Reglamento General

Reglamento General de la Unión Postal Universal

Los infrascritos, Plenipotenciarios de los Gobiernos de los Países miembro de la Unión, visto el artículo 22, párrafo 2, de la Constitución de la Unión Postal Universal, firmada en Viena el 10 de julio de 1964, han decretado en el presente Reglamento General, de común acuerdo, y bajo reserva del artículo 25, párrafo 4, de dicha Constitución, las disposiciones siguientes que aseguran la aplicación de la Constitución y el funcionamiento de la Unión.

Capítulo I

Funcionamiento de los órganos de la Unión

Artículo 101

Organización y reunión de los Congresos y Congresos Extraordinarios

1. Los representantes de los Países miembro se reunirán en Congreso a más tardar cinco años después de la fecha de entrada en vigor de las Actas del Congreso precedente.

2. Cada País miembro se hará representar en el Congreso por uno o varios plenipotenciarios, provistos por su Gobierno de los poderes necesarios. Podrá, si fuere necesario, hacerse representar por la delegación de otro País miembro. Sin embargo, se establece que una delegación no podrá representar más que a un solo País miembro además del suyo.

3. En las deliberaciones cada País miembro dispondrá de un voto, a reserva de las sanciones previstas en el artículo 126.

4. En principio, cada Congreso designará al país en el cual se realizará el Congreso siguiente. Si esta designación resultare ser inaplicable, el Consejo de Administración estará autorizado a designar el país en el cual el Congreso celebrará sus reuniones, previo acuerdo con este último país.

5. Previo acuerdo con la Oficina Internacional, el Gobierno invitante fijará la fecha definitiva y el lugar exacto del Congreso. En principio, un año antes de esta fecha, el Gobierno invitante enviará una invitación al Gobierno de cada País miembro. Esta invitación podrá ser dirigida ya sea directamente. por intermedio de otro Gobierno o por mediación del Director General de la Oficina Internacional.

6. Cuando deba reunirse un Congreso sin que hubiere un Gobierno invitante, la Oficina Internacional, con el consentimiento del Consejo de Administración y previo acuerdo con el Gobierno de la Confederación Suiza, tomará las disposiciones necesarias para convocar y organizar el Congreso en el país sede de la Unión. En este caso, la Oficina Internacional ejercerá las funciones de Gobierno invitante.

7. Previo acuerdo con la Oficina Internacional, los Países miembro que hubieran tomado la iniciativa del Congreso Extraordinario fijarán el lugar de reunión de ese Congreso.

8. Por analogía se aplicarán los párrafos 2 a 6 a los Congresos Extraordinarios.

Artículo 102

Composición, funcionamiento y reuniones del Consejo de Administración

1. El Consejo de Administración está compuesto por cuarenta y un miembros que ejercen sus funciones durante el período que separa dos Congresos sucesivos.

2. La Presidencia corresponderá por derecho al país huésped del Congreso. Si este país renunciare, se convertirá en miembro de derecho y, por ende, el grupo geográfico al cual pertenezca dispondrá de un puesto suplementario, al cual no se aplicarán las disposiciones restrictivas del párrafo 3. En este caso, el Consejo de Administración elegirá para la Presidencia a uno de los miembros pertenecientes al grupo geográfico de que forma parte el país sede.

3. Los otros cuarenta miembros del Consejo de Administración serán elegidos por el Congreso sobre la base de una distribución geográfica equitativa. En cada Congreso se renovará la mitad, por lo menos, de los miembros; ningún País miembro podrá ser elegido sucesivamente por tres Congresos.

4. Cada miembro del Consejo de Administración designará a su representante, que deberá ser competente en el ámbito postal.

5. Las funciones de miembro del Consejo de Administración son gratuitas. Los gastos de funcionamiento de este Consejo corren a cargo de la Unión.

6. El Consejo de Administración tiene las siguientes atribuciones:

6.1 supervisar todas las actividades de la Unión en el intervalo entre los Congresos, teniendo en cuenta las decisiones del Congreso, estudiando las cuestiones relacionadas con las políticas gubernamentales en materia postal y tomando en consideración las políticas reglamentarias internacionales, tales como las relativas al comercio de los servicios y a la competencia;

6.2 examinar y aprobar, en el marco de sus competencias, todas las acciones que se consideren necesarias para salvaguardar y fortalecer la calidad del servicio postal internacional y modernizarlo;

6.3 favorecer, coordinar y supervisar todas las formas de la asistencia técnica postal en el marco de la cooperación técnica internacional;

6.4 examinar y aprobar el presupuesto y las cuentas anuales de la Unión;

6.5 autorizar, cuando las circunstancias lo exijan, el rebosamiento del límite de los gastos, conforme al artículo 125, párrafos 3, 4 y 5;

6.6 sancionar el Reglamento Financiero de la UPU;

6.7 sancionar las normas que rigen el Fondo de Reserva;

6.8 sancionar las normas que rigen el Fondo Especial;

6.9 sancionar las normas que rigen el Fondo de Actividades Especiales;

6.10 sancionar las normas que rigen el Fondo Voluntario;

6.11 efectuar el control de la actividad de la Oficina Internacional;

6.12 autorizar, si fuere solicitada, la elección de una categoría de contribución inferior, de conformidad con las condiciones previstas en el artículo 127, párrafo 6;

6.14 sancionar el Estatuto del Personal y las condiciones de servicio de los funcionarios elegidos;

6.15 crear o suprimir los puestos de trabajo de la Oficina Internacional teniendo en cuenta las restricciones relacionadas con el tope de gastos fijado;

6.16 sancionar el Reglamento del Fondo Social;

6.17 aprobar los informes anuales formulados por la Oficina Internacional sobre las actividades de la Unión y sobre la gestión financiera y presentar, si correspondiere, comentarios al respecto;

6.18 decidir sobre los contactos que deben entablarse con las administraciones postales para cumplir con sus funciones;

6.19 decidir, previa consulta al Consejo de Explotación Postal, sobre los contactos que deben entablarse con las organizaciones que no son observadores de derecho, examinar y aprobar los informes de la Oficina Internacional sobre las relaciones de la UPU con los demás organismos internacionales, adoptar las decisiones que considere convenientes para la conducción de esas relaciones y el curso que debe dárseles; designar, con antelación suficiente, las organizaciones internacionales intergubernamentales y no gubernamentales que deban ser invitadas a hacerse representar en un Congreso, y encargar al Director General de la Oficina Internacional que envíe las invitaciones necesarias;

