ANEXO II

2. Alcance

Abarca a los convenios marco, específico y proforma, suscritos por cualquier unidad operativa perteneciente al INTI independientemente del origen o tipo de la/s contraparte/s.

3. Unidades organizativas de aplicación

Son aquellas unidades que intervienen en la determinación de los lineamientos y criterios del presente procedimiento.

■  Dirección Administrativa

■  Gerencia Operativa de Relaciones Institucionales y Comunicación

■  Unidad Control de Gestión

4. Responsabilidades

■  Presidencia/Consejo Directivo: Representar legalmente al INTI, rubricando el acto administrativo que formalice los acuerdos y convenios o delegando su firma en áreas técnicas pertinentes.

■  Dirección Administrativa y sus respectivas Gerencias Operativas y/o Direcciones técnicas: Verificar la información suscrita en lo que atañe a los movimientos económicos/contables y la factibilidad económica/financiera de las obligaciones asumidas por el INTI. Asimismo, verificar el correcto cumplimiento de los actuados requeridos para la suscripción de acuerdos y convenios y la correspondencia jurídica de las obligaciones asumidas por el INTI, y registrar institucionalmente todos los convenios suscriptos.

■  Dirección Operativa, sus respectivas Gerencias Operativas y Gerencia Operativa de Desarrollo Tecnológico e Innovación: Velar por el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente procedimiento para la elaboración y generación de nuevos convenios, en la continua búsqueda de vinculaciones que fomenten la misión y visión del INTI.

■  Dirección de Planeamiento y Comercialización: Potenciar las vinculaciones generadas por acuerdos y convenios.

5. Sujetos intervinientes

Son aquellas unidades que participan activamente en alguna etapa del proceso.

■  Consejo Directivo

■  Presidencia

o Gerencia Operativa de Relaciones Institucionales y Comunicación

o Gerencia Operativa de Desarrollo Tecnológico e Innovación

■  Dirección Administrativa

■  Dirección Técnica de Gestión Administrativa y Operativa

o Gerencia Operativa de Asuntos Legales

■  Dirección Técnica de Dictámenes

o Gerencia Operativa de Administración y Finanzas

■  Unidad de Coordinación Financiera

o Gerencia Operativa de Recursos Humanos

■  Dirección Operativa

o Gerencia Operativa de Servicios Industriales

o Gerencia Operativa de Asistencia Regional

o Gerencia Operativa de Metrología y Calidad

■  Dirección de Planeamiento y Comercialización

6. Glosario y acrónimos

■  CCOO: Comunicación Oficial (módulo de GDE)

■  CD: Consejo Directivo

■  CONVE: Convenio (acrónimo de GEDO)

■  DA: Dirección Administrativa

■  DF: Diagrama de Flujo

■  DO: Dirección Operativa

■  DPyC: Dirección de Planeamiento y Comercialización

■  DTAJD: Dirección Técnica de Asuntos Jurídicos y Dictámenes

■  DDAyC: Departamento de Dictámenes Administrativos y Convenios

■  DTGAyO: Dirección Técnica de Gestión Administrativa y Operativa

■  EE: Expediente Electrónico

■  EEs: Expedientes Electrónicos

■  GDE: Gestión Documental Electrónica

■  GOAL: Gerencia Operativa de Asuntos Legales

■  GOAyF: Gerencia Operativa de Administración y Finanzas

■  GODTeI: Gerencia Operativa de Desarrollo Tecnológico e Innovación

■  GORIyC: Gerencia Operativa de Relaciones Institucionales y Comunicación

■  IF: Informe (acrónimo de GEDO)

■  IFGRA: Informe Gráfico (acrónimo de GEDO)

■  PRESO: Proyecto de Resolución (acrónimo de GEDO)

■  PV: Providencia (acrónimo de GEDO)

■  SOCyC: Subgerencia Operativa de Compras y Contrataciones

■  SOCyV: Subgerencia Operativa de Comercialización y Ventas

■  SOEP: Subgerencia Operativa de Ejecución de Programas

■  UAI: Unidad de Auditoría Interna

■  UCG: Unidad Control de Gestión

■  UCOFI: Unidad de Coordinación Financiera

■  UP: Unidad Propiciante

7. Definiciones

Acuerdos y/o Convenios Marco: son aquellos en que los compromisos interinstitucionales son definidos de manera general y enuncian las condiciones básicas de cooperación.

Acuerdos y/o Convenios Específicos: son aquellos documentos, emanados o no de un Acuerdo y/o Convenio Marco, en los que se establecen obligaciones puntuales, ejecutables y determinadas, a las que se sujetarán las partes firmantes para llevar a cabo un proyecto determinado.

Acuerdos y/o Convenios Proforma: son aquellos convenios específicos que se suscriben de manera frecuente y estandarizada para los cuales se establece un modelo que limita las modificaciones posibles. Dicho modelo debe ser preaprobado por el Consejo Directivo mediante una resolución, en la cual éste delega la firma a la Gerencia Operativa competente, a fin de obtener una mayor eficiencia administrativa.

Unidad Propiciante (UP): Refiere a las direcciones, gerencias o subgerencias que asumen la promoción, gestión y argumentación de la iniciativa de formulación de un convenio.

•  UP Marco: La Gerencia Operativa de Relaciones Institucionales y Comunicación será quien asume el rol propiciante de los convenios marco, excepto los casos de convenios marco presentados conjuntamente a un convenio específico, en cuyo caso propiciará quien persigue el convenio específico.

