INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES

Resolución 1953/2023

RESOL-2023-1953-APN-INCAA#MC

Ciudad de Buenos Aires, 06/12/2023

VISTO el EX-2023-105241104-APN-GA#INCAA del Registro del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES, la Leyes N° 17.741 (t.o. 2001) y sus modificatorias, N° 19.549 y sus decretos reglamentarios, N.º 27.275, N° 25.188, N° 24.156, Nº 25.506, Nº 27.446, los Decretos N.º 1536 de fecha 20 de agosto de 2002, N°1344 de fecha 4 de octubre de 2007, N° 434 de fecha 1º de marzo de 2016, N° 561 de fecha 6 de abril de 2016, N° 1131 de fecha 28 de octubre de 2016, N° 178 de fecha 03 de abril de 2023, las Resoluciones de la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN N° 44-E de fecha 30 de diciembre de 2016, Nº 32-E de fecha 28 de marzo de 2017, Nº 7-E de fecha 6 de febrero de 2018, las Resoluciones de la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS Nº 10 de fecha 8 de noviembre 2018 y N° 18 de fecha 26 de febrero de 2018, y;

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto N° 1344/2007 se aprobó el Reglamento de la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional Nº 24.156.

Que mediante el Decreto N° 434/2016 se aprobó el Plan de Modernización del Estado en cuyo marco, mediante el Decreto N° 561/2016, se estableció la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, actuando como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintos documentos electrónicos que forman parte de los mencionados expedientes, y que son firmados digitalmente y archivados en dicho sistema.

Que consecuentemente, por el Decreto N° 1131/2016 se reguló la digitalización y archivo de documentos en formato electrónico, facultando a la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas operativas, aclaratorias y complementarias relativas a la conservación y plazos de guarda de los documentos electrónicos y expedientes en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), así como para el proceso de digitalización, archivo y conservación de documentos de gestión en soporte papel en el ámbito del Sector Público Nacional.

Que a su vez, el artículo 5° del Decreto N° 1131/2016 establece que las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 deberán digitalizar los documentos y expedientes en soporte papel siguiendo el procedimiento que fije la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y perderán su condición jurídica de original, pudiendo ser destruidos u otorgarse a los mismos el destino que la autoridad competente determine.

Que en ese sentido, mediante Resolución SMA N° 44/2016, se aprobó la “Tabla de plazos mínimos de conservación y guarda de actuaciones administrativas” y el “Procedimiento de guarda temporal, archivo y recuperación de expedientes electrónicos· y el “Protocolo de escaneo” que deberá ser utilizado para la digitalización de documentos originales en soporte papel cuya tramitación continuará por expediente electrónico, habilitándose el procedimiento de depuración del expediente en soporte papel.

Que posteriormente, por Resolución SMA Nº 32/2017, se aprobó el procedimiento de depuración de actuaciones administrativas cumplidos los plazos establecidos en las tablas de plazos mínimos de conservación y guarda de las mismas así como la intervención de la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DE INTERIOR para la evaluación documental del valor histórico de las actuaciones administrativas

Que por la Resolución SMA Nº 7/2018 se aprobó otra Tabla de plazos mínimos de conservación y guarda de actuaciones administrativas.

Que mediante la Resolución SMA N° 10/2018 se aprobó la “Tabla de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de Documentos”, aplicable a los memos, notas y remitos que no estén incorporados a procedimientos que tramiten tanto por expedientes en soporte papel como electrónico.

Que a su vez, mediante la Resolución SMA N° 18/2018 se aprobó el “Procedimiento de Digitalización de Documentación Administrativa por Lotes” en soporte papel estableciendo que los documentos administrativos digitalizados de acuerdo a lo establecido en dicha norma y en la Resolución SMA N° 44/2016, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.

