MINISTERIO DEL INTERIOR

Y

JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS

Resolución Conjunta 5/2023

RESFC-2023-5-APN-JGM

Ciudad de Buenos Aires, 21/11/2023

VISTO el Expediente N° EX-2023-52555589- -APN-DGDYL#MI del Registro del MINISTERIO DEL INTERIOR, la Ley de Ministerios N° 22.520 (texto ordenado por el Decreto N° 438/92) y sus modificatorias, la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional N° 24.156 y sus modificatorios, la Ley de Archivo General de la Nación N° 15.930, la Ley de Sistema Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación N° 25.467 y su modificatorio, la Ley de Derecho de Acceso a la Información Pública N° 27.275 y su modificatorio, los Decretos Nros. 561 del 6 de abril de 2016 y su modificatorio, 1131 del 28 de octubre de 2016 y Nº 50 del 19 de diciembre de 2019 y sus modificatorios, y

CONSIDERANDO:

Que en los últimos años se han producido avances importantes en materia de gestión documental, como la sanción de la Ley Nº 27.275 y su modificatorio de Acceso a la Información Pública; la sanción de la Ley Nº 26.899 de Repositorios Digitales Institucionales de acceso abierto; la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica a partir de la aprobación del Decreto Nº 561 del 6 de abril de 2016 y su modificatorio y los avances en la digitalización de documentación de la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL.

Que el citado Decreto aprobó la implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica -GDE- como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos.

Que por el Decreto Nº 1131 del 28 de octubre de 2016, se estableció que los documentos y expedientes generados en soporte electrónico y los reproducidos en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, digitalizados conforme la normativa derivada en la materia, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.

Que el surgimiento de nuevas formas de crear, transmitir, gestionar, organizar y acceder a la información, posibilitada por los importantes cambios tecnológicos registrados, plantea desafíos conceptuales, normativos y prácticos del campo de la gestión documental y de la archivística, que es necesario integrar al funcionamiento regular de la administración.

Que estos avances se inscriben en una concepción republicana y democrática del acceso público a la información, la transparencia de los actos de gobierno y la consideración de los archivos públicos como memoria de la actuación de la administración pública, indispensable para la búsqueda de antecedentes administrativos útiles y funcionales para una adecuada gestión y garantía para el ejercicio de derechos.

Que para profundizar y fortalecer aquella concepción es necesario encarar trabajos de sistematización de la modernización administrativa a los efectos de que ésta esté orientada por estándares y buenas prácticas internacionales en materia de gestión documental con perspectiva archivística.

Que dichos estándares posibilitan la adecuada gestión documental y administración de archivos en sus distintas etapas, identificando mediante una metodología adecuada y con procedimientos transparentes los valores primarios y secundarios de las series documentales, entendidas como conjuntos de documentos producidos de forma homogénea en el ámbito de la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL en el cumplimiento de sus funciones, establecer su plazo primario (vigencia administrativa y plazos de guarda precaucional) y su valor secundario (conservación permanente), así como su régimen de acceso.

Que la implementación de las tareas reseñadas permitirá tanto la adecuada preservación y el acceso a aquellos documentos con valor primario vigente, como la de aquellos que, habiendo prescripto su valor primario, deben ser conservados en forma permanente por su valor para el conocimiento del pasado, la memoria de las instituciones productoras y el ejercicio de derechos individuales y colectivos y la eliminación de aquellos con plazos primarios cumplidos y sin valor secundario.

Que, en concordancia con lo expuesto, resulta necesario contar con una estrategia en materia de gestión documental con perspectiva archivística para la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, que permita resolver de manera sistemática y progresiva las insuficiencias identificadas.

Que, como se refiere anteriormente, uno de los aspectos clave de esa estrategia es la evaluación documental, esto es, la etapa del tratamiento archivístico en la que se analizan y determinan los valores primarios y secundarios de las series documentales, para fijar los plazos de transferencia, acceso, conservación o eliminación total o parcial.

Que la evaluación documental requiere un trabajo permanente y sistemático de coordinación entre productores de documentos e información y archivistas, alrededor de tareas como los inventarios de registros, la adecuación de las tablas de retención y de acceso, el análisis del valor primario y secundario de las series documentales, la transferencia o eliminación de documentos con plazos primarios cumplidos y sin valor secundario.