6.20 adoptar, cuando lo considere necesario, los principios que el Consejo de Explotación Postal deberá tener en cuenta cuando estudie asuntos que tengan repercusiones financieras importantes (tasas, gastos terminales, gastos de tránsito, tasas básicas del transporte aéreo del correo y depósito de envíos de correspondencia en el extranjero), seguir de cerca el estudio de esos asuntos y examinar y aprobar las proposiciones del Consejo de Explotación Postal que se refieran a esos mismos temas, para garantizar que guarden conformidad con los principios precitados;

6.21 estudiar, a petición del Congreso, del Consejo de Explotación Postal o de las administraciones postales, los problemas de orden administrativo, legislativo y jurídico que interesen a la Unión o al servicio postal internacional. Corresponderá al Consejo de Administración decidir, en los ámbitos precitados, si conviene o no emprender los estudios solicitados por las administraciones postales en el intervalo entre dos Congresos;

6.22 formular proposiciones que serán sometidas a la aprobación, ya sea del Congreso, o de las administraciones postales, conforme al artículo 122:

6.23 aprobar, en el marco de sus competencias, las recomendaciones del Consejo de Explotación Postal relativas a la adopción, cuando resulte necesario, de una reglamentación o de una nueva práctica en espera de que el Congreso tome una decisión en la materia;

6.24 examinar el informe anual formulado por el Consejo de Explotación Postal y, dado el caso, las proposiciones presentadas por este último;

6.25 someter a examen del Consejo de Explotación Postal los temas de estudio conforme al artículo 104, párrafo 9.16;

6.26 designar al país sede del próximo Congreso, en el caso previsto en el artículo 101, párrafo 4;

6.27 determinar, con antelación suficiente y previa consulta al Consejo de Explotación Postal, la cantidad de Comisiones necesarias para realizar los trabajos del Congreso y fijar sus atribuciones;

6.28 designar, previa consulta al Consejo de Explotación Postal y bajo reserva de la aprobación del Congreso, los Países miembro que podrían:

— asumir las Vicepresidencias del Congreso, así como las Presidencias y las Vicepresidencias de las Comisiones, tomando en cuenta en todo lo posible la repartición geográfica equitativa de los Países miembro;

— formar parte de las Comisiones restringidas del Congreso;

6.29 examinar y aprobar el proyecto de Plan Estratégico para presentar al Congreso, elaborado por el Consejo de Explotación Postal con la ayuda de la Oficina Internacional; examinar y aprobar las revisiones anuales del Plan adoptado por el Congreso sobre la base de las recomendaciones del Consejo de Explotación Postal y trabajar en concertación con el Consejo de Explotación Postal en la elaboración y la actualización anual del Plan.

7. En su primera reunión, que será convocada por el Presidente del Congreso, el Consejo de Administración elegirá, entre sus miembros, cuatro Vicepresidentes y redactará su Reglamento Interno.

8. Convocado por su Presidente, el Consejo de Administración se reunirá, en principio, una vez por año, en la sede de la Unión.

9. El Presidente, los Vicepresidentes y los Presidentes de las Comisiones del Consejo de Administración, así como el Presidente del Grupo de Planificación Estratégica forman el Comité de Gestión. Dicho Comité preparará y dirigirá los trabajos de cada período de sesiones del Consejo de Administración. Aprobará, en nombre del Consejo de Administración, el informe anual sobre las actividades de la Unión preparado por la Oficina Internacional y asumirá todas las demás tareas que el Consejo de Administración decida confiarle o cuya necesidad surja durante el proceso de planificación estratégica.

10. El representante de cada uno de los miembros del Consejo de Administración que participe en los períodos de sesiones de este órgano, con excepción de las reuniones que se realicen durante el Congreso, tendrá derecho al reembolso, ya sea del precio de un pasaje-avión de ida y vuelta en clase económica, de un pasaje en primera clase por ferrocarril o al coste del viaje por cualquier otro medio, con la condición de que este importe no exceda del precio del pasaje-avión de ida y vuelta en clase económica. Se acordará el mismo derecho al representante de cada miembro de sus Comisiones, Grupos de Trabajo u otros órganos cuando éstos se reúnan fuera del Congreso y de los períodos de sesiones del Consejo.

11. El Presidente del Consejo de Explotación Postal representará a éste en las sesiones del Consejo de Administración en cuyo Orden del Día figuren asuntos relativos al órgano que dirige.

12. Con el fin de asegurar una relación eficaz entre los trabajos de ambos órganos, el Consejo de Explotación Postal podrá designar representantes para asistir a las reuniones del Consejo de Administración en calidad de observadores.

13. La administración postal del país donde se reúna el Consejo de Administración será invitada a participar en las reuniones en calidad de observador, cuando ese país no fuere miembro del Consejo de Administración.

14. El Consejo de Administración podrá invitar a sus reuniones, sin derecho a voto, a cualquier organismo internacional, cualquier representante de una asociación o de una empresa o cualquier persona calificada que deseare asociar a sus trabajos. Podrá igualmente invitar en las mismas condiciones a una o varias administraciones postales de los Países miembro interesados en los puntos que figuren en su Orden del Día.

15. Los miembros del Consejo de Administración participarán en sus actividades en forma efectiva. Los Países miembro que no pertenezcan al Consejo de Administración podrán, si lo solicitan, colaborar en los estudios realizados, respetando las condiciones que el Consejo pudiere establecer para garantizar el rendimiento y la eficacia de su trabajo. También podrá pedírseles que presidan grupos de Trabajo cuando sus conocimientos o su experiencia lo justifiquen.

La participación de los Países miembro que no pertenezcan al Consejo de Administración se efectuará sin gastos suplementarios para la Unión.

Artículo 103

Documentación sobre las actividades del Consejo de Administración

1. Después de cada período de sesiones, el Consejo de Administración informará a los Países miembro de la Unión y a las Uniones restringidas sobre sus actividades enviándoles una Memoria Analítica, así como sus resoluciones y decisiones.

2. El Consejo de Administración presentará al Congreso un informe sobre el conjunto de sus actividades y lo transmitirá a las administraciones postales, dos meses antes, por lo menos, de la apertura del Congreso.

