AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO
Resolución 98/2018
RESOL-2018-98-APN-ACUMAR#SGP
Ciudad de Buenos Aires, 17/12/2018
VISTO el Expediente EX-2018-41871493-APN-SG#ACUMAR, las Leyes N°
26.168, N° 19.549 y N° 27.446, los Decretos N° 1759/72 - T.O. 2017-, N°
434/2016, N° 561/2016, N° 1131/2016, las Resoluciones N° 44/2016 y N°
18/2018 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO
DE MODERNIZACIÓN, la Resolución N° 10/2018 de la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS,
las Resoluciones Presidencia ACUMAR N° 852/2012, N° 125/2016, N°
5/2017, N° 419/2017, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 26.168 creó la AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO
(ACUMAR) como ente de derecho público interjurisdiccional, con
competencias en el área de la Cuenca Matanza Riachuelo en el ámbito de
la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y los partidos de Lanús, Avellaneda,
Lomas de Zamora, Esteban Echeverría, La Matanza, Ezeiza, Cañuelas,
Almirante Brown, Morón, Merlo, Marcos Paz, Presidente Perón, San
Vicente, y General Las Heras, de la Provincia de Buenos Aires.
Que la citada Ley de creación establece en su artículo 2° in fine que
ACUMAR dictará sus reglamentos de organización interna y de operación.
Que mediante el Decreto N° 434/2016 el PODER EJECUTIVO NACIONAL aprobó
el Plan de Modernización del Estado en cuyo marco, mediante el Decreto
N° 561/2016, se estableció la implementación del Sistema de Gestión
Documental Electrónica (GDE) como sistema integrado de caratulación,
numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las
actuaciones y expedientes.
Que en ese marco ACUMAR aprobó las Resoluciones Presidencia ACUMAR N°
125/2016 y N° 419/2017 mediante las cuales estableció la implementación
en el organismo del Sistema GDE y la obligatoriedad del uso de
diferentes módulos en todos los trámites y actuaciones de ACUMAR.
Que a su vez, el artículo 5° del Decreto N° 1131/2016 establece que las
entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley N°
24.156 deberán digitalizar los documentos y expedientes en soporte
papel siguiendo el procedimiento que fije la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y perderán
su condición jurídica de original, pudiendo ser destruidos u otorgarse
a los mismos el destino que la autoridad competente determine.
Que en ese sentido la mencionada Secretaría aprobó la Resolución N°
44/2016 mediante la cual aprobó como ANEXO I la Tabla de plazos mínimos
de conservación y guarda de actuaciones administrativas, como ANEXO II
el Procedimiento de guarda temporal, archivo y recuperación de
expedientes electrónicos y como ANEXO III el Protocolo de escaneo que
deberá ser utilizado para la digitalización de documentos originales en
soporte papel cuya tramitación continuará por expediente electrónico,
habilitándose el procedimiento de depuración del expediente en soporte
papel.
Que a su vez, mediante la Resolución N° 18/2018, dicha Secretaría
aprobó el “Procedimiento de Digitalización de Documentación
Administrativa por Lotes” en soporte papel estableciendo que los
documentos administrativos digitalizados de acuerdo a lo establecido en
dicha norma y en la Resolución N° 44/2016, son considerados originales
y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en
soporte papel, en los términos del artículo 293 y concordantes del
Código Civil y Comercial de la Nación.
Que mediante la Resolución N° 10/2018 de la Secretaría de Modernización
Administrativa de la Jefatura de Gabinete de Ministros se aprobó la
“Tabla de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de Documentos”,
aplicable a los memos, notas y remitos que no estén incorporados a
procedimientos que tramiten tanto por expedientes en soporte papel como
electrónico.
Que asimismo mediante la Ley N° 27.446 se establece que los documentos
oficiales electrónicos firmados digitalmente, expedientes electrónicos
y comunicaciones oficiales generados en el Sistema GDE, tienen para el
sector público nacional idéntica eficacia y valor probatorio que sus
equivalentes en soporte papel.
Que esta situación también es reconocida en la reciente reforma al
Reglamento de Procedimientos Administrativos Decreto 1759/72 - T.O.
2017, reglamentario de la Ley Nacional de Procedimiento Administrativo
N° 19.549, el cual en el inciso e) del artículo 15 reconoce el valor de
originales de los documentos electrónicos firmados digitalmente en el
Sistema GDE y de aquellos que sean reproducidos en soporte electrónico
a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte,
digitalizados según la normativa aplicable.
