MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

Resolución 168/2020

RESOL-2020-168-APN-MAD

Ciudad de Buenos Aires, 02/06/2020

VISTO:El EX-2020-10739470-APN-DRIMAD#SGP a través del cual tramita el Reglamento de Uso y Rendición de Fondos Rotatorios y Cajas Chicas, y el expediente N° CUDAP: EXP-JGM: 0026212/2016 del Registro de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, la Ley N° 24.156 de Administración Financiera y Sistemas de Control de Administración Nacional, la ley N° 26.546 de Presupuesto General de la Administración Nacional para el Ejercicio 2010, la ley N° 27.198 de Presupuesto General de la Administración Nacional para el Ejercicio 2016 y la ley de Ministerios N° 22.520 (T.O. Decreto N° 438 del 20 de marzo de 1992), el Decreto N° 1344 de fecha 4 de octubre de 2007 y el Decreto N° 50 de fecha 19 de diciembre de 2019, la Decisión administrativa N° 499 de fecha 19 de mayo de 2016, la Decisión Administrativa N° 1 de fecha 10 de enero de 2020 y la Decisión Administrativa N° 262 de fecha 28 de febrero del 2020, la Disposición N° 41 de fecha 10 de julio de 2015 de TGN y las Resoluciones N° 388 de fecha 6 de diciembre de 2013, dictada por la SECRETARÍA DE HACIENDA y el N° 82 de fecha 16 de marzo de 2020 del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y la Circular N° 2/20 CGN, y

CONSIDERANDO:

Que por DECRETO N° 50/2019 se modificó la Ley de Ministerios creándose el MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE, adecuando su estructura a las nuevas competencias orgánicas.

Que por Decisión Administrativa N° 262/2020 se aprueba la estructura administrativa del MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE y se crea la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE.

Que deviene necesario que el nuevo MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE cuente con herramientas normativas aplicables al uso y rendición del gasto que se haga en esa jurisdicción, específicamente de aquel que no tenga regulación tal como es el caso de fondos rotatorios y cajas chicas, a fin de facilitar la auditabilidad de los fondos públicos asignados a distintas actividades de este Ministerio.

Que la TESORERÍA GENERAL DE LA NACIÓN mediante Disposición N° 41/2015, aprobó el “Manual Modelo de Procesos sobre el Régimen de Fondos Rotatorios y Cajas Chicas para Tesorerías Jurisdiccionales del Poder Ejecutivo Nacional”, cuyas disposiciones son orientativas y propenden a un ordenamiento del sistema aplicable a estos fondos.

Que por Circular de la CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN N° 2/20 se comunica que los organismos deberán adecuar para el presente ejercicio el monto de los fondos rotatorios constituidos con anterioridad a los nuevos créditos presupuestarios aprobados por la Decisión Administrativa N° 1/2020.

Que por Resolución N° 82/2020 del MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE se adecua el Fondo Rotatorio aplicable al Servicio Administrativo Financiero 317.

Que, adicionalmente, el artículo 80 de la Ley Nº 26.546 exceptúa de la aplicación del artículo los pagos en efectivo realizados por las Jurisdicciones y Entidades dependientes del Poder Ejecutivo Nacional mediante el Régimen de Fondos Rotatorios y Cajas Chicas, cuyos montos no superen los PESOS TRES MIL ($ 3.000).

Que el artículo 58 de la Ley 27.198 sustituye el artículo 81 de la Ley de Administración Financiera y Control del Sector Público Nacional N° 24.156, definiendo como competencia de las autoridades de los tres poderes del Estado, la autorización del funcionamiento de fondos rotatorios, fondos rotatorios internos y/o cajas chicas, con el régimen y los límites que establezcan en sus respectivas reglamentaciones, excluyendo los gastos que se realicen a través de este régimen del Régimen de Contrataciones, y estableciendo que los fondos para operar de este modo podrán entregarse con carácter de anticipo, formulando el cargo correspondiente a sus receptores.

Que de acuerdo con la Decisión Administrativa N° 499/2016 corresponde a la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE coordinar, ejecutar y aplicar la política de recursos humanos, organización, sistemas administrativos, informáticos y de comunicaciones.