Artículo 104

Composición, funcionamiento y reuniones del Consejo de Explotación Postal

1. El Consejo de Explotación Postal está compuesto por cuarenta miembros que ejercen sus funciones durante el período que separa dos Congresos sucesivos.

2. Los miembros del Consejo de Explotación Postal son elegidos por el Congreso en función de una repartición geográfica especificada. Veinticuatro plazas estarán reservadas para los países en desarrollo y dieciséis plazas para los países desarrollados. En cada Congreso se renovará por lo menos un tercio de los miembros.

3. El representante de cada uno de los miembros del Consejo de Explotación Postal será designado por la administración postal de su país. Deberá ser un funcionario calificado de la misma.

4. Los gastos de funcionamiento del Consejo de Explotación Postal correrán por cuenta de la Unión. Sus miembros no recibirán remuneración alguna. Los gastos de viaje y de estada de los representantes de las administraciones postales que participen en el Consejo de Explotación Postal correrán por cuenta de éstas. Sin embargo, el representante de cada uno de los países considerados menos favorecidos de acuerdo con las listas formuladas por la Organización de las Naciones Unidas tendrá derecho, excepto para las reuniones que tienen lugar durante el Congreso, al reembolso ya sea del precio de un pasaje-avión de ida y vuelta en clase económica, de un pasaje de primera clase en ferrocarril o al coste del viaje por cualquier otro medio, con la condición de que este importe no exceda del precio del pasaje-avión de ida y vuelta en clase económica.

5. En su primera reunión, que será convocada e inaugurada por el Presidente del Congreso, el Consejo de Explotación Postal elegirá entre sus miembros un Presidente, un Vicepresidente, los Presidentes de las Comisiones y el Presidente del Grupo de Planificación Estratégica.

6. El Consejo de Explotación Postal redactará su Reglamento Interno.

7. El Consejo de Explotación Postal se reunirá, en principio, todos los años en la sede de la Unión. La fecha y el lugar de la reunión serán fijados por su Presidente, previo acuerdo con el Presidente del Consejo de Administración y el Director General de la Oficina Internacional.

8. El Presidente, el Vicepresidente y los Presidentes de las Comisiones del Consejo de Explotación Postal, así como el Presidente del Grupo de Planificación Estratégica forman el Comité de Gestión. Este Comité prepara y dirige los trabajos de cada período de sesiones del Consejo de Explotación Postal y se encarga de todas las tareas que este último resuelva confiarle o cuya necesidad surja durante el proceso de planificación estratégica.

9. Las atribuciones del Consejo de Explotación Postal serán las siguientes:

9.1 conducir el estudio de los problemas de explotación, comerciales, técnicos, económicos y de cooperación técnica más importantes que presenten interés para las administraciones postales de todos los Países miembros de la Unión, principalmente los asuntos que tengan repercusiones financieras importantes (tasas, gastos terminales, gastos de tránsito, tasas básicas del transporte aéreo del correo, cuotas-parte de las encomiendas postales y depósito de envíos de correspondencia en el extranjero), dar informaciones y opiniones al respecto y recomendar medidas que deban tomarse a propósito de ellas.

9.2 proceder a la revisión de los Reglamentos de la Unión dentro de los seis meses que siguen a la clausura del Congreso, a menos que éste decida otra cosa. En caso de urgente necesidad, el Consejo de Explotación Postal podrá también modificar dichos Reglamentos en otros períodos de sesiones. En ambos casos, el Consejo de Explotación Postal quedará subordinado a las directrices del Consejo de Administración en lo que respecta a las políticas y a los principios fundamentales;

9.3 coordinar las medidas prácticas destinadas a desarrollar y mejorar los servicios postales internacionales;

9.4 llevar a cabo, bajo reserva de la aprobación del Consejo de Administración, en el marco de las competencias de este último, todas las acciones que se consideren necesarias para salvaguardar y fortalecer la calidad del servicio postal internacional y modernizarlo;

9.5 formular proposiciones que serán sometidas a la aprobación, ya sea del Congreso o de las administraciones postales, conforme al artículo 122; se requerirá la aprobación del Consejo de Administración cuando dichas proposiciones se refieran a asuntos que sean de su competencia;

9.6 examinar, a petición de la administración postal de un País miembro, las proposiciones que esa administración postal transmita a la Oficina Internacional según el artículo 121; preparar los comentarios y confiar a la Oficina la tarea de anexar estos últimos a dicha proposición, antes de someterla a la aprobación de las administraciones postales de los Países miembro;

9.7 recomendar, cuando resulte necesario, eventualmente previa aprobación del Consejo de Administración y después de consultar al conjunto de las administraciones postales, la adopción de una reglamentación o de una nueva práctica en espera de que el Congreso tome una decisión en la materia;

9.8 elaborar y presentar, en forma de recomendaciones a las administraciones postales, normas en materia técnica, de explotación y en otros ámbitos de su competencia donde es indispensable una práctica uniforme. Asimismo procederá, en caso necesario, a la modificación de las normas que haya establecido;

9.9 examinar, en consulta con el Consejo de Administración y con su aprobación, el proyecto de Plan Estratégico de la UPU, elaborado por la Oficina Internacional para someter al Congreso; revisar todos los años el Plan aprobado por el Congreso, con la asistencia del Grupo de Planificación Estratégica y de la Oficina Internacional y la aprobación del Consejo de Administración;

9.10 aprobar el informe anual sobre las actividades de la Unión formulado por la Oficina Internacional en las partes relativas a las responsabilidades y funciones del Consejo de Explotación Postal;

9.11 decidir sobre los contactos que deben entablarse con las administraciones postales para cumplir con sus funciones;

9.12 proceder al estudio de los problemas de enseñanza y de formación profesional que interesen a los países nuevos y en desarrollo;

9.13 adoptar las medidas necesarias para estudiar y difundir las experiencias y los progresos realizados por ciertos países en lo que atañe a la técnica, la explotación, la economía y la formación profesional que interesen a los servicios postales;

9.14 estudiar la situación actual y las necesidades de los servicios postales en los países nuevos y en desarrollo y elaborar recomendaciones pertinentes sobre las formas y medios de mejorar los servicios postales de estos países;

9.15 previo acuerdo con el Consejo de Administración, adoptar las medidas apropiados en el campo de la cooperación técnica con todos los Países miembro de la Unión especialmente con los países nuevos y en desarrollo;

9.16 examinar cualquier otro asunto que le sea sometido por un miembro del Consejo de Explotación Postal, por el Consejo de Administración o por cualquier administración postal de un País miembro.