Que una administración pública moderna, ágil y eficiente es
determinante para lograr los objetivos para los cuales el organismo fue
creado.
Que la digitalización de documentos y expedientes posee ventajas
jurídicas y administrativas que garantizan, entre otras cuestiones, su
mayor perdurabilidad, la utilización de menor espacio físico, la
recuperación permanente de los contenidos con pleno valor jurídico y
probatorio y la simplificación de su búsqueda y consulta.
Que en virtud de lo expuesto y en el marco de las normas mencionadas
anteriormente, resulta necesario iniciar en ACUMAR el proceso de
digitalización de los documentos y expedientes producidos en primera
generación en soporte papel, estableciendo las pautas aplicables.
Que en ese sentido corresponde modificar la Resolución Presidencia
ACUMAR N° 852/2012 mediante la cual se aprueba el Manual de
Procedimiento Administrativo Interno de ACUMAR, a fin de adecuar los
artículos referidos al archivo de las actuaciones a lo regulado en la
presente norma.
Que la DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURIDICOS de ACUMAR ha tomado la intervención de su competencia.
Que el CONSEJO DIRECTIVO aprobó la presente resolución e instruyó a
esta PRESIDENCIA a proceder a la suscripción del acto administrativo
correspondiente.
Que la presente se dicta en uso de las facultades conferidas por la Ley N° 26.168 y la Resolución Presidencia ACUMAR N° 5/2016.
Por ello,
LA PRESIDENTA DE LA AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO
RESUELVE:
ARTÍCULO 1°.- Los documentos o expedientes producidos en primera
generación en soporte papel, serán digitalizados conforme el
procedimiento regulado en la Resolución N° 44/2016 de la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN o aquella
que en el futuro la reemplace. En aquellos casos de digitalización de
documentación o expedientes por lotes será de aplicación lo regulado en
la Resolución N° 18/2018 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN o aquella que en el
futuro la reemplace.
ARTÍCULO 2°.- Los documentos y expedientes generados en soporte
electrónico y los reproducidos en soporte electrónico a partir de
originales de primera generación en cualquier otro soporte,
digitalizados de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 1°
de la presente, son considerados originales y tienen idéntica eficacia
y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, conforme lo
establecido en la normativa nacional vigente, en los términos del
artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.
ARTÍCULO 3°.- La digitalización de los documentos o expedientes
originales de primera generación en soporte papel, se llevará a cabo
conforme lo establecido en el Diagrama de Flujo que se aprueba como
ANEXO I (IF-2018-48343376-APN-SG#ACUMAR) de la presente. La
digitalización podrá ser realizada por áreas internas de ACUMAR o, en
caso de ser necesario, por un externo conforme los acuerdos celebrados
con ACUMAR.
ARTÍCULO 4°.- En el caso de digitalización de documentos o expedientes
por lotes, la UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA de ACUMAR, efectuará un
control de la calidad de las imágenes digitalizadas a través de una
muestra del lote escaneado. En caso de advertirse deficiencias en el
lote digitalizado se procederá a remitir el mismo para su corrección.
ARTÍCULO 5°.- En el caso de los documentos y expedientes reproducidos
en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en
soporte papel, el número de página conferido por el Sistema GDE,
reemplazará al número de fojas del foliado original. En aquellos casos
que resulte necesario citar un documento contenido en un expediente
electrónico, además de su identificación, se deberá consignar el número
de orden asignado por el Sistema GDE teniendo en cuenta todos los
documentos (con pases incluidos).
ARTÍCULO 6°.- Una vez que los documentos o expedientes originales de
primera generación en soporte papel sean reproducidos en soporte
electrónico conforme lo establecido en la presente norma, quedará
habilitada su depuración.
ARTÍCULO 7°.- A fin de proceder a la depuración el responsable del área
de origen, con rango no inferior a Director, deberá informar a la
SECRETARÍA GENERAL que no encuentra objeciones a fin de que se proceda
a la depuración del documento expediente en soporte papel. Asimismo en
dicha oportunidad el área de origen podrá solicitar la conservación del
documento o expediente a depurar, en su totalidad o en alguna de sus
partes, por presentar un valor histórico o significativo para el
organismo.