Que la presente Resolución, conforme al “Manual de clasificaciones presupuestarias para el Sector Público Nacional”, aprobado por Resolución de SECRETARÍA DE HACIENDA Nº 388/2013 aplica a los siguientes conceptos como objeto del gasto: a) el relativo a Bienes de Consumo, inciso 2. - Gasto en Bienes de Consumo; el relativo a Servicios registrados en Servicios no Personales (a excepción de viáticos y pasajes) Inciso 3; y el relativo a Bienes de Uso correspondientes a las partidas presupuestarias 433 Equipo sanitario y de laboratorio, 434 Equipo de comunicación y señalamiento, 435 Equipo educacional y recreativo, 436 Equipo para computación, 437 Equipo de oficina y muebles, 438 Herramientas y repuestos mayores y 439 Equipos varios, del inciso 4.

Que el artículo 101 del Decreto 1344/ 2007, reglamentario de la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional N° 24.156, estipula que la autoridad superior de cada jurisdicción o entidad dependiente del PODER EJECUTIVO NACIONAL requerirá opinión previa favorable de la correspondiente Unidad de Auditoría Interna para la aprobación de los reglamentos y manuales de procedimientos, los cuales deberán incorporar instrumentos idóneos para el ejercicio del control previo y posterior.

Que la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA y la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, ambos del MINISTERIO DE AMBIENTE y DESARROLLO SOSTENIBLE han tomado intervención en el ámbito de su competencia.

Que la presente medida se dicta en uso de las atribuciones conferidas por la Ley de Ministerios N° 22.520 —T.O. por Decreto N° 438 de fecha 12 de marzo de 1992— y por la Ley Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional N° 24.156, y sus modificatorias.

Por ello,

EL MINISTRO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°.- Aprobar los Requerimientos Generales Aplicables a las Rendiciones de Cuentas para Fondo Rotatorio Jurisdiccional y Cajas Chicas que como ANEXO 1 (IF-2020-32644458-APN-DPYC#MAD) forma parte de la presente Resolución.

ARTÍCULO 2°.- Aprobar el Reglamento para el uso del Fondo Rotatorio Jurisdiccional que como ANEXO 2 (IF-2020-32670667-APN-DPYC#MAD) forma parte de la presente Resolución.

ARTÍCULO 3°.- Aprobar el Reglamento para el Uso y Rendición de Cajas Chicas que como ANEXO 3 (IF-2020-32672083-APN-DPYC#MAD) forma parte de la presente Resolución.

ARTÍCULO 4°.- Facultar a la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA para dictar las medidas complementarias y aclaratorias que requieran los presentes reglamentos.

ARTÍCULO 5°.- Regístrese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. Juan Cabandie

NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en la edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-


(Nota Infoleg: Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la edición web de Boletín Oficial)



La documentación que acompañe cualquier Rendición de Cuentas deberá cumplir las siguientes condiciones:

a. Estar incorporada al expediente en el que tramite la rendición de fondos, en soporte electrónico.

b. Ajustarse a la normativa legal vigente, conforme con el régimen de facturación de la A.F.I.P. (RG AFIP 1415/2013, modificatorias y complementarias); así como también dar cumplimiento a la Ley de Prevención de la Evasión Fiscal N° 25.345. A fin de verificar su cumplimiento, cada comprobante será validado por la Dirección de Presupuesto y Contabilidad, a través del sitio web de A.F.I.P que corresponda.

c. Los comprobantes deberán estar a nombre del MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE, CUIT 30-70992597-7, y debe constar la fecha de adquisición, los bienes o servicios adquiridos, las cantidades y los precios unitarios y totales erogados.

d. Facturas: Sólo se aceptarán facturas tipo "B" o "C" o tickets fiscales.

e. No se admitirán comprobantes con enmiendas, tachaduras, errores de cualquier naturaleza o que pudieran generar dudas sobre su autenticidad. Los comprobantes deben ser perfectamente legibles en los datos esenciales del mismo: Sujeto emisor, CUIT, domicilio, número de comprobante, fecha, importe y concepto. Los comprobantes en los que no se indique el concepto de gasto, deberán ser acompañados de un detalle del mismo.

f. Cada comprobante debe ser conformado con la firma y sello por el responsable de los fondos, sin que se superponga con los datos esenciales del mismo, impidiendo su verificación.

g. Los comprobantes se detallarán en una "Planilla de rendición de gastos" que se aprueba en el presente, donde constarán como mínimo los siguientes datos:

•  Número de comprobante.

•  Beneficiario.

•  Bien o Servicio adquirido.

•  Importe de cada comprobante.

•  Importe total.