10. Los miembros del Consejo de Explotación Postal participarán efectivamente en sus actividades. Las administraciones postales de los Países miembro que no pertenezcan al Consejo de Explotación Postal podrán, a petición de las mismas, colaborar en los estudios emprendidos, respetando las condiciones que el Consejo pueda establecer para garantizar el rendimiento y la eficacia de su trabajo. También podrá pedírseles que presidan Grupos de Trabajo cuando sus conocimientos o su experiencia lo justifiquen.

11. Sobre la base del Plan Estratégico de la UPU adoptado por el Congreso y, en especial, de la parte correspondiente a las estrategias de los órganos permanentes de la Unión, el Consejo de Explotación Postal establecerá, durante su período de sesiones que siga al Congreso, un programa de trabajo básico que contendrá determinada cantidad de tácticas tendientes a la realización de las estrategias. Este programa básico, que abarca un número limitado de trabajos sobre temas de actualidad y de interés común, se revisará cada año en función de las realidades y de las nuevas prioridades, así como de las modificaciones que se introduzcan en el Plan Estratégico.

12. Con el fin de asegurar una relación eficaz entre los trabajos de ambos órganos, el Consejo de Administración podrá designar representantes para asistir a las reuniones del Consejo de Explotación Postal en calidad de observadores.

13. El Consejo de Explotación Postal podrá invitar a sus reuniones sin derecho a voto:

13.1 a cualquier organismo internacional o cualquier otra persona calificada que deseare asociar a sus trabajos;

13.2 a las administraciones postales de los Países miembro que no pertenezcan al Consejo de Explotación Postal;

13.3 a cualquier asociación o empresa que deseare consultar sobre cuestiones relacionadas con su actividad.

Artículo 105

Documentación sobre las actividades del Consejo de Explotación Postal

1. Después de cada período de sesiones, el Consejo de Explotación Postal informará a las administraciones postales de los Países miembro y a las Uniones restringidas sobre sus actividades, enviándoles una Memoria Analítica, así como sus resoluciones y decisiones.

2. El Consejo de Explotación Postal formulará, destinado al Consejo de Administración, un informe anual sobre sus actividades.

3. El Consejo de Explotación Postal formulará, destinado al Congreso, un informe sobre el conjunto de sus actividades y lo transmitirá a las administraciones postales de los Países miembros, por lo menos dos meses antes de la apertura del Congreso.

Artículo 106

Reglamento Interno de los Congresos

1. Para la organización de sus trabajos y la conducción de sus deliberaciones, el Congreso aplicará el Reglamento Interno de los Congresos.

2. Cada Congreso podrá modificar este Reglamento en las condiciones fijadas en el mismo Reglamento Interno.

Artículo 107

Lenguas de trabajo de la Oficina Internacional

Las lenguas de trabajo de la Oficina Internacional serán el francés y el inglés.

Artículo 108

Lenguas utilizadas para la documentación, las deliberaciones y la correspondencia de servicio

1. Para la documentación de la Unión se utilizarán las lenguas francesa, inglesa, árabe y española. También se utilizarán las lenguas alemana, china, portuguesa y rusa, con la condición de que la producción, en estas últimas lenguas, se limite a la documentación de base más importante. También se utilizarán otras lenguas, con la condición de que los Países miembro que lo soliciten sufraguen todos los gastos.

2. El o los Países miembro que hubieran solicitado una lengua distinta de la lengua oficial constituirán un grupo lingüístico.

3. La documentación será publicada por la Oficina Internacional en la lengua oficial y en las lenguas de los grupos lingüísticos constituidos ya sea directamente o por intermedio de las oficinas regionales de dichos grupos, conforme a las modalidades convenidas con la Oficina Internacional. La publicación en las diferentes lenguas se hará según el mismo modelo.

4. La documentación publicada directamente por la Oficina Internacional será distribuida, en la medida de lo posible, simultáneamente en las diferentes lenguas solicitadas.

5. La correspondencia entre las administraciones postales y la Oficina internacional y entre esta última y terceros podrá intercambiarse en cualquier lengua para la cual la Oficina Internacional disponga de un servicio de traducción.

6. Los gastos de traducción a cualquier lengua, inclusive los gastos resultantes de la aplicación del párrafo 5, serán sufragados por el grupo lingüístico que hubiere solicitado dicha lengua. Los Países miembros que utilicen la lengua oficial pagarán, por concepto de la traducción de los documentos no oficiales, una contribución fija cuyo importe por unidad de contribución será igual al pagado por los Países miembro que utilizan la otra lengua de trabajo de la Oficina Internacional. Todos los demás gastos correspondientes al suministro de los documentos serán sufragados por la Unión. El tope de los gastos que la Unión debe sufragar para la producción de los documentos en alemán, chino, portugués y ruso será fijado por una resolución del Congreso.

7. Los gastos que deban ser sufragados por un grupo lingüístico se repartirán entre los miembros de este grupo proporcionalmente, según su contribución a los gastos de la Unión. Estos gastos podrán repartirse entre los miembros del grupo lingüístico según otra clave de repartición, siempre que los interesados se pongan de acuerdo al respecto y notifiquen su decisión a la Oficina Internacional por intermedio del portavoz del grupo.

8. La Oficina Internacional dará curso a toda petición de cambio de lengua solicitado por un País miembro luego de un plazo que no podrá exceder de dos años.

9. Para las deliberaciones de las reuniones de los órganos de la Unión se admitirán las lenguas francesa, inglesa, española y rusa, mediante un sistema de interpretación —con o sin equipo electrónico— cuya elección correrá por cuenta de los organizadores de la reunión, luego de consultar al Director General de la Oficina Internacional y a los Países miembro interesados.

10. Se autorizarán igualmente otras lenguas para las deliberaciones y reuniones indicadas en el párrafo 9.

11. Las delegaciones que utilicen otras lenguas proveerán la interpretación simultánea en una de las lenguas mencionadas en el párrafo 9, ya sea por el sistema indicado en el mismo párrafo, cuando las modificaciones de orden técnico necesarias puedan ser introducidas en el mismo, o por intérpretes particulares.

