e. 28/06/2022 N° 47212/22 v. 28/06/2022

ANEXO

1. OBJETIVOS

El MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE DE LA NACIÓN tiene a su cargo el Servicio Nacional de Manejo del Fuego siendo el encargado de la coordinación de los recursos requeridos para el combate de incendios forestales, rurales o de interfase, responsable de coordinar al Sistema Federal de Manejo del Fuego.

Mediante Resolución N° RESOL-2021-93-APN-MAD, se constituyó un Fideicomiso Financiero y de Administración, en cuyo marco actúa el Estado nacional, a través de la Secretaría de Control y Monitoreo Ambiental del Ministerio de Ambiente como fiduciante, fideicomisario y beneficiario, y el Bice Fideicomisos S.A como fiduciario.

En este marco, y respecto de las operaciones realizadas con recursos de dicho Fondo para las cuales se celebran Convenios Marco de Cooperación y Financiación entre el Ministerio y distintos Municipios y Provincias del país para la entrega de bienes, financiamiento para obras y/o para adquisición de bienes, resulta necesario diseñar un circuito técnico y administrativo que, permita ordenar un curso estratégico de acción entre las distintas áreas de este Ministerio con intervención en los actuados, de modo de optimizar el procedimiento e imprimirle la mayor celeridad, seguridad jurídica y eficacia posible.

2. ALCANCE

Este proceso alcanza a todas las áreas vinculadas en la gestión de los Convenios de Financiamiento nombrados en el Objeto del presente procedimiento, y a los Beneficiarios de las mismas.

En este sentido se identifican las áreas responsables en el presente circuito:

-  Secretaría de Control y Monitoreo Ambiental (SCYMA);

-  Subsecretaría de Gestión Administrativa (SSGA)

-  Dirección Nacional de Manejo del Fuego (DNMF);

-  Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ);

-   Dirección de Inspecciones (DI);

-  Mesa de Entradas (ME)

-  Dirección de Relaciones Institucionales (DRI);

-  Comité Ejecutivo del Fideicomiso (CE);

-  BICE Fideicomisos SA (BICE);

-  Beneficiario de cada Convenio Suscripto

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

Marco normativo General:

• Ley N° 19.549: Ley de Procedimientos Administrativos.

• Decreto N° 1.759/1972: Reglamento de Procedimientos Administrativos - T.O.

• Decreto N° 894/2017.

• Decreto N° 561/2016. Aprueba la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).

• Decreto N° 50/2019 y sus modificaciones. Aprueba el organigrama de aplicación de Administración Nacional Centralizada hasta el nivel de Subsecretaría.

• Decisión Administrativa N° 262/2020. Aprueba la estructura organizativa de primer y segundo nivel operativo del Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible.

Marco normativo específico:

• Ley N° 26.815 “Fondo Nacional del Manejo del Fuego”.

•  Ley N° 27.591 “Presupuesto General para la Administración Nacional para el Ejercicio 2021”.

• Resolución del MAYDS N° 93/2021 “Que constituyó el Fideicomiso Financiero y de Administración para la administración del Fondo Nacional del Manejo de Fuego, a través del BICE FIDEICOMISOS S.A”.

4. DEFINICIONES

Equipamiento e insumos: Bienes, maquinarias e insumos destinados a la prevención de eventos, sistematización del manejo del fuego y lucha contra incendios. Incluye principalmente máquinas, equipos y herramientas especializadas, e indumentaria de protección para brigadistas.

Obras y servicios: Acciones que requieren la contratación de servicios o alquiler de máquinas y equipos para realizar tareas específicas, eventuales o temporales. Incluye principalmente tareas de pequeñas construcciones, trabajos de control de vegetación, apertura de caminos y senderos, obras para la provisión de agua para el combate del fuego.

Beneficiarios: Gobiernos provinciales y locales que recibirán las transferencias económicas en virtud de aplicarse exclusivamente a la/s adquisición/es de conformidad al objeto acordado en el/los Convenios.