Que, para orientar esta tarea colectiva, se estima conveniente la conformación de una Comisión de Evaluación Documental que establezca criterios, determine plazos primarios, el régimen de acceso y asista al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN respecto de los plazos secundarios y realice el seguimiento sobre el efectivo cumplimiento de sus disposiciones.

Que es conveniente que esta Comisión de Evaluación Documental tenga una adecuada representación de las principales dependencias de la Administración Pública con competencia en la materia.

Que conforme surge del artículo 17, inciso 14 de la Ley de Ministerios N° 22.520 (texto ordenado por el Decreto N° 438/92) y sus modificatorias, compete al MINISTERIO DEL INTERIOR el entender en la supervisión del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

Que, conforme establece la Ley N° 15.930, el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN dependiente del MINISTERIO DEL INTERIOR, es un organismo que tiene por finalidad reunir, ordenar y conservar la documentación que la ley le confía para difundir el conocimiento de las fuentes de la historia argentina.

Que el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN tiene entre sus funciones el mantener y organizar la documentación pública y el acervo gráfico y sónico, pertenecientes al ESTADO NACIONAL, y que integren el patrimonio del archivo, o la documentación privada que le fuera entregada para su custodia, distribuyéndola en las secciones que se estimen más adecuadas para su mejor ordenamiento técnico, así como también el ordenar y clasificar con criterio histórico dicha documentación y facilitar la consulta de sus colecciones.

Que, por el artículo 6° del Decreto N° 1131/16, se determinó que la SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN, intervendrá en el proceso de registro y digitalización de archivos correspondientes la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL.

Que, por su parte, conforme surge del artículo 16, incisos 5 y 30 de la Ley de Ministerios N° 22.520 (texto ordenado por el Decreto N° 438/92) y sus modificatorias, son atribuciones de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, entre otras, el entender en el diseño y ejecución de políticas relativas a la innovación de gestión, a la modernización de la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL y a las Tecnologías de la Información, así como también el coordinar y controlar las actividades de los Ministerios y de las distintas áreas a su cargo realizando su programación y control estratégico, con el fin de obtener coherencia en el accionar de la administración e incrementar su eficacia.

Que, conforme surge del Decreto N° 50 del 19 de diciembre de 2019 y sus modificatorios, la SECRETARÍA DE GESTIÓN Y EMPLEO PÚBLICO de JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, tiene entre sus objetivos el asistir al Jefe de Gabinete de Ministros en el diseño e implementación de programas que propendan a la mejora de los servicios al ciudadano, propiciando la mejora de la calidad en la gestión de los organismos públicos, así como también el asistir, en el ámbito de su competencia, al Jefe de Gabinete de Ministros en el diseño, desarrollo e implementación de programas de optimización de procesos y procedimientos en las Jurisdicciones y Entidades del Sector Público Nacional.

Que, conforme surge de la misma norma, la SECRETARÍA DE INNOVACIÓN PÚBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, tiene entre sus objetivos el diseñar, proponer y coordinar las políticas de innovación administrativa y tecnológica del Estado Nacional en sus distintas áreas, su administración central y descentralizada, y determinar los lineamientos estratégicos y la propuesta de las normas reglamentarias en la materia, el intervenir en la definición de estrategias y estándares sobre tecnologías de la información, comunicaciones asociadas y otros sistemas electrónicos de tratamiento de información de la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, y el diseñar, coordinar e implementar la incorporación y mejoramiento de los procesos, tecnologías, infraestructura informática y sistemas y tecnologías de gestión de la ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL.

Que para armonizar los procesos de Evaluación Documental y Acceso es necesario que las jurisdicciones, entidades y organismos del Sector Público Nacional, comprendidos en los incisos a) y b) del artículo 8° de la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional N° 24.156 y sus modificatorios, eleven sus propuestas de plazos de guarda y acceso para aquellas series documentales que no sean transversales para su debida evaluación.

Que ha tomado intervención la DIRECCIÓN DE DICTÁMENES del MINISTERIO DEL INTERIOR.

Que ha tomado intervención el servicio jurídico permanente de JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS.

