Bs. As., 29/8/91

VISTO lo dispuesto por Ley N° 23.756, por la cual se autoriza al PODER EJECUTIVO NACIONAL a habilitar a sus organismos para utilizar el procedimiento de microfilmación establecido por Ley N° 19.931, y

CONSIDERANDO:

Que la CONTADURIA GENERAL DE LA NACION es el órgano encargado de la conservación de la documentación administrativo-contable de la Hacienda Pública, conforme lo normado por el artículo 73, inciso g) de la LEY DE CONTABILIDAD.

Que resulta necesario instrumentar los procedimientos adecuados para una más eficaz administración documental de dicho repositorio, mediante la aplicación de técnicas que aseguren el acceso y la conservación del marco informático, contemplando también los aspectos inherentes a la seguridad y economía de medios.

Que en tal sentido, la CONTADURIA GENERAL DE LA NACION dispone de equipos y experiencia adecuada para aplicar el procedimiento de microfilmación destinado a solucionar la falta de espacio y precaria conservación en los archivos sectoriales, resolviendo la saturación crónica del Archivo General de la Administración, a los fines de centralizar sistemáticamente la información en su destino orgánico.

Que en virtud por los artículos 86, incisos 1) y 2) de la Constitución Nacional y 1° de la Ley N° 23.756, el PODER EJECUTIVO NACIONAL se encuentra facultado para dictar el presente.

Por ello,

EL PRESIDENTE DE LA NACION ARGENTINA

DECRETA:

Artículo 1° – Autorízase a la CONTADURIA GENERAL DE LA NACION a utilizar el procedimiento de microfilmación de la documentación contable-hacendal de la Administración Pública a su cargo de acuerdo a lo dispuesto en la Ley N° 23756.

Art. 2° — A los efectos del presente Decreto, se considerarán microfilmes a los que, procedentes tanto de documentos originales en papel como de textos emitidos por computador, sean producidos mediante materiales y equipos especialmente diseñados para tal fin, según las siguientes condiciones:

a) Podrá emplearse cualquier microforma o soporte informático de primera generación, a producirse sobre materiales capaces de registrar imágenes permanentes.

b) Quedan expresamente excluidos los materiales y procedimientos que permitan modificaciones, agregados o alteraciones parciales o totales de las imágenes, como así también las microformas cuyos fotogramas no presenten una unidad física continua o las que agrupen, por cualquier medio de unión, fotogramas aislados.

Art. 3° — Las características técnicas de los microfilmes serán las siguientes:

a) Independientemente del original y de la microforma a emplearse, la imagen del documento a registrar deberá ser completa y fiel, reproduciendo todas las características del documento, tales como anotaciones, enmiendas, manchas, etc., no pudiendo agregarse ninguna inscripción que pueda alterar la información contenida.

b) Cuando las medidas del documento excedan las del campo de toma del equipo utilizado y resulte necesario efectuar tomas parciales, se procederá de acuerdo a lo previsto en la Norma IRAM 32.210, en la parte pertinente.

c) Queda autorizado el empleo de signos, números u otro medio destinado a la codificación de la información microfilmada para su identificación y posterior localización, los que podrán inscribirse en el ángulo inferior izquierdo del original, a condición de que no introduzcan alteraciones ni pérdida de información.

d) Se deberá efectuar un control del contenido de la microforma, cotejando las imágenes obtenidas con los originales. Para ello, estos últimos contendrán signos de identificación individual tales como folio, número de página, fecha o cualquier otro medio utilizable con este fin, aplicándose un procedimiento similar para las tomas parciales de un mismo original.

Se dejará constancia del resultado de esta operación de control en la forma prevista en el artículo 9°.

Art. 4° — Cuando un grupo de documentos interrelacionados presente una cantidad de hojas tal que exceda la capacidad de una microforma, se utilizarán tantas como sean necesarias, manteniéndose la integridad de la información mediante una adecuada codificación que asegure la continuidad entre las microformas parciales.

Art. 5° — Dentro de un mismo lote de documentación, contenido en una o más microformas, no podrá cambiarse el grado de reducción con que se ha iniciado la tarea.

Art. 6° — Las actas respaldatorias de la documentación microfilmada responderán a las siguientes normas:

a) Cada microforma comenzará y finalizará, respectivamente, con un "ACTA DE APERTURA" y un "ACTA DE CIERRE", debidamente confeccionadas y firmadas por los funcionarios que a tal efecto designe el CONTADOR GENERAL DE LA NACION. Estas actas serán de formato IRAM A4 (297 x 210 mm) vertical.

b) El "ACTA DE APERTURA" contendrá, como mínimo, los siguientes datos:

- Número de Acta de Apertura.

- Número de microforma.

- Tipo de microforma.

- Factor de reducción empleado.

- Identificación de la entidad productora del microfilm.

- Identificación de la entidad poseedora o responsable legal de la documentación.

- Lugar y fecha de iniciación de la microfilmación.

- Descripción de la documentación contenida en la microforma, indicando tipos documentales, documento inicial y final del lote, y todo otro dato que mejor identifique a lo microfilmado.

- Nombre y firma del operador.