Que la Ley N° 25.188 - ÉTICA EN EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN PUBLICA - establece un conjunto de deberes, prohibiciones e incompatibilidades aplicables, sin excepción, a todas las personas que se desempeñen en la función pública en todos sus niveles y jerarquías, en forma permanente o transitoria, por elección popular, designación directa, por concurso o por cualquier otro medio legal, extendiéndose su aplicación a todos los magistrados, funcionarios y empleados del Estado, entendiendo por función pública, toda actividad temporal o permanente, remunerada u honoraria, realizada por una persona en nombre del Estado o al servicio del Estado o de sus entidades, en cualquiera de sus niveles jerárquicos.

Que la Ley N° 25.506 - FIRMA DIGITAL - y su modificatoria N° 27.446 - LEY DE SIMPLIFICACIÓN Y DESBUROCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL - reconoció la eficacia jurídica del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 estableció que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.

Que asimismo mediante la Ley N° 27.446 se establece que los documentos oficiales electrónicos firmados digitalmente, expedientes electrónicos y comunicaciones oficiales generados en el Sistema GDE tienen para el Sector Público Nacional idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice a la fecha de entrada en vigencia de la presente medida, debido a su interoperabilidad que produce su reconocimiento automático en los Sistemas de Gestión Documental.

Que la Ley N° 27.275 garantiza el efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información pública, la promoción de la participación ciudadana y la transparencia de la gestión pública, mediante los principios de presunción de publicidad; transparencia y máxima divulgación; informalismo; máximo acceso; apertura; disociación; no discriminación; máxima premura; gratuidad; fiscalización permanente; responsabilidad; alcance limitado de las excepciones que deben establecerse previamente conforme a lo estipulado por la ley, y formuladas en términos claros y precisos, quedando la responsabilidad de demostrar la validez de cualquier restricción al acceso a la información a cargo del sujeto al que se le requiere la información.

Que el DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, dependiente de la GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN, como responsable de la tramitación, archivo y expurgo de la documentación, ya sea en papel o electrónico a través del sistema de gestión documental vigente así como de la digitalización de aquella en soporte papel y su catalogación, propone proceder a iniciar el proceso de digitalización de los documentos y expedientes producidos en primera generación en soporte papel, implementar los pasos correspondientes para la depuración de actuaciones así como la realización de la evaluación documental de las actuaciones administrativas propias del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES dando cumplimiento a las normas antes mencionadas.

Que la GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN en el marco de sus competencias confeccionó el correspondiente Informe Técnico fundamentando la implementación del procedimiento propuesto para la digitalización de manera de propiciar una administración pública moderna, ágil y eficiente garantizando mayor perdurabilidad de los documentos, la utilización de menor espacio físico, la recuperación permanente de los contenidos con pleno valor jurídico y probatorio y la simplificación de su búsqueda y consulta.

Que el artículo 101 del Reglamento de la Ley de Administración Financiera N° 24.156, aprobado mediante Decreto N° 1344/2007, afirma que “la autoridad superior de cada jurisdicción o entidad dependiente del PODER EJECUTIVO NACIONAL requerirá opinión previa favorable de la correspondiente Unidad de Auditoría Interna para la aprobación de los reglamentos y manuales de procedimientos, los cuales deberán incorporar instrumentos idóneos para el ejercicio del control previo y posterior. Asimismo, deberá requerir la opinión previa de la Unidad de Auditoría Interna correspondiente para todas las modificaciones que se proyecte realizar a los mismos”.

Que la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA ha tomado la intervención de su competencia, conforme lo dispuesto por el artículo 101 del Decreto Nro. 1.344/2007, sin encontrar objeciones que formular al procedimiento que por la presente se aprueba, conforme IF-2023-131414911-APN-UAI#INCAA.

Que la GERENCIA GENERAL y la GERENCIA DE ASUNTOS JURÍDICOS han tomado la intervención que les compete.

Que las atribuciones para la emisión de este acto se encuentran previstas en la Ley N° 17.741(t.o. 2001) y sus modificatorias, los Decretos N° 1536/2002 y N° 178/2023.

Por ello,

EL PRESIDENTE DEL INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES

RESUELVE:

ARTICULO 1°.- Aprobar el “Procedimiento de Digitalización y Preservación de Documentación del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES” que como Anexo I (IF-2023-126215125-APN-GA#INCAA) forma parte integrante de la presente resolución.