1. USO DEL FONDO ROTATORIO JURISDICCIONAL


El uso del fondo rotatorio jurisdiccional es de carácter excepcional y tiene como objeto afrontar gastos urgentes en materia de adquisición de bienes y servicios, de modo que los responsables del mismo puedan contar con disponibilidades inmediatas de recursos presupuestarios. Tales supuestos deberán considerarse con carácter restrictivo.


1.1 DEPENDENCIAS AUTORIZADAS PARA SOLICITAR BIENES Y SERVICIOS A TRAVÉS DEL FONDO ROTATORIO JURISDICCIONAL.


Pueden solicitar la adquisición de bienes y servicios a través del Fondo Rotatorio Jurisdiccional todas las unidades organizativas de nivel SUPERIOR o IGUAL a Dirección Nacional o General.


1.2 SOLICITUD DE USO DEL FONDO ROTATORIO JURISDICCIONAL


Cuando se soliciten adquisiciones a través del Fondo Rotatorio Jurisdiccional, se deberá indicar y fundamentar en forma suficiente, a través de informe técnico del área, la necesidad y la urgencia de la contratación solicitada, la cual deberá ser actual, concreta y objetiva, exponiendo en forma expresa las razones por cuales no resulta posible gestionar un procedimiento en los términos del Régimen de Contrataciones vigente aprobado por Decreto N° 1023/01, sus modificatorios y reglamentarios.

Asimismo, para el supuesto en que el requerimiento recaiga sobre bienes y/o servicios habitualmente utilizados en el normal desarrollo de las funciones propias de la dependencia solicitante, deberá indicarse en el pedido el número de Comunicación Oficial (CCOO) mediante la cual la Unidad Requirente solicitó a la DIRECCIÓN DE COMPRAS, CONTRATACIONES, PATRIMONIO Y SUMINISTROS la tramitación de proceso licitatorio tendiente a tramitar la adquisición de dichos bienes o servicios. En el caso de tratarse de bienes y/o servicios de uso común y/o estandarizados la Unidad requirente deberá acreditar la falta de stock en función de la consulta previa efectuada a las áreas concentradoras de los mismos (Área de Suministros y Servicios Generales, Dirección de Sistemas Informáticos y Tecnologías, etc.).


1.3 CIRCUITO ADMINISTRATIVO PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS POR EL FONDO ROTATORIO JURISDICCIONAL - excluidos Servicios Básicos, Viáticos y Pasajes.


1.3.1 La Unidad Requirente en su carácter de responsable del requerimiento, solicitará a la Mesa General de Entradas del Ministerio la generación de un expediente electrónico mediante el Sistema GDE bajo el código (GENE00024) y lo remitirá a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. En el EE vinculará la siguiente documentación:

  • CCOO solicitando la adquisición de bienes y/o contratación de servicios con su pertinente justificación en los términos prescriptos en el punto 1.2 y las especificaciones técnicas de lo requerido.

1.3.2 Solicitudes de Cotizaciones enviadas a proveedores del Estado inscriptos en el sistema COMPR.AR las cuales deberán consignarse sin excepción en el formulario de "Solicitud de cotización" que se aprueba mediante el presente. En el caso de no haber empresas que provean dichos bienes o servicios, deberá acreditarse la intención de búsqueda mediante print de pantalla del propio sistema, generar un IFGRA y vincularlo como actuación dentro del expediente, y proceder a la búsqueda de proveedores mediante sitios web o archivos propios de proveedores con los cuales ya se contrató anteriormente, conforme el modelo obrante el PUNTO 2.

Un mínimo de TRES (3) presupuestos, los cuales deberán contener al menos la siguiente información:

     •    Denominación fiscal de la empresa.

     •    N° de CUIT, teléfono y domicilio de la empresa.

     •    Descripción del bien o servicio.

     •    Importe unitario del bien requerido.

     •    Importe total del bien requerido con IVA.

     •   Observaciones: deben incluirse todas aquellas características que no se ha podido incluir anteriormente.

1.3.3 Se dará curso al requerimiento una vez que la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS y/o la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA preste conformidad.

1.3.4 La DIRECCIÓN DE COMPRAS, CONTRATACIONES, PATRIMONIO Y SUMINISTROS podrá requerir presupuestos adicionales en caso de considerarlo pertinente y elaborará el cuadro comparativo de ofertas a través del cual seleccionará la oferta más conveniente, conforme el modelo obrante el PUNTO 3.

