I. - Propósito

El presente documento tiene como objetivo definir los procedimientos para el alta, baja y modificación de usuarios en la Herramienta de Reportes GDE.

La Herramienta de Reportes es administrada por la DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN de la DIRECCIÓN NACIONAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN ADMINISTRATIVA de la SECRETARÍA DE INNOVACIÓN PÚBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS.

II. - Alcance

La Herramienta de Reportes GDE, a través de sus proyectos, libros y vistas, brinda información de diferentes sistemas transversales de la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, entre los cuales podemos citar, entre otros:

- Gestión Documental Electrónica (GDE) con sus diferentes módulos, entre los que pueden citarse, los siguientes: Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO), Comunicaciones Oficiales (CCOO), Expediente Electrónico (EE), Registro Legajo Multipropósito (RLM), Legajo Único Electrónico (LUE), Formularios Controlados (FFCC) y Locación de Obras y Servicios (LOyS).

- Compr.ar (comprar.gob.ar).

- Contrat.ar (contratar.gob.ar).

- e-Sidif.

El presente instructivo está destinado a los usuarios de los ecosistemas GDE de la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL como, asimismo, ANSES, PAMI y los que se agreguen en el futuro, que requieran acceder a información estadística y de los sistemas mencionados anteriormente mediante la Herramienta de Reportes GDE.

Este instructivo permite:

a) Conocer qué datos son necesarios para realizar un pedido de alta, baja y modificación de usuarios de la Herramienta de Reportes GDE.

b) Conocer qué formulario debe firmar cada colaborador que solicite el acceso a la Herramienta de Reportes GDE.

c) Conocer la jerarquía mínima necesaria de los funcionarios que pueden realizar el pedido de alta, baja o modificación de usuarios en la Herramienta de Reportes GDE.

d) Conocer el sector encargado de recibir los pedidos de alta, baja y modificación de usuarios para hacerlos efectivos.

e) Conocer los conceptos básicos de la Herramienta de Reportes GDE.

f) Conocer los procesos automáticos que pueden efectuar la baja de usuarios.

III.- Glosario

La siguiente es una lista de definiciones, abreviaturas y alias utilizados en el presente documento:

FODCR: acrónimo del documento electrónico correspondiente a la “Declaración de Confidencialidad para Acceso a Reportes GDE”.

FOABB: acrónimo del documento electrónico correspondiente a la solicitud de alta, baja o modificación de usuarios de la herramienta de reportes GDE.

IV.- Procedimiento Alta de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE

a) Responsable

El funcionario responsable de firmar la Solicitud de Alta de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE deberá tener cargo no inferior a Director/a o jerarquía similar o superior, dependiendo del alcance de visualización de información a la que se requiera acceder y el usuario debe desempeñar sus funciones dentro de la estructura del área de la Organización de quien firma dicha solicitud

b) Formulario de envío de la solicitud

La solicitud deberá ser enviada utilizando el Formulario Comunicable de Alta, Baja o Modificación de Usuarios de la Herramienta de Reportes (FOABB) utilizando la opción de Alta.

c) Información que debe contener la Solicitud a enviar del usuario:

1. Nombre y Apellido.

2. CUIL.

3. Correo electrónico oficial.

4. Ecosistema GDE al que pertenece el usuario.

5. Sigla de usuario del sistema de Gestión Documental Electrónica.

6. El número del documento oficial electrónico correspondiente a la firma de la Declaración de Confidencialidad para Acceso a Reportes (FODCR) en el sistema de Gestión Documental Electrónica.

7. Alcance de seguridad de visualización de información solicitada, a saber:

7.a. Nivel de repartición del usuario solicitado: el usuario podrá visualizar estadísticas relacionadas con la caratulación de expedientes y creación de documentos, entre otras, de la repartición que tenga en el sistema de Gestión Documental Electrónica y de toda la estructura dependiente de la misma, de acuerdo a la configuración que tenga dicha repartición en el sistema de Gestión Documental Electrónica.

7.b. Nivel de repartición del usuario firmante: el usuario podrá visualizar estadísticas relacionadas con la caratulación de expedientes y creación de documentos, entre otros, de la repartición que el usuario que firma la solicitud tenga en el sistema de Gestión Documental Electrónica y de toda la estructura dependiente de la misma, de acuerdo a la configuración que tenga dicha repartición en el sistema de Gestión Documental Electrónico.

7.c. Nivel de repartición específico: el usuario podrá visualizar estadísticas relacionadas con la caratulación de expedientes y creación de documentos, entre otros, de la/s reparticiones específicas indicadas y de toda la estructura dependiente de la misma, de acuerdo a la configuración que tenga dicha repartición en el sistema de Gestión Documental Electrónico, siempre y cuando dichas reparticiones se encuentren dentro de la órbita del usuario firmante de la solicitud, o bien tenga las competencias fundadas para solicitar dicho acceso.