•  UP Específicos: Todas las Direcciones, Gerencias Operativas y Subgerencias Operativas, sin importar dependencia, podrán propiciar un convenio específico.

•  UP Proforma: Las Direcciones Técnicas y Subgerencias Operativas, dependientes de la Gerencia Operativa o Dirección a las que se les haya delegado la firma de un convenio proforma, podrán asumir el rol propiciante de dichos convenios.

Nota: En los casos en que una Gerencia Operativa o Dirección propicie directamente un convenio específico deberá asumir las tareas que según el subproceso “8.2 Gestión y suscripción de convenios específicos” del presente procedimiento, corresponden a un área de su dependencia.

8. Detalle del proceso

8.1. Gestión y suscripción de convenios marco

8.1.1. Elaboración y presentación de propuesta de convenio marco

La iniciativa para proponer la suscripción de un Acuerdo y/o Convenio Marco puede corresponder a la GORIyC, o a cualquier Gerencia Operativa o Dirección.

En el caso en que una Gerencia identifique la oportunidad de celebrar un convenio marco con terceros, la misma remitirá a la Dirección de la cual depende los datos necesarios para analizar su conveniencia y recabar la información requerida para la posterior confección del convenio.

La Dirección volcará dicha información en una NOTA que identifique la oportunidad y conveniencia de suscribir un convenio y remitirá la solicitud de análisis a la GORIyC. En caso de no depender de una Dirección, la Gerencia Operativa remitirá directamente la información a la GORIyC.

La GORIyC recibirá la propuesta y analizará si la misma se encuentra alineada a la política de vinculación institucional.

De requerir más información la GORIyC solicitará una subsanación estableciendo un plazo máximo, y de no ser conforme comunicará el rechazo a la misma.

En el caso que la GORIyC preste su conformidad a la propuesta de convenio, será el área encargada de la elaboración del proyecto correspondiente.

8.1.2. Inicio de trámite

La GORIyC iniciará el trámite solicitando la apertura y caratulación de un EE a la mesa de entradas dependiente de la DTGAyO mediante el código:

■  GENE00012 - Convenio Marco

Una vez recepcionado el EE, la GORIyC vinculará el proyecto de convenio y toda la documentación respaldatoria según “Reglamento operativo de gestión, suscripción y seguimiento de los acuerdos y convenios” Artículo 4.

En el caso en que se trate de un Acuerdo y/o Convenio redactado en idioma extranjero, la GORIyC gestionará su traducción a través de un traductor público matriculado y la incorporará al EE.

Asimismo, elaborará el informe de oportunidad, mérito y conveniencia mediante un IF de GDE y en un plazo no mayor a los 2 días hábiles administrativos de caratulado el EE, vinculará el IF. Posteriormente, remitirá el EE a la DO para su análisis.

8.1.3. Prestación de conformidad

En un plazo no mayor a los 2 días hábiles administrativos de recibido el EE la DO, de no prestar conformidad ni ser subsanable, comunicará el rechazo mediante una PV a la GORIyC solicitando se envíe el EE a guarda temporal. De ser subsanable, remitirá el EE a la GORIyC a fin de que realice la subsanación correspondiente. De prestar conformidad, remitirá el EE a la Presidencia indicando en un IF vinculado al EE, la intención de continuar el trámite.

Habiendo recibido el EE, la Presidencia analizará el informe de oportunidad, mérito y conveniencia. De rechazar comunicará a la GORIyC mediante PV su decisión, solicitando se envíe el EE a guarda temporal.

De requerir subsanación, la Presidencia dará pase del EE a la GORIyC para su adecuación.

De prestar conformidad, en un plazo no mayor a 1 día hábil administrativo la Presidencia remitirá el EE a la DA, quien remitirá el EE prestando conformidad en un plazo no mayor a 1 día hábil administrativo a la GOAL a los fines de la emisión del dictamen jurídico correspondiente.

8.1.4. Dictamen jurídico

La GOAL derivará el análisis legal del proyecto de convenio a la DTAJD. De no ser conforme ni subsanable, la DTAJD comunicará el rechazo mediante una PV a la GORIyC solicitando se envíe el EE a guarda temporal. De requerir subsanación dará pase del EE a la GORIyC para su adecuación.

De prestar conformidad, la DTAJD en conjunto con el DDAyC elaborarán el Dictamen Jurídico, el cual será firmado por el titular de la GOAL.

En un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles administrativos de recibido el EE, la GOAL vinculará la nueva documentación y remitirá a la GORIyC a los fines de la coordinación de la firma con la/s contraparte/s.

8.1.5. Firma y registro

La GORIyC coordinará con la contraparte la modalidad, lugar y fecha para la firma del convenio.

NOTA I: Se establecen 10 días hábiles administrativos de plazo para la coordinación de la firma de la contraparte. Superado el plazo establecido, se podrá considerar falta de interés y por ende se podrá enviar el EE a guarda temporal.

Acordada la fecha y ubicación de firma, la GORIyC controlará que quien se presente a firmar en representación de la contraparte cuente con el apoderamiento legal o designación respectiva y se realizará el acto de firma del acuerdo y/o convenio marco.

La GORIyC remitirá el documento en soporte físico y el EE a la DTGAyO, dependiente de la DA, la cual registrará institucionalmente el convenio y lo incorporará al EE y al banco de convenios.

