Sindicatura General de la Nación
ADMINISTRACION FINANCIERA Y DE LOS SISTEMAS DE
CONTROL DEL SECTOR PUBLICO NACIONAL
Resolución 191/99
Dispónese la realización de arqueos de fondos y valores,
corte de documentación y de libros y todo otro procedimiento tendiente a
determinar los saldos de fondos, valores y créditos presupuestarios al 9 de
diciembre de 1999, en todas las Jurisdicciones y Entidades dependientes del
Poder Ejecutivo Nacional.
Bs.
As., 26/11/99
VISTO
las disposiciones de la Ley Nº 24.156, y
CONSIDERANDO:
Que en
razón de los eventuales cambios que se producirían en cada Jurisdicción y
Entidad a raíz de la asunción de las nuevas autoridades gubernamentales, a
partir del 10 de diciembre de 1999.
Que el
artículo 3º de la ley citada en el Visto establece que los sistemas de control
comprenden las estructuras de control interno y externo del Sector Público
Nacional y el régimen de responsabilidad que estipula y está asentado en la
obligación de los funcionarios de rendir cuentas de su gestión.
Que con
el objeto de llevar a cabo una transferencia ordenada por parte de las
autoridades salientes hacia las autoridades entrantes, se hace necesario
cumplimentar una serie de actividades entre las cuales se incluye la
determinación del estado de situación primario imperante en cada jurisdicción o
entidad.
Que el
artículo 100º de la Ley de marras establece que las Unidades de Auditoría
Interna creadas en cada Jurisdicción y en las entidades que dependan del Poder
Ejecutivo Nacional actuarán coordinadas técnicamente por la Sindicatura
General, la que tiene facultad para emitir y supervisar la aplicación, por
parte de las unidades correspondientes, de normas de auditoría interna.
Que la
presente se dicta en uso de las atribuciones conferidas a este organismo por el
artículo 104º, incisos a) y b) de la Ley Nº 24.156.
Por
ello,
LA
SINDICO GENERAL DE LA NACION
RESUELVE:
Artículo 1º — Las autoridades
superiores de las Jurisdicciones y Entidades dependientes del Poder Ejecutivo
Nacional deberán implantar las medidas necesarias para que se lleven a cabo el
día 9 de diciembre de 1999, los arqueos de fondos y valores, corte de
documentación y de libros, y todo otro procedimiento tendiente a determinar los
saldos de fondos, valores y créditos presupuestarios a esa fecha.
Art. 2º — Las Unidades de Auditoría Interna
de las Jurisdicciones y Entidades dependientes del Poder Ejecutivo Nacional
deberán aplicar los procedimientos de control detallados en el ANEXO a la
presente resolución, que forma parte integrante de la misma.
Art. 3º — En aquellos casos en que la
dispersión geográfica no permitiera la realización directa de las tareas por
parte de las Unidades de Auditoría Interna, las mismas deberán comunicar los
procedimientos alternativos a aplicar por parte de los responsables
administrativos locales y verificar su cumplimiento.
Art. 4º — Los informes de auditoría
emergentes de los procedimientos aplicados en virtud de los artículos 2º y 3º,
se presentarán a la autoridad superior de la Jurisdicción o Entidad respectiva
y a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACION, dentro de los quince (15) días hábiles
posteriores al 9 de diciembre de 1999. — María C. Benzi.
ANEXO Resolución Nº 191/99-SGN
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL AL 9/12/99
DISPOSICIONES COMUNES
Los
procedimientos serán realizados en todas las dependencias administrativas que
sean responsables del mantenimiento de registros contables o presupuestarios, o
del manejo o custodia de fondos, valores o bienes, según corresponda.
ARQUEO DE FONDOS Y VALORES
1. Conceptos Comprendidos
·
Valores a depositar.
·
Cajas chicas.
·
Fondos fijos.
·
Fondos rotatorios.
·
Cheques propios en cartera.
·
Valores en cartera.
·
Documentación y valores pendientes de rendición.
·
Valores de terceros en custodia o garantía.
·
Fondos para el pago de remuneraciones.
·
Otros.
