JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS

SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA

Resolución 111/2019

RESOL-2019-111-APN-SECMA#JGM

Ciudad de Buenos Aires, 23/09/2019

VISTO las Leyes Nros. 19.549, 25.506 y 27.446, los Decretos Nros. 434 del 1º de marzo de 2016, 561 del 6 de abril de 2016, 1063 del 4 de octubre de 2016, 1273 del 19 de diciembre de 2016, 894 del 1° de noviembre de 2017 y 733 del 8 de agosto de 2018, y el Expediente Electrónico N° EX-2019-86166898- -APN-SECMA#JGM, y

CONSIDERANDO:

Que la mejora de las capacidades del Estado es una condición necesaria para el desarrollo económico, productivo y social del país, reconociendo como principio rector del quehacer del Estado, que el Sector Público Nacional esté al servicio del ciudadano, en un marco de confianza mutua, focalizando su accionar en la producción de resultados que sean colectivamente compartidos y socialmente valorados.

Que la Ley N° 19.549 de Procedimiento Administrativo prevé en el artículo 1° inc. b) que los trámites administrativos deben realizarse con celeridad, economía, sencillez y eficacia.

Que es premisa de este gobierno poner en primer lugar al ciudadano, y para ello se debe evitar trasladar a los particulares el costo de gestionar la documentación si la Administración cuenta con los datos, la información y los documentos oportunamente presentados por ellos o producida directamente por un organismo público.

Que es necesario revertir el procedimiento tradicional que pide al ciudadano la presentación de documentación que originariamente es producida por un organismo estatal, o que ya ha sido presentada por el particular, ya que el ciudadano no está al servicio de la administración, sino por el contrario, es la administración la que está al servicio del ciudadano.

Que la defensa de los derechos y garantías de los particulares contempladas en la citada Ley N° 19.549 está directamente relacionada con una administración ágil, que facilite el acceso a las actuaciones administrativas y no utilice al administrado de cadete pidiendo información que ya obra en poder de la administración.

Que en tal sentido, el gobierno ha desplegado una serie de iniciativas tendientes a modernizar el funcionamiento del Estado, y a proporcionar a la sociedad una administración ágil, transparente, eficiente, puntual y de calidad, para lo cual es necesario evitar y superar la fragmentación digital de servicios que pudieran representar una barrera para el acceso de los ciudadanos y empresas a los servicios que brinda la administración.

Que el gobierno nacional ha impulsado una política de modernización y fortalecimiento de la administración pública con el propósito de brindar servicios de manera simple, clara y rápida, en un marco de seguridad y confianza tecnológica y jurídica.

Que el trámite es lo que conecta a los ciudadanos y las empresas con su gobierno, por ende, los trámites ágiles impactan positivamente en el clima de negocios, en la percepción ciudadana del gobierno, y en el acceso a servicios y programas públicos de primera necesidad, por lo que si la administración cuenta con trámites eficientes, toda la ciudadanía se beneficia.

Que siendo que los trámites están distribuidos a lo largo de distintas instituciones de gobierno, y mejorarlos suele requerir recursos tecnológicos, humanos, financieros con los cuales las entidades encargadas de los tramites no cuentan, resulta necesario, para superar esta dispersión y complejidad, constituir un órgano rector para unificar los esfuerzos de modernización y tener capacidad de impulsar cambios transversales y promover la coordinación interinstitucional.

Que existen estudios a nivel internacional que demuestran que la complejidad o sencillez de un trámite son características objetivables y definidas en base a criterios que contemplan, entre otros, mediciones acerca del tiempo necesario para completarlo, cantidad de viajes a la oficina gestora, cantidad de requisitos múltiples, cantidad de trámites asociados o cadena de trámites, cantidad de normas que debe leer el ciudadano para comprender el trámite, la necesidad de hacer subsanaciones o presentaciones ad hoc.

Que, asimismo, organismos multilaterales han analizado la cuestión concluyendo que en la región, en promedio, un cuarto de los trámites requiere de tres interacciones o más para su resolución, ubicándose Argentina actualmente, con el nivel de digitalización avanzada que alcanzó, con un porcentaje de 35% de trámites de estas características.

Que el análisis del comportamiento digital administrativo de los trámites descripto, tiene el objetivo de mejorar el servicio al ciudadano a partir de un enfoque basado en tareas y la introducción de herramientas de aprendizaje automatizado e inteligencia artificial a procesos administrativos.

Que existe un nuevo paradigma de trabajo con un enfoque basado en la segmentación de tareas, gobernanza de datos y automatización, que permitirán mejorar el servicio al ciudadano a través de la introducción de las herramientas de aprendizaje automatizado e inteligencia artificial, y consecuentemente, aumentar la productividad y la eficiencia en la confección de respuestas legales, asistencia inteligente, admisiones automáticas, certificaciones automáticas y fiscalizaciones con diagnostico inteligente, como actividades intrínsecas al hacer administrativo.

