA EL MEJOR
CUMPLIMIENTO DE LO ESTABLECIDO EN LOS ARTÍCULOS 22 Y 23 DE LA LEY N°
27.401 DE RESPONSABILIDAD PENAL DE PERSONAS JURÍDICAS” que como ANEXO I
(IF-2018-48698120-APN-OA#MJ), forman parte integrante de la presente
resolución.
ARTÍCULO 2º.- Comuníquese, publíquese, dése a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL
REGISTRO OFICIAL y archívese. Laura Alonso
NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en la
edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-
e. 04/10/2018 N° 73550/18 v. 04/10/2018
LINEAMIENTOS DE INTEGRIDAD PARA EL MEJOR CUMPLIMIENTO DE LO
ESTABLECIDO EN LOS ARTÍCULOS 22 Y 23 DE LA LEY N° 27.401 DE
RESPONSABILIDAD PENAL DE LAS PERSONAS JURÍDICAS
1. Introducción
El objetivo de los presentes Lineamientos de Integridad para el mejor
cumplimiento de lo establecido en los artículos 22 y 23 de la Ley N°
27.401 de Responsabilidad Penal de Personas Jurídicas (en adelante,
Lineamientos) es brindar una guía técnica a las empresas, las
organizaciones de la sociedad civil, otras personas jurídicas, las
agencias estatales, los operadores del sistema de justicia y la
comunidad profesional experta.
La Ley N° 27.401 (en adelante, Ley) asigna una importancia determinante
a los Programas de Integridad (en adelante, Programas) como elemento de
ponderación de la responsabilidad de las personas jurídicas por hechos
de corrupción. En consecuencia, la claridad y precisión sobre su
concepto y alcance es de vital importancia para el cumplimiento de la
Ley y su correcta aplicación.
La experiencia internacional demuestra que es habitual, deseable y útil
que el auxilio técnico para clarificar el contenido y las pautas de
diseño y evaluación de los Programas sea provisto a través de
lineamientos y guías elaboradas por una agencia especializada del
sector público.
Siguiendo esa experiencia, el Poder Ejecutivo confirió a la Oficina
Anticorrupción (OA) la responsabilidad de establecer aquellos
principios, lineamientos y guías que resulten necesarios para el mejor
cumplimiento de lo establecido en los artículos 22 y 23, a través del
Decreto N° 277/18 reglamentario de la Ley.
En la misma línea, el Plan de Acción 2018 - 2022 de la Oficina
Anticorrupción contempla entre sus objetivos el de "fomentar la
colaboración entre el sector privado y el sector público en la
prevención e investigación de la corrupción entre las acciones
necesarias para alcanzarlo se encuentran el "desarrollo de lineamientos
y guías p ara el mejor cumplimiento de la Ley de Responsabilidad Penal
de las Personas Jurídicas" y la "articulación de acciones con actores
claves del sector empresarial para promover programas de integridad".
De manera consistente con el propio proceso de redacción y debate de la
Ley N° 27.401, los presentes Lineamientos han sido ampliamente
debatidos en el marco de un procedimiento participativo.
2. Programas de Integridad. Cuestiones
generales para una mejor comprensión del documento
En este capítulo se analizan las cuestiones generales sobre los
Programas de Integridad previstos en la Ley N° 27.401: su concepto,
parámetros para su diseño y evaluación, y las pautas y pasos para su
implementación. En el siguiente se describirán en detalle sus posibles
contenidos, analizando uno a uno los elementos reseñados en el artículo
23 de dicha ley.
La información proporcionada a continuación no sustituye ni desplaza la
evaluación propia que cada organización debe efectuar para que el
Programa sea una verdadera expresión de su cultura de integridad y una
respuesta consistente con sus riesgos, necesidades y desafíos.
Los presentes Lineamientos deben entenderse como complementarios a la
orientación que provee la variada, rica y pública literatura
especializada en compliance disponible en fuentes argentinas y
extranjeras.
El desarrollo de cada elemento del Programa y de su cuestionario de
corroboración adjunto (ver apartado 3) no debe ser tomado como un
imperativo para que cada persona jurídica adopte los procedimientos y
mecanismos mencionados allí en vez de otros o les dé a los elementos
una determinada forma y no otra.
Sólo en los casos en los que el análisis de riesgo y las
características de la organización indiquen su pertinencia cobran
sentido las pautas aquí reseñadas. Asimismo, la dinámica propia de la
actividad de la organización puede hacer necesarias ciertas soluciones
en determinados momentos y otras diferentes si cambian las
circunstancias. Un Programa no equivale a una receta definida y su
contenido varía y se adapta según las características y la dinámica de
cada organización.
Asimismo, muchas de las pautas han sido expresadas con detalle teniendo
en miras su hipótesis de implementación de máxima (es decir, tratando
de no descartar incluso variables que deberían ser de consideración
sólo en un Programa de gran alcance para una compañía con interacciones
de alto riesgo, gran capacidad económica y grandes dimensiones).
Aquellas organizaciones que no respondan a ese patrón podrían escoger
entre las pautas expresadas sólo las que se compadezcan mejor con su
realidad efectiva y sus riesgos, y puedan ser explicadas como adecuadas.
Se destaca finalmente que este documento contiene pautas que sólo
pueden tener lugar en la argumentación jurídica si son interpretadas de
buena fe y con sentido común en la búsqueda de clarificar zonas grises
o de recurrir a un estándar técnico auxiliar de una constatación
fáctica. De ningún modo se pretende que sean empleados en la
persecución criminal de tal manera que impliquen una interpretación
extensiva o analógica de la ley penal en perjuicio de la persona
imputada.
La existencia de un Programa y su carácter adecuado son, dentro del
proceso penal, cuestiones de hecho y prueba. En tal sentido, estas
pautas sólo están llamadas a jugar un papel dentro del cumplimiento
riguroso de los principios de libertad probatoria, mandato de certeza y
amplio e irrestricto respeto al derecho de defensa.
2.1. Regulación del Programa en los
artículos 22 y 23 de la Ley
La correcta implementación de un Programa constituye un medio idóneo
para prevenir la comisión de delitos, ejercer la supervisión y control
de los integrantes de la organización y sus partes relacionadas y
promover y fortalecer la creación de una cultura de integridad al
interior de la persona jurídica. El Programa también facilitará la
investigación de los hechos y la adopción de sanciones y medidas
correctivas pertinentes.
Si bien ninguna organización puede eliminar de forma total la
posibilidad de que se cometan -en contra de la voluntad corporativa
adecuadamente expresada y transmitida- actos de corrupción en su
nombre, interés o beneficio, un Programa puede ayudar a reducir
sensiblemente las chances de que eso ocurra, disminuir el impacto
negativo de tales comportamientos, aumentar las posibilidades de
detección temprana y oportuna, facilitar la decisión de reportarlos a
tiempo a las autoridades y contribuir a su correcta y clara
comunicación y explicación.
La Ley define al Programa en su artículo 22 como un "conjunto de
acciones, mecanismos y procedimientos internos de promoción de la
integridad, supervisión y control, orientados a prevenir, detectar y
corregir irregularidades y actos ilícitos" comprendidos por dicha Ley.
Exige , además, que el Programa guarde "relación con los riesgos
propios de la actividad que la persona jurídica realiza, su dimensión y
capacidad económica, de conformidad a lo que establezca la
reglamentación".
En la Ley se concede a la adopción del Programa importantes
consecuencias legales. Éste, si resulta adecuado, exime de
responsabilidad penal si se realiza una autodenuncia espontánea y se
devuelve el beneficio obtenido (artículo 9), funciona como atenuante en
la graduación de la eventual sanción penal (artículo 8), puede ser
estipulado como condición para acceder a un acuerdo de colaboración
eficaz (artículo 18), y es requisito para ser un oferente hábil en
ciertas contrataciones con el Estado Nacional (artículo 24).
Es importante aclarar, sin embargo, que la adopción de tales Programa
no es legalmente obligatoria. El artículo 22 dispone que las personas
jurídicas "podrán" implementarlos. La definición de hacerlo o no guarda
relación con los valores de la organización, sus decisiones de
exposición a riesgos, y muchos otros factores.
Existen, aun así, innumerables ventajas para las personas jurídicas que
cuentan con sistemas de compliance adecuados (no necesariamente
limitados al compliance ético), tales como una mejor reputación en el
mercado, una mayor integridad y transparencia interna, mejores
herramientas para controlar el fraude interno y desarrollar estrategias
de sostenibilidad, un compromiso más fuerte de los trabajadores con los
intereses de la compañía, una mayor atracción de recurso humano de
calidad, una mayor competitividad y eficiencia, entre muchos otros.
Finalmente, incluso prescindiendo de toda consideración sobre el marco
regulatorio, es de esperar que la mayor parte de las organizaciones
elijan simplemente ejercitar la tolerancia cero a la corrupción por
propia preferencia moral y, en tales casos -como en cualquier orden en
el que se busque la calidad y la excelencia- hacer lo correcto requiere
reglas, organización y método. Un Programa adecuadamente implementado
los provee, sin duda alguna.
2.2. Carácter adecuado del Programa
Para las personas jurídicas que optan por implementar un Programa
aspirando a que resulte el medio idóneo para acceder a los beneficios
previstos en la Ley, es condición que éste sea "adecuado" o "constituya
un sistema de supervisión y control adecuado" en los términos de los
artículos 22 y 23, a los que se efectúan diversas remisiones a lo largo
del texto legal.
La pauta concreta sobre cómo se debe analizar qué resulta adecuado y
qué no la fija el artículo 22 pues -amén de la enumeración de elementos
que se realiza en el artículo siguiente- al definir el Programa como el
"conjunto de acciones, mecanismos y procedimientos internos" exige que
éstos guarden "relación con los riesgos propios de la actividad que la
persona jurídica realiza, su dimensión y capacidad económica".
Las personas jurídicas son libres tanto de implementar o no un Programa
como de desarrollarlo en la forma que prefieran. Pero sólo podrán
acceder a los efectos beneficiosos q ue determina la Ley si estos
resultan "adecuados", lo que sólo se configura si el diseño e
implementación concretos responden a tres (3) pautas claramente
establecidas:
riesgo, dimensión y
capacidad económica.
I) Riesgo: el riesgo es la
posibilidad de que ocurra alguna de las conductas delictivas previstas
en el artículo 1 de la Ley.
En consecuencia, para el diseño del Programa deben considerarse tanto
la probabilidad de ocurrencia como el impacto potencial asociados a que
la actividad de la organización dé lugar a que se configuren en su
nombre, beneficio o interés acciones delictivas como las previstas en
la Ley.
Cada persona jurídica, atendiendo a las características propias de su
operación, debe determinar cuáles son tales riesgos y cuál es su
posible configuración concreta como paso previo decisivo para el diseño
del Programa.
En una organización con mayores riesgos de corrupción, es esperable un
Programa más robusto. Frente a un escenario de riesgos cambiantes es
esperable un monitoreo periódico más incisivo y mayor frecuencia en la
actualización y mejora.
También es esperable un mapeo inicial más sofisticado y riguroso y una
priorización más reflexiva y cuidadosa (pues es muy difícil atender
todos los riesgos, o ejercitar frente a ellos una mitigación perfecta y
además los compromisos de prevención de la Ley constituyen obligaciones
de medios y no de resultados) allí donde la amenaza latente sea mayor y
los recursos para enfrentarla más numerosos.
Tal es la importancia de la cuestión que en estos Lineamientos se
dedica un apartado entero a dar pautas para la evaluación inicial de
riesgos de las personas jurídicas que deban desarrollar un Programa
desde cero (ver apartado 2.5).
II) Dimensión: los esfuerzos a
comprometer en un Programa no pueden ser iguales para una Fundación,
una Pequeña y Mediana Empresa (PYME), una gran empresa de capitales
nacionales o incluso una compañía multinacional con presencia global.
Las exigencias deben graduarse teniendo en cuenta variables tales como
la complejidad de la organización interna, la configuración de las
funciones de la Dirección, la alta Gerencia y los mandos intermedios,
la cantidad de trabajadores, su dispersión en sedes, entre otras. En el
diseño e implementación es esperable que las compañías de mayores
dimensiones vuelquen, proporcionalmente, mayores recursos materiales y
humanos a sus Programa.
Del mismo modo, a mayor talla de una organización más esperable es que
se responsabilice por la promoción extendida de sus políticas de
integridad no sólo puertas adentro sino en relación con sus partes
relacionadas, especialmente a su cadena de valor en base a un enfoque
de riesgos. La dimensión también será indicativa de las posibilidades
reales de promover activamente sus estándares éticos a terceros, siendo
razonable matizar las exigencias de una efectiva diligencia o monitoreo
frente a organizaciones con limitado poder de negociación con sus
partes relacionadas y siempre guardando consistencia con los riesgos.
III) Capacidad económica: las
exigencias son comparativamente mayores para una persona jurídica capaz
de costear un Programa sofisticado y complejo y acceder a servicios
profesionales de apoyo de la máxima jerarquía y nivel técnico.
Deben ser más leves para las organizaciones que no puedan afrontar
tales alternativas o éstas sólo se encuentren disponibles con la
consecuencia asociada de un desequilibrio serio en su operación o una
merma considerable de su competitividad.
Patrimonio neto, facturación y resultados de cada ejercicio son datos
fácilmente asequibles en los estados contables de cada organización.
Sin descartar otras fuentes de información, los datos relevantes de,
por caso, el último trienio de operación, bien pueden ser tomados como
parámetro válido -entre muchos otros posibles- para interpretar hasta
qué punto los esfuerzos efectivamente desplegados para desarrollar un
Programa (pasibles de ser costeados, a su vez, en función del
presupuesto del área de compliance) han resultado o no suficientes para
atender los riesgos de la organización.