12. Los gastos de los servicios de interpretación se repartirán entre los Países miembro que utilicen la misma lengua, según la proporción de su contribución a los gastos de la Unión. Sin embargo, los gastos de instalación y mantenimiento del equipo técnico correrán a cargo de la Unión.

13. Las administraciones postales podrán convenir la lengua a utilizar en la correspondencia de servicio en sus relaciones recíprocas. De no existir tal acuerdo, se utilizará la lengua francesa.

Capítulo II

Oficina Internacional

Artículo 109

Elección del Director General y del Vicedirector General de la Oficina Internacional

1. El Director General y el Vicedirector General de la Oficina Internacional serán elegidos por el Congreso por el período que media entre dos Congresos sucesivos, siendo la duración mínima de su mandato de cinco años. Su mandato será renovable una sola vez. Salvo decisión en contrario del Congreso, la fecha en que entrarán en funciones será el 1º de enero del año siguiente al Congreso.

2. Por lo menos siete meses antes de la apertura del Congreso, el Director General de la Oficina Internacional enviará una nota a los Gobiernos de los Países miembro invitándolos a presentar las candidaturas eventuales para los cargos de Director General y de Vicedirector General, indicando al mismo tiempo si el Director General o el Vicedirector General en funciones están interesados en la renovación eventual de su mandato inicial. Las candidaturas, acompañadas de un curriculum vitae, deberán llegar a la Oficina Internacional por lo menos dos meses antes de la apertura del Congreso. Los candidatos deberán ser nacionales de los Países miembro que los presenten. La Oficina Internacional preparará la documentación necesaria para el Congreso. La elección del Director General y la del Vicedirector General se realizarán por votación secreta, siendo la primera elección para el cargo de Director General.

3. En caso de que quedare vacante el cargo de Director General, el Vicedirector General asumirá las funciones de Director General hasta la finalización del mandato previsto para él; será elegible para dicho cargo y se lo admitirá de oficio como candidato, bajo reserva de que su mandato inicial como Vicedirector General no hubiere sido renovado ya una vez por el Congreso precedente y de que declarare su interés de ser considerado como candidato para el cargo de Director General.

4. En el caso de que quedaren vacantes simultáneamente los cargos de Director General y de Vicedirector General, el Consejo de Administración elegirá, en base a las candidaturas recibidas a raíz de un llamado a concurso, un Vicedirector General para el período que abarque hasta el próximo Congreso. Se aplicará por analogía el párrafo 2 a la presentación de candidaturas.

5. En caso de que quedare vacante el cargo de Vicedirector General, el Consejo de Administración encargará, a propuesta del Director General, a uno de los Subdirectores Generales de la Oficina Internacional que asuma las funciones de Vicedirector General hasta el próximo Congreso.

Artículo 110

Funciones del Director General

1. El Director General organizará, administrará y dirigirá la Oficina Internacional de la cual es el representante legal. Tendrá competencia para clasificar los puestos de los grados G 1 a D 2 y para nombrar y promover a los funcionarios a dichos grados. Para los nombramientos en los grados P 1 a D 2 deberá tomar en consideración las calificaciones profesionales de los candidatos recomendados por las administraciones postales de los Países miembro de los que son nacionales o bien en los que ejercen su actividad profesional, teniendo en cuenta una equitativa distribución geográfica continental y de lenguas. Los puestos de Subdirectores Generales deberán ser cubiertos en la medida de lo posible, con candidatos provenientes de regiones diferentes y de otras regiones distintas de las que son oriundos el Director General y el Vicedirector General, teniendo en cuenta la consideración dominante de la eficacia de la Oficina Internacional. En el caso de puestos que exijan calificaciones especiales, el Director General podrá dirigirse fuera del medio postal. También tendrá en cuenta, al efectuar el nombramiento de un nuevo funcionario, que en principio, las personas que ocupen los puestos de los grados D 2, D 1 y P 5 deben ser nacionales de diferentes Países miembro de la Unión. Al promover a un funcionario de la Oficina Internacional a los grados D 2, D 1 y P 5, no estará obligado a aplicar el mismo principio. Además, las exigencias de una equitativa repartición geográfica y por lenguas se tendrán en cuenta después del mérito en el proceso de contratación. El Director General informará al Consejo de Administración, una vez por año sobre los nombramientos y las promociones a los grados P 4 a D 2.

2. El Director General tendrá las atribuciones siguientes:

2.1 desempeñar las funciones de depositario de las Actas de la Unión y de intermediario en el procedimiento de adhesión y de admisión en la Unión, así como de retiro de la misma;

2.3 notificar a todas las administraciones postales los Reglamentos decretados o revisados por el Consejo de Explotación Postal;

2.4 preparar el proyecto de presupuesto anual de la Unión al nivel más bajo posible compatible con las necesidades de la Unión y someterlo oportunamente a examen del Consejo de Administración; comunicar el presupuesto a los Países miembro de la Unión luego de su aprobación por el Consejo de Administración y ejecutarlo;

2.5 ejecutar las actividades específicas pedidas por los órganos de la Unión y las que le atribuyen las Actas;

2.6 tomar las iniciativas tendentes a realizar los objetivos fijados por los órganos de la Unión, en el marco de la política establecida y de los fondos disponibles;

2.7 someter sugerencias y proposiciones al Consejo de Administración o al Consejo de Explotación Postal;

2.8 preparar el proyecto de Plan Estratégico a someter al Congreso y el proyecto de revisión anual, con destino al Consejo de Explotación Postal y sobre la base de las directrices impartidas por este último;

2.9 asegurar la representación de la Unión;

2.10 servir de intermediario en las relaciones entre:

— la UPU y las Uniones restringidas;

— la UPU y la Organización de las Naciones Unidas;

— la UPU y las organizaciones internacionales cuyas actividades presenten interés para la Unión:

— la UPU y los organismos internacionales, asociaciones o empresas que los órganos de la Unión deseen consultar o asociar a sus trabajos;

2.11 asumir la función de Secretario General de los órganos de la Unión y velar, en calidad de tal, teniendo en cuenta las disposiciones especiales del presente Reglamento, principalmente por:

— la preparación y la organización de los trabajos de los órganos de la Unión;

— la elaboración, la producción y la distribución de los documentos, informes y actas;

— el funcionamiento de la Secretaría durante las reuniones de los órganos de la Unión;

2.12 asistir a las sesiones de los órganos de la Unión y tomar parte en las deliberaciones sin derecho a voto, con la posibilidad de hacerse representar.