En aquellos casos en los que todas las partes cuenten con GDE y la GORIyC haya coordinado una modalidad de firma digital, remitirá el EE a la DA, quien elaborará el CONVE y designará el orden de firmas mediante el sistema, las cuales serán tomadas por válidas y podrá vincularse el documento directamente al EE.

NOTA II: En el caso de convenios entre organismos públicos, el orden de firma entre las partes será en función de los niveles de jerarquía de los firmantes. En el caso de contrapartes privadas siempre firmará primero la contraparte.

En el caso en que la contraparte no cuente con acceso a GDE, ni pueda coordinarse un acto de firma en simultáneo, se procederá al acto de firma por la contraparte, la cual deberá ser ológrafa, excepto se cuente con algún medio de certificación digital de firma verificable por el INTI. En este último caso, el convenio firmado digitalmente podrá ser remitido por correo electrónico y se tendrá por válida la firma digital de la contraparte.

La GORIyC remitirá el EE y el documento ya rubricado por la contraparte, sea en soporte físico o digital según el caso, a la DA la cual los remitirá a la Presidencia para su firma orográfica y posterior devolución a la DA.

La DTGAyO, dependiente de la DA, registrará institucionalmente el convenio y lo incorporará al EE y al banco de convenios.

Suscripto el convenio marco, la DA comunicará su firma mediante una CCOO informando el N° de EE a los titulares de la GODTeI, GOAL, UCG, UAI y GORIyC. Asimismo, pondrá en copia a la DO y a la DPyC a fin de propiciar convenios específicos relacionados.

La DTGAyO remitirá el EE a la GORIYC solicitando el envío a guarda temporal.

8.2. Gestión y suscripción de convenios específicos

8.2.1. Análisis inicial de convenios específicos

La iniciativa para proponer la suscripción de un acuerdo y/o convenio específico puede corresponder a dos orígenes. En primer lugar, cualquiera de las Subgerencias Operativas del INTI. En segundo lugar, un externo al Instituto, cuya propuesta deberá ser canalizada a través de alguna de las anteriormente mencionadas.

En ambos casos, la gerencia operativa de la cual depende el área propiciante (ya sea generadora o receptora de la propuesta), deberá informar mediante CCOO a Presidencia acerca de los criterios y objetivos del acuerdo buscado, solicitando su conformidad.

La Presidencia, una vez realizada la evaluación pertinente, prestará conformidad o rechazará la propuesta continuando la CCOO.

En consideración de criterios de buenas prácticas, se recomienda solicitar asesoramiento en la elaboración de la propuesta a las siguientes áreas a fin de evitar futuros retrabajos y subsanaciones. Se podrá enviar la documentación y el proyecto por correo electrónico a:

■ GOAL

■ UCOFI

■ GORIyC

■ DPyC

NOTA I: El asesoramiento previo a la apertura del EE no significa la aprobación ni formalización del proyecto de convenio propiciado.

NOTA II: En la INTRANET se encontrará un listado de correos de referentes de asesoramiento por cada área.

A partir del consenso arribado por las partes, las cláusulas convenidas se plasmarán en un proyecto de convenio.

8.2.2. Inicio de trámite

La Subgerencia Propiciante dará inicio al trámite de suscripción mediante la elaboración del proyecto de convenio y la apertura y caratulación de un EE con el siguiente código:

■ GENE000219 - Convenios Específicos

La Subgerencia Propiciante vinculará toda la documentación requerida en el artículo 4 del “Reglamento operativo de gestión, suscripción y seguimiento de los acuerdos y convenios” incluyendo antecedentes y copia del convenio marco suscripto con la contraparte, si lo hubiera.

De ser un convenio en idioma extranjero, la Subgerencia Propiciante solicitará por CCOO a la GORIyC que gestione su traducción a través de un traductor público matriculado. La GORIyC remitirá los documentos traducidos a la Subgerencia Propiciante mediante una CCOO.

Posteriormente, la Subgerencia Propiciante remitirá el EE a la Gerencia Operativa o Dirección de la cual dependa directamente, a fin de que preste su conformidad.

8.2.3. Prestación de conformidad

La Gerencia Operativa analizará si el proyecto está en el marco de los objetivos estratégicos de la misma. De rechazar comunicará a la Subgerencia Propiciante la resolución mediante una PV y enviará el EE a guarda temporal.

De requerir subsanación dará pase del EE a la Subgerencia Propiciante para su adecuación y continuación del procedimiento según el punto 8.2.2 del presente.

De prestar conformidad, dentro de los diez (10) días hábiles administrativos de iniciado el EE, remitirá a la Dirección de la cual dependa indicando en un IF la recomendación de dar prosecución al trámite de suscripción.

En un plazo no mayor a los dos (2) días hábiles administrativos de recibido el EE, la Dirección analizará la propuesta. De no ser conforme ni subsanable, comunicará el rechazo mediante una PV a la Gerencia Operativa solicitando se envíe el EE a guarda temporal. De ser subsanable remitirá el EE a la Subgerencia Propiciante (vuelve al punto 8.2.2), a fin de que adecue el proyecto de convenio o subsane algún error de forma del EE.

De prestar conformidad elaborará el informe de oportunidad, mérito y conveniencia y lo vinculará mediante un IF al EE y remitirá a la DA.