2.3. El catálogo de elementos provisto
por la Ley
La Ley enumera el conjunto de elementos que podrían integrar un
Programa.
Sin constituir una enumeración taxativa ni poseer un orden de prelación
aparente, son mecanismos de mención habitual en la literatura
especializada y el legislador ha elegido reseñarlos explícitamente.
Nada impide a cada persona jurídica implementar otros componentes, como
así tampoco -y con la única salvedad que se menciona a continuación-
elegir libremente dentro de este listado, siempre que tal elección
resulte adecuada a riesgos, dimensión y capacidad económica.
Asimismo, los términos mencionados por la Ley al denominar los
elementos y características de un Programa no son absolutos, pudiendo
la organización mantener las denominaciones que mejor hagan a su
implementación, cultura organizativa o mecanismos de difusión.
Sin embargo, debe anotarse que para la acreditación del carácter
adecuado la Ley ha fijado un piso de tres (3) elementos mandatorios:
- Código de Ética o políticas y procedimientos de integridad;
- Reglas y procedimientos para prevenir ilícitos en las compras y
contrataciones y otras interacciones con el sector público;
- Capacitación periódica.
La libertad de la auto-organización ética encuentra allí un límite
legal. Por decisión del legislador ningún Programa puede ser admitido
como adecuado si no integra como mínimo esos tres (3) elementos.
Por supuesto, su inclusión no garantiza por sí misma que el Programa
sea adecuado. Otros elementos pueden ser igualmente necesarios en
muchas organizaciones. Así, por ejemplo, atendiendo al número de
personas cuya actuación en nombre o beneficio de la persona jurídica
puede implicar riesgos (por ejemplo por la interacción frecuente con
funcionarios por parte de representantes, gestores, socios comerciales,
etc.) ciertas medidas de debida diligencia con los terceros pueden ser
imperiosas incluso en organizaciones de limitada dimensión y capacidad
económica. Difícilmente sería adecuado el Programa de una compañía que
afronte un proceso de fusión sin integrar el elemento "debida
diligencia durante los procesos de transformación societaria y
adquisiciones" previsto el inciso VII del artículo 23 de la Ley. Lo
mismo podría suceder, por caso, con la figura de responsable interno
sin la cual, en muchos casos, un Programa integrado por otros elementos
podría aparecer insuficiente o carecer de operatividad efectiva.
Además, la sola incorporación de tales o cuales elementos no importará
por sí misma para que el Programa sea adecuado, sino que será necesario
analizar cómo ha sido diseñado, implementado y puesto en funcionamiento
cada uno de ellos.
La Ley, más allá de los parámetros de riesgo, dimensión y capacidad
económica ya referidos, no brinda pautas orientadoras para elegir
dentro de la lista. En especial, no indica qué secuencia debería
seguirse en una compañía que carezca por completo de un Programa o
familiaridad con la función compliance. Tampoco define al detalle cada
elemento ni se da parámetros de qué configuración en concreto de cada
uno podría redundar en un mejor cumplimiento de la Ley. Tales
cuestiones serán desarrolladas en el próximo apartado y en el capítulo
3.
2.4. Pasos para el diseño e
implementación de un Programa
Los Programa deben ser diseñados a medida de cada persona jurídica
teniendo en consideración sus necesidades, características y cultura,
así como el contexto en el que aquélla opera y sus riesgos asociados.
No existirán dos (2) exactamente iguales, ni un modelo ideal, ni una
secuencia obvia para desarrollarlo y ponerlo en marcha.
Aun así pueden identificarse algunos pasos secuenciales que, por
principio general, sería conveniente que sean tenidos en cuenta para
organizar los esfuerzos de la persona jurídica que emprenda la tarea.
I) Compromiso: la alta
Dirección debe comprometerse con dos (2) principios básicos: tolerancia
cero con la corrupción e implementación de un Programa. En esta etapa,
el Directorio (o quien sea que ejerza de manera pública y visible la
conducción de la organización) deberá definir abiertamente su
compromiso anticorrupción a partir de una breve declaración pública de
intenciones que clarifique frente a los integrantes y la comunidad en
general los valores éticos de la organización (en cuanto a la forma en
la que ese compromiso se expresa, se documenta y se constata ver
apartado 3.1).
II) Evaluación: todo Programa
tiene que ser diseñado en base a las características propias de la
persona jurídica y fundado en una evaluación de riesgos inicial. Se
debe identificarlos y evaluarlos y a partir de allí tomar decisiones
informadas y razonables respecto de las características concretas del
Programa que la organización necesita. La tarea de evaluación inicial
de riesgos, por su importancia, merece un análisis por separado (ver
apartado 2.5).
III) Definición/Plan: es
necesario clarificar la decisión sobre el nivel aceptable de exposición
a riesgos, definir los objetivos que va a perseguir el Programa, los
componentes que contendrá y las acciones a través de las cuales se lo
implementará. Si bien la persona jurídica puede o no elaborar un
documento interno que contenga tal definición y documente su plan de
acción, es deseable y recomendable que lo haga. En cualquier caso, las
definiciones que se adopten (y si existe un documento, éste debe
plasmarlo) tienen que ser producto de la decisión del Directorio como
resultado del aporte de las diferentes áreas estratégicas de la
compañía y la deliberación en conjunto con ellas.
IV) Implementación: definidos
el compromiso y el plan, deben transformarse en acciones concretas. La
implementación del Programa requerirá de la asignación de recursos para
garantizar su viabilidad (fondos, recursos humanos y tiempo) y de apoyo
permanente del máximo nivel. El diseño responderá a preferencias
organizativas de la persona jurídica pero la elección y nomenclatura,
para facilitar el empleo de un lenguaje común, puede responder a la
clasificación de elementos que provee el artículo 23 y, como base
mínima, integrar expresamente los tres (3) elementos de los incisos a,
b y c, así como todos los restantes que resulten adecuados a la luz de
la previa evaluación del paso 2.
V) Medición y mejora: puesto en
marcha el Programa y transcurrido un tiempo razonable de funcionamiento
es necesario medir impacto y progreso con relación a los objetivos
planteados. Esta actividad permite identificar las fortalezas y
debilidades del Programa, las cuales harán posible realizar los
necesarios ajustes y actualizarlo periódicamente a los riesgos
cambiantes. Serán relevantes al efecto tanto el análisis periódico de
riesgos (ver apartado 3.11) como el monitoreo y mejora continua (ver
apartado 3.12).
VI) Comunicación: la persona
jurídica debe garantizar que sus empleados y terceros relevantes estén
permanentemente informados de sus políticas y procedimientos. Para
ello, es importante comunicar de manera regular el Programa, las
políticas y su progreso y actualización.
Sin perjuicio de cómo se ha elegido detallar aquí el ciclo de
desarrollo de un Programa, el modelo propuesto no constituye la única
forma posible de concebir el paso a paso para su armado.
2.5. Evaluación inicial de riesgos
Es tal la importancia de evaluar los riesgos como paso previo al diseño
de un Programa que la cuestión merece un tratamiento específico en este
apartado.
Por supuesto, tal evaluación inicial de riesgos es sólo un paso del
armado del Programa. Se integrará dentro del esquema de pasos ya
reseñado (ver apartado 2.4) u otro similar, siendo precedido por el
compromiso de la alta Dirección y sucedido por la acción efectiva de
implementación.
Debe distinguirse entre esta evaluación inicial y el análisis periódico
de riesgos que debe integrar el Programa cuando éste ya se encuentra
operativo (ver apartado 3.11). El primero es un presupuesto subyacente
al carácter adecuado del Programa. El segundo es un elemento más de
entre los que lo componen, sumamente importante aunque identificado
entre los no mandatorios en el artículo 23 de la Ley.
La evaluación inicial de riesgos puede ser realizada con mayor o menor
rigor técnico, puede documentarse con detalle o no. Esas decisiones
dependen del tiempo y los recursos disponibles, la complejidad de la
organización y la entidad estimada de los riesgos a evaluar.
En tanto el riesgo es el criterio decisivo para el diseño del Programa,
la evaluación de aquél es presupuesto básico de la adecuación de éste.
Aún en ausencia de evidencia escrita de su realización, el abordaje y
priorización de los riesgos de corrupción debería subyacer en el diseño
del Programa y permitir en el futuro explicar su cómo y su por qué.
Entonces, con independencia de tales opciones operativas, lo importante
es que la evaluación se haga y su resultado influya sobre el Programa
que se adopte.
En algunas organizaciones la tarea puede resultar más sencilla o
familiar si ya poseen gestión corporativa de riesgos o una auditoría
interna solvente que planifica su trabajo en base a riesgos. En otras,
será una actividad novedosa que agregará valor y autoconocimiento más
allá de las cuestiones directamente relacionadas con el compliance
ético. Sea cual fuera la situación, debe hacerse.
En los casos en los que -por la dimensión y la capacidad económica de
la persona jurídica- sea esperable el empleo de una metodología
rigurosa de mapeo de riesgos, ésta no puede menos que considerar las
siguientes fases y método (sin perjuicio de cualquier otra que se
pruebe como una solución experta con suficiente consenso técnico):
I) Establecimiento del proceso:
la actividad de evaluación de riesgos puede resultar ardua si no se
define con claridad un alcance de actuación que delimite el tipo de
riesgos que serán tenidos en cuenta.
Ese alcance lo definen las reglas externas e internas de la persona
jurídica cuyo posible incumplimiento debe ser considerado (en un
estadio inicial pueden no existir tantas reglas internas como luego de
instrumentar un Programa, pero seguramente existan algunas cuyo
incumplimiento por la organización representa un riesgo).
A los efectos de una evaluación inicial de riesgos acorde a estos
Lineamientos y a la Ley el alcance lo definen, como base mínima, el
artículo 1 y los delitos consignados en él.
Nada impide a una organización definir un alcance más amplio (asumiendo
que ello agregará complejidad a la tarea) añadiendo temas relativos a,
por ejemplo, fraude ocupacional, antimonopolio, defensa del consumidor,
ciberseguridad, medioambiente y muchos otros.
Hacerlo puede ser una decisión valiosa y que determine un mejor
aprovechamiento de los recursos invertidos en la tarea de mapeo de
riesgos. Pero habrá de asumirse que la tarea tendrá una mayor
complejidad. Y la consideración de múltiples riesgos no debe afectar la
consideración cuidadosa de aquellos asociados a corrupción, o hacer que
se confundan con otros. Ello podría poner en cuestión el carácter
"adecuado" del Programa a la luz de la Ley.
Una vez decidido el alcance, deben definirse las fuentes de las que se
obtendrá información, cómo se accederá a ellas, qué análisis se
realizará y cómo se expondrán los resultados. Igual de importante es
tener claro quién realizará esas actividades, de qué recursos podrá
disponer y con cuánto tiempo contará. La evaluación de riesgos es un
proceso y como tal debe haberse definido y planificado antes de
comenzar la tarea.
Cuando el análisis se enfoca sobre riesgos de corrupción puede darse
una particularidad. Quienes entienden los riesgos asociados a la
corrupción pueden no conocer lo suficiente acerca de las actividades de
la persona jurídica que generan estos riesgos (incluso si trabajan en
ella). A la inversa, las personas que trabajan con operaciones que se
encuentran en la línea de riesgo pueden no conocer lo suficiente sobre
el fenómeno como para identificar o dimensionar los riesgos de
corrupción a cabalidad (incluso mientras realizan, sin plena
consciencia o con sesgos cognitivos, actividades que involucran tal
riesgo). Suele ser aconsejable en esos casos, como paso previo, crear
conciencia entre los miembros clave de los grupos de interés a través
de la realización de un taller, una charla o la difusión de contenidos.
II) Identificación de los riesgos: una
vez establecido el proceso debe llevárselo adelante para identificar
los riesgos de corrupción. Como se dijo con anterioridad, el riesgo es
la posibilidad de que ocurra algún acontecimiento relacionado con las
conductas delictivas previstas en el artículo 1 de la Ley. Es decir, la
posible realización en nombre, beneficio o interés de la persona
jurídica del tipo de comportamientos abarcados por ese artículo (por
ejemplo, pagos indebidos, influencia indebida sobre la acción de un
funcionario, asientos contables fraudulentos).
En el análisis importa menos la redacción de los tipos penales que la
materialidad de las conductas que pueden presentar características
indebidas o cuestionadas. Todo comportamiento que podría disparar una
investigación, atraer el interés de las autoridades de control o causar
(incluso por su interpretación malintencionada o errónea) un impacto en
la imagen de la persona jurídica debería ser considerado.
Deben recopilarse los datos relevantes extrayéndolos de las fuentes
disponibles (ver recuadro). De qué forma se lo haga, qué medios se
elijan, en qué orden se lo realice es una decisión libre de cada
compañía que debe responder a lo planificado al establecerse el
proceso. Lo importante es que permitan conocer la realidad de la
operación e identificar con claridad los puntos vulnerables.
La información recolectada suele volcarse en una matriz en la que se
individualiza el escenario de riesgo, y el proceso y actores al cual el
escenario se asocia. En esa matriz podrán consignarse luego los datos
referidos a la calificación de riesgos que se realizan en el punto
siguiente.
III) Calificación del riesgo inherente:
identificados los riesgos, es necesario listarlos y efectuar el cálculo
de la probabilidad de ocurrencia y del impacto potencial de cada uno
para determinar luego la prioridad de las respuestas a cada uno.
La probabilidad de ocurrencia consiste en la posibilidad de que un
acontecimiento identificado como riesgoso suceda en un plazo
previsible. Dicho riesgo debe evaluarse en esta instancia sin tener en
cuenta los controles existentes.