5. RESPONSABILIDADES DE APLICACIÓN

Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible: En su carácter de fiduciante y fideicomisario, tendrá a disposición la documental respaldatoria de las solicitudes efectuadas por los futuros beneficiarios, a los fines de evaluar y eventualmente dar curso inicial a la tramitación de/los Convenio/s y de instruir mediante acto administrativo el/los desembolsos que correspondan.

Secretaría de Control y Monitoreo Ambiental (SCYMA): Área Sustantiva: Encargado de confeccionar los Informes Técnicos correspondientes, los cuales validan la información provista por el Beneficiario ya sea referida a la Adjudicación realizada como a la Rendición de Cuentas.

Subsecretaría de Gestión Administrativa: Responsables de dirigir y coordinar el desarrollo de las actividades de apoyo legal, técnico y administrativo del Ministerio. Asistir a las unidades ejecutoras de las distintas categorías programáticas, en la formulación y programación de la ejecución presupuestaria y en las modificaciones que se proyecten durante el ejercicio financiero, entre otras.

Dirección Nacional de Manejo del Fuego (DNMF): Responsable de la validación técnica de la información provista porel beneficiario ya sea referida a la Adjudicación realizada como a la Rendición de Cuentas.

Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ): Responsable de la prestación del servicio jurídico a las áreas del Ministerio.

Mesa de Entradas (ME): Responsable de la recepción, e ingreso al Sistema de Documental Electrónica de la información provista por el Beneficiario.

Dirección de Inspecciones (DI) Responsable de constatar la rendición efectuada por el Beneficiario.

Comité Ejecutivo del Fideicomiso: Conformado por autoridades del MAyDS designadas responsable de instruir desembolsos al Fiduciario de acuerdo a RESOL-2021-93-APN-MAD.

BICE Fideicomisos S.A.: Fiduciario del Fideicomiso Financiero y de Administración “Fondo Nacional del Manejo del Fuego”, responsable de la ejecución de los desembolsos.

6. DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN

6.1. El Beneficiario remitirá Nota de solicitud de financiamiento con detalle de bienes e insumos, obras o servicios, necesarios para el efectivo manejo del fuego, a la Mesa de Entrada, quien dirigirá a la DNMF o a la SCYMA para su análisis.

6.2. En caso de considerarse necesario, la DNMF o la SCYMA solicitará información adicional al Beneficiario, sobre el objeto de la solicitud, la modalidad de acuerdo, plazos, y demás detalles que se consideren oportunos a los fines de completar la información relevante. Cumplido, elaborará un informe técnico expresando dicha adecuación total o parcial, indicando el objeto tenido en miras para el proceso de transferencia, y en el que consten en forma expresa y detallada, los motivos que justifiquen la necesidad de suscripción del Convenio Marco. En caso de no considerarse la adecuación, se remitirá nota GDE por mail al Beneficiario exponiendo los argumentos y recomendaciones para su subsanación, otorgando un plazo no mayor a 60 días administrativos para su respuesta.

6.3. En caso de considerarse oportuna y viable la solicitud del Beneficiario, la SCYMA solicitará a la ME la caratulación del Expediente de Convenio Marco de Cooperación y Financiamiento en el marco de emergencias ígneas mediante el FNMF, y el envío a la SYMA para su prosecución.

6.4. La DNMF o la SCYMA solicitará por mail al Beneficiario documentación anexa de la/s otra/s Parte/s relativa a la personería del o los firmantes, D.N.I, según sea el caso Estatuto, voluntad social, acto administrativo que lo designó en el cargo, o cualquier otra documentación que acredite la legitimidad de su representación para suscribir el documento que se impulsa, C.U.I.T y constancia bancaria del Beneficiario para la realización del o los desembolsos. La DNMF o la SCYMA, controlará la documentación requerida.

6.5. La SCYMA elaborará el proyecto de Convenio Marco que vinculará al Expediente, aportando además, la Nota de solicitud presentada por el Beneficiario, el informe técnico de justificación, la documentación anexa del Beneficiario y su/s representante/s, asimismo, toda otra documental y/o antecedente considerado oportuno que se corresponda con el objeto del trámite.