Artículo 110

Funciones del Vicedirector General

1. El Vicedirector General asistirá al Director General y será responsable ante él.

2. En caso de ausencia o de impedimento del Director General, el Vicedirector General ejercerá los poderes de aquél. Lo mismo ocurrirá en el caso de vacante del cargo de Director General de que trata el artículo 109, párrafo 3.

Artículo 112

Secretaría de los órganos de la Unión

La Secretaría de los órganos de la Unión estará a cargo de la Oficina Internacional, bajo la responsabilidad del Director General. Enviará todos los documentos publicados en oportunidad de cada período de sesiones a las administraciones postales de los miembro del órgano, a las administraciones postales de los países que, sin ser miembro del órgano, colaboren en los estudios emprendidos y a las Uniones restringidas, así como a las demás administraciones postales de los Países miembro que lo soliciten.

Artículo 113

Lista de Países miembros

La Oficina Internacional formulará y mantendrá actualizada la lista de los Países miembro de la Unión, indicando en ella su categoría de contribución, su grupo geográfico y su situación con relación a las Actas de la Unión.

Artículo 114

Informes. Opiniones. Peticiones de interpretación y de modificación de las Actas. Encuestas. Intervención en la liquidación de cuentas

1. La Oficina Internacional estará siempre a disposición del Consejo de Administración, del Consejo de Explotación Postal y de las administraciones postales para suministrarles los informes pertinentes sobre los asuntos relativos al servicio.

2. Estará encargada especialmente de reunir, coordinar, publicar y distribuir los informes de cualquier naturaleza que interesen al servicio postal internacional; de emitir, a petición de las partes en causa, una opinión sobre los asuntos en litigio; de dar curso a las peticiones de interpretación y de modificación de las Actas de la Unión y, en general, de proceder a los estudios y trabajos de redacción o de documentación que dichas Actas le asignen o cuya petición se le formule en interés de la Unión.

3. Procederá igualmente a efectuar las encuestas solicitadas por las administraciones postales para conocer la opinión de las demás administraciones postales sobre un punto determinado. El resultado de una encuesta no revestirá el carácter de un voto y no obligará oficialmente.

4. Podrá intervenir, en carácter de oficina de compensación, en la liquidación de las cuentas de cualquier clase relativas al servicio postal.

Artículo 115

Cooperación técnica

Dentro del marco de la cooperación técnica internacional, la Oficina Internacional estará encargada de incrementar la asistencia técnica postal en todas sus formas.

Artículo 116

Fórmulas suministradas por la Oficina Internacional

La Oficina Internacional tendrá a su cargo la tarea de hacer confeccionar los cupones respuesta internacionales y proveerlos, al precio de coste, a las administraciones postales que lo solicitaren.

Artículo 117

Actas de las Uniones restringidas y acuerdos especiales

1. Dos ejemplares de las Actas de las Uniones restringidas y de los acuerdos especiales celebrados en aplicación del artículo 8 de la Constitución deberán ser transmitidos a la Oficina internacional por las oficinas de esas Uniones o, en su defecto, por una de las partes contratantes.

2. La Oficina Internacional velará por que las Actas de las Uniones restringidas y los acuerdos especiales no determinen condiciones menos favorables para el público que las que figuran en las Actas de la Unión, e informará a las administraciones postales sobre la existencia de las Uniones y de los Acuerdos antes mencionados. Señalará al Consejo de Administración cualquier irregularidad constatada en virtud de la presente disposición.

Artículo 118

Revista de la Unión

La Oficina Internacional redactará, con ayuda de los documentos a su disposición, una revista en las lenguas alemana, inglesa, árabe, china, española, francesa y rusa.

Artículo 119

Informe Anual sobre las Actividades de la Unión

Sobre las actividades de la Unión, la Oficina Internacional redactará un informe anual que transmitirá, previa aprobación por el Consejo de Administración, a las administraciones postales, a las Uniones restringidas y a la Organización de las Naciones Unidas.

Capítulo III

Procedimiento de presentación y examen de proposiciones

Artículo 120

Procedimiento de presentación de proposiciones al Congreso

1. Bajo reserva de las excepciones determinadas en los párrafos 2 y 5, procedimiento siguiente regirá la presentación de proposiciones de cualquier naturaleza que las administraciones postales de los Países miembro sometan al Congreso.

a) se admitirán las proposiciones que lleguen a la Oficina Internacional con seis meses de anticipación, por lo menos, a la fecha fijada para el Congreso;

b) no se admitirá proposición alguna de orden redaccional durante el período de seis meses anterior a la fecha fijada para el Congreso;

c) las proposiciones de fondo que lleguen a la Oficina Internacional en el intervalo comprendido entre seis y cuatro meses anterior a la fecha fijada para el Congreso, no se admitirán, salvo cuando estén apoyadas, por lo menos, por dos administraciones postales;

d) las proposiciones de fondo que lleguen a la Oficina Internacional en el intervalo comprendido entre cuatro y dos meses anterior a la fecha fijada para el Congreso no se admitirán, salvo cuando estén apoyadas, por lo menos, por ocho administraciones postales. Ya no se admitirán las proposiciones que lleguen con posterioridad:

e) las declaraciones de apoyo deberán llegar a la Oficina Internacional dentro del mismo plazo que las proposiciones respectivas.

2. Las proposiciones relativas a la Constitución o al Reglamento General deberán llegar a la Oficina Internacional por lo menos seis meses antes de la apertura del Congreso; las que lleguen con posterioridad a esa fecha, pero antes de la apertura del Congreso, sólo podrán tomarse en consideración si el Congreso así lo decidiere por mayoría de dos tercios de los países representados en el Congreso y si se respetaren las condiciones establecidas en el párrafo 1.

3. En principio, cada proposición deberá tener sólo un objetivo y deberá contener sólo las modificaciones notificadas por dicho objetivo.

4. Las proposiciones de orden redaccional llevarán en el encabezamiento la indicación "Proposición de orden redaccional, colocada por las administraciones postales que las presenten y serán publicadas por la Oficina Internacional con un número seguido de la letra R. Las proposiciones que carezcan de esta indicación pero que, a juicio de la Oficina Internacional, atañen solamente a la redacción, serán publicadas con una anotación apropiada; la Oficina Internacional redactará una lista de estas proposiciones para el Congreso.