El impacto potencial consiste en el cálculo de todas las consecuencias
negativas que puede acarrear el hecho de que ese riesgo ocurra. Dichas
consecuencias pueden consistir en daños financieros, legales,
normativos, operativos y de reputación. Puede evaluarse el impacto
simplemente tomando en consideración de manera conglobada todos esos
factores (y decir, por caso, "si el evento X ocurre puede ser muy malo
, malo , no tan malo" o similar) o segmentando las distintas aristas,
asignándoles un ponderador aritmético y luego considerándose en
conjunto (lo que añadirá complejidad a la tarea).
Una vez considerados por separado el impacto potencial y la
probabilidad de ocurrencia deben ser considerados en conjunto. Si se
les ha asignado un valor aritmético a cada uno por separado (suelen
usarse escalas de 1 a 3 o de 1 a 5) deberá multiplicárselos. El
resultado de la multiplicación indicará el riesgo inherente (esto es:
riesgo puro antes de considerar los controles mitigantes).
Para efectuar el cálculo del impacto potencial y la probabilidad de
ocurrencia de modo de obtener el riesgo inherente, será esencial contar
con la participación de las personas adecuadas. Se recomienda
involucrar a aquellos miembros que están familiarizados con la
transacción o el proceso afectado por cada esquema, o puede realizarse
un análisis por una persona ajena a ese esquema en particular, pero que
tenga conocimiento de los procesos internos de la organización. Para
ello, podrán aprovecharse las actividades llevadas a cabo para la
recolección de datos del punto II o bien involucrarlos con
posterioridad a través de entrevistas o talleres. Como es evidente,
esta segunda opción es más costosa y lleva más tiempo. Si se quiere
optimizar recursos habrán de planificarse cuestionarios cuidadosos y
exhaustivos antes de comenzar la tarea.
En base a dicha evaluación, se deberá asignar prioridad a los riesgos
identificados con alta probabilidad de ocurrencia y efectos
considerables.
IV) Identificación de controles:
una vez determinado el riesgo inherente es necesario proceder a la
identificación y clasificación de los controles y medidas de
mitigación. La información necesaria para ello podrá ser obtenida del
mismo tipo de fuentes antes reseñadas (de allí la importancia de la
planificación cuidadosa de la actividad de recolección como condición
necesaria para optimizar esfuerzos). Sin embargo, en este caso quizás
sea indicado privilegiar aquellas fuentes asociadas a una determinada
línea de defensa o control dentro de la organización.
Los criterios para la identificación y valoración de los controles y
medidas de mitigación varían de acuerdo al nivel de detalle buscado y
la experiencia de los empleados que tienen a cargo la evaluación de
riesgos.
El resultado final suele ser una tabla de puntuación, donde cada
control figura con una calificación cualitativa o numérica y
observaciones. Cada persona jurídica puede usar la escala que considere
razonable, encontrándose generalizado el uso de escalas de 3 o 5 puntos.
Pueden ser documentados para reforzar la calidad de la evaluación. Se
recomienda que la documentación distinga entre controles generales y
específicos.
V) Cálculo del riesgo residual:
el riesgo residual mide el riesgo remanente después de considerar los
controles existentes frente al riesgo inherente. Constituye la manera
de determinar cuán vulnerable es la organización frente a los riesgos
de corrupción.
Los métodos para su cálculo pueden ser tanto cuantitativos (escala
numérica) como cualitativos (por ejemplo: calificación alta / media /
baja). La misma forma de calcular el riesgo inherente puede ser
utilizada para determinar el riesgo residual.
La tendencia de los riesgos evaluados a crecer o decrecer en el tiempo
también puede ser considerada.
De encontrarse en confección una matriz, los resultados del análisis
deben alimentarla y ésta debe permitir visualizarlos y considerarlos.
Estará bien confeccionada y será un insumo útil si permite tomar
decisiones que den respuesta al riesgo.
VI) Respuesta al riesgo - plan de
acción: con una matriz a la vista o al menos con conciencia de
los riesgos residuales llega el momento de tomar decisiones.
Influirá en ellas el nivel aceptable de exposición a riesgos de la
persona jurídica.
Frente a la corrupción hay escaso margen para algo distinto a una
tolerancia cero si existe un verdadero compromiso desde la alta
Dirección, pero ello no implica que la cuestión no deba ser
considerada. Los recursos siempre serán escasos y deberán fijarse
prioridades en su asignación. A mayor riesgo residual y menor nivel
aceptable de exposición, mayores recursos asignados a tratar los
riesgos.
Las opciones de tratamiento de los riesgos no son infinitas. Sólo
caben, en la medida en que estén disponibles, las siguientes opciones:
- Abandonar los riesgos: puede
implicar abandonar una actividad comercial o industrial, cambiar el
enfoque de negocios, terminar un vínculo con un cliente o con un
tercero. En los casos en los que implique una opción de negocios que
comprometa seriamente la operación o ponga en peligro la subsistencia
de la organización no será una opción disponible.
- Mitigar los riesgos:
reforzando los controles, implementando nuevos controles o disponiendo
herramientas, actividades o acciones adicionales para amortiguar el
impacto de los riesgos que lleguen a configurarse. En esa clave deben
interpretarse los elementos del Programa. Servirán más o menos en
virtud de su idoneidad para reducir el impacto potencial o la
posibilidad de ocurrencia de los riesgos detectados. He allí la clave
para decidir el carácter adecuado de cada uno de los elementos en
concreto.
- Transferir los riesgos: si
bien la transferencia es un mecanismo existente en la literatura
especializada en la materia, ésta es una opción escasamente disponible
frente a riesgos de corrupción. No se puede contratar un seguro por
corrupción. Tampoco poner las acciones peligrosas en manos de un
tercero.
- Asumir los riesgos: en los
casos en los que ninguna de las opciones anteriores esté disponible, el
riesgo persiste y se debe ser consciente de ello. Es una opción
escasamente disponible frente a riesgos de corrupción. Y difícilmente
sea adecuado un Programa que conviva de modo habitual y permanente con
riesgos de corrupción asumidos.
Se pone en evidencia hasta qué punto luego de un autodiagnóstico crudo
el problema de la corrupción puede ser de difícil solución para las
personas jurídicas. En escenarios de mitigación imperfecta, el dilema
entre asumir (y correr riesgos) o abandonar (y afrontar un costo
económico) será difícil e incluso se volverá extremo cuando el abandono
conlleva peligro para la continuidad de la organización. Es deseable
que tal circunstancia sea tenida en cuenta en la actividad de
evaluación de los Programas.
Sentado que estas son las opciones, será necesario que la respuesta al
riesgo esté estructurada en un plan de acción con metas, acciones y
plazos definidos. Un buen plan debe ser selectivo y pragmático,
construido a partir de la opinión de las partes involucradas, reflejo
del compromiso ético indeclinable de la alta Dirección. Allí se
escogerán y modelarán los elementos pertinentes del artículo 23 u otros
análogos. De allí surgirá, para cada persona jurídica, el Programa de
Integridad adecuado.
3. Contenidos del Programa
El artículo 23 de la Ley contiene un catálogo de elementos cuya
incorporación a un Programa debe estar subordinada a las necesidades de
prevención, supervisión y control de la persona jurídica, y definidas
sobre la base de una previa evaluación que tome en cuenta sus riesgos,
su dimensión y su capacidad económica.
A continuación se brindan, para cada elemento consignado en dicho
artículo, parámetros generales de diseño que pueden ser tenidos en
cuenta en la definición del Programa, así como pautas útiles de
implementación.
Se aclara una vez más que tales pautas deben ser sopesadas a la luz de
las características y de la operación concreta de la organización en la
que se instrumente el Programa.
Al final de cada apartado se incluye un cuestionario de corroboración
que cada persona jurídica puede emplear para evaluar las soluciones que
ya posea o que implemente. Los cuestionarios pueden también servir de
auxilio a los profesionales o las autoridades que deban efectuar un
examen o evaluación sobre un Programa implementado.
Debe ponerse especial énfasis en que tales cuestionarios no son
checklists, no modelan imperativo alguno y la respuesta por la negativa
a alguna de sus preguntas no constituye necesariamente un indicio de
falta de adecuación del Programa.
Las preguntas de esos cuestionarios sólo valen en la medida en que
resultan pertinentes para el tipo de organización a las que se aplican.
Muchas de esas preguntas no deben ser siquiera puestas en juego frente
a organizaciones pequeñas o que enfrentan escenarios de riesgo
limitados.
El contexto indicará en cada caso su pertinencia y, por ende, la
necesidad de contestarlas. De especial importancia será que ninguna
organización de grandes dimensiones traslade automática e
irreflexivamente tales preguntas a sus partes relacionadas de menor
escala. La misma expectativa de prudencia cabe tener respecto de
fiscales y querellantes en ejercicio de la acusación en el proceso
penal.
3.1. Apoyo de alto nivel al Programa
El artículo 23.II de la Ley consigna entre los elementos el "a poyo
visible e inequívoco al pro grama de integridad por p arte de la alta
dirección y gerencia".
Se trata de lo que en la literatura comparada se denomina tone from the
top (tono de la alta gerencia) y atendiendo a que el legislador hace
referencia general a la "gerencia", parecería incluso alcanzar al
llamado tone from the middle (tono de la gerencia media).
Desde el prisma lógico antes que legal, el apoyo de alto nivel al
Programa constituye -al igual que sucede con la evaluación inicial de
riesgos- un presupuesto básico y fundamental del carácter adecuado del
Programa. Es casi imposible concebir que un Programa posea tal
condición sin un compromiso del máximo nivel orientado a un
comportamiento ético en los negocios y a la adopción de una
organización interna consistente con ese compromiso. Incluso, la
decisión del Directorio de implementar un Programa y comprometerse con
la integridad podría ser tenida en cuenta a la hora de evaluar el obrar
prudente y diligente de los directores que deben velar por el interés
de la persona jurídica.
Tal compromiso es una condición inmanente que se refleja en las
características del Programa y su funcionamiento práctico, más que un
elemento. Ello no impide, en este apartado, conceptualizar la expresión
e identificar los medios concretos a través de los cuales una persona
jurídica puede documentar su existencia y un tercero evaluar su
auténtica configuración.
En tal sentido pues, el apoyo al Programa, su carácter visible e
inequívoco, pueden ser caracterizados, explicados, demostrados y
evaluados al igual que cualquier otro de los elementos.
Debe empezar por la Dirección y la alta Gerencia. Los altos mandos
deben definir los valores y las conductas consideradas éticas en la
organización y ser consistentes con dichos comportamientos. Deben
manifestar y expresar su apoyo y compromiso fuerte, visible e
inequívoco con las políticas de integridad adoptadas. Deben demostrar
que han asumido el Programa como propio. Tendrán la responsabilidad de
procurar que todos los integrantes compartan los valores de la
compañía, comprendan la política de tolerancia cero a la corrupción y
estén convencidos de que ante la detección de una infracción ética se
actuará con justicia, rigor y rapidez. Esto aporta credibilidad al
Programa, garantiza su durabilidad y eficacia y promueve un sentido de
responsabilidad compartido por parte de todos los miembros de la
persona jurídica. El tono ético debe operar también hacia afuera de la
organización, y expresarse claramente en su relación con todas las
partes interesadas relevantes.
Para conseguir estos objetivos la alta Dirección posee la más completa
libertad, con único límite en su espíritu creativo e innovador, pero
podrá considerar alternativas tales como:
- Emisión de una declaración general de valores y una política general
de integridad emitida directamente por el Directorio, involucrando su
firma, su voz, su imagen y su presencia en la comunicación y
transmisión del mensaje.
- Emisión periódica de mensajes o recordatorios éticos del Presidente o
la alta Dirección.
- Inserción de contenidos vinculados al Programa en la comunicación
institucional de alto nivel en la que aparezcan mencionados o sean
portavoces los directores.
- Inclusión de contenidos destacados sobre las políticas de integridad
en los informes anuales, balances y en la comunicación institucional
periódica.
- Presencia activa del Directorio en hitos o instancias significativas
del Programa como el lanzamiento, actualización o incorporación o
presentación de un nuevo elemento.
- Participación del Directorio y la alta Gerencia en las actividades de
capacitación y entrenamiento.
- Participación de los miembros del Directorio y/o del órgano de
administración en el Comité de Ética, si lo hubiera.
- Generación de espacios de consulta y debate de temas y dilemas éticos.
- Realización de encuestas periódicas que midan el tono ético de la
organización y la percepción de los trabajadores del compromiso ético
de sus líderes.
- Establecimiento de indicadores objetivos de los niveles de integridad
y monitoreo periódico e involucramiento de los propios directores en su
seguimiento.
- Reconocimiento positivo del accionar ético de los empleados, incluso
en los casos en que dichos comportamientos pudieron afectar
determinados negocios de la persona jurídica.
Como se aprecia en los últimos ítems, existe una íntima relación entre
los esfuerzos para mantener un clima ético y los vinculados a la mejora
continua del Programa. Para más detalle sobre esto último ver apartado
3.12.
Más allá de la formalización y documentación de tales opciones, que
será de especial interés en las grandes organizaciones -y puede
resultar excesivo o prescindible en otras más pequeñas, especialmente
si es frecuente la comunicación oral directa del dueño con los
trabajadores- lo importante es que, al evaluarse en concreto el
Programa, el liderazgo ético aparezca impregnado en los procesos, se
refleje en el discurso de los integrantes y, por sobre todo, en la toma
de decisiones relevantes.
3.2. Código de ética y políticas y
procedimientos de integridad
El artículo 23 inciso a de la Ley consigna entre los elementos
mandatorios "Un código de ética o de conducta, o la existencia de
políticas y procedimientos de integridad aplicables a todos los
directores, administradores y empleados, independientemente del cargo o
función ejercidos, que guíen la planificación y ejecución de sus tareas
o labores de forma tal de prevenir la comisión de los delitos
contemplados en esta ley".