Este proyecto de Convenio Marco deberá incluir:

• Marco de la emergencia nacional y provincial

• Origen de los fondos en el FNMF

• La Provincia/Municipio podrá destinar fondos propios para el adelanto a proveedores, anticipos y demás mecanismos orientados a mejorar la diversidad y calidad de ofertas, el establecimiento de precios y condiciones, y demás aspectos que pueda considerar relevante a los fines del objeto de este Convenio.

• Equipos y programas orientados a la prevención de eventos, sistematización del manejo del fuego y lucha contra incendios

• Declaración Jurada del Uso exclusivo de los bienes y programas para el efectivo manejo del fuego en la jurisdicción

• Compromiso de mantenimiento y cuidado

• Compromiso de envío regular de información, a detallar en las actas sucesivas.

• Declaración en la que se indique que la documentación que respalda las erogaciones (facturas, remitos y demás documentos) quedarán en guarda del Beneficiario y a disposición del MAyDS para cuando las requiera.

• Compromiso de enviar DJ y documentación sobre la contratación efectiva a fin de determinar el monto a desembolsar en cada etapa

• Compromiso de avanzar en especificaciones en instrumentos posteriores y sucesivos, de ejecución conforme al avance de las contrataciones y recepción de declaraciones y documental

• Cláusulas de indemnidad del Estado Nacional

6.6. Posteriormente la SCYMA, remitirá el Expediente a la SSGA para que, por medio de la Dirección General de Asuntos Jurídicos (DGAJ) indique su opinión a través de un Dictamen Jurídico.

6.7. En el supuesto en que la DGAJ haya emitido un dictamen favorable, la SCYMA remitirá el Expediente a la Dirección de Relaciones Institucionales (DRI) a fines de dar prosecución a la firma del Convenio.

6.8. En el caso de que la DGAJ haya emitido un dictamen manifestando sugerencias en su opinión, la SCyMA considerará las mismas y de ser oportuno, elaborará el documento final para elevarlo a la DRI, en virtud de su control previo a la firma del Ministro o autoridad competente.

6.9. Una vez que el Convenio Marco se encuentre suscrito y debidamente protocolizado por la DRI; la SCYMA elaborará el proyecto de “Convenio Específico” de conformidad a la solicitud que haya realizado el Beneficiario.

El “Convenio Específico” deberá incluir:

• Detalle de bienes, insumos, obras y/o servicios

• Etapas de la contratación, en base a las cuales se efectuarán los desembolsos

• Plazos generales de cumplimiento

• Montos tentativos de los bienes, de cada etapa, y presupuesto total del acuerdo

• Margen de flexibilidad del monto acordado

6.10. Se realizará un circuito similar al de la firma del Convenio Marco hasta su protocolización. A partir de la Nota de Solicitud enviada oportunamente, se realizarán los puntos 6.2 a 6.8

6.11. Una vez protocolizado el “Convenio Específico”, la SCyMA, en su carácter de Área Sustantiva enviará un proyecto de acta al Comité Ejecutivo del Fideicomiso por GDE en la cual informarán del inicio de procesos de contratación por parte del Beneficiario ad referendum de las transferencias acordadas y el BICE controlará los documentos presentados por el Beneficiario para la realización de la transferencias efectivas.

6.12. La SCyMA remitirá una nota al Beneficiario, generada por GDE y transmitida por mail oficial, indicando la autorización para iniciar los procesos de contratación ad referendum de los fondos acordados.

6.13. El Beneficiario realizará las contrataciones estipuladas en el “Convenio Específico”, de acuerdo a sus propias normativas y en correspondencia con sus responsabilidades en el marco de la emergencia. A su cargo estarán los procesos de contratación, indicando la fuente de financiamiento y ad referendum de los desembolsos que de allí surgen, la evaluación, adjudicación o mecanismo que corresponda, y emisión de la orden de compra o contratación. También estarán a su cargo los pagos de anticipos o adelantos que pueden incluirse como parte de la contratación, y que serán reembolsados como parte del desembolso del financiamiento

6.14. El beneficiario remitirá a la Mesa de Entradas del MAyDS una Declaración Jurada de contratación detallando los datos de la/s orden/es de compra o contratación, la/s factura/s y todos aquellos elementos que acrediten el/los bien/es adquiridos y sus respectivos valores, cuya suma total deberá ser informada solicitando el desembolso de conformidad al monto efectivamente resultante; asimismo, deberá acompañar copia de toda la documentación relativa al proceso de contratación, factura/s y demás documentos en los que se verifique el detalle de lo contratado y su valores unitarios.