NOTA III: En los casos en que por estructura organizacional la Subgerencia Propiciante no dependa de un Gerencia Operativa, dará intervención a la Dirección para que asuma dicho rol (ej: SOEP, SOCyV). En aquellos en los que no se dependa de una Dirección, la Gerencia Operativa asumirá dicho rol (ej: GODTeI, GORIyC, UCG)

8.2.4. Dictámenes

Obtenida la conformidad de todas las partes de la cadena jerárquica mencionada y en caso de que el convenio contemple gestiones contables y financieras -como pueden ser erogaciones de cualquier tipo, adquisición de bienes y/o acreditaciones de fondos- la DA, previo informe en el cual presta conformidad en el ámbito de su competencia, remitirá el EE a la UCOFI. Caso contrario remitirá el EE directamente a la GOAL.

La UCOFI, dentro de los cinco (5) días hábiles administrativos de recibido el EE, emitirá el Dictamen Técnico Administrativo, en el cual analizará la factibilidad económica/financiera del proyecto de convenio propiciado dando intervención, de corresponder, al Departamento de Presupuesto.

Luego la UCOFI vinculará el documento al EE y lo remitirá a la GOAyF para su análisis.

La GOAyF analizará el dictamen y el proyecto de convenio. De no ser conforme ni subsanable comunicará el rechazo mediante PV a la Gerencia Operativa solicitando el envío del EE a guarda temporal. De requerirse alguna subsanación remitirá el EE a la Dirección para su adecuación continuando desde el punto 8.2.3 del presente.

De prestar conformidad, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles administrativos, la GOAyF remitirá el EE a la GOAL a los fines de dar prosecución al trámite.

La GOAL remitirá el EE a la DTAJD, perteneciente a la GOAL, a fin de que se realice un análisis legal del proyecto de convenio. De no ser conforme ni subsanable comunicará el rechazo mediante PV a la Gerencia Operativa de la cual depende la Subgerencia Propiciante solicitando el envío del EE a guarda temporal.

En caso de encontrar alguna objeción u observación de tipo legal dará pase del EE a la Dirección de la cual depende la Subgerencia Propiciante para su modificación continuando desde el punto 8.2.3 del presente.

De prestar conformidad, la DTAJD en conjunto con el DDAyC elaborarán el Dictamen Jurídico correspondiente el cual será firmado por el titular de la GOAL. De requerirse, se redactará el Acto Administrativo respectivo y se vincularán todos los documentos al EE.

En un plazo no mayor a diez (10) días hábiles administrativos de recibido el EE, la GOAL elevará el EE a la DA.

De estipularse obligaciones económicas por parte del instituto, la DA realizará las gestiones necesarias para que el CD emita la resolución correspondiente y posteriormente remitirá el EE a la Subgerencia Propiciante para la coordinación de la firma. Caso contrario, la DA remitirá el EE a la Subgerencia Propiciante directamente.

8.2.5. Firma y registro

La Subgerencia Propiciante coordinará con la contraparte una modalidad, lugar y fecha para la firma del convenio.

NOTA I: Se establecen diez (10) días hábiles administrativos de plazo para la coordinación de la firma de la contraparte y, superado dicho lapso de tiempo, se considerará falta de interés pudiendo enviarse el EE a guarda temporal.

Acordada la fecha de firma la Subgerencia Propiciante controlará que quien se presente a firmar el proyecto de convenio cuente con el apoderamiento legal o designación respectiva suficiente para representar a la contraparte. Asimismo, controlará que se cuente con la documentación prevista en el “Reglamento operativo de gestión, suscripción y seguimiento de los acuerdo y convenios” y se realizará el acto de firma del convenio.

La Subgerencia Propiciante remitirá el documento en soporte físico y el EE a la DTGAyO, dependiente de la DA, la cual registrará institucionalmente el convenio y lo incorporará al EE y al banco de convenios.

En aquellos casos en los que todas las partes cuenten con GDE y la Subgerencia Propiciante haya coordinado una modalidad de firma digital, remitirá el EE a la DA, quien elaborará el CONVE y designará el orden de firmas mediante el sistema, las cuales serán tomadas por válidas y podrá vincularse el documento directamente al EE.

NOTA II: En el caso de convenios entre organismos públicos, el orden de firma entre las partes será en función de los niveles de jerarquía de los firmantes. En el caso de contrapartes privadas siempre firmará primero la contraparte.

En el caso en que la contraparte no cuente con acceso a GDE, ni pueda coordinarse un acto de firma en simultáneo, se procederá al acto de firma por la contraparte, la cual deberá ser ológrafa, excepto se cuente con algún medio de certificación digital de firma verificable por el INTI. En este último caso, el convenio firmado digitalmente podrá ser remitido por correo electrónico y se tendrá por válida la firma digital de la contraparte.

La Subgerencia Propiciante remitirá el EE y el documento ya rubricado por la contraparte, sea en soporte físico o digital según el caso, a la DA la cual los remitirá a la Presidencia para su firma orográfica y posterior devolución a la DA.

Posteriormente la Presidencia devolverá los actuados y/o EE a la DA.

La DTGAyO, dependiente de la DA, registrará institucionalmente el Convenio y lo incorporará al EE y al banco de convenios.

En todos los casos, una vez suscripto el convenio la DA comunicará el N° de EE mediante una CCOO a los titulares de la DO, DPyC, GODTeI, GOAL, GOAyF, UCG, UAI, GORIyC.

