MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO

Bs. As., 31/7/2008

VISTO el Expediente Nº 20.649/2008 del registro de este Ministerio, el Decreto Nº 878 del 29 de mayo de 2008, y

CONSIDERANDO:

Que resulta necesario establecer un criterio unificador en la interpretación de los principios y formalidades de la reglamentación vigente en materia de gestión administrativa para la ADMINISTRACION PUBLICA NACIONAL y en consecuencia para este Ministerio, a fin de garantizar y optimizar una gestión dinámica, eficiente, sencilla, económica y transparente.

Que resulta necesario aplicar la normativa vigente en materia de gestión administrativa y observar el principio de responsabilidad primaria para optimizar la utilización de los recursos disponibles.

Que la SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES de este Ministerio ha suscripto un "Convenio Interinstitucional de Permiso de Uso" con la SECRETARIA LEGAL Y ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE ECONOMIA Y PRODUCCION para la utilización del Sistema de seguimiento de Expedientes y Comunicaciones Documentales - COMDOC III - desarrollado por el Proyecto "Informática del MECON", instalado y personalizado a las particularidades de este Ministerio.

Que en el marco de la mejora permanente de los procesos administrativos, resulta propicia la implantación de este sistema computadorizado de información que recepta y cumplimenta la normativa aplicable para todas las reparticiones que funcionan en el ámbito de este Ministerio.

Que la DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS manifiesta que el sistema actualmente en uso en este Ministerio ("Sistema de Expedientes - EXPED") fue desarrollado en los años noventa.

Que asimismo, dicha Dirección explica que la empresa proveedora del sistema EXPED licenció el uso del código al MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO para su utilización por un máximo de TREINTA (30) usuarios concurrentes.

Que esa misma Dirección expresa que desde el año 2000 el número de usuarios concurrentes que requieren utilizar el sistema de expedientes EXPED se ha visto sobrepasado por la cantidad de licencias adquiridas y el número de usuarios que no pueden acceder al sistema genera demoras que repercuten en toda la operatoria administrativa de este Ministerio.

Que la tecnología utilizada para el desarrollo y programación del sistema EXPED ha quedado obsoleta y únicamente funciona sobre hardware obsoleto del cual ya no se disponen piezas para su reparación, con el consiguiente riesgo que ante una rotura del hardware no se pueda volver a utilizar el sistema EXPED.

Que de acuerdo a lo analizado por la DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS, el COMDOC III ofrece importantes mejoras respecto del "Sistema de Expedientes - EXPED", registrando y permitiendo realizar el seguimiento de documentación electrónica como aquella soportada en formato papel, posibilitando el avance hacia un tratamiento estandarizado de las tramitaciones y facilitando la interacción e integración entre todas las reparticiones del Ministerio, como así también con otros organismos públicos que hayan adoptado el mismo sistema.

Que asimismo, el COMDOC III representa una herramienta tecnológica que contribuirá a una futura eliminación de papel en la documentación de mero trámite y su uso y expansión contribuirá al mejoramiento de la gestión administrativa que, a su vez, representará un avance importante en el camino hacia la implementación del expediente electrónico.

Que la DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS manifiesta que el COMDOC III ha sido programado con soporte del hardware actual y no tiene límite en la cantidad de usuarios concurrentes que puedan utilizar el sistema simultáneamente y dispone de funcionalidades adicionales que serán utilizadas por este Ministerio.

Que atento las ventajas advertidas por dicha Dirección y con la opinión favorable de la DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO en la adopción del COMDOC III, resulta conveniente proceder a su implementación y puesta en marcha en el ámbito de este Ministerio.

Que se ha desarrollado e instrumentado la capacitación de los usuarios de las distintas reparticiones de este Ministerio en el uso del COMDOC III.

Que en virtud al avance tecnológico operado en este Ministerio como consecuencia de la introducción de nuevas tecnologías, resulta propicia la actualización y adecuación de la normativa vigente a la fecha, adaptándose los procedimientos especiales a lo dispuesto en la Ley Nº 19.549 y su Decreto Reglamentario Nº 1883/91 y al resto de la normativa que regula los procedimientos en el ámbito de la ADMINISTRACION PUBLICA NACIONAL.