5. El procedimiento fijado en los párrafos 1 y 4 no se aplicará ni a las proposiciones relativas al Reglamento Interno de los Congresos, ni a las enmiendas de las proposiciones ya efectuadas.

Artículo 121

Procedimiento de presentación de proposiciones entre dos Congresos

1. Para ser tomada en consideración, cada proposición relativa al Convenio o a los Acuerdos y presentada por una administración postal entre dos Congresos deberá estar apoyada por otras dos administraciones postales, por lo menos. No se dará curso a las proposiciones cuando la Oficina Internacional no reciba, al mismo tiempo, el número necesario de declaraciones de apoyo.

2. Estas proposiciones se transmitirán a las demás administraciones postales por mediación de la Oficina Internacional.

3. Las proposiciones relativas a los Reglamentos no requerirán apoyo, pero sólo serán tomadas en consideración por el Consejo de Explotación Postal si éste estuviera de acuerdo con su urgente necesidad.

Artículo 122

Examen de las proposiciones entre dos Congresos

1. Las proposiciones relativas al Convenio, a los Acuerdos y a sus Protocolos Finales se someterán al procedimiento siguiente: se dará a las administraciones postales de los Países miembro un plazo de dos meses para examinar la proposición notificada por circular de la Oficina Internacional y, dado el caso, para que remitan sus observaciones a dicha Oficina. No se admitirán las enmiendas. Las contestaciones serán reunidas por la Oficina Internacional y comunicadas a las administraciones postales, invitándolas a pronunciarse a favor o en contra de la proposición. Aquellas que no hubieran transmitido su voto en el plazo de dos meses se considerarán como si se abstuvieran. Los plazos mencionados se contarán a partir de la fecha de las circulares de la Oficina Internacional.

2, Las proposiciones de modificación de los Reglamentos serán tratadas por el Consejo de Explotación Postal.

3. Si la proposición se refiriera a un Acuerdo o a su Protocolo Final, sólo las administraciones postales de los Países miembro que sean parte en este Acuerdo podrán tomar parte en las operaciones indicadas en el párrafo 1.

Artículo 123

Notificación de las decisiones adoptadas entre dos Congresos

1. Las modificaciones que se introduzcan en el Convenio, en los Acuerdos y en los Protocolos Finales de esas Actas se sancionarán por una notificación del Director General de la Oficina Internacional a los Gobiernos de los Países miembro.

2. La Oficina Internacional notificará a las administraciones postales las modificaciones introducidas por el Consejo de Explotación Postal en los Reglamentos y en sus Protocolos Finales. Igualmente se procederá con las interpretaciones mencionadas en el artículo 64.3.2 del Convenio y en las disposiciones correspondientes de los Acuerdos.

Artículo 124

Entrada en vigor de los Reglamentos y de las demás decisiones adoptados entre dos Congresos

1. Los Reglamentos entrarán en vigor en la misma fecha y tendrán la misma duración que las Actas emitidas por el Congreso.

2. Bajo reserva del párrafo 1, las decisiones de modificación de las Actas de la Unión que se adopten entre dos Congresos no se ejecutarán hasta tres meses después, por lo menos, de su notificación.

Capítulo IV

Finanzas

Artículo 125

Fijación y reglamentación de los gastos de la Unión

1. Bajo reserva de los párrafos 2 a 6, los gastos anuales correspondientes a las actividades de los órganos de la Unión no deberán rebasar las siguientes sumas para los años 2000 y siguientes:

36.680.816 francos suizos para el año 2000;

37.000.000 francos suizos para los años 2001 a 2004.

El límite de base para el año 2004 se aplicará para los años posteriores en caso de postergación del Congreso previsto para 2004.

2. Los gastos correspondientes a la reunión del próximo Congreso (desplazamiento de la Secretaría, gastos de transporte, gastos de instalación técnica de la interpretación simultánea, gastos de reproducción de documentos durante el Congreso, etc.) no deberán rebasar el límite de 2 948 000 francos suizos.

3. El Consejo de Administración estará autorizado a rebasar los límites fijados en los párrafos 1 y 2 para tener en cuenta los aumentos de las escalas de sueldos y las contribuciones por concepto de pasividades o subsidios, inclusive los ajustes por lugar de destino admitidos por las Naciones Unidas para ser aplicados a su personal en funciones en Ginebra.

4. Se autoriza asimismo al Consejo de Administración a ajustar cada año el monto de los gastos que no sean los relativos al personal, en función del índice suizo de los precios al consumo.

5. Por derogación del párrafo 1, el Consejo de Administración, o en caso de extrema urgencia el Director General, podrá autorizar que se rebasen los límites fijados para hacer frente a reparaciones importantes e imprevistas del edificio de la Oficina Internacional sin que, no obstante, el monto a rebasar exceda de 125.000 francos suizos por año.

6. Si los créditos previstos en los párrafos 1 y 2 resultaren insuficientes para asegurar el correcto funcionamiento de la Unión, estos límites sólo podrán rebasarse con la aprobación de la mayoría de los Países miembro de la Unión. Toda consulta deberá estar acompañada de una exposición completa de los hechos que justifiquen tal solicitud.

7. Los países que adhieren a la Unión o que se admitan en calidad de miembro de la Unión, así como aquellos que se retiren de la Unión, deberán pagar su cuota por el año entero en que su admisión o retiro se hubiera hecho efectivo.

8. Los Países miembro pagarán por anticipado su parte contributiva a los gastos anuales de la Unión, sobre la base del presupuesto fijado por el Consejo de Administración. Estas partes contributivas deberán pagarse a más tardar el primer día del ejercicio financiero al cual se refiere el presupuesto. Transcurrido este plazo, las sumas adeudadas redituarán intereses a favor de la Unión, a razón del 3 por ciento anual durante los seis primeros meses y del 6 por ciento anual a partir del séptimo mes.

12. En circunstancias excepcionales, el Consejo de Administración podrá condonar a un País miembro todos o parte de los intereses adeudados si éste hubiere pagado, en capital, la totalidad de sus deudas atrasadas.

13. También podrá condonarse a un País miembro, en el marco de un plan de amortización de sus cuentas atrasadas aprobado por el Consejo de Administración, todos o parte de los intereses acumulados o a devengar; no obstante, la condonación estará subordinada a la ejecución completa y puntual del plan de amortización en un plazo convenido de diez años como máximo.