Asimismo, la DA remitirá el EE a la Subgerencia Propiciante a fin de que durante la ejecución se registren correctamente los actuados siguiendo los lineamientos del punto 8.4. “Seguimiento y rendición de convenios”.

8.3. Gestión y suscripción de convenios proforma

8.3.1. Inicio de trámite

Ante la detección de una oportunidad de un convenio proforma cuyo modelo y delegación de firma se encuentren previamente aprobados por el CD según lo establecido en el punto 8.5. “Aprobación de modelos de convenios proforma” del presente procedimiento, la Subgerencia Propiciante descargará de la INTRANET el modelo correspondiente y elaborará el proyecto de convenio a partir del modelo previamente aprobado por Resolución del CD, modificando únicamente los campos permitidos.

La Subgerencia Propiciante iniciará el trámite de gestión y suscripción de un convenio proforma, mediante una solicitud de caratulación de un EE a la Mesa de Entradas, con el siguiente código:

■  GENE00266 - Convenio Proforma

Una vez recepcionado el EE, la Subgerencia Propiciante vinculará el proyecto de convenio proforma y toda la documentación respaldatoria según “Reglamento operativo de gestión, suscripción y seguimiento de los acuerdos y convenios” Artículo 4. En un plazo no mayor a dos (2) días hábiles administrativos remitirá a la Gerencia Operativa que cuente con la autorización del CD para suscribir el convenio.

La Gerencia Operativa, una vez recibido el EE, verificará que el proyecto coincida con el modelo aprobado y sólo se hayan modificado los campos habilitados a tal efecto. Elaborará el informe de justificación mediante un IF de GDE, lo vinculará al EE en un plazo no mayor a los tres (3) días hábiles administrativos de recibido y en el caso que el convenio contemple gestiones contables y financieras -como pueden ser erogaciones de cualquier tipo, compras y contrataciones y/o acreditaciones de fondos- la Gerencia Operativa remitirá el EE a la UCOFI. Caso contrario remitirá el EE a la DTAJD.

NOTA: En los casos en que por estructura organizacional la Subgerencia Propiciante no dependa de un Gerencia Operativa, dará intervención a la Dirección para que asuma dicho rol (ej: SOEP, SOCyV).

8.3.2. Dictámenes

En un plazo no mayor a los cinco (5) días hábiles administrativos de recibido el EE, la GOAyF elaborará el Dictamen Técnico Administrativo, en el cual analizará la factibilidad económica/financiera del proyecto de convenio propiciado dando intervención, de corresponder, al Departamento de Presupuesto. Luego, lo vinculará al EE y remitirá a la DTAJD.

La DTAJD, perteneciente a la GOAL, y el DDAyC realizarán un análisis legal conjunto del proyecto de convenio. En caso de encontrar alguna objeción u observación de tipo legal, la DTAJD remitirá el EE a la Gerencia Operativa para su subsanación.

De no encontrar observaciones, la DTAJD elaborará junto con el DDAyC el proyecto de Dictamen Jurídico correspondiente, el cual será firmado por el titular de la GOAL en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles administrativos.

Posteriormente la DTAJD devolverá el EE a la Gerencia Operativa para su firma y de la contraparte.

8.3.3. Firma y registro

La Subgerencia Propiciante coordinará con la contraparte una modalidad, lugar y fecha para la firma del convenio.

NOTA I: Se establecen diez (10) días hábiles administrativos de plazo para la coordinación de la firma de la contraparte y, superado ese lapso de tiempo, se considerará falta de interés pudiendo enviarse el EE a guarda temporal.

Acordada la fecha de firma la Subgerencia Propiciante controlará que quien se presente a firmar el proyecto de convenio cuente con el apoderamiento legal o designación respectiva suficiente para representar a la contraparte. Asimismo, controlará que se cuente con la documentación prevista en el “Reglamento operativo de gestión, suscripción y seguimiento de los acuerdo y convenios” y se realizará el acto de firma del convenio con presencia de las partes.

En el caso que el convenio proforma no pueda firmarse en forma conjunta y presencial, la Gerencia Operativa autorizada para suscribir por CD firmará el convenio proforma y remitirá el documento a la Subgerencia Propiciante.

La firma de la contraparte deberá ser ológrafa, excepto se cuente con algún medio de certificación digital de firma verificable por el INTI. En este último, caso se podrá remitir el ejemplar firmado digitalmente por correo electrónico y se dará por válida la firma digital de la contraparte.

NOTA II: En el caso en que la contraparte disponga de la herramienta GDE se darán por válidas las firmas digitales por dicho medio.

Suscripto el convenio proforma, la Gerencia Operativa comunicará su firma mediante una CCOO informando el N° de EE a la Presidencia, a los titulares de la DO, DA, DPyC, GODTeI, GOAL, GOAyF, UCG, UAI, GORIyC y la DTGAyO para el registro institucional y la incorporación en el banco de convenios.

La DTGAyO informará mediante CCOO a la Gerencia Operativa el N° de GEDO del CONVE a fin de que sea incorporado al EE.

Finalmente, la Gerencia Operativa remitirá el EE a la Subgerencia Propiciante a fin de que durante la ejecución se registren correctamente los actuados siguiendo los lineamientos del punto 8.4. “Seguimiento y rendición de convenios”.

8.4. Seguimiento y rendición de convenios

8.4.1. Acreditación o disponibilidad de fondos

En el caso que el convenio suscripto contemplare la acreditación de fondos, la UCOFI realizará la gestión administrativa para dicha acreditación.