Que a fojas 12 del expediente del visto, la DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS JURIDICOS de este Ministerio ha tomado la intervención que le compete y manifiesta que no formula objeciones de carácter legal.

Que la DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS conjuntamente con la DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO proponen el dictado de la presente.

Que la SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA avala el dictado de la presente y la SECRETARIA DE COORDINACION Y COOPERACION INTERNACIONAL presta su conformidad.

Que han tomado debida intervención la SECRETARIA DE COORDINACION Y COOPERACION INTERNACIONAL, LA SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA, LA DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS y la DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO.

Que la presente medida se dicta en uso de las facultades conferidas por el artículo 4º, inciso b) apartado 9 de la Ley de Ministerios (Texto ordenado por Decreto Nº 438/92) y sus modificatorias.

Por ello,

El MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO

RESUELVE:

Artículo 1º — Aprobar la implementación, puesta en marcha y uso del Sistema de Comunicaciones Documentales III (COMDOC III) en todo el ámbito del MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO, destinado al registro, seguimiento y control de la documentación administrativa que se tramite en el mismo.

Art. 2º — Aprobar el ANEXO I "Sistema de Comunicaciones Documentales COMDOC III, Principios Básicos de Organización" como parte integrante de la presente Resolución.

Art. 3º — Encomendar a la DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS, dependiente de la SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA a instrumentar dentro de los TREINTA (30) días, la puesta en marcha del sistema COMDOC III en todas las reparticiones de este Ministerio, exceptuándose para esta etapa a las reparticiones con sede externa al Ministerio y las representaciones en el exterior del país.

Art. 4º — Discontinuar el uso del "Sistema de Expedientes - EXPED", una vez producidas y concluidas las acciones pertinentes para la puesta en marcha del nuevo COMDOC III.

Art. 5º — Asignar a la DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO, dependiente de la SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA de la SECRETARIA DE COORDINACION Y COOPERACION INTERNACIONAL, la coordinación en la implementación del Sistema de Seguimiento de Expedientes y Comunicaciones Documentales —COMDOC III—.

Art. 6º — La autoridad de Aplicación y Coordinación de la normativa relativa a los procedimientos administrativos que sean instrumentados, será la DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO, dependiente de la SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA de la SECRETARIA DE COORDINACION Y COOPERACION INTERNACIONAL de este Ministerio, que tendrá a su cargo verificar y exigir el cumplimiento de las obligaciones emergentes de la misma.

Art. 7º — El encuadre y contexto normativo y reglamentario que regirá el uso del COMDOC III estará encuadrado en la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos (Ley Nº 19.549), sus modificatorias y complementarias; el Reglamento para las Mesas de Entradas, Salidas y Archivo (Decreto Nº 759/66), la reglamentación de la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos (Decreto Nº 1759/72 y Decreto Nº 1883/91); las Normas para la elaboración, redacción y diligenciamiento de los proyectos de actos y documentos administrativos (Decreto Nº 333/85); el acceso a la Información Pública y su reglamentación (Decreto Nº 1172/03); y todas aquellas normas que modifican o complementan las mismas.

Art. 8º — La SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA dependiente de la SECRETARIA DE COORDINACION Y COOPERACION INTERNACIONAL, podrá dictar las Normas de Procedimiento Complementarias y de interpretación que sean necesarias para el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Resolución.

Art. 9º — Encomendar a la DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Y PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL y a la DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS dependientes de la SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA de la SECRETARIA DE COORDINACION Y COOPERACION INTERNACIONAL, la continuidad en el proceso de capacitación ya iniciado de los agentes que intervengan en los procesos administrativos y el soporte técnico necesario para el uso del COMDOC III.

Art. 10. — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — Jorge E. Taiana.

ANEXO I

SISTEMA DE COMUNICACIONES DOCUMENTALES COMDOC III

PRINCIPIOS BASICOS DE Organización

De la Operatoria General

ARTICULO 1º.- El sistema COMDOC III es una aplicación WEB cuyo propósito general es realizar el registro y seguimiento de la documentación en soporte papel que se tramite en el ámbito del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto—MRECIC—, sea su origen de áreas internas, organismos externos y/o particulares.