El Código de Ética o de Conducta es un elemento esencial del Programa o
de cualquier iniciativa razonable de compliance. Agrupa en un único
documento las políticas de integridad generales aplicables a todos los
integrantes (y eventualmente a los terceros). Aunque existan piezas
específicas que lo profundicen o complementen, la orientación ética
esencial para conducirse en los negocios de la organización debe
encontrarse allí, y por eso debería estar aprobado por el órgano
directivo de la persona jurídica. Una vez aprobado, además, el Código
debería ser objeto de análisis y actualizaciones para responder a
cambios de contexto relevantes.
Una persona jurídica puede contar con un Código único (suficientemente
abarcativo) o con una amplia variedad de políticas, procedimientos o
protocolos separados (cuya sumatoria constituya suficientemente la
orientación que la Ley requiere). Pueden asimismo combinarse un Código
como política central y un conjunto de complementos específicos, sea
que amplíen los contenidos o lo profundicen en relación con
determinados sectores u operaciones con riesgo diferenciado.
Cualquiera de esas opciones es aceptable siempre que, en definitiva,
sea posible acreditar que existen en la organización políticas precisas
que expresan con claridad:
- valores de la organización;
- pautas éticas que guíen el obrar de todos los integrantes;
- prohibiciones claras y expresas de los comportamientos indebidos;
- sanciones en caso de incumplimiento.
Estas deben ser consistentes con los comportamientos que cabe esperar o
no de cada integrante de la persona jurídica para desalentar toda
posible comisión o participación en conductas potencialmente
constitutivas de los delitos individualizados en el artículo 1 de la
Ley. Deben constituir una orientación clara y sencilla para los
integrantes respecto a qué temperamento adoptar y qué comportamiento
seguir frente a actos de corrupción en la organización o solicitudes
indebidas o acciones impropias por parte de funcionarios.
Por supuesto, no tiene porqué limitarse a contemplar los riesgos
asociados a los delitos previstos en el artículo 1 de la Ley y
difícilmente un buen Código o conjunto de políticas tenga un alcance
material tan estrecho. Puede ser también una política idónea para que
la organización fije reglas de juego claras frente a riesgos de otro
tipo (por ejemplo: fraude interno, daños al medio ambiente, seguridad
operacional, salud y seguridad en el trabajo, etc.).
Pero, con independencia de ello, como base mínima para resistir una
evaluación crítica a la luz de la Ley N° 27.401, su simple lectura debe
permitir afirmar que contempla suficientemente los riesgos asociados a
los delitos del artículo 1. En la medida pertinente, adaptando su
enfoque al lado opuesto de la relación público-privada, deberán tenerse
en cuenta las restantes previsiones del marco legal de ética pública
nacional u otro que resulte aplicable. No se aconseja copiar o repetir
tales reglas. Sólo elaborar las propias cuidando de ser consistente y
no contradecir aquéllas.
También es importante que los contenidos incluyan el establecimiento
claro de la obligación de reportar internamente cualquier infracción al
Código e informen los canales para hacerlo (tanto el canal de denuncias
como los canales naturales de comunicación). Se trata de una condición
necesaria para el establecimiento de otro elemento: la línea interna de
denuncias (ver apartado 3.5). De manera similar, con miras al elemento
"investiación interna (ver apartado 3.7) es importante que el Código
contenga información clara sobre las restricciones al uso particular de
dispositivos y medios de propiedad de la organización. Sin perjuicio de
que ello no libera a la persona jurídica de la carga de expresar y
notificar, cuando proceda, políticas y condiciones de uso de cada uno,
no hacerlo en el Código podría conllevar dificultades para el acceso
legítimo a información allí contenida en el marco de investigaciones
internas.
Existen infinidad de Códigos ajenos que pueden ser tomados como ejemplo
para la elaboración del propio, pero copiar uno sin más no es
recomendable. Cada organización debería definir su contenido de acuerdo
a las características propias del sector en el que opera y sus riesgos
intrínsecos. De tomarse un modelo de referencia se recomienda escoger
uno entre organizaciones que, a la vez, sean reconocidas en el mercado
por su alto desempeño ético y actúen en una industria similar, tengan
una operación parecida o una dimensión análoga a la propia.
Toda acción orientada a fomentar la participación de los trabajadores
en su confección es deseable. También, aunque no sea legalmente
indispensable, será valioso que otras partes interesadas relevantes y/o
destinatarias del Código participen en su redacción o acuerden con su
contenido. Cuanto más refleje la pluralidad de puntos de vista al
interior de una organización, más legitimado estará el Código.
El Código y/o las políticas, procedimientos y protocolos (como mínimo
el Código o aquellas políticas de contenido esencial y alcance general)
deben ser elaborados de manera que puedan ser comprendidos por la
totalidad de los integrantes de la persona jurídica sin excepciones.
Deben ser consistentes con la regulación aplicable sin por ello
replicar su letra y su lenguaje.
Los temas deben ser abordados de forma sencilla, empleando lineamientos
y directivas claras y de fácil comprensión sobre la conducta que se
espera de todos los empleados. Es preferible evitar siglas, términos
técnicos y formalismos. Es posible potenciar la comprensión brindando
las razones de las normas que se están incorporando, incluyendo
definiciones sobre los conceptos claves y ofreciendo ejemplos del
quehacer cotidiano de la organización, que permitan que las políticas
genéricas adquieran relevancia a nivel práctico.
Debe estar redactado con un nivel de accesibilidad suficientemente
inclusivo y democrático, de tal modo que para su comprensión cabal no
sea necesario un nivel de formación mayor que el de la escolaridad
obligatoria. La necesidad de mayor profundidad conceptual puede ser
resuelta a través de la adopción de políticas, procedimientos y
protocolos específicos dirigidos a destinatarios particulares, sin que
ello implique, la renuncia a la claridad y llaneza en la exposición
también en ellos.
Es deseable el uso de mensajes directos breves y firmes a través del
empleo de una voz activa coloquial. Frases del estilo "no pagues coimas
"avisá si te las piden "aclará a los que trabajan bajo tu supervisión
que te deben avisar si se las piden", "no dejes de consultar a tu jefe
si un comportamiento de un funcionario te parece inapropiado", "no le
regales nada a los funcionarios que controlan tu trabajo etc. lucen
como el estilo de comunicación apropiado a esos fines.
Por supuesto, el documento debe estar traducido a los idiomas nativos
de los trabajadores de la persona jurídica y de sus terceros y
comunicado a ellos en tal idioma.
En organizaciones que operan en contextos multiculturales o que tienen
dividida su operación en geografías con culturas y formas de
relacionamiento y comunicación diversas entre sí, la adaptación del
Código a las particularidades de cada caso puede ser preferible frente
al empleo de un único código corporativo. La conveniencia de adaptar el
Código (o alternativamente de las políticas y procedimientos) a las
particularidades locales y el nivel de profundidad con el que
eventualmente se haga esta tarea dependerán de diversos factores
particulares atinentes a cada organización.
Por otro lado, como el código o las políticas y procedimientos deben
ser obligatorios para los miembros de todos los niveles de la
organización, la comunicación es esencial para garantizar su respeto y
cumplimiento. Debe ser correctamente difundido por un medio fehaciente
a toda la organización.
La información accesible facilita la promoción del comportamiento ético
por parte de los miembros de la persona jurídica. Si bien es de
utilidad contar con el código o las políticas en formato digital para
su difusión (y la documentación de su recepción) no es recomendable que
sólo exista en ese formato. La amplia disponibilidad de ejemplares en
formato papel, en tamaños manejables y transportables (por ejemplo: que
pueda ser guardado en el bolsillo de un abrigo, que entre en una
guantera) facilita su transmisión física, la cual a su vez acentúa el
efecto comunicador. También se recomienda el empleo del sitio web de la
organización, artículos en gacetillas, recordatorios con la información
clave con cierta periodicidad, afiches, tarjetas mensajes en redes
sociales, aplicaciones móviles, entre tantos otros.
En definitiva, sin importar especialmente la modalidad que elija, cada
persona jurídica debe estar en condiciones de demostrar que puso el
Código a disposición del ciento por ciento de sus integrantes, que
alentó a cada uno a leerlo e internalizarlo y que transmitió con
suficiente claridad un mensaje en el que el comportamiento ético se
valora y el comportamiento corrupto es inadmisible.
El Código puede extenderse a los terceros, en cuyo caso debe ser
correctamente difundido ante ellos. Para los terceros también pueden
confeccionarse pautas específicas, las que deben ser consistentes con
los contenidos del Código.
3.3. Integridad en procedimientos
licitatorios y otras interacciones con el sector público
En artículo 23 inciso b de la Ley consigna entre los elementos de
carácter mandatorio "Reglas y procedimientos específicos para prevenir
ilícitos en el ámbito de concursos y procesos licitatorios, en la
ejecución de contratos administrativos o en cualquier otra interacción
con el sector público".
Más allá del acento que se pone en los procedimientos de compras y
contrataciones (a tono con la naturaleza riesgosa de tales
interacciones y con la atención que el legislador muestra por ellas al
formular la exigencia del art. 24) es claro que las reglas y
procedimientos referidos deben cubrir toda interacción relevante con el
sector público o, para ser más precisos, con sus integrantes.
Cada persona jurídica debe identificar cuáles la atañen en función de
la naturaleza de su actividad y elegir qué aspectos priorizar,
partiendo de la base de que si contrata con el Estado ciertas
interacciones vinculadas con esa actividad estatal deberán ser tenidas
especialmente en cuenta.
Reglas y procedimientos específicos como los que exige el artículo 23
inciso b bien podrían estar incorporadas en el propio Código Ético o
expresarse como un elemento individualizado del Programa sin que varíe
su sentido o su impacto.
En cualquier caso, es evidente que el legislador argentino ha querido
enfatizar que las reglas específicas asociadas al trato con
funcionarios deben estar pautadas en detalle y contemplar los riesgos
de corrupción, así sea que la persona jurídica adopte una política
específica (recomendable en organizaciones de dimensiones medianas a
grandes o interacción fluida con variedad de funcionarios) o elija
incorporarlas como una entrada o capítulo de su Código dotado de
suficiente especificidad.
En organizaciones con riesgos medios a altos puede ser deseable que
tales políticas vayan acompañadas de una comunicación y capacitación
personalizada y más intensiva a los integrantes de las áreas internas y
terceros que interactúen de manera directa con funcionarios.
En cuanto al contenido posible de las reglas y procedimientos sería
esperable que incluyan:
- Identificación clara de los agentes estatales como contraparte de
riesgo recurriendo a una definición amplia de "funcionario público"
consistente con la establecida en el artículo 2 de la Convención de
Naciones Unidas contra la Corrupción y con la de funcionario público
extranjero establecida en el artículo 1.4 inciso a de la Convención
para Combatir el Cohecho de Servidores Públicos Extranjeros en
Transacciones Comerciales Internacionales de la OCDE.
- Expresión de tolerancia cero al soborno o pagos indebidos realizados
en nombre o interés de la persona jurídica.
- Clara vocación de que ningún acto realizado en nombre o interés de la
persona jurídica busque como objetivo principal influir indebidamente
sobre un funcionario en beneficio de la organización o alterar o
interferir en sus deberes de imparcialidad y objetividad.
- Prohibición de la búsqueda o aprovechamiento de información
privilegiada o confidencial.
- Desincentivos a toda participación o colaboración en actos de
direccionamiento o fraudulentos conducidos por los funcionarios.
- Regulación clara de prohibiciones y excepciones de obsequios a
funcionarios públicos en consistencia con las previsiones del Decreto
N° 1179/16 u otras similares propias de la jurisdicción en la que se
opere.
- Desincentivos a todo empleo indebido iniciativas solidarias o
acciones similares.
- Distinción clara entre pagos a organismos o acciones en beneficio de
organismos y los dirigido/as a funcionarios que redunden en su
beneficio personal.
- Prohibición de aportes de campaña en nombre de la persona jurídica de
manera consistente con las previsiones de la Ley N° 26.215 de
financiamiento de la política u otra de características análogas
propias de la jurisdicción, fijando incluso reglas para acotar y
controlar los aportes de campaña que realicen individualmente sus
integrantes.
- Obligación de comunicar internamente la existencia de vínculos con
funcionarios superiores de forma que sea un medio idóneo para facilitar
el cumplimiento de las obligaciones del Decreto N° 202/17 o cualquier
norma similar.
3.4. Capacitación
El artículo 23 inciso c de la Ley consigna como elemento mandatorio "la
realización de capacitaciones periódicas sobre el Programa de
Integridad a directores, administradores y empleados".
La capacitación es una herramienta esencial para la transferencia de
los conocimientos, mensajes y valores asociados al Programa. Juega un
rol fundamental en el proceso de formación de conciencia sobre los
riesgos de corrupción y la creación de una cultura de integridad.
Permite reforzar periódicamente los valores éticos de los miembros de
la persona jurídica generando una motivación interna para dar
cumplimiento a las normas de conducta.
Las actividades de capacitación deben ser brindadas a los empleados de
todos los niveles de la organización y deben ser diseñadas e
implementadas en base a una priorización por riesgo. Eso implica que la
capacitación debe brindarse antes o más asiduamente a aquellos que con
mayor probabilidad puedan enfrentar casos de corrupción en el desempeño
de sus tareas cotidianas. También será conveniente priorizar la
capacitación de aquellos en posiciones de liderazgo, incentivando
además la réplica al interior de sus respectivos equipos de trabajo. En
lo demás, los criterios de priorización antes señalados para focalizar
las reglas de trato con funcionarios (apartado 3.3) pueden también
ponerse en juego aquí.
Con relación a la capacitación de terceros (proveedores, socios
comerciales, etc.), si el Programa es obligatorio para ellos será
recomendable capacitarlos al respecto y deberá emplearse también aquí
el criterio de riesgo antes mencionado.