A tales fines se comunicará con la contraparte para coordinar el pago comprometido en el convenio. Luego de recibir la confirmación de transferencia, la UCOFI solicitará la verificación del ingreso al Depto. de Cobranzas.

El Depto. de Cobranzas analizará el estado de cuenta y una vez verificada la transferencia emitirá el recibo correspondiente a través de PRESEA o el sistema contable que en un futuro lo remplace. Luego remitirá el mismo a la UCOFI.

Para el caso en que el convenio suscripto contemple la puesta a disposición de fondos (pago directo por parte de la contraparte), la UCOFI realizará las gestiones administrativas para comunicar a la Unidad Propiciante acerca de las disponibilidades de los mismos.

La UCOFI actualizará el registro de seguimiento y gestionará la apertura contable de una unidad presupuestaria para el seguimiento administrativo de dichos fondos y convenio.

Terminada la gestión contable, la UCOFI solicitará a la Unidad Propiciante la remisión del EE en el que tramitó la suscripción del convenio a los fines de vincular todos los documentos generados. Luego devolverá el EE a la Unidad Propiciante a fin de que quede a disposición para el registro de futuros actuados.

8.4.2. Registro de trabajos generados

Ante la necesidad de efectuar un servicio en el marco de un convenio, la UP en conjunto con el Depto. de Gestión Administrativa de su dependencia procederá a la apertura de la OT en el sistema contable vigente siguiendo los lineamientos establecidos en el “PD Gestión de OT”.

Asimismo, de requerirse la colaboración de otras unidades técnicas se deberá proceder a la solicitud de una SOT según el “PD Gestión de SOT”.

En ambos casos, se procederá a la ejecución del servicio y entrega del informe según lo estipulado en ambos PD citados.

Luego la UP actualizará el registro de seguimiento, vinculando la OT y todos los documentos complementarios que implique la realización del servicio al EE (presupuesto interno o externo, SOT, folleto de evento, información de capacitación y/o cualquier otro documento que la UP crea relevante).

8.4.3. Compras y contrataciones asociadas

Ante la necesidad de una adquisición y/o contratación en el marco de un convenio, en primera instancia se deberán seguir los lineamientos establecidos por el Régimen de Contrataciones de Bienes, Servicios y Obras vigente del INTI o bien se deberá utilizar, si existe, un manual de procedimiento especifico o establecido en el convenio (por ejemplo, procedimiento UVT).

Para cualquiera de los casos los lineamientos generales a cumplimentar por la UP son los siguientes a fin de iniciar la gestión:

■ Solicitará la Caratula del Expediente GDE al Departamento de Mesa General de Entradas

■ Confeccionará el “Pedido de Suministros” (PESU)

■ Solicitará presupuestos de referencia y sugerirá proveedores

■ Confeccionará las especificaciones técnicas

■ Generará la justificación para la adquisición de bienes, insumos, repuestos y/o servicios,

■ Generará informe justificando “especialidad” o “exclusividad” de corresponder, y adjuntará la Carta de Exclusividad (vigente) correspondiente

■ Deberá contar con todas las autorizaciones y/o conformidades según corresponda (Subgerente, Gerente, Director Operativo)

Luego la UP remitirá el Expediente GDE a la UCOFI, la cual registrará la solicitud, realizará control de la información enviada por la unidad requirente y deberá incorporar la siguiente documentación en caso de corresponder:

■ Antecedentes del proyecto

■ Manual de operaciones

■ Recibos y comprobantes de fondos acreditados

■ Informe de presupuesto disponible

Cumplimentado lo anteriormente mencionado se remitirá el Expediente GDE a la SOCyC con la cual se coordinarán las acciones necesarias para efectuar la compra.

A continuación, la SOCyC efectuará las siguientes gestiones:

■ Emitirá las solicitudes de cotización a los proveedores

■ Recibirá las ofertas económicas y procederá a confeccionar el acta de apertura correspondiente y el armado del cuadro comparativo (de corresponder se deberán respetar los formatos establecidos por el Manual de operaciones)

Cumplido, deberá remitir el expediente a la UP a fin de que tome intervención de su competencia con respecto a las ofertas recibidas. Se deberá dar cumplimiento a los siguientes pasos:

■ Análisis de las ofertas económicas

■ Informe de las ofertas con indicación del proveedor seleccionado

El Expediente será remitido por la UP a la SOCyC para la prosecución del trámite. Cabe destacar que la cotización seleccionada deberá cumplir con las especificaciones técnicas requeridas y ser la oferta más conveniente.

La SOCyC procederá con la validación de la documentación contenida en el Expediente y se encargará de la confección de las actuaciones que se detallan a continuación:

■ Proyecto de acto Administrativo donde se aprueba lo actuado y se adjudica a la empresa seleccionada previamente

■ Providencia de pase a la Dirección Administrativa para firma de la GOAyF

La Dirección Administrativa toma conocimiento de lo actuado y en caso de compartir criterio remite las actuaciones a la Gerencia Operativa de Asuntos Legales a fin de que proceda con la elaboración del Dictamen Jurídico y Acto Administrativo definitivo.

La GOAL eleva a la autoridad correspondiente -CD, Presidente, Director Administrativo o Gerente Operativo de Administración y Finanzas según se especifica en el Anexo 1 de la Resolución de Consejo Directivo del INTI N°13/18- el expediente electrónico donde obran las intervenciones anteriormente mencionadas, a fin de proceder a la firma del Acto Administrativo.