Que por ende, corresponde introducir una definición del trámite y de los indicadores de medición, lo que permitirá identificar y convertir tareas del hacer administrativo en actividades automatizables o semi automatizables y, en consonancia con la agenda internacional pública, encarar el paradigma de la inteligencia aumentada y robotizacion inclusiva para toda la administración pública nacional.

Que la Ley N° 25.506 de Firma Digital y su modificatoria reconoció la eficacia jurídica del documento electrónico, de la firma electrónica y de la firma digital, y en su artículo 48 estableció que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.

Que la mencionada Ley N° 25.506 previó en su artículo 47 que el Estado Nacional utilizará sus tecnologías y previsiones en su ámbito interno y en relación con los administrados.

Que la Ley N° 27.446 estableció que los documentos oficiales electrónicos firmados digitalmente, los expedientes electrónicos, las comunicaciones oficiales, las notificaciones electrónicas y el domicilio especial constituido electrónico de la plataforma de trámites a distancia y de los sistemas de gestión documental electrónica que utilizan el Sector Público Nacional, las provincias, el Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, municipios, Poderes Judiciales, entes públicos no estatales, sociedades del Estado, entes tripartitos, entes binacionales, Banco Central de la REPÚBLICA ARGENTINA, en procedimientos administrativos y procesos judiciales, tienen para el Sector Público Nacional idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice a la fecha de entrada en vigencia de la presente medida, debido a su interoperabilidad que produce su reconocimiento automático en los sistemas de gestión documental electrónica, por lo que no se requerirá su legalización.

Que la citada Ley N° 27.446 asimismo dispuso que las jurisdicciones y entidades contempladas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 formularán, suscribirán y remitirán las respuestas a los oficios judiciales exclusivamente mediante el Sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE.

Que el Decreto Nº 434 del 1º de marzo de 2016 aprobó el Plan de Modernización del Estado, y contempló el Plan de Tecnología y Gobierno Digital que propone implementar una plataforma horizontal informática de generación de documentos y expedientes electrónicos, registros y otros contenedores que sea utilizada por toda la administración a los fines de facilitar la gestión documental, el acceso y la perdurabilidad de la información, la reducción de los plazos en las tramitaciones y el seguimiento público de cada expediente.

Que en consecuencia, por el Decreto Nº 561 del 6 de abril de 2016 se aprobó la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, actuando como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos.

Que el mencionado Decreto N° 561/2016 ordenó a las entidades y jurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 que componen el Sector Público Nacional la utilización del sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE para la totalidad de las actuaciones administrativas, de acuerdo al cronograma que fije el MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN.

Que, asimismo, el artículo 6 del Decreto N° 561/2016, facultó a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del ex MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para la implementación del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) y el funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión documental.

Que el Decreto N° 1063 del 4 de octubre de 2016 aprobó la implementación de la plataforma de “TRÁMITES A DISTANCIA” (TAD) del sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE, como medio de interacción del ciudadano con la administración, a través de la recepción y remisión por medios electrónicos de presentaciones, escritos, solicitudes, notificaciones y comunicaciones, entre otros.

Que a través del mencionado Decreto N° 1063/2016 se aprobó la implementación de los módulos “REGISTRO INTEGRAL DE DESTINATARIOS” (RID) y “GESTOR DE ASISTENCIAS Y TRANSFERENCIAS” (GAT), ambos del sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE, como único medio de registro, tramitación y pago de todas las prestaciones, beneficios, subsidios, exenciones y toda otra transferencia monetaria y/o no monetaria y asistencia que las entidades y jurisdicciones enumeradas en el artículo 8 de la Ley N° 24.156 que componen el sector público nacional otorguen a personas humanas o personas jurídicas públicas o privadas, independientemente de su fuente de financiamiento.

Que el Decreto N° 1273 del 19 de diciembre de 2016 de simplificación administrativa dispuso que las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8 de la Ley N° 24.156 deberán intercambiar la información pública que produzcan, obtengan, obre en su poder o se encuentre bajo su control, con cualquier organismo público que así se lo solicite.

Que el Decreto N° 894 del 1° de noviembre de 2017, que aprobó el Reglamento de Procedimientos Administrativos Decreto N° 1759/72 T.O. 2017, estableció que las autoridades administrativas actuarán de acuerdo con los principios de sencillez y eficacia, procurando la simplificación de los trámites, y facilitando el acceso de los ciudadanos a la administración a través de procedimientos directos y simples por medios electrónicos.

Que el Decreto N° 733 del 8 de agosto de 2018 estableció que la totalidad de los documentos, comunicaciones, expedientes, actuaciones, legajos, notificaciones, actos administrativos y procedimientos en general, de las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8 de la Ley N° 24.156, deberán instrumentarse en el sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE, permitiendo su acceso y tramitación digital completa, remota, simple, automática e instantánea.

Que la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE en forma integral, permite realizar análisis, observaciones y propuestas que tiendan a facilitar la tramitación por parte de los ciudadanos, identificando y suprimiendo superposiciones.