ARTÍCULO 8°.- A fin de proceder a la depuración, la SECRETARÍA GENERAL deberá:
a. Verificar que la UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA, haya intervenido en el
control de calidad indicado en el artículo 4° de la presente;
b. Verificar que el documento o expediente se encuentre creado en soporte electrónico en el Sistema GDE;
c. Separar, en caso de haber sido solicitado por el área de origen, aquellos documentos o expedientes que deban conservarse;
d. Confeccionar y suscribir un Acta en la cual se deberá identificar
lugar, fecha, hora y los documentos o expedientes a depurar, incluyendo
como mínimo los siguientes datos necesarios a los fines de su correcta
identificación (número, año y cantidad de cuerpos). Asimismo el Acta
deberá determinar el método de depuración y el destino que tendrán los
documentos o expedientes depurados. En caso de tratarse de documentos o
expedientes que contengan información sensible deberá asegurarse su
trituración o inutilización en forma previa a su donación o entrega
para depuración.
ARTÍCULO 9°.- El proceso de depuración regulado en la presente norma
será de aplicación en aquellos casos de documentos o expedientes
originales en soporte papel, cuyo plazo mínimo de conservación se
encuentre cumplido, conforme lo establecido en la Resolución
Presidencia ACUMAR N° 852/2012 o aquella que en el futuro la reemplace.
ARTÍCULO 10.- Sustitúyase el artículo 27 del ANEXO I de la Resolución
Presidencia ACUMAR N° 852/2012 MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
INTERNO DE LA AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO, por el siguiente:
“ARTÍCULO 27.- COMPETENCIA
Es función de la MESA GENERAL DE ENTRADAS Y ARCHIVO, organizar y resguardar el archivo de los expedientes de ACUMAR.”
ARTÍCULO 11.- Sustitúyase el artículo 28 del ANEXO I de la Resolución
Presidencia ACUMAR N° 852/2012 MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
INTERNO DE LA AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO, por el siguiente:
“ARTÍCULO 28.- ARCHIVO Y DEPURACIÓN DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS DE ACUMAR
Las actuaciones administrativas en soporte papel que no tengan trámites
pendientes, serán conservadas en archivo físico el cual podrá ser
contratado en dependencias externas al organismo. Una vez vencido el
plazo mínimo establecido de conservación, conforme lo establecido en el
artículo siguiente, quedará habilitado el proceso de depuración
regulado en la normativa vigente de ACUMAR.”
ARTÍCULO 12.- Sustitúyase el artículo 29 del ANEXO I de la Resolución
Presidencia ACUMAR N° 852/2012 MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
INTERNO DE LA AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO, por el siguiente:
“ARTÍCULO 29.- PLAZOS MÍNIMOS DE CONSERVACIÓN Y GUARDA DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
Las actuaciones administrativas de ACUMAR serán conservadas por los
plazos mínimos de conservación y guarda establecidos en la Tabla
aprobada como ANEXO I (IF-2016-05338122-APN-SSGA#MM) de la Resolución
N° 44/2016 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, o aquella que en el futuro la reemplace.
Las Notas, Memorandos, Providencias o documentación interna generada
por ACUMAR que no queden encuadradas dentro de los trámites incluidos
en la Tabla mencionada, serán conservados por los plazos mínimos de
conservación y guarda establecidos por la Tabla aprobada como Anexo I
(IF-2018-56823915-APN-SSGA#JGM) de la Resolución 10/2018 de la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA JEFATURA DE GABINETE
DE MINISTROS, o aquella que en el futuro la reemplace. En caso de
tratarse de expedientes que no se encuentren incluidos en la Tabla
aprobada como Anexo I de la Resolución N° 44/2016 de la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, serán
conservados por un plazo mínimo de DIEZ (10) años.”
ARTÍCULO 13.- La presente entrará en vigencia al día siguiente de su
publicación en el Boletín Oficial de la República Argentina.
ARTÍCULO 14.- Comuníquese, publíquese, dese a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese. Dorina Bonetti
NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en la edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-
e. 21/12/2018 N° 98171/18 v. 21/12/2018
(Nota
Infoleg:
Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la
edición web de Boletín Oficial)
ANEXO I
DIAGRAMA DE FLUJO DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES EN SOPORTE PAPEL
IF-2018-48343376-APN-SG#ACUMAR