e. 19/05/2022 N° 30757/22 v. 19/05/2022

GLOSARIO

En el presente documento siempre que se haga referencia a alguno de los términos mencionados a continuación se entenderán de la siguiente forma:

GDE: plataforma de gestión documental electrónica a través de la cual se generan los instrumentos de comunicación, como nota, memo, pase, etc.

Unidad Requirente (UR): Área del MINCyT que requiere el bien o servicio y solicita el uso del fondo rotatorio.

MINCyT: Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación.

GEDO: Documento generado dentro de GDE, configurable a fin de especificar las características del mismo.

Archivo embebido: Documentos incluidos en el documento oficial como adjuntos dentro del archivo PDF generado.

REMIT: Acrónimo asignado al tipo de documento financiero “Factura” en GDE.

FACTU: Acrónimo asignado al tipo de documento “Remito” en gde.

EE: Expediente electrónico, único medio a través del cual se tramita las actuaciones en el ámbito del MINCYT.

DGA: Dirección General de Administración.

DPCyF: Dirección de Presupuesto, Contabilidad y Finanzas.

DGAJ: Dirección General de Asuntos Jurídicos.

USO DEL FONDO ROTATORIO JURISDICCIONAL

El uso del fondo rotatorio jurisdiccional es de carácter excepcional y ha sido implementado a fin de afrontar gastos urgentes y debidamente fundamentados, como un procedimiento de excepción que, contando con saldo de crédito y cuota, no permita la tramitación normal de una orden de pago. Los responsables del mismo podrán así contar con disponibilidades inmediatas de fondos en situaciones de urgencia, los que deberán ser considerados con carácter restrictivo.

OBJETO DEL GASTO

Se podrán realizar gastos y pagos con cargo al Fondo Rotatorio para los mencionadosen el artículo 81, inciso g del Decreto N° 1344/07 y sus modificatorios, con lasrestricciones allí mencionadas.

1. SOLICITUD DE USO DEL FONDO ROTATORIO

La Unidad Requirente deberá solicitar autorización mediante NOTA (GDE), en la que deberá indicar y fundamentar en forma completa y suficiente la urgencia de la contratación mencionada, derivada de una necesidad actual, concreta y objetiva; en virtud de la cual no es posible esperar la formalización de un procedimiento en los términos del Régimen de Contrataciones vigente aprobado por Decreto N° 1023/01, sus modificatorios y reglamentarios.

En la solicitud se deberá indicar con el mayor grado de especificidad posible las características del bien o servicio a adquirir, el costo total estimado y demás detalles detallados a continuación.

Asimismo, deberá contar un mínimo de 7 días hábiles para su tramitación.

2. CIRCUITO ADMINISTRATIVO.

2.1.1 La Unidad Requirente, que deberá tener rango igual o superior a Dirección Nacional o General (o ser de primera apertura), deberá contar con el aval suscripto de la máxima Autoridad del Área (Subsecretario o Secretario, según corresponda), deberá solicitar a la Dirección de General de Administración la autorización para iniciar el trámite de contratación urgente, a través de una NOTA (GDO), descripta en el punto 1, dirigida al titular de la Dirección General y con copia a la Subsecretaria de Gestión Administrativa.

2.1.2 La Dirección General de Administración responderá la NOTA dando su aprobación para continuar con el trámite pertinente, solicitando aclaraciones o desestimando el requerimiento.

2.2.1 Una vez autorizado, la Unidad Requirente deberá solicitar a la Dirección de Despacho y Gestión Documental la caratulación de un Expediente Electrónico bajo el Código de trámite N° GENE00024 “Autorización Gastos Fondo Rotatorio”. Tantoen el Motivo Interno como Externo deberá anteponer las siglas de Unidad Requirente (Ej. SSCI) y luego el objeto de la solicitud de adquisición (Ej. SSCI- Contratación catering para desayuno institucional).

2.2.2 La Unidad Requirente deberá generar un documento GEDO tipo “IF” dirigido a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, en el que deberá:

a) Colocar como referencia el número de Expediente Electrónico generado, como así también el objeto de la motivación.

b) Indicar y fundamentar en forma suficiente la urgencia de la adquisición solicitada, la  cual deberá derivarse de una necesidad actual, concreta y objetiva, en virtud de la cual no resulte posible esperar la formalización de un procedimiento en los términos del Régimen de Contrataciones vigente aprobado por Decreto N° 1023/01, sus modificatorios y reglamentarios, de acuerdo a lo establecido en el art. 81 inc. c del Decreto 1344/07.