ARTICULO 2º.- El COMDOC III y el procedimiento de gestión de la documentación administrativa sobre el que está basado implica la identificación del área de responsabilidad primaria que, en cuanto unidad orgánica que tiene asignada responsabilidad propia no compartida, tendrá como misión la ejecución en forma directa de todas aquellas gestiones que, por sí o por otras áreas, requiera el logro del objetivo involucrado en el respectivo trámite. El área de responsabilidad primaria establecerá en cada caso los plazos para el cumplimiento de las gestiones solicitadas a las áreas requeridas.

ARTICULO 3º.- El área de responsabilidad primaria podrá aplicar el criterio de gestión simultánea o funcionalidad radial, sin transferir la documentación a las áreas requeridas, o el criterio de gestión sucesiva, en los casos en que la disponibilidad de la documentación por parte de esas áreas para cumplir con la gestión solicitada sea necesaria. En este último caso, el área de responsabilidad primaria transferirá la documentación al área requerida describiendo el motivo de la remisión y las gestiones que deberán realizarse, incluido el plazo para ejecutar las mismas.

ARTICULO 4º.- El COMDOC III estará organizado según dos categorías de documentos; el expediente (EXPE) y el proyecto (PROY).

El expediente (EXPE) es el conjunto de documentos o actuaciones administrativas, originados a solicitud de una parte interesada o de oficio, ordenados cronológicamente, en el que se reúnen informaciones, dictámenes u otros datos o antecedentes relacionados con la cuestión tratada a efectos de lograr los elementos de juicio necesarios para arribar a conclusiones que darán sustento a la resolución definitiva o acto administrativo correspondiente.

El proyecto (PROY) es la propuesta escrita emanada de una instancia competente cuyo contenido, en caso de ser suscripto por la pertinente autoridad, implica una norma de cumplimiento obligatorio con vigor y curso en el ámbito de la administración pública.

ARTICULO 5º.- La DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO (Mesa de Entradas) de la SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA será la responsable de la recepción, la selección, el registro y el seguimiento de la documentación externa en soporte papel que ingrese al Ministerio, estando a su cargo el alta en el COMDOC III de la misma y la identificación del área de responsabilidad primaria.

ARTICULO 6º.- La DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO (Despacho) será el área responsable para el registro de los PROY en el COMDOC III, interviniendo en la etapa inicial del trámite y coordinando con la respectiva área de responsabilidad primaria los aspectos formales vinculados a la gestión de los mismos.

ARTICULO 7º.- El COMDOC III permite asignar en forma automática una Clave Unica de la Administración Pública (CUDAP) que posibilita la individualización de los expedientes o proyectos que se gestionan por el sistema.

La Clave Unica de la Administración Pública (CUDAP) está compuesta por cuatro (4) elementos: tipo de documento, organismo, número y año.

La numeración CUDAP es única para todo el ámbito del Ministerio y será asignada como número correlativo e irrepetible por tipo de documento.

Obligaciones y responsabilidades de las áreas

ARTICULO 8º.- Los responsables de cada área del Ministerio deberán tomar las previsiones para contar en forma permanente con personal afectado a las tareas de despacho, recepción y remisión de la documentación, y capacitado para el uso del sistema COMDOC III.

Los usuarios del citado sistema estarán facultados para ejecutar las funciones del mismo relativas a cumplir con el tratamiento de la documentación, en particular las transferencias, los agregados o desgloses de expedientes en papel.

ARTICULO 9º.- Cada área tendrá información disponible por el COMDOC III que le permitirá conocer los expedientes y proyectos existentes en su ámbito y en tránsito hacia ella, así como los plazos establecidos para la gestión de los mismos.

ARTICULO 10º.- En caso de considerar un área del Ministerio conveniente o necesaria la creación de un expediente a partir de un documento ingresado del exterior directamente a la misma o entregado en mano a un funcionario o autoridad, lo remitirá a la DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO para el pertinente registro en el COMDOC III. El mismo procedimiento se aplicará cuando la solicitud de creación del expediente tenga como documento iniciador alguna comunicación enviada o gestionada por el Sistema MOVDOC.