1.3.5 La DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS autorizará vía GDE en el mismo expediente en el que tramita el pedido, previa verificación de disponibilidad presupuestaria, lo gestionado e instará la notificación de adjudicación. En caso de superar el monto de autorización del DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS, se enviará por su intermedio para la autorización del SUBSECRETARIO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, o del Señor MINISTRO, según corresponda, atento a la normativa aplicable.

En caso de no existir disponibilidad presupuestaria se informará al área sustantiva, y no continuará la solicitud hasta tanto se resuelva tal condición

Excepcionalmente, se aceptará la oferta más conveniente justificada por una razón satisfactoria para la autoridad competente.

1.3.6 La DIRECCIÓN DE COMPRAS, CONTRATACIONES, PATRIMONIO Y SUMINISTROS efectuará la notificación al adjudicatario, mediante correo electrónico, en donde se le informará el responsable de la recepción. Dicha comunicación deberá ser incorporada el Expediente Electrónico donde tramita.

Nota: Si el adjudicatario desistiera en forma expresa o si, vencido el plazo fijado en la Solicitud de Cotización, no hubiera satisfecho la prestación, la DIRECCIÓN DE COMPRAS, CONTRATACIONES, PATRIMONIO Y SUMINISTROS podrá reiterar el procedimiento indicado en los párrafos anteriores con los oferentes que le sigan en el orden de mérito, siempre que los precios estuvieran de acuerdo con los de mercado.

1.3.7 El proveedor entregará los bienes o prestará los servicios de la manera requerida, en el lugar y dentro del plazo mencionados en la Solicitud de Cotización, y la Unidad Requirente suscribirá el remito y la factura correspondiente, las que serán incorporadas a las actuaciones.

1.3.8 La DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD recibirá las actuaciones e iniciará la gestión de pago correspondiente.

En el caso de que el proveedor no posea una cuenta vigente asociada en el Sistema de Administración Financiera de la Administración Pública Nacional, deberá presentar la "Planilla - Alta de Beneficiario" que se adjunta al presente, a fin de dar de alta la cuenta del beneficiario.

Nota: Cuando se trate de la compra de un bien de uso, el funcionario responsable de la Unidad Requirente deberá solicitar al ÁREA PATRIMONIO el alta del bien al patrimonio del Organismo. Si no acreditare el cumplimiento de este requisito mediante la agregación de la constancia del alta, la autoridad competente no aprobará el pago.

1.3.9 Luego de haberse efectuado las registraciones correspondientes por parte de la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD se remite a la COORDINACIÓN DE TESORERÍA Y RENDICIÓN DE CUENTAS para su pago.


2. SOLICITUD DE COTIZACIÓN


La ....................................... (denominación de la unidad requirente) del MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE se comunica a los fines de solicitar la emisión de un presupuesto respecto de los bienes/servicios que se detallan a continuación:

     • Detalle de las especificaciones técnicas (incluyendo: plazo de entrega, mantenimiento de oferta, plazo para receptar los presupuestos).

Condiciones particulares

-  La propuesta deberá cotizarse en MONEDA NACIONAL. No se podrá estipular el pago en moneda distinta de la establecida. Las cotizaciones en moneda nacional no podrán referirse, en ningún caso, a la eventual fluctuación de su valor.

-  En el precio, el oferente, debe considerar incluidos todos los impuestos vigentes; derechos o comisiones; seguros; beneficios; sueldos y jornales; cargas sociales; gastos de mano de obra auxiliar; gastos y costos indirectos; gastos y costos generales, gastos y costos por visitas de emergencia y, todo otro gasto o impuesto que pueda incidir en el valor final del servicio.

-  Se entenderá que, antes de presentar su oferta, el oferente se ha asegurado que su cotización cubrirá todas las obligaciones emergentes del contrato y que en consecuencia se encuentran incluidas las prestaciones que, de acuerdo a su juicio y experiencia, deberá realizar para el fiel y estricto cumplimiento de sus obligaciones, aunque las mismas no estén explicitadas en la oferta.

- El precio cotizado será el precio final que deba pagar el MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE por todo concepto.

- Se deja expresamente aclarado que no se reconocerá al oferente cargo alguno por servicios que, no estando consignados en la oferta, se estimen necesarios para el cumplimiento del contrato.