Asimismo, informar para qué Programa o Actividad y destino se requiere la adquisición propuesta.

c) Indicar las especificaciones técnicas del bien o servicio a adquirir, procurando omitir marcas y/o modelos específicos.

d) Indicar domicilio/lugar de recepción de los bienes o servicios a adquirir. Y fecha estimada de recepción.

e) De ser posible o aplicable, se deberá incorporar material fotográfico que evidencie la necesidad y urgencia expresada.

f) Adjuntar, como archivo embebido, un mínimo de TRES (3) presupuestos de proveedores del rubro o afines, pudiendo presentar cotizaciones provenientes de plataformas de compra por medios digitales.

g) Adjuntar, como archivo embebido, el correo electrónico o nota externa oportunamente remitida en simultaneo a los proveedores oferentes, la cual debecontener la misma fecha e idéntico requerimiento para todos.

h) Indicar con nombre, apellido, teléfono y mail del/la agente de la UR que será la encargada de llevar adelante el proceso, a fin de articular con el proveedor y/o la Dirección de Compras.

2.2.3 Una vez vinculado el “IF” al Expediente Electrónico y la NOTA de solicitud junto a la respuesta de la Dirección General de Administración, la Unidad Requirente deberá enviarlo a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN para su análisis con una antelación mínima de 5 días hábiles a la fecha de la necesidad y, decorresponder, ésta lo remitirá a la DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES.

2.3.1 En caso de estimarse conveniente, la DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES podrá solicitar una o más cotizaciones a otros proveedores en el rubro correspondiente, respetando los requerimientos de la Unidad Requirente, y registrando su intervención en el Expediente a través del informe (IF) de elevación a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINSTRACIÓN.

2.3.2 Recibidas las cotizaciones, la DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES elaborará un Cuadro Comparativo de Cotizaciones (ANEXO II), del que deberá surgir claramente la oferta más conveniente, generando un informe (IF) de firma conjunta entre la autoridad de la Dirección de Compras y la Dirección General de Administración.

2.3.3 La DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES comunicará por cualquier medio idóneo -correo electrónico o nota externa- al proveedor seleccionadoy a la Unidad Requirente, que se halla expedita la vía para la entrega, recepción y pago contra factura de los bienes o servicios cotizados en las condiciones de modo, tiempo y lugar establecidos en la Solicitud de Cotización (ANEXO I).

2.3.4 Si el proveedor seleccionado desistiera en forma expresa por alguno de los medios indicados en el párrafo anterior, la DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES podrá reiterar el procedimiento indicado en el párrafo anterior con los oferentes que le sigan en el listado de precios elaborado, siempre que los precios estuvieran de acuerdo con los de mercado.

2.3.5 La DIRECCIÓN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES remitirá el Expediente Electrónico a la Unidad Requirente a fin de que la misma coordine la adquisición o prestación con el proveedor.

3. El proveedor entregará los bienes o prestará los servicios de la manera requerida, en el lugar y dentro del plazo establecidos, y el/la responsable de la Unidad Requirente suscribirá el remito y la factura correspondiente dando conformidad de losbienes y/o servicios facturados y recibidos, las que se agregarán como Documentos tipo Remito (REMIT) y Factura (FACTU) al Expediente Electrónico. El comprobante de factura “FACTU” deberá ser firmado con TOKEN.

4.1. Dentro del lapso de CUARENTA Y OCHO (48) horas hábiles de recibido el bien y/o cumplimentado el servicio, la Unidad Requirente deberá remitir el Expediente Electrónico a la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN adjuntando un breve informe respecto a la conformidad con el bien y/o servicio recibido en relación a lo oportunamente cotizado por el proveedor y la documentación detallada en el ítem anterior.

4.2 Cuando se trate de la compra de un bien de uso, la Unidad Requirente deberá solicitar al DEPARTAMENTO PATRIMONIO su registro patrimonial y adjuntando la constancia de alta patrimonial, en forma previa a la remisión el EE a la DGA.