Que la presente medida se dicta en ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 16, incisos 5 y 30 y el artículo 17, inciso 14 de la Ley de Ministerios N° 22.520 (texto ordenado por el Decreto N° 438/92) y sus modificatorias.

Por ello,

EL MINISTRO DEL INTERIOR

Y

EL JEFE DE GABINETE DE MINISTROS

RESUELVEN:

ARTÍCULO 1°.- Créase la Comisión de Evaluación Documental, de carácter interjurisdiccional, con el propósito de determinar los plazos primarios de conservación (vigencia administrativa y guarda precaucional) y los criterios de base a ser considerados por las jurisdicciones, entidades y organismos del Sector Público Nacional, comprendidos en los incisos a) y b) del artículo 8° de la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional N° 24.156 y sus modificatorios, al momento de presentar éstos sus propuestas de valoración, acceso y disposición final de documentos cualquiera sea su fecha y soporte.

ARTÍCULO 2°.- La Comisión está integrada por:

· Un/a representante del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, a cargo de la coordinación de la Comisión;

· Un/a representante de la SECRETARÍA LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN;

· Un/a representante de la SECRETARÍA DE GESTIÓN Y EMPLEO PÚBLICO de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS; y

· Un/a representante de la SECRETARÍA DE INNOVACIÓN PÚBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS.

ARTÍCULO 3°. - Son funciones de la Comisión:

a) Determinar los plazos de guarda primarios y los criterios de base para la disposición final de las series documentales transversales, en cualquier soporte, a las que hace referencia el artículo 1° de la presente, producidas en el ámbito de la Administración Pública Nacional, convocando para ello, de ser necesario, a las jurisdicciones, entidades y organismos del Sector Público Nacional, comprendidos en los incisos a) y b) del artículo 8° de la Ley N° 24.156 y sus modificatorios.

b) Determinar los plazos de guarda primarios para las series documentales no transversales o específicas de las jurisdicciones, entidades y organismos del Sector Público Nacional, comprendidos en los incisos a) y b) del artículo 8° de la Ley N° 24.156 y sus modificatorios, con base en las propuestas elevadas por ellos teniendo en consideración los criterios de base establecidos por la Comisión, conforme lo previsto en el artículo 5° de la presente medida.

c) Coordinar y efectuar el seguimiento de los procesos de evaluación documental de las jurisdicciones, entidades y organismos del Sector Público Nacional, comprendidos en los incisos a) y b) del artículo 8° de la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional N° 24.156 y sus modificatorios, contando para ello con la asistencia y colaboración técnica del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.

d) Emitir dictámenes sobre las propuestas elevadas, los que serán notificados a las jurisdicción, entidad u organismo cuyas series documentales específicas sean objeto de estudio y evaluación.

e) Asistir técnicamente a la DIRECCIÓN GENERAL del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN respecto de la disposición final de las series documentales a las que hacen referencia los incisos anteriores.

f) Controlar el cumplimiento de los dictámenes en materia de plazo de guarda primarios, régimen de acceso y disposición final de las series documentales, contando para ello con la asistencia y colaboración de las distintas Jurisdicciones u Organismos.

g) Intervenir en las acciones vinculadas con la preservación digital, en coordinación con la autoridad de aplicación en la materia.

ARTÍCULO 4°.- Los miembros de la Comisión ejercerán sus funciones con carácter ad honorem, sin percibir remuneración alguna por ellas.

ARTÍCULO 5°.- Las jurisdicciones, entidades y organismos del Sector Público Nacional comprendidos en los incisos a) y b) del artículo 8° de la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional N° 24.156 y sus modificatorios deberán elevar sus propuestas de plazos de guarda y acceso para aquellas series documentales que no sean transversales ante el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, el cual someterá la propuesta a evaluación de la Comisión de Evaluación Documental. Las jurisdicciones, entidades y organismos cuyas series documentales específicas sean objeto de estudio y evaluación, deberán prestar su diligente asistencia y colaboración a la Comisión en el cumplimiento de sus funciones, conforme le sea requerido.

ARTÍCULO 6°.- Comuníquese, publíquese, dese a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese.

Eduardo Enrique de Pedro - Agustín Oscar Rossi