- El pago se efectuará dentro de los TREINTA (30) días corridos contados a partir del día siguiente a la presentación de la factura. Si se hiciere alguna observación a la documentación presentada, el trámite de pago seinterrumpirá hasta la subsanación del vicio.

A los efectos del cobro deberá presentar la siguiente documentación:

- Facturas: Original y duplicado, con mención al servicio por la cantidad de días que fue requerido.

- Remitos (en caso de tratarse de entrega de bienes): El duplicado del mismo, sellado y firmado por el responsable de la recepción.

- Todos los comprobantes mencionados, deben ajustarse a lo establecido en la Resolución General AFIP N° 1415/2003y complementarias y sus modificaciones.

- EL MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE posee CUIT N° 30-70992597-7, su carácter frente al IVA y GANANCIAS es de EXENTO, por lo tanto, no deberá discriminarse en la factura que al efecto se emita el IVA que eventualmente pudiera recaer en la operación. Le corresponde actuar como agente de retención de los impuestos mencionados, por imperio de las Resoluciones Generales AFIP N° 18/97 y DGI N° 2784, en las facturaciones que se emitan, y atento a la no discriminación señalada deberá indicarse el importe del IVA contenido en la operación y, en su caso, otros conceptos no sujetos a retención (Ej. Impuestos internos).

El tipo de factura que debe emitirse se identificará con las letras que para caso se establece a continuación:

1.- De tratarse de un proveedor que revista la condición de responsable inscripto en el IVA: letra "B".

2.- De tratarse de un proveedor que sea responsable no inscripto, exento, o no alcanzado por el impuesto: letra "C".

- Todos los comprobantes mencionados, deben ajustarse a lo establecido en la Resolución General AFIPN° 1415y complementarias.

- Por su carácter de jurisdicción del ESTADO NACIONAL, los contratos que celebra la MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE están excluidos del régimen de factura de crédito instaurado por Ley N° 24760.

- Los pagos del Tesoro Nacional se efectuarán conforme a las disposiciones de la Resolución N° 262/95 de la SECRETARÍA DE HACIENDA del entonces MINISTERIO DE HACIENDA Y FINANZAS PÚBLICAS."


3. CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES






(1) Empresa: consignar la denominación fiscal de la empresa.

(2) N° de CUIT, teléfono y domicilio de la empresa.

(3) Descripción del bien o servicio: es menester detallar el bien o servicio ofrecido, teniendo en cuenta que las características del mismo sean comparables entre todos los bienes ofrecidos. En caso de servicios de catering es necesario indicar la cantidad de asistentes y días en que se demanda la prestación del servicio.

(4) Importe unitario del bien requerido.

(5) Importe total del bien requerido con IVA.

(6) Observaciones: deben incluirse todas aquellas características que no se ha podido incluir anteriormente.







Como consideración general, para los gastos realizados con Caja Chica se deberá contemplar que la Naturaleza del bien o servicio sea atípica, poco usual o demasiado variada, tal que su consumo resulte impredecible al punto que imposibilite su realización por el procedimiento normal de contratación o que la urgencia del producto o servicio a contratar lo justifique.


1. MEDIO EXCLUSIVO DE PAGO HABILITADO.


Tarjetas de compras Corporativas:


La instrumentación de Tarjetas de compras Corporativas emitidas por el Banco de la Nación Argentina, estarán habilitadas para compras en un único pago, no así para realizar extracciones de efectivo desde cajeros automáticos.

Toda la operatoria se administra desde una plataforma web de acceso online, del Banco de la Nación Argentina, a la que el usuario de la tarjeta podrá acceder exclusivamente para realizar consultas de sus consumos, reportes diversos y resúmenes de gastos mensuales.

El monto máximo de gasto individual de cada una de las tarjetas, se corresponde con los respectivos límites definidos para las Cajas Chicas.

El usuario de la tarjeta podrá comunicarse con la COORDINACIÓN DE TESORERÍA Y RENDICIÓN DE CUENTAS a fin de: dar el "alta" de la tarjeta, el "alta web", desbloqueo de claves, denuncias por pérdida o hurto, y consultas afines.


2. GASTOS NO AUTORIZADOS PARA SU PAGO POR CAJA CHICA.


No podrán rendirse a través de Caja Chica los siguientes conceptos:

          • SERVICIOS BÁSICOS

          • VIÁTICOS

          • PASAJES PARA TERCEROS

          • COMBUSTIBLE

          • MEDICAMENTOS. Excepto que correspondan a medicamentos básicos y elementales de un botiquín de primeros auxilios.