4.3 Cumplimentados los requisitos previos, la DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN remitirá el Expediente Electrónico a la Dirección de Presupuesto Contabilidad y Finanzas a fin de que se expida sobre la imputación presupuestaria. Cumplido, se remitirá a la COORDINACIÓN DE TESORERÍA para el pago.

5.1 La Coordinación de Tesorería elaborará un informe final como documento IF (GDO) donde constará lo actuado, que será enviado a la firma de la máxima autoridaddel área (la misma máxima autoridad que avaló la solicitud inicial) a fin de que preste conformidad lo actuado, condición excluyente para dar por rendidas las cuentas del gasto.

5.2. Vinculado el informe, se da por finalizado el trámite.

6.1 En el supuesto en el que una factura y/o remitos conformados sean presentados ante la DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION sin cumplir con el procedimiento establecido en este reglamento, serán devueltos a la Unidad Requirente a fin de elaborar un informe técnico dirigido a la máxima autoridad de la cual dependa (Ministro, Secretario o Subsecretario de Gestión Administrativa), en el que justifique las razones del apartamiento de lo aquí reglamentado, quién -de estimarlo pertinente- aprobará el pago del gasto incurrido en forma irregular mediante la tramitación del acto administrativo (Resolución o Disposición).

Paralelamente, se dará intervención al Departamento Sumarios -a través de la SSGA-a efectos de tomar intervención en el marco de los procedimientos previstos en el Reglamento de Investigaciones Administrativas (decreto 467/99).

6.2 Cumplido lo anterior, la Unidad Requirente deberá generar un documento GEDO tipo “IF” dirigido a la SUBSECRETARIA DE GESTION ADMINISTRATIVA dando cuentas de lo mencionado en el punto 6.1.

6.3 De corresponder, la SUBSECRETARIA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, dará intervención a la DGA para que la DPCF verifique la existencia de créditopresupuestario, proceda al registro e imputación del gasto, y su posterior remisión a laDGAJ.

6.4 La DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS JURIDICOS elaborará el Dictamen correspondiente, en cumplimiento de los dispuesto en el inciso d) del artículo n° 7 de la Ley N° 19.549 y remitirá los actuados al área correspondiente para la firma del Acto Administrativo

6.5 Una vez firmado el Acto Administrativo, el expediente será remitido a la DGA para iniciar el circuito de pagos.

ANEXO I - SOLICITUD DE COTIZACIÓN

La Solicitud de Cotización, que deberá cursarse mediante Nota Externa o por un email emitido desde una dirección de mail institucional, adoptará el siguiente formato:

El MINISTERIO DE CIENCIA, TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN solicita a Uds. se sirvan cotizar la provisión que constituye el objeto de la presente.

Vuestra cotización podrá ser remitida en original o por correo electrónico a la siguiente dirección: (casilla institucional de la unidad requirente) ... en un plazo máximo de TRES (3) días hábiles de recibida la presente. No se considerarán ofertas válidas las que excedan dicho plazo.

OBJETO:

Nota: Se deberán cotizar importe unitario y total en pesos, los importes deberán incluirel IVA (a consumidor final)

A. FECHA Y LUGAR DE ENTREGA: Inmediata, a partir de la notificación porparte del Ministerio, en... (Domicilio de entrega)

B. MONEDA DE PAGO: Pesos.

C. MANTENIMIENTO DE OFERTA: DIEZ (10) días.

D. FORMA DE PAGO: Transferencia Bancaria. Dentro de las 72 H hábiles deconformado el servicio.

La factura se abonará mediante transferencia bancaria contra la recepción en la DGA de la factura conformada por la dependencia requirente. EL proveedor deberá informar en la factura el CUIT/CBU /tipo de cuenta/nombre del beneficiario.

La factura deberá ser del tipo "B" o "C" de conformidad a las exigencias normativas emitidas en materia por la AFIP. El Ministerio efectuará la retención correspondientede los impuestos para los que sean agente de retención de la AFIP, a través de la Coordinación de Tesorería.

Tel: 4899-5000. Mail: ctesoreria@mincyt.gob.ar