14. Para remediar las insuficiencias de tesorería de la Unión, se constituirá un Fondo de Reserva cuyo monto será fijado por el Consejo de Administración. Dicho Fondo será alimentado en primer lugar por los excedentes presupuestarios. Podrá servir asimismo para equilibrar el presupuesto o para reducir el monto de las contribuciones de los Países miembro.

15. En lo que respecta a las insuficiencias pasajeras de tesorería, el Gobierno de la Confederación Suiza anticipará, a corto plazo, los fondos necesarios según condiciones que deberán fijarse de común acuerdo. Dicho Gobierno vigilará, sin gastos, la contabilidad financiera y las cuentas de la Oficina Internacional dentro de los límites de los créditos fijados por el Congreso.

Artículo 127

Categorías de contribución

1. Los Países miembro contribuirán a cubrir los gastos de la Unión según la categoría de contribución a la que pertenezcan. Estas categorías son las siguientes:

categoría de 50 unidades;

categoría de 40 unidades;

categoría de 35 unidades;

categoría de 25 unidades;

categoría de 20 unidades;

categoría de 15 unidades;

categoría de 10 unidades;

categoría de 5 unidades;

categoría de 3 unidades;

categoría de 1 unidad;

categoría de 0,5 unidad, reservada para los países menos adelantados enumerados por la Organización de las Naciones Unidas y para otros países designados por el Consejo de Administración.

2. Además de las categorías de contribución enumeradas en el párrafo 1, cualquier País miembro podrá elegir pagar una cantidad de unidades de contribución superior a 50 unidades.

3. Los Países miembro serán clasificados en una de las categorías de contribución precitadas en el momento de su admisión o de su adhesión a la Unión, según el procedimiento indicado en el artículo 21, párrafo 4, de la Constitución.

4. Los Países miembro podrán cambiar ulteriormente de categoría de contribución, con la condición de que este cambio sea notificado a la Oficina Internacional como mínimo dos meses antes de la apertura del Congreso. Dicha notificación, que será puesta en conocimiento del Congreso, regirá en la fecha de entrada en vigor de las disposiciones financieras sancionadas por el Congreso. Los Países miembro que no hicieren conocer su deseo de cambiar de categoría de contribución dentro de los plazos establecidos se mantendrán en la categoría a la cual pertenecían hasta ese momento.

5. Los Países miembro no podrán exigir que se les baje más de una categoría por vez.

6. Sin embargo, en circunstancias excepcionales, tales como catástrofes naturales que hicieren necesarios los programas de ayuda internacional, el Consejo de Administración podrá autorizar a bajar temporalmente una categoría de contribución, una sola vez entre dos Congresos, a un País miembro que lo solicitare, si éste aportare la prueba de que ya no puede mantener su contribución según la categoría inicialmente elegida. En las mismas circunstancias, el Consejo de Administración también podrá autorizar a los Países miembro que no pertenecen a la categoría de países menos adelantados y que ya figuran en la categoría de contribución de 1 unidad a pasar temporalmente a la categoría de contribución de 0,5 unidad.

8. Por derogación de los párrafos 4 y 5, los ascensos de categoría no están sujetos a restricción alguna.

Artículo 128

Pago de suministros de la Oficina Internacional

Los suministros que la Oficina Internacional efectúe a título oneroso a las administraciones postales deberán ser pagados en el plazo más breve posible, y a más tardar dentro de los seis meses a partir del primer día del mes siguiente al del envío de la cuenta por dicha Oficina. Transcurrido ese plazo, las sumas adeudadas redituarán intereses a favor de la Unión, a razón del 5 por ciento anual, a contar desde el día de la expiración de dicho plazo.

Capítulo V

Arbitrajes

Artículo 129

Procedimiento de arbitraje

1. En caso de diferendo que deba ser resuelto por juicio arbitral, cada una de las administraciones postales en causa elegirá una administración postal de un País miembro que no esté directamente interesada en el litigio. Cuando varias administraciones postales hagan causa común, se considerarán como una sola para la aplicación de esta disposición.

2. En caso de que una de las administraciones postales en causa no diere curso a una propuesta de arbitraje en el plazo de seis meses, la Oficina Internacional, si se le formulare la petición, propiciará, a su vez, la designación de un árbitro por la administración postal en falta o designará uno de oficio.

3. Las partes en causa podrán ponerse de acuerdo para designar un árbitro único, que podrá ser la Oficina Internacional.

4. La decisión de los árbitros se adoptará por mayoría de votos.

5. En caso de empate, los árbitros elegirán para solucionar el diferendo, a otra administración postal igualmente desinteresada en el litigio. Si no hubiere acuerdo en la elección, esta administración postal será designada por la Oficina Internacional entre las administraciones postales no propuestas por los árbitros.

6. Si se tratare de un diferendo relativo a uno de los Acuerdos, los árbitros no podrán ser designados fuera de las administraciones postales participantes en el Acuerdo.

Capítulo VI

Disposiciones finales

Artículo 130

Condiciones de aprobación de las proposiciones relativas al Reglamento General

Para que tengan validez, las proposiciones sometidas al Congreso y relativas al presente Reglamento General deberán ser aprobadas por la mayoría de los Países miembro representados en el Congreso. Por lo menos los dos tercios de los Países miembro de la Unión deberán estar presentes en la votación.

Artículo 131

Proposiciones relativas a los Acuerdos con la Organización de las Naciones Unidas

Las condiciones de aprobación indicadas en el artículo 130 se aplicarán igualmente a las proposiciones tendentes a modificar los acuerdos celebrados entre la Unión Postal Universal y la Organización de las Naciones Unidas, en la medida en que estos acuerdos no determinen las condiciones de modificación de las disposiciones que contienen.

Artículo 132

Entrada en vigor y duración del Reglamento General

El presente Reglamento General comenzará a regir el 1º de enero de 2001 y permanecerá en vigor hasta que comiencen a regir las Actas del próximo Congreso.

En fe de lo cual, los Plenipotenciarios de los Gobiernos de los Países miembro firman el presente Reglamento General, en un ejemplar que quedará depositado ante el Director General de la Oficina Internacional. El Gobierno del país sede del Congreso entregará una copia a cada Parte.

Firmado en Beijing el 15 de setiembre de 1999.

Le Directeur général du Bureau international

de l'Union postale universeile

Firmas: Las mismas que figuran en las páginas 13 a 46.