Cada persona jurídica determinará en base a sus recursos, necesidades y
condiciones operativas la modalidad para llevar a cabo las
capacitaciones (presencial, en línea u otra), la periodicidad (anual,
semestral, etc.), la forma de documentación y respaldo de su
realización, el recurso a capacitadores internos o apoyo profesional
externo y los mecanismos de la evaluación de su impacto y efectividad.
Cualquiera sea la decisión que se adopte debe ser claro que esos
factores han sido tenidos en cuenta, ponderados y que se ha elegido la
opción más adecuada. Es recomendable que, de existir la necesaria
disponibilidad de recursos, tales opciones sean combinadas y que se
asegure una periodicidad razonable del ciclo capacitador, sobretodo el
dirigido a perfiles con criticidad media a alta.
Sin perjuicio de que cada persona jurídica es libre de adoptar la
capacitación anticorrupción que considere más adecuada (siendo deseable
que ésta esté alineada con su programa general de capacitación,
formación o desarrollo) es posible brindar algunas pautas generales
para orientar su diseño e implementación:
- El Directorio y el gerencial cumplen una función clave en la
transmisión de los mensajes de capacitación de la organización y deben
promover la participación activa de los empleados en las actividades.
- Hay pocas oportunidades mejores para la expresión del tone from the
top que la participación plena de la alta Dirección en las actividades
de capacitación. No sólo dedicando cinco minutos a un discurso de
apertura sino destinando el mismo tiempo y esfuerzo que el resto de los
asistentes e incluso cooperando con los capacitadores que la imparten.
- Los contenidos de las capacitaciones deben estar sincronizados con el
Código de Ética y las políticas del Programa.
- Es recomendable la combinación de capacitaciones generales con otras
personalizadas para abordar desafíos y necesidades específicos de
ciertos grupos.
- Es recomendable una capacitación inicial (como parte de la inducción
de cada empleado que ingresa a la organización) como así también una
capacitación general obligatoria al menos una vez al año.
- Debe haber incentivos claros para capacitarse. Hacerla obligatoria
puede ser correcto pero no suficiente. Brindar reconocimiento positivo
(a través de bonos salariales, felicitaciones, consideración para
ascensos, etc.) a quien cumpla puntualmente con sus compromisos de
formación también es una alternativa.
- Las capacitaciones deben evaluarse en un doble sentido: a) evaluar la
correcta formación de sus receptores, b) evaluar críticamente su
dictado a través de encuestas de satisfacción u otras mediciones.
- La capacitación debe tomar en cuenta las diferencias de idioma,
cultura, contexto y formación de los distintos integrantes a los que
van dirigidas.
- Tratándose de un elemento mandatorio, es importante demostrar su
existencia con considerable detalle. Las fechas, los contenidos, los
asistentes, los resultados de las evaluaciones, todo debe documentarse.
- Es importante proyectar el monitoreo continuo (ver apartado 3.12)
especialmente sobre la capacitación. La actualización y renovación
permanente de los contenidos, incorporando las lecciones aprendidas,
son acciones fundamentales.
- Junto con las capacitaciones, deberían existir instancias de
orientación que incluyan asesoramiento ante consultas y casos concretos.
En caso de las pequeñas organizaciones puede contemplarse que las
restricciones presupuestarias atenten contra la periodicidad y variedad
de las actividades de capacitación. Pero, en la medida en que resulte
posible, deben aprovechar el hecho de tener una estructura menos
compleja y mayores chances de interacción entre el empleador o dueño y
los trabajadores y realizar capacitaciones más directas y francas, que
aseguren la comprensión y aceptación de las políticas y procedimientos.
El tamaño de la organización no es excusa a la hora de hablar sobre
corrupción y transmitir valores.
Será deseable, finalmente, que las grandes empresas, así como las
cámaras o asociaciones que las nuclean, se interesen por la
capacitación de las PYMES que conforman su cadena de valor y les
brinden estímulo y apoyo para desarrollarla. La capacitación conjunta
de varias personas jurídicas puede ser deseable. La lógica pérdida de
especificidad de una actividad conjunta bien puede verse compensada por
el valor que posee, en tanto acción colectiva, la conversación sincera
entre pares de negocios sobre el problema de la corrupción y su combate.
3.5. Canales internos de denuncia
El artículo 23.III. de la Ley consigna entre los elementos "...canales
internos de denuncia de irregularidades , abiertos a terceros y
adecuadamente difundidos".
Para que el Programa sea efectivo y tenga credibilidad es
imprescindible que las conductas contrarias a las reglas éticas de la
persona jurídica sean detectadas y se perciba que se reacciona frente a
ellas de manera firme y justa.
A tal fin, es importante establecer un canal interno de denuncias para
que los empleados y terceros puedan denunciar violaciones al Código de
Ética u otras políticas sobre conductas, principios y valores o actos
ilegales, de manera confidencial o anónima si lo desean, y sin temor a
represalias. El canal interno de denuncias debe coexistir con canales
naturales de comunicación como las conversaciones con supervisores, en
los que se debe promover una cultura de discusión abierta sobre
cuestiones de integridad.
El reporte no debe estar limitado a información sobre infracciones
comprobadas, sino que debe extenderse a toda alegación de buena fe de
posibles actos indebidos, de manera que la información sea útil a los
fines preventivos y detectivos.
No se trata de un elemento mandatorio. Las personas jurídicas pueden
elegir desarrollarlo o no. La medida de la necesidad puede estar dada
por distintos factores, como por ejemplo la separación entre quienes
deciden y quienes ejecutan. A mayor cercanía entre el empleador o dueño
y la totalidad de los integrantes, menor necesidad. A mayor complejidad
de la división de tareas y jerarquías, a mayor cantidad de integrantes,
mayor dispersión, mayor cantidad de vínculos con terceras partes,
también mayor necesidad de contar con un canal ético. En ciertos casos
lucirá insostenible un Programa que no lo contemple. Ahora bien, cuando
no sea imprescindible contar un canal de denuncias propiamente dicho,
será importante mantener una política de puertas abiertas o fomentar
que los empleados hablen abiertamente sobre los problemas o dudas en
materia de integridad.
En aquellos casos en los que resulta adecuado implementarlo, un buen
sistema de denuncias está indisolublemente ligado al correcto
funcionamiento de otros elementos del Programa, en especial a que:
- La obligatoriedad de denunciar internamente las violaciones al Código
de Ética, los actos ilegales o indebidos y los que de buena fe se
entiende podrían serlo, esté prevista en el Código de Ética o en otra
norma interna, correcta y claramente establecida y comunicada a todos
los empleados y terceros (ver apartado 3.2). Además, deben garantizarse
condiciones que incentiven y no desestimulen las denuncias.
- Se garantice la protección suficiente del empleado que reporta una
conducta indebida asegurando que no existan represalias o repercusiones
con respecto a cuestiones planteadas o información proporcionada de
buena fe (ver apartado 3.6).
- Existan procedimientos que establezcan de antemano el correcto
tratamiento de todos los reportes y la investigación interna de
aquellos que supongan alarmas serias sobre la existencia de una
violación grave al Código de Ética (ver apartado 3.7).
Los canales deben ser seguros. Por un lado, deben garantizar a los
denunciantes que la información se mantendrá en estricta
confidencialidad y sólo será empleada para un análisis o investigación
seria y profesional. Por el otro, si bien es deseable que la persona
jurídica permita que los informes se hagan de manera abierta, los
canales deben admitir tanto la denuncia anónima como la posibilidad de
optar por la reserva de identidad. La existencia de dichas opciones
debe ser comunicada con claridad a todos los destinatarios posibles del
canal. En el caso de la reserva debe aclararse bajo qué condiciones
cederá o en qué casos la persona jurídica no podrá mantenerla (de
seguro no será posible mantenerla ante el requerimiento de autoridades
judiciales).
Los canales pueden ser internos y/o de gestión tercerizada. Una u otra
opción acarrean distintos beneficios. A mayor dimensión de la
organización y mayor actividad denunciadora estarán asociadas
exigencias de mayor profesionalización e independencia en la gestión
del canal y, por ende, mayor tendencia al recurso a una solución
externa de primer nivel (o la internalización de mayores costos
asociados). En cualquier caso, en una organización de grandes
dimensiones (o incluso en una mediana con grandes riesgos, actividad
denunciadora profusa o considerable dispersión de los trabajadores)
aparece deseable el establecimiento de canales que brinden garantía de
atención independiente las veinticuatro (24) horas los trescientos
sesenta y cinco (365) días del año con salvaguardas de primer nivel
para la seguridad de la información y la protección de datos personales.
La persona jurídica, por otro lado, puede contar con uno o múltiples
canales simultáneos e independientes, tales como un canal telefónico,
un formulario web, una app, un correo electrónico, un buzón postal, un
canal presencial, etc. además de los canales naturales de comunicación
antes descriptos. La pluralidad y variedad de canales es deseable en
especial en las organizaciones más grandes.
En todos los casos los canales existentes tienen que ser debidamente
comunicados y accesibles a todos los empleados así como a terceros y
partes relacionadas. Dependiendo de la actividad propia de la persona
jurídica, se deberán tomar los recaudos y adecuaciones necesarias para
asegurar que el uso del canal por terceros respete el objeto de aquél,
y para afianzar su efectividad. Además, cuando se efectúe una denuncia,
siempre que sea posible, la persona jurídica debe asegurar que los
denunciantes puedan hacer el seguimiento apropiado de su reporte y
conocer los resultados de su tratamiento si así lo desean.
Es recomendable una política o reglamento interno escrito que defina
los distintos aspectos vinculados a la gestión del canal, contemplando
desde la recepción de los reportes hasta sus distintas opciones de
tratamiento. Es importante, además, que en el diseño esté contemplada
la integración al circuito regular de asuntos materialmente reportados
por otras vías (por ejemplo, al responsable interno en conversaciones
de pasillo, directamente a los directores, al canal de relaciones
institucionales o similar).
En PYMEs, fundaciones o asociaciones civiles que posean un plantel
reducido y concentrado en una misma sede, con acceso directo al
empleador o dueño o a los directores por parte de cualquier trabajador,
estas soluciones pueden matizarse. La alternativa que se escoja (por
ejemplo, una política de puertas abiertas de los dueños o empleadores
combinada con reglas claras que establezcan la obligación de denunciar
comunicadas sostenidamente y reforzadas con capacitación) debe poder
ser acreditada y guardar consistencia con los riesgos.
Por último, es posible brindar algunas sugerencias adicionales que
pueden ser útiles para incrementar la efectividad del sistema de
denuncias:
- Prever y comunicar que no se tolerarán las denuncias realizadas de
mala fe y que se tomarán medidas adecuadas en esos casos.
- Adoptar sanciones firmes contra cualquier persona que viole la
política antirepresalias de la organización. No puede haber
vacilaciones de ningún tipo a la hora de proteger a quien se atreva a
denunciar (ver apartado 3.6).
- Medir la efectividad de la línea de denuncias. Para ello puede ser
válido realizar encuestas de satisfacción a quienes las emplean,
análisis sobre las estadísticas que el canal produce, etc. La
frecuencia de reportes por fuera del canal cuando exista uno claramente
establecido puede ser un dato revelador sobre su falta de eficacia.
- Divulgar las estadísticas relativas al canal de denuncias, cuidando
en ese caso que la información se presente con un grado de agregación
tal que permita asegurar la confidencialidad.
3.6. Protección de denunciantes
El artículo 23.IV de la Ley enumera entre los elementos "Una política
de protección de denunciantes contra represalias.
Aquella protección que no sea efectivamente brindada por la persona
jurídica difícilmente sea provista por una autoridad o institución
ajena a ésta y por ende, en ciertos casos, la ausencia de
materialización de este elemento puede conducir al desamparo de quien
se atreve a reportar ilícitos.
Es imprescindible proteger a quien se atreve a denunciar, sea cual
fuere el canal que haya sido utilizado para la denuncia. Es un deber
ético brindar el máximo nivel de protección a quien se ha obligado
contractualmente a reportar. Aun si no fue consignado por el legislador
entre los elementos mandatorios, no parece haber margen para considerar
adecuado un Programa que incluya una línea ética si no contempla
también, en su debida extensión, este elemento. Estando en juego,
además, la integridad física, tranquilidad y dignidad de personas
inocentes, el escrutinio de este elemento, a los efectos de un juicio
de adecuación del Programa, debe ser de la máxima severidad.
Por cierto, como se dijo más arriba, la protección del denunciante no
puede ser enteramente separada del diseño de la línea de denuncias (ver
apartado 3.5) ni de la estructuración de las acciones de investigación
interna (ver apartado 3.7). Hasta podría decirse que es un presupuesto
necesario del correcto funcionamiento de aquellos elementos.
Pueden tomarse en cuenta ciertas pautas para analizar si dentro de una
organización se brinda la protección suficiente (aunque aquéllas se
plasmen en algún otro elemento del Programa):
- Si realmente se reciben denuncias sin requerir mayores datos
identificatorios y avisando adecuadamente y de antemano la posibilidad
de reportar en reserva o de permanecer anónimo.
- Si existen suficientes garantías de seguridad de la información con
relación al almacenamiento -en bases de datos propias o de un tercero-
de los datos personales del sujeto reportante o de otros que podrían
conducir a su averiguación.
- Si se contemplan reglas internas de protección al denunciante en el
propio Código, en el reglamento de la línea o en un procedimiento o
protocolo específico.
- Si las reglas de protección a denunciantes alcanzan a los terceros
que hayan utilizado el canal, quienes también pueden ser víctimas de
represalias.