- Nombre y firma del funcionario responsable.

- La leyenda "los documentos registrados poseen el valor probatorio que le atribuye la Ley N° 23756".

c) El "ACTA DE CIERRE" repetirá los datos del Acta de Apertura, indicando la fecha de finalización de la microfilmación y agregando la cantidad de fotogramas registrados entre actas.

d) El organismo poseedor o responsable legal de la documentación a microfilmarse designará a los funcionarios responsables de la firma de las actas y sus controles.

e) Cuando las microformas sean de un solo fotograma, como en el caso de las llamadas "tarjetas de ventana", se deberá incluir en el campo de toma un "ACTA DE APERTURA" únicamente, en formato reducido y en una ubicación tal que no oculte información del original.

Art. 7° — El proceso de microfilmación incluirá los siguientes recaudos:

a) Cuando los documentos reproducidos presenten, en su forma original, manchas, deterioros o faltantes, en la secuencia de ordenación, se podrá dejar constancia de ello empleando los símbolos previstos en la Norma IRAM 32.212.

b) Cuando en el material procesado se detecten omisiones de uno o más documentos o se deterioren o inutilicen, por cualquier motivo, uno o más fotogramas, la corrección se hará al final de la microforma, si ésta lo admite, o en una nueva, dejando registrada la referencia para una posterior localización.

El procedimiento a seguir será:

- Microfilmar un "ACTA DE APERTURA" dejando constancia en la misma de que se trata de una corrección, identificando los documentos y la microforma corregida.

- A continuación microfilmar los documentos afectados en el orden correspondiente.

- Finalmente microfilmar un "ACTA DE CIERRE" dejando las mismas constancias que en el "ACTA DE APERTURA".

En el caso de microfilmes en rollos, esta corrección se podrá empalmar al final con la condición que el carrete disponga de espacio suficiente.

c) La presencia de un documento, repetido consecutivamente por accidente, no será causal de rechazo ni motivo de corrección de las microformas.

d) Los defectos de toma y de procesado detectados en las microformas producidas que causen, de alguna forma, pérdida de la información, serán corregidos de acuerdo a lo previsto en el inciso b) del presente artículo.

Art. 8° — En el caso que los microfilmes presenten imperfecciones en uno o más controles, y éstos no puedan ser subsanados conforme a lo previsto en el presente decreto y de acuerdo a las normas IRAM mencionadas, la microforma examinada será considerada técnicamente imperfecta y no podrá tener el valor probatorio que le otorga la Ley.

Art. 9° — Toda microforma producida de acuerdo al presente decreto se registrará individualmente, llevando para ello la entidad productora, un "Registro de Microformas" rubricado por la autoridad competente en el área de actuación de la misma.

Este registro estará compuesto de hojas fijas, en las que constarán, para cada microforma producida y aprobada los siguientes datos:

- Número de asiento en el registro.

- Número de la microforma.

- Tipo de microforma.

- Número de acta de apertura.

- Número de acta de cierre.

- Número de actas de apertura y de cierre empleadas para correcciones, si las hubiera.

- Resultado y fecha de los controles de calidad efectuados (valores de densidad, de poder resolutivo, de permanencia, de contenido y todo otro que la entidad productora considere conveniente).

- Nombre y firma del funcionario responsable del control de calidad designado en los términos del artículo 6°, inciso d).

- Fecha de registro.

- Fecha de vencimiento de plazo de guarda de las actas de apertura y de cierre.

- Todo otro dato que contribuya a una mejor identificación y localización de la microforma.

Art. 10. — Los libros de Registro de Microforma deberán conservarse hasta CINCO (5) años después de concluidas las actividades de microfilmación de la organización productora o del cese de la existencia de ésta, sin perjuicio de su eventual microfilmación cuando resulte necesario. Las Actas de Apertura y de Cierre deberán conservarse por lo menos hasta UN (1) año después de la prescripción del plazo de guarda atribuido a los microfilmes correspondientes.

Art. 11. — Los microfilmes de primera generación deben conservarse en archivos de seguridad, adecuadamente protegidos de los agentes atmosféricos y biológicos, por el plazo que corresponda a los originales, siendo responsabilidad del usuario procurar los medios y las técnicas para tal fin.

A los fines de este artículo se considerarán archivos adecuadamente protegidos los que cumplan las normas nacionales e internacionales establecidas al respecto.

Art. 12. — Se podrán realizar ampliaciones sobre papel y otros soportes a partir de las microformas producidas, empleando cualquiera de los procedimientos de reproducción corrientes que genere imágenes permanentes. La certificación de autenticidad se hará de acuerdo a los procedimientos legales vigentes para la Administración Pública Nacional, identificando la microforma de la que procede la imagen.

Art. 13. — Los microfilmes duplicados obtenidos a partir de los de primera generación producidos de acuerdo al presente Decreto, no tendrán el valor probatorio declarado por la Ley N° 23756.

Art. 14. — Facúltase a la CONTADURIA GENERAL DE LA NACION a impartir las instrucciones pertinentes y dictar las normas aclaratorias referidas al cumplimiento del presente decreto.

Art. 15. — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — MENEM. — Domingo F. Cavallo.