Una vez firmada la disposición se remite el Expediente electrónico a la GOAyF a fin de proceder, a través de la SOCyC, a la emisión de la Orden de Compra y las notificaciones correspondientes a los proveedores con copia a la UP y a la UCOFI.

La SOCyC incorporará las comunicaciones y acuses de recibo al expediente, el cual será enviado a la UCOFI para la prosecución del trámite.

La UP se encargará de recepcionar el bien o servicio y la factura correspondiente. Luego, prestará conformidad y elevará la factura por CCOO a la UCOFI para su registro y conocimiento.

La UCOFI verificará la conformidad y recepción, incorporará el comprobante respectivo al expediente y remitirá los actuados a la SOAyF para su liquidación y posterior pago.

El Dirección Técnica de Finanzas, dependiente de la SOAyF, efectuará la liquidación y la autorización del pago. En caso de corresponder, dará intervención al Departamento de Patrimonio para realizar el registro de inventario (en el caso de adquisición de bienes uso).

El expediente será remitido posteriormente al Departamento de Tesorería, el cual hará efectivo el pago. Posteriormente remitirá el expediente a la UCOFI, la cual efectuará la confección de la rendición correspondiente.

Una vez concluido el proceso de compra, con el bien o el servicio a disposición y el pago realizado, la UCOFI solicitará a la UP el EE en el que tramitó la suscripción del convenio al cual le asociará el EE de la contratación. Luego devolverá el EE en el que tramitó la suscripción del convenio a la UP a fin de que quede a disposición para el registro de futuros actuados.

8.4.4. Viáticos y movilidad asociados

Ante la necesidad de una comisión o viaje en el marco de un convenio, la UP iniciará una solicitud de anticipo o reintegro, siguiendo los lineamientos establecidos en el “PD Gestión de Viáticos y Movilidad” en lo referido al llenado de los formularios, código de EE y documentación complementaria. Sin embargo, al requerir asociar el viático a una OT y a un convenio se remitirá el EE a la UCOFI.

La UCOFI registrará la solicitud y coordinará con el Depto. de Viáticos y Movilidad y el Dpto. de Contabilidad de Centros las acciones necesarias para registrar y liquidar la erogación.

Una vez aprobado y liquidado el viático el Depto. de Contabilidad de Centros remitirá el EE a la UCOFI a fin de que se registre.

Posteriormente la UCOFI solicitará a la UP el EE del convenio al cual le asociará el EE del viático. Luego devolverá el EE a la UP a fin de que quede a disposición para el registro de futuros actuados.

8.4.5. Honorarios asociados

Ante la necesidad de una locación de servicios o de obra en el marco de un convenio, la UP enviará una solicitud a la GORRHH mediante EE adjuntando el convenio, el informe de justificación y la documentación de los postulantes requerida para la elaboración del contrato. La GORRHH posteriormente remitirá el EE a la UCOFI para la verificación de disponibilidad presupuestaria y de los requisitos del organismo financiador externo, si lo hubiera.

La UCOFI coordinará con la GORRHH y el Depto. de Contabilidad de Centros las acciones necesarias para la formalización del contrato y su registro.

Una vez firmado el contrato de locación de servicios o de obra, la GORRHH comunicará a la UCOFI a fin de que cuente con una copia de éste. Asimismo, el Depto. de Contabilidad de Centros comunicará las liquidaciones de honorarios a la UCOFI.

Posteriormente la UCOFI solicitará a la UP el EE del convenio al cual le vinculará el contrato. Luego devolverá el EE a la UP a fin de que quede a disposición para el registro de futuros actuados.

Una vez finalizada la ejecución de los contratos, la UCOFI solicitará el EE a la UP y vinculará el detalle de las liquidaciones correspondientes.

8.4.6. Cierre y rendición

a. Rendición a contraparte

En función de los términos estipulados en el convenio, la Unidad Propiciante realizará el informe técnico y la UCOFI el informe contable/administrativo y en caso de corresponder se acompañará con la documentación respaldatoria.

La presentación del informe a la contraparte será efectuada por quien sea designado responsable en el marco del convenio suscripto.

En caso de ser un informe parcial se remitirá el EE a la UP a fin de que quede a disposición para el registro de futuros actuados.

En caso de ser un informe final, y con la conformidad de la contraparte, se enviará el EE a la Unidad Propiciante a fin de que se envíe a guarda temporal y se actualizará el estado en el registro.

b. Rendiciones institucionales

En el plazo de 15 días hábiles administrativos desde la finalización de la vigencia de un convenio, la UP deberá elaborar y remitir a la DTGAYO un informe de justificación especificando el cumplimiento de los objetivos acordados, detallando las actividades y acciones, destacando la eventual realización de actividades pendientes y/o algún tipo de reclamo a realizarse.

8.5. Aprobación de un nuevo modelo de convenio proforma

8.5.1. Presentación de la propuesta

Ante la detección de la oportunidad de generación de un nuevo modelo de convenio proforma, de firma frecuente y estandarizada, que resultaría beneficioso tramitar bajo el circuito abreviado (cuya metodología de gestión y suscripción se describe en el punto 8.3 del presente), la Gerencia Operativa solicitante elaborará un informe de justificación (IF) y la propuesta de modelo de convenio, en el cual se preverán las cláusulas estándar y obligatorias y aquellos campos sujetos a posibles cambios. Asimismo, elaborará el Proyecto de Resolución (PRESO) que debe establecer la/s gerencia/s en la/s cual/es se delega la firma para su suscripción.