          • BEBIDAS ALCOHÓLICAS

          • ALMUERZOS O CENAS DE TRABAJO

          • ALMUERZOS O COMIDAS INDIVIDUALES

El control del cumplimiento del presente punto se realizará desde la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD. Todo comprobante presentado que refiera a los conceptos antes detalladas no será considerado para formar parte del monto rendido, por lo que será rechazado y devuelto al responsable de la caja chica.


3. GASTOS AUTORIZADOS PARA SU PAGO POR CAJA CHICA.


Se admite el pago por Caja Chica de los gastos previstos en el "Clasificador por Objeto del Gasto" para inciso 2 (Bienes de Consumo), inciso 3 (Servicios no Personales), y para la partida principal 4.3 (Maquinarias y Equipos), con excepción de 4.3.1 (Maquinaria y Equipo de Producción) y 4.3.2 (Equipo de Transporte, Tracción y Elevación).


3.1 LIMITACIONES Y CONDICIONES ESPECIALES DE GASTOS ADMITIDOS PARA SU PAGO POR CAJA CHICA.


3.1.1 INSUMOS DE LIBRERÍA e INFORMÁTICA u OTROS INCLUIDOS EN PLANES DE CONTRATACIONES. Deberá incluirse en la rendición una nota expedida por el Área de SUMINISTROS en la que se certifica que no se disponía con stock de tales elementos al momento de realizar la compra.

3.1.2 MUEBLES DE OFICINA. Deberá incluirse en la rendición una nota expedida por el Área de SUMINISTROS en la que se certifica que no que no se contaba con la existencia de tales bienes al momento de realizar la compra y que asimismo no podían ser adquiridos por los procedimientos habituales. En caso de adquirirse tales "Bienesmuebles", deberán ser inventariados y la planilla de inventario debe presentarse junto con la rendición del gasto.

3.1.3 REPARACIONES Y ACCESORIOS. Solo se admiten los urgentes, menores e imprevisibles relacionados con bienes patrimoniados por el Ministerio. Deberá incluirse en la rendición un informe técnico que especifique las razones que impidieron su realización a través de los medios habituales de tramitación por el Área de SERVICIOS GENERALES bajo la DIRECCIÓN DE COMPRAS, CONTRATACIONES, PATRIMONIO Y SUMINISTROS.

3.1.4 GASTOS DE ESTACIONAMIENTO. Deberá incluirse en la rendición el motivo excepcional del uso junto con la identificación del dominio del vehículo.

3.1.5 GASTOS DE MOVILIDAD. Circunscriptos a aquellos que admitan su pago por Tarjeta de Compra Corporativa. Deberá incluirse en la rendición el motivo excepcional del uso.

3.1.6 REFRIGERIOS DE OFICINA. Se admitirán aquellos que correspondan a lo básico para nutrir a las reuniones diarias que puedan suscitarse dentro de la misma y en cantidades moderadas.

3.1.7 GASTOS DE CORTESÍA Y SERVICIO CEREMONIAL. Se admitirán aquellos destinados a funcionarios públicos. Deberán incluir en la rendición la conformación del gasto por la autoridad inmediata superior de la cual dependan, con rango equivalente o superior a SUBSECRETARIO, e indicar nombre y apellido del funcionario público.

3.1.8 COMPRA DE SELLOS. Para su rendición se deberá estampar el modelo en el dorso de la factura o en hoja aparte acompañando la misma.

3.1.9 IMPRESIONES. En caso de tarjetas personales, para su rendición se deberá acompañar a la factura, en hoja aparte, el modelo de trabajo realizado.


4. PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CAJA CHICA


Se deberá incluir en una misma rendición aquellas correspondientes a Tarjetas de Compras Corporativas tanto del titular como de sus adicionales.


4.1 OPORTUNIDAD DE LA RENDICIÓN DE CAJA CHICA


Se sugiere que sean rendidas, una vez alcanzado el 60% de sus fondos, con el objeto de que el Área que rinde mantenga un margen de saldo en la Caja Chica, permitiendo cumplir el normal circuito de reposición de los fondos.

La última Caja Chica que se rinda en el año no podrá ser presentada con posterioridad al día 10 de diciembre.


4.2 PRESENTACIÓN DE LA RENDICIÓN DE CAJA CHICA


         • La gestión será realizada por el responsable de la Caja Chica o agente designado a tal fin.