7.d. Nivel por Tipo de Trámite. De acuerdo a la estructura de la solución implementada para la visualización de la información en la Herramienta de Reportes GDE, en el caso que el área solicitante sea un Órgano Rector de un determinado tipo de trámite transversal, podrá especificar el/los tipos de trámite en cuestión para poder visualizar la totalidad de los expedientes caratulados, independientemente dónde hayan sido caratulados los mismos.

7.e. Nivel por Servicio Administrativo Financiero (SAF) y Unidad Ejecutora (UE). De acuerdo a la estructura de la solución implementada, para los sistemas Compr.ar y Contrat.ar deberá especificar el/los SAF o las UE de los cuales requiere visualizar información.

8. Proyectos a los que debe acceder el usuario:

8.a. Tramitaciones y Registros:

i. Reportes estándar del Sistema de Gestión Documental Electrónica (Expediente Electrónico, Documentos y Comunicaciones Oficiales, Estructura, etc.).

ii. Trámites Iniciados a Distancia (TAD): se deberán especificar el/los tipos de trámite a los cuales el usuario solicita acceso, debidamente justificado.

iii. Ventanilla Única de Comercio Exterior (VUCE).

iv. Registro Legajo Multipropósito (RLM): se deberán especificar el/los registros a los cuales se solicita el acceso, debidamente justificado.

v. Gestor de Asistencias y Transferencias (GAT): se deberán especificar el/los planes a los cuales el usuario solicita acceso, debidamente justificado.

8.b. Compras y Contrataciones:

i. Libros del sistema Compr.ar.

ii. Libros del sistema Contrat.ar.

8.c. Formularios Controlados: se deberán especificar el/los reporte/s puntuales a los que el usuario solicita tener acceso.

8.d. Recursos Humanos:

i. Legajo Único Electrónico (LUE).

ii. Formularios Controlados de Recursos Humanos.

iii. Locaciones de Obras y Servicios (LOyS)

d) Información reservada. En forma predeterminada ningún usuario accede a numeración de expedientes y documentos que estén configurados como reservados, confidenciales o secretos en el sistema de Gestión Documental Electrónica. Para acceder a información reservada el funcionario responsable de firmar la Solicitud de Alta de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE deberá tener cargo no inferior a Subsecretario/a de Coordinación Administrativa o jerarquía similar o superior o ser la máxima autoridad del organismo solicitante.

e) Información de Recursos Humanos: Para acceder a información reservada el funcionario responsable de firmar la Solicitud de Alta o Modificación de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE deberá tener a su cargo el área de Recursos Humanos o ser la máxima autoridad del organismo.

f) Envío de la Solicitud de Alta de Usuario de la Herramienta de Reportes

El responsable deberá firmar un Formulario Comunicable (FOABB) a través del Sistema de Gestión Documental Electrónica, el cual deberá ser dirigida al/a DIRECTOR/A DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN con copia al DIRECTOR/A NACIONAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, ambas reparticiones de la SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN ADMINISTRATIVA de la SECRETARÍA DE INNOVACIÓN PÚBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS.

V.- Procedimiento de Modificación de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE

a) Responsable

El funcionario responsable de firmar la Solicitud de Modificación de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE deberá tener cargo no inferior a Director/a o jerarquía similar o superior, y el usuario debe desempeñar sus funciones dentro de la estructura de la Organización de quien firma dicha solicitud.

b) Información que debe contener la Solicitud a enviar del usuario:

1. La solicitud deberá ser enviada utilizando el Formulario Comunicable de Alta, Baja o Modificación de Usuarios de la Herramienta de Reportes (FOABB) utilizando la opción de Modificación.

2. En dicho formulario se deberá especificar la sigla del usuario a modificar en la herramienta de reportes, completando dicho formulario con el nuevo alcance de visualización para el usuario en cuestión.

3. Envío de la Solicitud de Modificación de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE.

El responsable deberá firmar un Formulario Comunicable (FOABB) a través del Sistema de Gestión Documental Electrónica, el cual deberá ser dirigida al/a DIRECTOR/A DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN con copia al/a DIRECTOR/A NACIONAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, ambas reparticiones de la SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN ADMINISTRATIVA de la SECRETARÍA DE INNOVACIÓN PÚBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS.

VI.- Procedimiento de Rehabilitación de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE

a) Responsable

Un usuario quedará inhabilitado para acceder a la Herramienta de Reportes GDE cuando no acceda a la misma por un período superior a ciento ochenta (180) días corridos desde su último acceso registrado.

El responsable de firmar la Solicitud de Rehabilitación de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE deberá ser el mismo usuario o tener cargo no inferior a Director/a o jerarquía similar o superior y el/los usuarios deben desempeñar sus funciones dentro de la estructura de la Organización de quien firma dicha solicitud.

b) Información que debe contener la Solicitud a enviar del usuario:

1. La solicitud deberá ser enviada utilizando el Formulario Comunicable de Alta, Baja o Modificación de Usuarios de la Herramienta de Reportes (FOABB) utilizando la opción de Rehabilitación.