La Gerencia Solicitante, a fin de iniciar el trámite, solicitará la caratulación y apertura de un EE a la mesa de entradas mediante el código:

■ ACTO00005 - Proyecto de Resolución

Luego vinculará los documentos mencionados en el párrafo anterior e incluirá un listado de EEs a través de los cuales se tramitaron convenios similares al modelo propuesto.

Posteriormente, la Gerencia Operativa elevará el EE a la Dirección de la cual dependa.

La Dirección informará el N° de EE respectivo mediante una CCOO a las Gerencias Operativas y Subgerencias Operativas de su dependencia directa, a fin de que en el plazo de tres (3) días hábiles administrativos manifiesten su interés en ser incluidas entre las áreas autorizadas para su suscripción.

NOTA I: En caso de ser la DO la Dirección a la que se eleve la propuesta de convenio proforma, se informará la propuesta del nuevo modelo también a la GODTeI.

NOTA II: Una Subgerencia Operativa podrá generar la propuesta del nuevo modelo sólo en el caso que dependa directamente de una dirección.

Las gerencias interesadas en que se les autorice la firma del modelo de convenio proforma propuesto continuarán la NOTA informando su interés junto a un Informe de Justificación (IF).

La Dirección analizará las respuestas recibidas y de prestar conformidad vinculará todos los informes de justificación (IF) al EE. De rechazar la propuesta, comunicará a los solicitantes y enviará el EE a guarda temporal indicando el motivo.

8.5.2 Análisis de vinculación de la propuesta

En todas las circunstancias el EE deberá ser remitido secuencialmente a la DPyC, la DA y a la DO, independientemente del área en la que se haya originado la propuesta.

La DPyC, la DA y la DO analizarán la propuesta y se expedirán acerca de ella mediante un informe (IF). Concluida la revisión de las tres direcciones se remitirá el EE a la GORIyC. Podrá incluir comentarios, recomendaciones, alertas y otras consideraciones que aporten a un mejor proyecto y resguarden al instituto de futuras obligaciones.

La GORIyC analizará la propuesta y se expedirá en relación a la misma mediante un informe (IF) y remitirá el EE a la DA. Podrá incluir comentarios, recomendaciones, alertas y otras consideraciones que aporten a un mejor proyecto y resguarden al instituto de futuras obligaciones.

8.5.3 Elaboración de la propuesta final

La DA analizará los actuados y la efectiva intervención de las áreas requeridas por el presente PD y remitirá el EE a la GOAL.

La GOAL analizará la propuesta de un modelo de convenio proforma y elaborará un nuevo PRESO en el que incorporará, de corresponder, los comentarios, recomendaciones, alertas y otras consideraciones que hayan aportado las áreas intervinientes.

A continuación, la GOAL comunicará mediante una NOTA a las Gerencias Operativas Interesadas el modelo final y consultará si persiste el interés.

Las Gerencias Operativas Interesadas prestarán conformidad o comunicarán que no persiste interés, continuando la NOTA dirigida a la GOAL.

En el caso de que ninguna Gerencia Operativa manifestara su interés en la aprobación del convenio proforma, la GOAL enviará el EE a guarda temporal. Caso contrario, remitirá el EE a la UCOFI.

8.5.4 Análisis técnico-administrativo y jurídico de la propuesta

La UCOFI emitirá el Dictamen Técnico Administrativo en el cual analizará la factibilidad económica/financiera del PRESO y remitirá el EE a la GOAyF.

La GOAyF analizará el PRESO y el Dictamen Técnico Administrativo mediante un informe (IF) que vinculará al EE y remitirá a la GOAL. En el IF podrá incluir comentarios, recomendaciones, alertas y otras consideraciones que aporten a un mejor proyecto y resguarden al instituto de futuras obligaciones.

La DTAJD, perteneciente a la GOAL, realizará un análisis legal del proyecto de modelo de convenio proforma y elaborará el proyecto de Dictamen Jurídico, el cual será firmado por el titular de la GOAL. Asimismo, elaborará el PRESO, vinculará dichos documentos al EE y elevará el mismo a la DA.

8.5.5 Acto Administrativo

La DA elaborará y vinculará al EE el informe de oportunidad, mérito y conveniencia (IF) y elevará el EE al CD a los fines de la aprobación del PRESO, de considerarlo pertinente.

Una vez dictada la Resolución, la DA vinculará la misma al EE y comunicará, mediante una NOTA o CCOO, su aprobación a las Gerencias Operativas que fueron autorizadas a la firma del convenio proforma con copia a la SOI a fin de que se incorpore el nuevo modelo de convenio proforma en la INTRANET para su descarga y en la base de convenios para su registro.

Finalmente, la DA enviará el EE a guarda temporal.

9. Sistemas informáticos y plataformas intervinientes

■  GDE

■  PESU

■  Compr.AR

■  Banco de Convenios

■  INTRANET

10. Normativa aplicable

■  Ley 19.549 Ley de procedimientos Administrativos

■  Ley 27446 - Simplificación y desburocratización de la APN

■  Ley 25.506 - Firma digital

■  Decreto N°182/2019 - Reglamentación Ley 25.507

■  Decreto N° 561/2016 - Implementación GDE

■  Decreto 894/2017 - Reglamento de procedimientos administrativos