       • Para una adecuada organización, la Caja Chica deberá estar encarpetada y caratulada para su presentación en papel ante la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD, debiendo asimismo ser presentada por sistema GDE.

         • Cuando se presenten tickets o comprobantes de tamaños similares a ellos, estos tendrán que estar adheridos en hojas tipo A4.

         • Las planillas de detalle y los comprobantes, deberán contar con la firma y sello del funcionario responsable de la Caja Chica.

        • Mediante apertura de Expediente Electrónico cursada a la Mesa de Entradas del Ministerio por Sistema GDE bajo el código (GENE00016), los DOCUMENTOS GDE que deberán ser incluidos  para iniciar el EXPEDIENTE son:



        • Deberá ser elevada mediante GDE - EXPEDIENTE ELECTRÓNICO, a la repartición DPYC#SGP, Sector CAYC.

     • Se deberá caratular el expediente electrónico con código "GENE 00016: CAJA CHICA RENDICIÓN", detallar en motivo interno y externo de la carátula: los datos de la Caja Chica y responsable.

        • Posteriormente a la digitalización de los mismos, deberán remitir los comprobantes originales debidamente encarpetados a la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD con una copia de la carátula del EE, los cuales serán devueltos a sus responsables una vez cargados los mismos.

       • Una vez aprobada la rendición y autorizada la misma por la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD, se enviará al DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS para su conformación y posterior reposición por parte de la COORDINACIÓN DE TESORERÍA Y RENDICIÓN DE CUENTAS.


4.3 PAUTAS QUE DEBEN CUMPLIR LOS COMPROBANTES PARA SU VALIDEZ


a. Los comprobantes deben ser presentados cronológicamente, para su cotejo con los resúmenes bancarios de las Tarjetas de compras Corporativas.

b. Los gastos no pueden estar desdoblados, se presume desdoblamiento, salvo fundamentación debidamente acreditada y verificables, cuando se presentan comprobantes de gastos de una misma fecha, referidos al mismo bien o servicio adquirido, y erogados por la misma Caja Chica.

c. Toda documentación deberá ser rendida en su original, integrado de conformidad a las exigencias normativas emitidas en la materia por la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos). Se aconseja verificar la validez de los comprobantes emitidos (CAI o CAE en caso de ser comprobantes electrónicos) o ingresando a https://serviciosweb.afip.gob.ar/genericos/comprobantes/Default.aspx. Esto es debido a que la invalidez delos comprobantes hará que tales importes no sean considerados en la rendición, debiendo ser los fondos restituidos por el responsable de la Caja Chica.

d. No se admitirán comprobantes con enmiendas, tachaduras, errores de cualquier naturaleza o que pudieran generar dudas sobre su autenticidad.

e. Los comprobantes deben ser perfectamente legibles en los datos esenciales del mismo: Sujeto emisor, CUIT, domicilio, número de comprobante, fecha, importe y concepto. Los comprobantes en los que no se indique el concepto de gasto, deberán ser acompañados de un detalle del mismo.

f. Cada comprobante debe ser conformado con la firma y sello por el responsable de la Caja Chica, sin que se superponga con los datos esenciales del mismo, impidiendo su verificación.

g. Facturas: Sólo se aceptarán facturas tipo "B" o "C" o tickets fiscales.

h. Los comprobantes deberán estar a nombre del MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE, CUIT 30-70992597-7, y debe constar la fecha de adquisición, los bienes o servicios adquiridos, las cantidades y los precios unitarios y totales erogados.

i. Ante la pérdida del ticket o factura de un gasto abonado mediante Tarjeta de Compra Corporativa, el titular deberá solicitar al proveedor/establecimiento su reimpresión.


4.4 CASO DE RECHAZO DE COMPROBANTES


El control de la validez de los comprobantes será efectuado por la DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD. Todo comprobante presentado que no cumpla con las pautas establecidas en el apartado anterior no será considerado para formar parte del monto rendido, por lo que será rechazado y devuelto al responsable de la caja chica.


5. REPOSICIÓN DE LAS CAJAS CHICAS


La reposición de fondos a cargo de la COORDINACIÓN DE TESORERÍA Y RENDICIÓN DE CUENTAS, atento al presente instructivo, se encuentra condicionada a la aprobación de las respectivas rendiciones de gastos presentadas.-