- Si estas reglas prohíben a cualquier agente de la organización, de
cualquier nivel, adoptar medidas de represalia. Si frente a la
posibilidad de represalias se prevén sanciones. Si ante la hipótesis de
que existieron represalias se hace una investigación interna. Si de
constatar represalias se las sanciona con la máxima dureza.
- Si en las reglas internas se contempla un concepto amplio de
represalia considerando que ésta puede darse tanto por medio de la
remoción del cargo, la desvinculación o el traslado infundado de sector
o geografía, u otras posibles coacciones sutiles tales como cambios de
tareas, retiros de comodidades, generación de un clima laboral adverso,
hostigamiento verbal o similares.
- Si la protección de denunciantes ante represalias es considerada
expresamente dentro de las funciones del responsable de integridad u
otro integrante del elenco de control interno con suficiente
independencia, jerarquía y recursos, con capacidad de gestionar
soluciones de protección a través del contacto directo con la alta
Dirección.
- Si se brinda una garantía de representación legal por cuenta de la
persona jurídica al denunciante en caso de necesitarla.
Sólo limitadamente estas exigencias pueden aplicarse para PYMES u
organizaciones de menor talla. Puede entenderse la ausencia de aquellas
que impliquen una erogación considerable. Pero, de cualquier
organización, con independencia de su dimensión, capacidad económica y
riesgo, es esperable un compromiso inquebrantable con la protección de
los denunciantes dentro de sus posibilidades económicas.
Será indicio del compromiso que éste se plasme en una política
específica de protección a denunciantes, aunque se limite a repetir los
aspectos relevantes de soluciones propias de otros elementos del
Programa. Por el contrario, la emisión de una política meramente
declamativa que no se vea acompañada de condiciones de protección como
las expresadas más arriba será de escaso valor.
3.7. Investigación Interna
El artículo 23.V de la Ley refiere a la adopción de "Un sistema de
investigación interna que respete los derechos de los investigados e
imponga sanciones efectivas a las violaciones del código de ética o
conducta".
El análisis e investigación de los reportes por la propia persona
jurídica es imprescindible para sustentar la aplicación fundada de
medidas disciplinarias, penales o civiles, así como para la
introducción de medidas organizacionales remediales que ayuden a la
organización a evitar la repetición de las irregularidades en el
futuro. Las investigaciones pueden derivarse no solo de los reportes,
sino también de acciones de rutina de la organización tales como la
realización de auditorías.
No puede definirse de antemano un modo único y exclusivo de llevar
adelante una investigación. Ello no depende sólo de aspectos vinculados
con el nivel de riesgo, los recursos y las dimensiones de la persona
jurídica sino que también se relaciona íntimamente con la organización
interna, la idiosincrasia y cultura de la organización, la fisonomía
del control interno y la disponibilidad propia de recursos para afectar
a la tarea en función de la necesidad coyuntural que ésta represente.
De manera general debe decirse, ante todo, que el desplegar acciones de
investigación interna constituye un derecho de la persona jurídica como
correlato de sus facultades de organizar su actividad lícita libremente
(artículo 64 Ley N° 20.744 de Contrato de Trabajo, en adelante LCT) y
como consecuencia de su derecho como empleador de controlar los medios
de producción de su propiedad (artículo 70 LCT).
La configuración de una actividad de dichas características en
ejercicio de tales derechos no puede bajo ninguna circunstancia estar
encorsetada en los límites jurídicos propios de la investigación
criminal en sede penal ni sirven tampoco de auxilio interpretativo los
límites propios del derecho disciplinario en la órbita estatal.
Sí es imprescindible que tanto en su reglamentación interna como en su
faz práctica tal actividad respete los límites derivados de los
derechos de los trabajadores. Especialmente importante es que se evite
afectar su intimidad (artículo 19 Constitución Nacional y artículo 73
LCT), privacidad (artículo 18 Constitución Nacional) y dignidad
(artículos 70 y 72 LCT).
En tal sentido;
- El carácter de las medidas de investigación debe ser necesario,
igualitario y pro p orcional (se infiere de "discreción" y "medios de
selección automática" , artículo 70 LCT).
- El manejo de la información debe cumplir con directivas de obtención
y tratamiento de datos personales (artículo 43 Constitución Nacional y
Ley N° 25.236).
Con relación a límites sustantivos, como principio general, todo
aspecto de interés para la persona jurídica puede ser investigado. A
modo de ejemplo, es posible mencionar presuntos delitos, faltas
disciplinarias, daños a bienes de la organización, sucesos que
produjeron gran conmoción interna, escándalos, entre otros. No
obstante, no es posible indagar (y así debe plasmarlo la regulación
interna) acerca de aspectos estrictamente privados tales como
preferencias sexuales, políticas, religiosas, sindicales o culturales
de los trabajadores. Con relación a las cuestiones partidarias, sólo
será posible la indagación sobre aspectos atinentes al aporte económico
de parte de la organización a entidades partidarias o campañas
electorales pero no de otra naturaleza.
Es importante que las acciones de investigación interna respondan a un
previo protocolo interno escrito, aprobado por el Directorio,
respetuoso de los límites antedichos, previamente comunicado y, de ser
posible, acordado con los destinatarios en los aspectos pertinentes (en
un acuerdo documentado por escrito).
Allí, al igual que en el Código de Ética, deberán regularse las
cuestiones relativas al acceso a los medios y dispositivos que el
empleador pone en manos de los trabajadores. El trabajador debe ser
advertido de que la información almacenada en dichas fuentes es
propiedad de la persona jurídica y que debe abstenerse de hacer un uso
privado de ellas en su tarea cotidiana. El trabajador debe saber que,
si lo hace, no puede tener expectativa de excluir a la organización del
conocimiento de tal uso privado si en el marco de una investigación
interna aparecen motivos válidos para indagar en ellos. Lo mismo sucede
con los controles, cuya realización debe ser un hecho conocido de
manera fehaciente (por ejemplo, mediante la firma de la política
aplicable si existiera). Aun si se avisa antes, todo acceso tiene que
justificarse en necesidades claras de investigación, seguridad u
operación y limitarse a lo indispensable para asegurar esas necesidades.
También será deseable que se prevean cuestiones relativas a la cadena
de custodia de la información (y la opción a apoyo externo cuando se
trata de manejo de evidencia electrónica), a la entrevista de testigos
y al involucramiento y exclusión de las investigaciones de las
diferentes áreas internas en función de su posible implicancia los
hechos. Debe tenerse en cuenta que estos elementos son centrales para
poder luego usar las pruebas en un posible proceso judicial.
Es aconsejable que existan a disposición de la organización, aunque no
se trate de personas afectadas de manera permanente a esa tarea,
recursos humanos preparados para desplegar acciones de investigación
respetuosas de las condiciones descriptas. A tal efecto, lo mismo vale
si se recurre de manera coyuntural a un servicio profesional externo o
a la intervención excepcional por el tiempo necesario a personal propio
afectado normalmente a tareas de otra naturaleza.
Es importante, asimismo, que la supervisión última de una
investigación, sin perjuicio de su conocimiento y aprobación por la
alta Dirección, descanse en la autoridad responsable del control
interno, sea esta el responsable de integridad, el auditor o el
responsable legal o similar. Ello sin perjuicio de que en aquellos
casos en los que estén involucrados en los hechos miembros de la alta
Dirección serán apreciadas como más independientes aquellas actividades
de investigación puestas en manos de un externo que no sea el proveedor
habitual de asesoramiento jurídico de la organización. Es deseable que
estén establecidos con claridad de antemano en el protocolo o
reglamento los casos en los que será mandatorio optar por esa modalidad
y que contemplen todo supuesto de corrupción activa presuntamente
cometido por la alta Dirección o el gerente general.
Se deben contemplar, como resultado posible de las investigaciones,
amplias posibilidades de reacción y remediación, responsabilidad
disciplinaria, autodenuncia, acciones civiles, aplicación de
penalidades y terminaciones contractuales.
En cuanto a las medidas de remediación es importante que la
investigación pueda dar paso a reformas de estructuras y
procedimientos, comunicaciones institucionales, etc., y en general a la
adopción de medidas que permitan prevenir hechos ilícitos, faltas y
fallas a futuro.
Se debe tener presente que el legislador ha enfatizado especialmente la
necesidad de aplicación de sanciones frente a infracciones. Para ello
será indispensable que:
- Las sanciones por infracciones al Código de Ética estén claramente
establecidas por escrito y sean pertinentes y proporcionales;
- Junto con el protocolo de investigaciones, en el Código o en un
procedimiento aparte, se establezca una política disciplinaria justa,
clara y transparente.
El presente elemento puede ser costoso o de difícil establecimiento
para una PYME. Incluso en contextos de alto riesgo es razonable una
moderación del escrutinio y la exigencia al hacerse un juicio de
adecuación. Pero cuanto menos debe haber evidencia práctica de que los
dueños no permanecían ajenos frente a hipótesis problemáticas y que
ante a infracciones al Código Ético se aplicaban las reacciones
disciplinarias previstas por defecto en la ley laboral para el
quebrantamiento de los deberes de fidelidad y colaboración.
3.8. Debida diligencia hacia terceros
El artículo 23.VI de la Ley enumera entre los elementos "
Procedimientos q ue com prueben la integridad y trayectoria de terceros
o socios de negocios, incluyendo proveedores, distribuidores,
prestadores de servicios, agentes e intermediarios, al momento de
contratar sus servicios durante la relación comercial".
Este elemento tiene una significativa importancia en la medida en que
la Ley responsabiliza a las personas jurídicas por la acción de
cualquier persona física -con independencia de si es un integrante de
la organización o un tercero, posea o no un vínculo formal- con tal de
que la acción se cometa en nombre, beneficio o interés de la persona
jurídica.
En tanto resulta más difícil imponer pautas de comportamiento y
controlar a aquellos que no poseen con la organización una relación de
subordinación jerárquica directa, es especialmente importante que
existan políticas específicas para:
- Conocer a las contrapartes con las que opera. Es necesario contar con
información sobre las características y los vínculos de los terceros,
incluida su reputación comercial y la relación, si la hay, con
funcionarios locales o extranjeros. El grado de escrutinio debe
aumentar en la medida en que sean mayores las alertas.
- Asegurar una adecuada comprensión de la lógica de la relación que se
entabla con los terceros. Deben ser claros su rol y su necesidad, las
condiciones del servicio y los términos de pago. Además, se debe
controlar que el tercero realmente esté realizando el trabajo por el
que se lo contrató y que su compensación sea acorde con la labor.
- Transmitir adecuadamente a los terceros las políticas de integridad
de la organización y exigirles su cumplimiento. A tal efecto, tanto
vale extender las políticas propias (en tanto resulten adecuadas y
comprensibles para el tercero) como poseer y comunicar políticas
específicas para partes relacionadas (en tanto sean, en lo relevante,
consistentes con las propias). Lo realmente esencial es que éstas
definan y modelen con claridad las pautas éticas de actuación en los
negocios.
- Controlar las acciones que realizan los terceros en aquellas
actividades que pueden ser percibidas como actuación en nombre,
beneficio o interés de la persona jurídica según su significado
habitual en el contexto de los negocios que se llevan a cabo.
Será adecuada una política de terceras partes en la medida en que la
persona jurídica pueda demostrar que obró diligentemente , cubriendo y
analizando todas las señales de alerta y buscando en todas sus
transacciones, dentro de lo posible, que sus partes relacionadas
respetaran la Ley y se comportaran de manera íntegra.
Dado que no se puede controlar a todos los terceros en todo momento, lo
esperable es que se desplieguen medios razonables, acorde al contexto y
a las propias capacidades, para expresar con claridad y firmeza un
mensaje íntegro y luego reafirmar su cumplimiento a través de controles
priorizados por riesgo, de mayor o menor intensidad según las
características de los terceros y su perfil de riesgo, recalibrando
luego según las alertas que se desplieguen en la medida en que dicha
supervisión se lleva a cabo.
Para poder priorizar los controles es necesario tener en cuenta, en
primer lugar, que no todos los terceros de una organización tienen que
estar sujetos a acciones de debida diligencia (lo que no quiere decir
que las personas jurídicas no deban tener procedimientos generales para
todos sus terceros, sino que justamente merced a esas políticas será
posible seleccionar en cuales focalizar la diligencia). Las
organizaciones de gran magnitud pueden llegar a relacionarse con
cientos de terceros y en esos casos una debida diligencia que abarque a
todos ellos implicaría costos muy elevados. Es necesario hacer un
filtro para determinar qué terceros representan un mayor riesgo para la
persona jurídica.
Como parte de esa evaluación inicial, la persona jurídica puede
considerar aspectos tales como:
- ¿El tercero actúa en una actividad, industria o ubicación geográfica
con mayores riesgos de corrupción?
- ¿Va a realizar servicios en nombre de la organización o va a estar
autorizado a representarla frente a terceros?
- ¿Es posible que el tercero deba contactarse con funcionarios públicos
cuando representa a la persona jurídica?
- ¿Es posible que el tercero influya en las decisiones o en la conducta
de otros para el beneficio de la persona jurídica?
La respuesta positiva a alguna de estas preguntas bien puede colocar al
tercero dentro del alcance de acciones concretas de debida diligencia
de la persona jurídica.
Al mismo tiempo, una vez identificados los terceros alcanzados es
necesario segmentarlos de acuerdo a los distintos niveles de riesgo y
que las exigencias y las acciones de control que se desplieguen guarden
consistencia con esa distinción.
En un primer momento se puede considerar un mayor nivel de alcance y un
menor nivel de intensidad y agudeza. Luego, esos factores pueden ser
combinados en sentido inversamente proporcional en ulteriores niveles
de control.