2. Procedimientos de Control
a) Los
procedimientos de recuento de fondos y valores a orden de la entidad, y de la
documentación pendiente de rendición, se llevarán a cabo en forma discriminada,
para cada uno de los conceptos comprendidos según el punto 1., mediante la
confección de papeles de trabajo respaldatorios y listando todas las
excepciones encontradas, como existencia de cheques de canje, documentación de
antigua data u observada, etc.
b) La
documentación correspondiente a los fondos pendientes de rendición debe ser
listada y sumada, indicando el número y concepto de cada comprobante.
c) Los
procedimientos se aplicarán de manera continua, sin interrupción y hasta la
culminación de los mismos. Durante su ejecución se deberá encontrar presente el
Tesorero u otro funcionario de jerarquía que lo reemplace.
d) Si
por cualquier causa no fuese posible terminar con las tareas en un sólo día,
deberán clausurarse y sellarse con fajas los recintos donde se guarden los
registros, documentos y valores que se encuentren en proceso de verificación.
e) Una
vez concluido el arqueo se labrará un acta donde se consignará, en forma
resumida, el importe recontado para cada uno de los conceptos comprendidos. En
dicho acta el responsable de su custodia dejará constancia que se ha recontado
la totalidad de los fondos y valores existentes en el sector y que los mismos
le han sido devueltos en idéntico estado al que fueron presentados para su
verificación.
CORTE DE DOCUMENTACION
1. Aspectos Generales
Si la documentación
no contara con numeración preimpresa por imprenta, se deberá tomar nota del
último lote emitido, para cada una de las transacciones efectuadas.
Se
deberá listar la totalidad de los recibos, órdenes de pago y cheques en
existencia sin utilizar, indicando la existencia de la correlatividad numérica
respectiva.
2. Recibos
Se
deberá tomar nota del número y demás datos del último recibo prenumerado
emitido al cierre de operaciones del día 09/12/99.
3. Ordenes de Pago y Cheques
Se
deberá tomar nota del número y demás datos de la última orden de pago emitida
al cierre de operaciones del día 09/12/99.
Se
deberá tomar nota del último cheque emitido al cierre de operaciones del día
09/12/99, de cada una de las cuentas corrientes bancarias.
4. Otros Documentos
Se
deberá tomar nota del número —indicando si está prenumerado por imprenta— y
demás datos del último documento respaldatorio de las siguientes transacciones:
a)
Contratos en general, incluyendo adjudicaciones y preadjudicaciones.
b)
Ordenes de compra.
c)
Informes de recepción, provisorios y definitivos.
d)
Informes de entrega y despacho.
e)
Otros.
CIERRE DE LIBROS
Se
deberá tomar nota de la totalidad de los registros contables o presupuestarios
(manuales o magnéticos), que el organismo mantiene para asentar sus
transacciones, vg. Registro de Resoluciones, Libro de Actas, etc.
En cada
caso se deberá tomar nota de los datos correspondientes a la última
registración asentada, con indicación de fechas, importes y saldos acumulados,
si los hubiere.
Al
finalizar el procedimiento se deberá labrar un acta donde se deje constancia de
toda la información recopilada, que será firmada por los auditores y los
responsables de los registros como prueba de conformidad.
VERIFICACION DE INVENTARIOS FISICOS
Se
deberá evaluar los inventarios físicos de bienes de cambio, almacenes, bienes
de consumo, bienes de uso y de todo otro activo cuyo recuento se hubiese
programado para esta oportunidad.
La
tarea deberá realizarse mediante la realización de pruebas selectivas a ser
aplicadas sobre los procedimientos establecidos por las autoridades
respectivas.
INFORME DE JUICIOS
Se
deberá obtener la nómina de todas las causas judiciales en trámite donde el
organismo se encuentre involucrado como actor o demandado.
OTROS PROCEDIMIENTOS
La
Unidad de Auditoría Interna deberá llevar a cabo todo otro procedimiento que
considere necesario, de acuerdo con los objetivos de la presente resolución y
las características del organismo respectivo.
Por
otra parte, se deberá prever la generación de back ups de la información
utilizada para el procesamiento de las operaciones de cada Jurisdicción o
Entidad, específicamente en relación a la información administrativo financiera
y toda otra que resulte crítica para el desarrollo de las actividades del
organismo y la rendición de cuentas de la gestión.