ARTICULO 2°.- Aprobar el INSTRUCTIVO para La digitalización de los documentos o expedientes producidos en primera generación en soporte papel, regulado por el Anexo III de la Resolución N° 44/2016 de la ex SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, sus modificatorios y complementarios, que como Anexo II (IF-2023-126193547-APN-GA#INCAA) forma parte integrante de la presente resolución.

ARTÍCULO 3°.- Los documentos y expedientes generados en soporte electrónico y los reproducidos en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, digitalizados de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo precedente, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, conforme lo establecido en la normativa nacional vigente, en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.

ARTÍCULO 4°.- La digitalización de los documentos o expedientes originales de primera generación en soporte papel podrá ser realizada por el DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES o, en caso de ser necesario, por un externo conforme acuerdos que se celebren o contrataciones que a tal fin se aprueben.

ARTICULO 5°.- Regístrese, comuníquese, notifíquese, publíquese, dese a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y oportunamente archívese.

Nicolas Daniel Batlle

NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en la edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-


(Nota Infoleg: Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la edición web de Boletín Oficial)



Procedimiento de Digitalización y Preservación de Documentación del “INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES"

El DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL dependiente de la GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN procederá a:

1. Identificar y clasificar los expedientes y documentos producidos en primera generación en soporte papel que se encuentran archivados en las instalaciones de las distintas áreas internas del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES.

2. La clasificación procederá de manera de separar aquellos de carácter estándar ya tabulados en cuanto a los plazos mínimos de guarda por las Resoluciones de la ex SECRETARIA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA vigentes y aquellas que en el futuro pudieran ser establecidas durante el proceso que dé cumplimiento al presente procedimiento.

3. En el caso de expedientes y documentos propios del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES que no se encuentran comprendidos en las tablas de las Resoluciones antes señaladas, deberá tramitar ante la Secretaría de Innovación Pública, dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros, competente en la materia, la Resolución que apruebe las Tablas de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de dichas actuaciones administrativas propias del Instituto.

4. Verificar el estado de los expedientes y documentos en cuanto a sus condiciones físicas y de correcta tramitación antes de ser digitalizados.

Si se identificaran anomalías en dicha documentación, las mismas serán observadas por el DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL, a fin de elaborar un informe de las mismas, el cual deberá ser posteriormente refrendado mediante firma por el responsable del área (o persona autorizada a tal fin) a la que correspondiere dicha documentación.

Dicho informe deberá incluirse como última foja en los expedientes y/o documentos en soporte papel previo a su digitalización.

5. Listar los expedientes y/o documentos clasificados previamente a los fines de ser incluidos en la base de datos del DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL de manera de consignar sus datos específicos previo a la digitalización.

6. El DEPARTAMENTO GESTION DOCUMENTAL del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES deberá extremar los recaudos en cuanto a la seguridad para preservar la documentación y el cumplimiento del Protocolo de Digitalización establecido por el Anexo III de la Resolución SMA N° 44/2016 de la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN que se incorpora como Anexo II (IF-2023-126193547-APN-GA#INCAA) a la presente Resolución.

El DEPARTAMENTO GESTION DOCUMENTAL del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES procederá de igual manera en el caso que la digitalización de expedientes y documentos sea realizada por un externo.

7. El DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL efectuará un control de la calidad de las imágenes digitalizadas a través de una muestra por lote escaneado tanto en el caso de digitalización realizada en el Instituto o por un externo al mismo.

8. El DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL registrará los archivos digitales mediante Informes gráficos (IFGRA) generados en el módulo GEDO incorporándolos a los Expedientes Electrónicos correspondientes en el Sistema GDE.

9. El DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL convocará a la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DE INTERIOR para la evaluación documental del valor secundario de las actuaciones administrativas y habilitación del posterior proceso de depuración siguiendo la normativa pertinente según tipo de actuación y plazos normados.