En esa dinámica se pueden practicar acciones tales como:
- un simple cuestionario de llenado voluntario con carácter de
declaración jurada conteniendo información general descriptiva de los
ejes antes mencionados;
- un control sobre las características, trayectoria, reputación y
antecedentes de algunos terceros considerando, junto a la información
provista por el tercero, fuentes alternativas;
- establecer pautas de seguimiento o monitoreo periódico sobre ciertos
tipos de terceros con alertas intermedias;
- desplegar una debida diligencia reforzada (que indague con mayor
profundidad sobre los antecedentes del tercero) y efectuar auditorías
de cumplimiento de los deberes éticos por parte de los terceros
catalogados como de más alto riesgo;
- proceso de aprobación interna con múltiples áreas o personas
intervinientes a mayor riesgo de tercero identificado.
Es de esperar que el tipo de análisis a aplicar a los terceros
alcanzados por la evaluación inicial, con la debida priorización propia
de cada caso, contemple aspectos tales como:
- Estructura y funcionamiento
- Composición del negocio del tercero
- Reputación
- Vínculos y relaciones
- Posibles conflictos de intereses
- Solvencia financiera
- Idoneidad técnica/profesional
- Trayectoria
- Existencia de un Programa o políticas anticorrupción
Una buena política de terceros debe de definir una base mínima de
suficiencia para sostener la relación. O a la inversa, un nivel de
riesgo tal que indique, para los casos más serios, la conveniencia de
interrumpir o no mantener relaciones con ciertos terceros.
También debe indicar cuándo establecer suficientes mitigaciones o
controles si el nivel aceptable de exposición a riesgo (o la ausencia
de sustitutos convenientes) sostienen la vocación de trabajar con un
tercero riesgoso.
Como parte de la debida diligencia hacia terceros, la persona jurídica
podrá exigir la inclusión de determinadas cláusulas y garantías en sus
acuerdos contractuales. En esa línea, podrá incluir previsiones tales
como:
- compromiso del tercero con el cumplimiento del Programa y las
políticas de integridad de la organización y/o con la legislación
aplicable;
- delimitación precisa de la capacidad del tercero para actuar en
nombre de la persona jurídica y/o mantener interacciones con
funcionarios;
- constancia por escrito de que los terceros (y/o sus integrantes
relevantes) han leído y aceptan cumplir las obligaciones del Programa;
- extensión de los controles y la capacitación del Programa;
- cláusula que proporcione amplio acceso de control a los registros
relevantes de los terceros;
- cláusula que obliguen al tercero a mantener registraciones contables
precisas y un sistema efectivo de controles internos;
- cláusula que obligue al tercero a informar activa y periódicamente
sobre sus actividades en representación de la organización;
- rescisión del contrato y penalidades en caso de violaciones a las
reglas del Programa o la legislación aplicable;
- exigencia de cooperar con cualquier investigación interna de la
organización o coadyuvar a la cooperación de ésta ante investigaciones
de autoridades públicas.
Es recomendable (especialmente en organizaciones de grandes dimensiones
y en relación con terceros de mayor riesgo) que la supervisión de los
terceros sea continua, para lo que pueden considerarse opciones tales
como actualización periódica de la evaluación de riesgos del tercero,
capacitaciones para los terceros, auditorías periódicas/aleatorias a
ciertos terceros, revisiones frecuentes de los pagos, etc.
Además, es esperable que políticas como las reseñadas no descansen
únicamente en la actividad del responsable de cumplimiento o un
responsable único sino que se integren orgánicamente en los procesos
habituales que determinan la necesidad de vincularse con cada tercero.
Los procedimientos estarán bien diseñados y tendrán mayores chances de
ser efectivos si aquel sector de la persona jurídica responsable de la
relación con el tercero es el primero en atender a los riesgos y
asegurar el despliegue del monitoreo, sin perjuicio de la intervención
adicional de las áreas de control interno para los casos más serios o
delicados.
Es importante destacar que la actividad asociada a este elemento es
costosa y, por ende, deben ser especialmente consideradas la dimensión
y capacidad económica de la organización al evaluarse su carácter
adecuado. Será necesario graduar las expectativas de control respecto
de una PYME o una organización sin fines de lucro. En esos casos, bien
puede esperarse que la firmeza en la transmisión de las políticas sea
clara, sin que puedan esperarse luego esfuerzos sostenidos para
controlar su cumplimiento por el tercero como los que podría realizar
una gran empresa. Esto sucederá especialmente con organizaciones
pequeñas que operan en relación con una amplia gama de terceros o a los
que les toque trabajar con partes a las que resulte difícil (por el
peso relativo en una discusión de negocios) imponer condiciones.
Finalmente, ha de considerarse que (incluso en grandes organizaciones
con políticas de debida diligencia extendidas y sofisticadas) los
mejores controles pueden fallar. Frente a casos en los que la comisión
de delitos ha involucrado la participación decisiva de terceras partes,
es esperable que la responsabilidad de quien se valiera de éstos no sea
evaluada por el resultado sino por la calidad y seriedad de los medios
desplegados. Para que tal evaluación sea posible, las acciones de
debida diligencia deben encontrarse adecuadamente registradas y
documentadas, pues sólo así es posible determinar si los esfuerzos de
control han sido suficientemente serios y cuidadosos.
3.9. Debida diligencia en procesos de
transformación societaria
El artículo 23.VII de la Ley menciona entre los elementos " La debida
diligencia durante los procesos de transformación societaria y
adquisiciones, para la verificación de irregularidades, de hechos
ilícitos o de la existencia de vulnerabilidades en las personas
jurídicas involucradas.
Es de por sí frecuente y esperable que al momento de iniciar la
negociación, durante su curso y previo a la decisiones relevantes de
transformación societaria (en el sentido amplio utilizado por la Ley),
se despliegue un riguroso escrutinio de información financiera,
contable, fiscal, legal, reputacional, laboral, ambiental y otra
similar con miras a identificar posibles vicios ocultos, pasivos no
declarados o riesgos contingentes.
Además debe considerarse que, de acuerdo al artículo 3 de la Ley "...en
los casos de transformación, fusión, absorción, escisión o cualquier
otra modificación societaria, la responsabilidad de la persona jurídica
es transmitida a la persona jurídica resultante o absorbente. Subsiste
la responsabilidad penal de la persona jurídica cuando, de manera
encubierta o meramente aparente, continúe su actividad económica y se
mantenga la identidad sustancial de sus clientes, proveedores y
empleados, o de la parte más relevante de todos ellos.
Se interpreta que la intención del legislador ha sido que, como parte
de esos controles (o incluso en ausencia de estos), los procesos de
transformación societaria involucren un análisis asociado a la
integridad de la persona jurídica adquirida (o empresa target según la
denominación usual en la literatura sobre fusiones y adquisiciones).
Los supuestos contemplados en la Ley, en consonancia con los previstos
en la Ley N° 19.550 de Sociedades Comerciales (artículo 74 y
siguientes) son aquellos de:
- transformación, en los que se producen cambio de tipo societarios
(artículos 74 a 81);
- fusión, en los que se produce incorporación a nueva sociedad de
patrimonio, derechos y obligaciones de sociedad/es disuelta/s
(absorción total) (artículos 82 a 87);
- escisión, en los que se produce la transmisión parcial del patrimonio
societario para fusión o creación sociedad nueva (artículo 88).
En atención a la trascendencia y excepcionalidad de una operación de
estas características, es esperable un escrutinio amplio y riguroso,
con el único limitante de los recursos disponibles en función de la
envergadura de la persona jurídica.
La Ley define con claridad los objetivos a los que están asociados
estos controles. Se trata tanto de la verificación de irregularidades o
hechos ilícitos pasados que la persona jurídica resultante puede "
heredar" as í como también la verificación de "vulnerabilidades".
Siendo que no se trata de una actividad cotidiana, la inserción de este
elemento en el Programa depende de qué tan factible sea que una
operación de estas características ocurra. Allí donde no tengan lugar
operaciones de este tipo el elemento no será necesario o bien bastará
con su disponibilidad contingente.
El reporte a autoridades de cualquier pago inapropiado que se detecte
-aun tratándose, por supuesto, de una decisión voluntaria y libre de
cada persona jurídica- es especialmente esperable y deseable.
La Ley no prevé un supuesto de exención de pena para los reportes fruto
de este proceso. Se postula como conveniente la existencia de criterios
judiciales orientados a brindar una amplia consideración mitigante a
auto-reportes originados en el despliegue de este elemento. Nada impide
darles amplia entidad como "denuncia espontánea" o "comportamiento
posterior" virtuoso en los términos de la Ley.
3.10. Responsable interno
El artículo 23.IX de la Ley menciona entre los elementos al
"...responsable interno a cargo del desarrollo, coordinación y
supervisión del Programa de Integridad" .
Se trata de un elemento que la Ley no incluye entre lo mandatorios. Aun
así, en las organizaciones de mayores dimensiones y capacidad económica
es prácticamente imposible concebir una adecuada estructuración del
Programa sin una persona o equipo con responsabilidad de tiempo
completo para su desarrollo, puesta en marcha y funcionamiento.
En organizaciones de menores dimensiones o recursos la función puede
ser acumulada a las responsabilidades de un perfil interno que -tanto
por las características de sus funciones preexistentes como por sus
habilidades personales- exhiba más afinidad con las pautas que se
describen a continuación (en tanto sea consistente con la previa
evaluación de riesgos). En una organización especialmente pequeña el
propio dueño podría encarnar el rol si todos los trabajadores tuvieran
acceso directo y cotidiano a él.
La cuestión depende, entre otros factores, de la cantidad de empleados
de la persona jurídica, su dispersión geográfica, la variedad de
unidades de negocio, el caudal habitual de denuncias y consultas que se
genere a partir de la instalación de un canal ético, la complejidad de
los reportes y los dilemas, etc.
Dentro de las actividades específicas a cargo de un responsable de
integridad se encuentran, entre otras, el diseño y puesta en marcha de
políticas y procedimientos de integridad, la gestión del sistema de
denuncias, la promoción de investigaciones internas, la supervisión de
la adecuación del Programa. Por cierto, sus funciones bien pueden no
limitarse a temas de ética y anticorrupción (estas deben estar
correctamente incluidas e identificadas, en cualquier caso) y abarcar
otras aristas del cumplimiento corporativo.
Si bien todos los empleados y miembros de la organización son
individualmente responsables de cumplir con el Programa, el responsable
(o equipo responsable) es la figura que brinda apoyo, asesoramiento y
funciona como fuente de consulta permanente ante decisiones difíciles y
dilemas éticos. Su aporte es especialmente relevante si no se limita
solo al asesoramiento puntual o sobre temas operativos sino que se lo
vincula también en la planificación estratégica y se le permite ejercer
influencia sobre la mirada de negocios de la organización. Esto último
sólo puede garantizarlo la alta Dirección y constituye un aspecto a
tener en cuenta para evaluar el tono ético (ver apartado 3.1).
El responsable de integridad debe tener un rol activo en la creación
del clima ético, involucrarse activamente y brindar apoyo tanto a los
empleados como a la Dirección en la toma de decisiones. El objetivo es
lograr la convicción por parte de los trabajadores de que los valores y
comportamientos éticos son positivos para la persona jurídica y para
cada uno de sus miembros. Para ello es recomendable que, además de la
formación propia de su especialidad, el responsable tenga conocimientos
del negocio de la organización y habilidades de comunicación y
persuasión.
Es importante que el responsable cuente con suficiente autoridad,
autonomía y recursos para el desempeño de su función. Cada persona
jurídica es libre para organizar y dotar la función como prefiera,
siempre que se aseguren esos factores.
El nivel jerárquico del responsable puede variar en función de las
características de la organización en la que se inserta la función y
las tareas con las que ésta se integra. Con independencia de ello debe
ser posible vislumbrarla, en el contexto, como una jerarquía alta. En
aquella organización pequeña en la que se encomiende como función
añadida, debe recaer sobre un perfil con suficiente capacidad de
influencia en la toma de decisiones. En una organización de medianas a
grandes dimensiones la jerarquía debe ser asimilable al nivel
gerencial. En definitiva: equivale a posiciones tales como las del
gerente legal, financiero, auditor o similar en remuneración, reporte,
evaluación de desempeño, acceso al Directorio.
En cuanto al reporte, es necesario que esté garantizado el acceso
directo a la gerencia general o el órgano de administración. Esto, por
supuesto, también puede variar en función de las dimensiones y el
gobierno de la organización. Pero en la práctica sólo estarán dadas las
garantías suficientes de un ejercicio independiente si puede decirse
que el responsable, siempre que la ocasión lo requiera, puede
comunicarse sin mediación con quienes toman las decisiones de
administración y gobierno. También si, a la inversa, es responsabilidad
de la Gerencia general y/o el Directorio la supervisión y seguimiento
del Programa.
Las cuestiones antedichas pueden presentar matices significativos en
función de muchos factores, entre los que cabe destacar especialmente
la antigüedad de la posición en la organización. Puede admitirse
especialmente que cuando ésta es novedosa o ha sido recientemente
incorporada, su actividad comience a desarrollarse bajo la órbita de
una Gerencia preexistente (especialmente aquella que asistió al
Directorio en la creación del Programa desde cero). Aun así, el
incremento de su autonomía y jerarquía debe ser una perspectiva posible
en el plan de mejora continua.
En la organización de la función de cumplimiento dentro de la persona
jurídica no solo será clave la definición de la posición y las
funciones del responsable sino de las demás áreas que deben contribuir
al control interno y la generación de un ecosistema de integridad. Será
de especial importancia que la función compliance esté adecuadamente
sincronizada con otras tales como auditoría, legales, recursos humanos,
gestión de riesgos, etc., evitando solapamientos o puntos ciegos de
responsabilidad.