Que ha tomado la intervención de su competencia la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA dependiente de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA de la SECRETARÍA DE GOBIERNO DE MODERNIZACIÓN de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS.

Que la presente medida se dicta en virtud de las facultades otorgadas por los Decretos Nros. 561/2016, 1063/2016 y 1273/2016.

Por ello,

EL SECRETARIO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA SECRETARÍA DE GOBIERNO DE MODERNIZACIÓN DE LA JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°.- Créase el Observatorio de Tramitación Digital en el ámbito de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA dependiente de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA.

ARTÍCULO 2°.- Instrúyese a la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA para que desarrolle y administre un sistema de análisis permanente del comportamiento administrativo digital de los organismos del Sector Público Nacional desde una perspectiva comparada, el cual tendrá por objetivo informar a las máximas autoridades de todas las jurisdicciones sobre las principales fortalezas, debilidades, riesgos, mejores prácticas, posibilidades de sinergia y propuestas de mejora de la gestión de todos los trámites administrativos que estos implementen, promoviendo la participación de actores de la sociedad civil, el sector privado y especialistas en la materia, a fin de mejorar la prestación de trámites a la ciudadanía.

ARTÍCULO 3°.- A los fines del análisis de su comportamiento digital, los trámites se clasificarán en las categorías de sencillos, intermedios o complejos. La SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA elaborará un informe de comportamiento digital de cada entidad y jurisdicción, ponderando, entre otros, los siguientes indicadores:

a) Promedio de trámites con campos obligatorios en formularios;

b) Mediana de trámites con documentos obligatorios,

c) Mediana de pases de expedientes,

d) Promedio de días de tramitación,

e) Promedio de trámites borradores o índice de ¨deserción¨,

f) Promedio de expedientes subsanados,

g) Promedio de cantidad de tareas,

h) Promedio de trámites que se realizan de acuerdo a la entrada y salida,

i) Nivel de automatización de los tramites,

j) Nivel de interoperabilidad de datos del trámite,

k) El modelo de costeo estándar (MCE) o índice de carga administrativa del trámite,

l) Índice de instantaneidad multisecuencial del trámite.

ARTÍCULO 4°.- Instrúyese a la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA para que elabore una tipología de trámites que permita:

a) su clasificación en tres categorías: simple, intermedio y complejo, considerando las siguientes características, entre otras:

1. Cantidad de documentos obligatorios.

2. Cantidad de atributos obligatorios en los formularios.

3. Cantidad de pases en la tramitación (en caso de poder definirlo).

4. Cantidad de tareas.

5. Cantidad de días de tramitación.

b) su identificación considerando entre otras las siguientes variables:

1. Cantidad de campos obligatorios en los formularios del tipo de trámite.

2. Cantidad de documentos obligatorios.

3. Porcentaje de trámites borradores.

4. Cantidad de pases realizados.

5. Duración en días de la tramitación.

6. Porcentaje de expedientes subsanados.

7. Cantidad de subsanaciones.

c) Se evaluarán entre otros los siguientes indicadores:

1. volumen

2. tiempo

3. calidad

4. desvíos.

ARTÍCULO 5°.- Establécese que los trámites destinados a ciudadanos, entidades y empresas que brinden los organismos de la Administración Pública Nacional y que aún requieran la presencia física del solicitante en la sede del organismo, deberán resolverse en una sola visita.

ARTÍCULO 6°.- Establécense los siguientes criterios para la configuración de trámites electrónicos:

a) Los requisitos del trámite deberán ser formulados en un lenguaje simple y en forma completa, permitiendo su comprensión por el particular sin la intervención de terceros;

b) Los datos solicitados en formularios no deben requerir más de 40 campos de datos.

c) El trámite debe estar disponible en línea para ser realizado las 24 horas.

d) No se debe requerir información, certificaciones o datos que ya hayan sido presentados ante o sean producidos por otro organismo de la Administración Pública Nacional, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto N° 1265/2016.

e) El pago de aranceles deberá ser realizado por internet.

f) El trámite deberá ser realizado en forma integral y completa en forma remota y no se requerirá la presentación física en sede administrativa.

g) El tiempo total que demande la realización del trámite en línea no debe exceder los 20 minutos.

h) El trámite debe ser factible de ser realizado una sola vez al año sin ser necesario presentaciones recurrentes sobre un mismo objeto de tramitación.

i) Deberá priorizarse la resolución de los trámites por orden de ingreso al sistema, salvo casos debidamente justificados de emergencia, urgencia o debido a su propia naturaleza.

ARTÍCULO 7°.- Instrúyese a la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA para que elabore un instrumento y metodología que permita la medición de la satisfacción de los usuarios de los trámites electrónicos realizados mediante la Plataforma de Trámites a Distancia (TAD) del sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE.

ARTÍCULO 8°.- Comuníquese la presente medida a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN.

ARTÍCULO 9°.- Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. Eduardo Nicolás Martelli