2. En dicho formulario se deberá especificar la sigla del usuario a rehabilitar en la herramienta de reportes.

c) Envío de la Solicitud de Rehabilitación de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE.

El responsable deberá firmar un Formulario Comunicable (FOABB) a través del Sistema de Gestión Documental Electrónica, el cual deberá ser dirigida al/a DIRECTOR/A DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN con copia al/a DIRECTOR/A NACIONAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, ambas reparticiones de la SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN ADMINISTRATIVA de la SECRETARÍA DE INNOVACIÓN PÚBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS.

VII.- Procedimiento Baja de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE

a) Responsable

El funcionario responsable de firmar la Solicitud de Baja de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE deberá ser el mismo usuario o tener cargo no inferior a Director/a o jerarquía similar o superior, y el/los usuarios deben desempeñar sus funciones dentro de la estructura de la Organización de quien firma dicha solicitud.

b) Información que debe contener la Solicitud a enviar del usuario:

La solicitud deberá ser enviada utilizando el Formulario Comunicable de Alta, Baja o Modificación de Usuarios de la Herramienta de Reportes (FOABB), utilizando la opción de Baja.

En dicho formulario se deberá especificar la sigla del usuario del colaborador a inhabilitar en la herramienta de reportes y el motivo de la misma.

c) Envío de la Solicitud de Baja de Usuario de la Herramienta de Reportes GDE.

El responsable deberá firmar un Formulario Comunicable (FOABB) a través del Sistema de Gestión Documental Electrónica, el cual deberá ser dirigida al/a DIRECTOR/A DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN con copia al DIRECTOR/A NACIONAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN, ambas reparticiones de la SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN ADMINISTRATIVA de la SECRETARÍA DE INNOVACIÓN PÚBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS.

VIII. - Confirmación de Alta de Usuario en la Herramienta de Reportes GDE

El usuario recibirá mediante correo electrónico la confirmación del alta en la Herramienta de Reportes GDE.

En el correo electrónico se brindará al usuario:

a. Instructivos relacionados con los reportes solicitados.

b. Casilla de correo electrónico para solicitar capacitaciones de la Herramienta de Reportes GDE.

c. Casilla de correo electrónico de soporte ante consultas e incidencias con la Herramienta de Reportes GDE.

IX. - Confirmación de Modificación/Baja/Rehabilitación de Usuario en la Herramienta de Reportes GDE

En la baja, modificación o rehabilitación del usuario, el funcionario que firmó la solicitud del Formulario Comunicable recibirá una respuesta al mismo mediante una Comunicación Oficial, informando si el resultado del procesamiento de la solicitud.

X. - Breve descripción de la Herramienta de Reportes GDE

Mediante la Decisión Administrativa N° 1865/2020 y sus modificatorias, se definieron las siguientes acciones para la DIRECCIÓN NACIONAL DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN ADMINISTRATIVA de la SECRETARÍA DE INNOVACIÓN PÚBLICA, entre otras, las siguientes:

1. Desarrollar e implementar, en el ámbito de su competencia, sistemas y herramientas para la gestión administrativa y de información, en coordinación con las áreas competentes en la materia.

2. Desarrollar e implementar procesos y reglas de integración para la simplificación y mejora continua de los procesos administrativos informáticos, en coordinación con las áreas competentes.

3. Desarrollar e implementar sistemas y herramientas de gestión para la simplificación y la unificación y el control central de la operación en los procedimientos y procesos del Sector Público Nacional, en coordinación con las áreas competentes.

4. Asistir a las áreas del Sector Público Nacional en la incorporación de herramientas informáticas de análisis de datos, que permitan generar información para el seguimiento, control y análisis de sus actividades, la creación de modelos predictivos y tableros de control para toma de decisiones.

5. Supervisar la creación de reportes analíticos y tableros de control de datos de sistemas centrales transversales de la Administración Pública Nacional, en coordinación con las áreas con competencia en la materia.

6. Diseñar, implementar y administrar el soporte técnico a las áreas y usuarios de los procesos y tecnologías relacionados con la administración de los recursos humanos del Sector Público Nacional en forma conjunta con los/as responsables de cada Ministerio y/u organismos descentralizados, así como también las acciones de descentralización operativa y control de información sobre los sistemas de gestión y administración de recursos humanos.

7. Proponer mejoras en los procesos y tecnologías orientadas a la innovación de los sistemas transversales.

8. Monitorear el correcto funcionamiento de los sistemas bajo su órbita, en coordinación con las áreas competentes de la Subsecretaría.

9. Diseñar e implementar, en coordinación con las áreas competentes, los sistemas para la informatización de los procesos de gestión de recursos humanos y de liquidación de haberes del personal del Sector Público Nacional.

XI.- Contactos

Casilla de consultas y reporte de incidencias: soportebi@gde.gob.ar