En ciertos casos, la organización de la responsabilidad puede requerir
la integración de un Comité de Integridad (por caso con el propio
responsable, un integrante de las áreas de control y un representante
de la alta Dirección o cualquier otra conformación similar, pudiendo
integrar, por ejemplo, un vocal externo). Tal comité será de gran apoyo
para el monitoreo del Programa (ver próximo apartado), el tratamiento
de los reportes que ingresen al canal de denuncias (al menos los más
complejos o relevantes), el seguimiento de las investigaciones internas
u otras tareas que no puedan descansar únicamente en el responsable. De
existir tal Comité es deseable que sus funciones estén definidas por
escrito, posea una agenda de trabajo regular y se lleve registro de la
actividad que realiza.
3.11. Análisis periódico de riesgos
En artículo 23 de la Ley consigna entre los elementos "El análisis
periódico de riesgos y la consecuente adaptación del programa de
integridad". Asimismo, como ya se dijo varias veces con anterioridad,
el artículo 22 exige que el Programa guarde "...relación con los
riesgos propios de la actividad que la persona jurídica realiza".
Aun si el legislador no eligió mencionarlo entre los mandatorios, el
análisis de riesgos continuo no es un elemento más. Si la evaluación
inicial de riesgos es presupuesto esencial de la adecuación del
Programa, el análisis periódico de riesgos es un elemento vital para
corroborar si lo que una vez resultó adecuado continúa siéndolo en el
presente.
Cuando la organización ya posea una política, procedimientos y
responsables de una gestión de riesgos en general, es deseable que el
análisis periódico de los relacionados al cumplimiento de la Ley se
integre a ellos.
En algunos casos será necesario volcar la información en una matriz y
en un informe minucioso que exhiba cómo se han jerarquizado los riesgos
y en cuáles se ha elegido priorizar el trabajo de cada planificación
anual. En otros, especialmente en organizaciones más pequeñas -con
menor profesionalización del management o menores recursos económicos
para costear un asesoramiento externo experto- el análisis podrá ser
más informal o intuitivo y bien se podrá prescindir de su explicitación
detallada.
En lo posible -en analogía a la definición del proceso de evaluación
inicial de riesgos- un procedimiento interno debería fijar por escrito
sus pautas de realización, responsables y periodicidad (siendo
razonable que se realice en cada ciclo anual y preceda la planificación
del Programa para el año siguiente). Asimismo, es necesario que el
análisis periódico cuente con el apoyo y compromiso de la alta
Dirección y que se le informe y supervise los resultados del proceso.
En lo demás, para la realización en concreto de tal actividad podrán
ser de utilidad las pautas para la evaluación inicial de riesgos.
3.12. Monitoreo y evaluación continua
de la adecuación del Programa
El art 23.VIII de la Ley establece entre los elementos "El monitoreo y
evaluación continua de la efectividad del programa de integridad".
Es importante comprender al Programa como un proceso continuo de
aprendizaje, adaptación y mejora en el que su impacto y adecuación
deben estar sujetos a monitoreo y revisión periódica.
El negocio de una persona jurídica, el entorno en el que opera, la
naturaleza o características de sus clientes, las normas y regulaciones
que rigen su accionar y los estándares de la industria cambian en el
transcurso del tiempo. Además, la implementación de un análisis
periódico de riesgos (ver apartado 3.11) conlleva inevitablemente la
identificación de debilidades y la consecuente necesidad de mejora.
Por ello, cada organización debe tomarse el tiempo suficiente para
llevar a cabo revisiones periódicas que permitan verificar si el
Programa realmente aborda de manera suficiente los riesgos, si
verdaderamente se aplican las políticas y los procedimientos en las
actividades cotidianas y qué resultado tienen los controles. Deben
revisarse también con sentido crítico sus posibles debilidades.
Estas revisiones pueden darse con la forma y periodicidad que encaje
mejor con las características y recursos de la organización. En cuanto
a las acciones, son variadas las posibilidades, incluyendo encuestas,
auditorías o análisis agregado de datos estadísticos.
Cualquier medio idóneo para obtener información fiable sobre la marcha
y el impacto del Programa será igualmente adecuada. En cuanto a la
periodicidad, es deseable que se produzca información en tiempo real,
que se consideren y dé respuesta a los cambios de contexto y otros
factores relevantes, y se generen los ajustes allí donde se detecten
las fallas u oportunidades de mejora. En los casos en los que esto no
resulte posible, al menos una vez al año debería existir un balance
riguroso sobre el ciclo pasado y una programación del siguiente que
contemple las necesarias mejoras.
Muchas de las acciones útiles para la mejora continua se solapan con
las apropiadas para el análisis periódico de riesgos (ver apartado
3.11), para formalizar y controlar el apoyo inequívoco de la alta
Dirección (ver apartado 3.1), para medir el rendimiento del responsable
de integridad (ver apartado 3.10), para evaluar la cultura ética
corporativa, etc. Es perfectamente posible considerarlas adecuadas
inscriptas bajo estos ejes o emplearlas para más de una finalidad.
Basta con que la gestión del Programa exprese en su dinámica real que
no es estático sino que se trata de un elemento vivo en la
organización, al que se le da impulso constante y cuyo desempeño se
mide, se evalúa y, de ser necesario, se corrige.
Un monitoreo de esta clase es en última instancia responsabilidad de la
alta Dirección. Ésta debe asegurar que se desplieguen las acciones
necesarias para realizarlo e interesarse por sus resultados, sin
perjuicio de su instrumentación operativa por las áreas de control
interno (por caso, el responsable de integridad, el comité de
cumplimiento, la auditoría, etc.). En una organización de grandes
dimensiones será más probable (y deseable) que la responsabilidad
recaiga formalmente sobre uno de esos perfiles, que las herramientas de
monitoreo estén estructuradas con rigor técnico y que las mediciones
tengan una periodicidad regular.
El monitoreo y mejora son importantes incluso en las personas jurídicas
de menor dimensión. Aún sin encontrarse formalizada la actividad, es
importante que exista suficiente evidencia empírica de que en la
práctica se analiza la marcha del Programa, se corrige lo que no
funciona y se realizan, aunque sean modestas y limitadas, las mejoras
al alcance de la organización.
4. Fuentes consultadas
A continuación se detallan las fuentes bibliográficas tomadas en
consideración para la elaboración de los Lineamientos. Se aclara que
los documentos de fuentes extranjeras que fueron consultados en su
idioma original se citan en esa lengua.
4.1. Documentos de gobiernos
extranjeros
- Australian Government, Anti-Bribery & Corruption (ABC), 2015.
- Controladoria-Geral Da Uniáo - Brasil, Programa de Integridade,
Diretrizes para Empresas Privadas, 2015.
- Fiscalía General del Estado - España, Circular 1/2016, sobre la
Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas conforme a la reforma
del Código Penal efectuada por Ley Orgánica 1/2015, 2016.
- Ministry of Justice United Kingdom, The Bribery Act 2010.
- Presidencia de la República de Colombia, Secretaría de Transparencia,
Guía para empresas en Colombia, ¿Cómo y por qué implementar un Programa
Empresarial de Cumplimiento Anticorrupción?, 2016.
- Presidencia de la República de Colombia, Secretaría de Transparencia,
Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción, 2015.
- United States Department of Justice and Securities and Exchange
Commission, A Resource Guide to the U.S. Foreign Corrupt Practices Act,
2012.
- United States Sentencing Commission, Guidelines Manual, November 2016.
- United States Department of Justice, Evaluation of Corporate
Compliance Programs, 2017.
4.2. Documentos de organismos
internacionales
- Cámara de Comercio Internacional, Transparencia Internacional, Pacto
Global de las Naciones Unidas y Foro Económico Mundial, RESIST. Cómo
hacer frente a la extorsión y a la incitación al soborno en las
transacciones internacionales, Una herramienta para que las empresas
capaciten a sus empleados, Nueva York, 2011.
- International Chamber of Commerce (ICC), ICC Business Integrity
Compendium, Paris, 2017.
- Naciones Unidas, Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el
Delito, Programa anticorrupción de ética y cumplimiento para las
empresas: Guía práctica, 2013.
- OCDE, Informe fase 3 bis sobre la implementación de la Convención de
OCDE en Argentina, Grupo de Trabajo de la OCDE, marzo 2017.
- OCDE, Informe fase 3 sobre la implementación de la Convención de OCDE
en Argentina, Grupo de Trabajo de la OCDE, diciembre 2014.
- OCDE, Good Practice Guidance on Internal Controls, Ethics, and
Compliance, 2010.
- Pacto Global de las Naciones Unidas, Foro Internacional de Líderes en
Negocios y Transparencia Internacional, Los negocios contra la
corrupción: Un marco para la acción. Implementación del 10mo principio
del Pacto Global de las ONU contra la corrupción.
- United Nations Global Compact, A Guide for Anti-Corruption Risk
Assessment, New York, 2013.
- United Nations Global Compact - Transparency International, Reporting
Guidance on the 10th Principle against corruption, New York, 2009.
- World Economic Forum, Good Practice Guidelines on Conducting
Third-Party Due Diligence, Geneva, 2013.
4.3. Documentos de organizaciones
especializadas (nacionales y extranjeros)
- Asociación Argentina de Ética y Compliance y Asociación Española de
Compliance, Libro blanco sobre la función de Compliance, 2a ed. en
Argentina, Buenos Aires, julio 2017.
- BRS, The Five Levels of an Ethical Culture How to Build and Sustain
Organizations with Integrity, March 2017.
- Chen Hui y Soltes Eugene, Why Compliance Programs Fail — and How to
Fix Them, Harvard Business Review, marzo-abril 2018.
- Colegio de Abogados de la Ciudad de Buenos Aires, Revista del Colegio
de Abogados de la Ciudad de Buenos Aires, Tomo 77, Número 2, 2017.
- Deloitte, Building world-class ethics and compliance programs: Making
a good program great Five ingredients for your program, 2015.
Deloitte, Acquisition Due Diligence. Bribery and corruption risk, 2016.
- Deloitte, Pacto Global de las Naciones Unidas, Modelo de Gestión del
Pacto Mundial de las Naciones Unidas, Marco para su Implementación,
Nueva York, 2010.
- Jones Day, Corporate internal investigations best practices, pitfalls
to avoid, 2013.
- KPMG, Cinco cuestiones clave sobre: El rol del Compliance Officer,
Serie tests de Compliance, Número 12, 2015.
- Navex Global, 2016 Ethics & Compliance Third Party Risk
Management Benchmark Report, 2016.
- Thornhill Mark, Internal Investigations Best Practices, Spencer Fane,
2016.
- Transparencia Internacional, Principios Empresariales para
Contrarrestar el Soborno, 2013.
- Transparencia Internacional, Informe Global de la Corrupción 2009.
Corrupción y sector privado, Nueva York, 2009.
4.4. Documentos Oficina Anticorrupción
- Ministerio de Justicia y Derechos Humanos - Oficina Anticorrupción,
Convención Interamericana contra la Corrupción: Implementación de un
eficaz instrumento internacional de lucha contra la corrupción, Baragli
Néstor y Raigorodsky Nicolás, 2a ed, Buenos Aires, 2004.
- Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Nación - Oficina
Anticorrupción, Convención de las Naciones Unidas contra la corrupción:
nuevos paradigmas para la prevención y combate de la corrupción en el
escenario global, Raigorodsky Nicolás, 1a ed., Buenos Aires, 2007.
- Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Nación - Oficina
Anticorrupción, Ética, transparencia y lucha contra la corrupción en la
administración pública: manual para el ejercicio de la función pública,
Gómez Nicolás (Coord.), 1a ed., Buenos Aires, 2009.
- Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Nación - Oficina
Anticorrupción, Perspectiva del derecho penal sobre los actos de
corrupción: el rol de la Oficina Anticorrupción, Sosa Omar Julián
(Coord.), 1a ed., Buenos Aires, PNUD Argentina, 2012.
4.5. Doctrina nacional
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- Domenech María Mercedes, "Análisis periódico de riesgos de compliance
y su impacto en un programa de integridad dinámico", en: Durrieu
Nicolás y Saccani Raúl R. (Dir.), Compliance, Anticorrupción y
Responsabilidad Penal Empresaria (pp. 167-277), Thomson Reuters: Buenos
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- Espinar Ana López y Carnovale Hernán, " La implementación y gestión
de los canales internos de denuncia y la política de protección de
denunciantes contra represalias", en: Durrieu Nicolás y Saccani R a ú l
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Empresaria (pp. 279-285), Thomson Reuters: Buenos Aires, 2018.
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- Regner Gustavo G., "Tone-at-the-top: el apoyo visible e inequívoco al
pro grama de integridad por parte de la alta dirección y gerencia", en:
Durrieu Nicolás y Saccani Raúl R. (Dir.), Compliance, Anticorrupción y
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Aires, 2018.
- Saccani Raú l R., "Investigaciones internas: una guía práctica", en:
Durrieu Nicolás y Saccani Raúl R. (Dir.), Compliance, Anticorrupción y
Responsabilidad Penal Empresaria (pp. 313-341), Thomson Reuters: Buenos
Aires, 2018.
- Sarcuno Andrés, "Terceras partes: políticas y controles para
comprobar su integridad y trayectoria (art. 23, punto VI)" , en:
Durrieu Nicolás y Saccani Raúl R. (Dir.), Compliance, Anticorrupción y
Responsabilidad Penal Empresaria (pp. 105-111), Thomson Reuters: Buenos
Aires, 2018.
IF-2018-48698120-APN-OA#MJ
Hoja
Adicional de Firmas
Anexo
Número:
IF-2018-48698120-APN-C>A#MJ
CIUDAD DE BUENOS AIRES
Lunes 1 de Octubre de 2018
Referencia: Lineamientos de
Integridad para el mejor cumplimiento de lo establecido en los
artículos 22 y 23 de la Ley N° 27.401 de Responsabilidad Penal de las
Personas Jurídicas
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