6.15. En caso de no haberse remitido la Declaración Jurada en un plazo de 90 días administrativos a partir de la firma del Convenio Específico, la SCYMA enviará una nota solicitando se informe del estado de situación a fin de realizar las previsiones necesarias.

6.16. Habiéndose realizado la presentación de la Declaración Jurada, la Mesa de Entradas del MAYDS digitalizará los documentos en el formato para su Gestión de Documental Electrónica (GDE) y remitirá a la DNMF.

6.17. La DNMF realizará el análisis de la documentación presentada por el Beneficiario y confeccionará un Informe Técnico con un proyecto de instrucción de pago al BICE, o en su defecto enviará Nota al Beneficiario solicitando información adicional por correo electrónico, quedando pendiente la instrucción de pago hasta tanto efectivice su respuesta. En el supuesto de emitir el Informe Técnico con proyecto de instrucción de pago al BICE, se remitirá al Comité Ejecutivo a través de la SCyMA, para su consideración.

6.18. En caso de acuerdo, emitirá el Comité Ejecutivo un acta de firma conjunta por GDE y enviada por mail, a través de la cual se instruye el pago al BICE en concepto de Primer Desembolso del “Convenio Específico”. La SCyMA remitirá dicha instrucción al BICE por GDE y correo electrónico.

6.19. El BICE realizará el desembolso instruido, acreditando el monto resultante en la cuenta bancaria informada por el Beneficiario y notificará a la SCYMA por correo electrónico. La SCYMA incorporará esta notificación al Expediente.

6.20. En caso de haberse acordado más de una etapa, el Beneficiario realizará los sucesivos procesos de contratación y remisión de Declaración Jurada en base a las definiciones del “Convenio Específico”, repitiéndose el circuito anterior.

6.21. Habiendo recibido la documentación de las Declaraciones Juradas, y en caso de considerarse oportuno, la SCYMA podrá solicitar a la Dirección de Inspecciones dela Subsecretaría de Fiscalización y Recomposición (DI), que, por intermedio de la Brigada de Control Ambiental, realice una inspección ocular in situ, a los fines de emitir su Informe constatando la efectiva contratación y adquisición de bienes contemplado en el “Convenio Específico”.

6.22. Por último, y una vez concluidos los circuitos de contratación, el Beneficiario remitirá a la ME del MAyDS el ANEXO IV “Declaración Jurada por Adquisición de Bienes, Insumos o Contratación de Obras y/o Servicios para el Manejo del Fuego” el cual forma parte del MANUAL OPERATIVO, consolidada en la cual informará la conclusión de las contrataciones que son objeto del “Convenio Específico”.

6.23. La DNMF analizará dicha Declaración Jurada Consolidada y en caso de acuerdo, remitirá un Informe Técnico Final sobre el Cumplimiento del Objeto Contractual, a la SCYMA, quien remitirá a laDRI para recurrir al archivo correspondiente del Convenio. En el supuesto de que a través del análisis de la Declaración Jurada Consolidada surjan observaciones, se devolverá al Beneficiario la misma, a efectos de su corrección, hasta consolidar la Declaración consolidada.

7. REGISTROS DEPENDIENTES

"No aplicable”.

8. LISTA DE DISTRIBUCIÓN-CONTROL DE COPIAS Y REGISTRO DE LECTURAS


9. HISTORIAL DE REVISIONES Y CONTROL DE CAMBIOS


10. ANEXOS

Anexo I. FLUJOGRAMA

11. INFORMACIÓN ADICIONAL

"No aplicable”.