ARTICULO 11º.- Las áreas del Ministerio podrán incorporar documentación a los expedientes, comprendida la gestionada a través del MOVDOC, con la condición de respetar el carácter de la misma debiendo ser ella de igual o inferior publicidad que la establecida para el EXPE.

ARTICULO 12º.- Cualquier área de responsabilidad primaria podrá solicitar el cambio de tal condición a la DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO, expresando las razones de tal solicitud e identificando, en caso de considerarlo conveniente, el área que debería a su criterio hacerse cargo del tema.

ARTICULO 13º.- En el caso de que un área considere que debe gestionar el expediente mediante la emisión de una providencia, la misma podrá implementarse apelando al formulario del remito generado por el COMDOC III, cuya impresión será firmada por el funcionario responsable e incorporada al respectivo expediente.

ARTICULO 14º.- El área de destino deberá, en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas, efectuar el registro electrónico de la recepción material de la documentación, en caso de ser aceptada. En su defecto, en caso de rechazar la documentación, el área deberá dejar constancia del acto en el remito y registrar la negativa en el sistema en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas.

Sobre la recepción, gestión y archivo de documentación externa

ARTICULO 15º.- La DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO es la instancia orgánica del Ministerio autorizada a recibir, registrar, iniciar el trámite y distribuir la totalidad de los documentos o correspondencia oficial dirigida al Ministerio y sus funcionarios.

ARTICULO 16º.- Con el objeto de asegurar la disponibilidad de los antecedentes, la eficiencia y eficacia de la gestión, el aprovechamiento de los espacios físicos disponibles, las áreas internas de este Ministerio deberán poner en estado "Terminado" en el COMDOC III y mantener en el Archivo Intermedio de cada área todos los expedientes en soporte papel junto con la documentación incorporada a los mismos. Al término de dos (2) años de permanecer en este estado, los expedientes y la documentación incorporada en soporte papel deberán remitirse al ARCHIVO GENERAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES, COMERCIO INTERNACIONAL Y CULTO a fin de proceder a su digitalización y guarda.

Consultas relativas al uso y funcionamiento del sistema

ARTICULO 17º.- Con el objetivo de facilitar la ejecución de las actividades permitidas por el aplicativo COMDOC III y a efectos de asistir a los usuarios del mismo, los funcionarios y agentes de las áreas del Ministerio podrán solicitar apoyo técnico a la DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS.

La gestión del sistema

ARTICULO 18º.- Las solicitudes de cambios en la configuración del sistema COMDOC III, como la incorporación de alta o baja de palabras clave, el alta de agentes y la asignación o modificación de su nivel de acceso o gestión al sistema, deberán ser cursadas a la SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA para su análisis y, en caso de corresponder, su posterior derivación a la DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS.

De los Despachos de las áreas internas

ARTICULO 19º.- Cada área interna del Ministerio deberá contar con un despacho organizado de forma eficiente para recibir y remitir la documentación en soporte papel, así como efectuar las distintas operaciones del Sistema COMDOC III para la gestión de los expedientes y proyectos en los que interviene.

ARTICULO 20º.- El sistema de Despacho de área interna contempla la actividad de uno o varios agentes con capacidad para verificar los requisitos formales de la documentación a ingresar en el área, expresar la conformidad con la firma del remito, recibir el expediente o proyecto en soporte papel, registrar el acto de la recepción en el sistema COMDOC III, agregar avances, cambiar el estado, agregar y desglosar contenidos de expedientes, transferir documentación, archivar documentación y consultar o buscar expedientes o proyectos con múltiples parámetros.

De la implementación del sistema

ARTICULO 21º.- La DIRECCION DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES ASOCIADAS dependiente de la SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA de la SECRETARIA DE COORDINACION Y COOPERACION INTERNACIONAL, establecerá un cronograma de implementación del sistema en coordinación con la DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO, además de la elaboración de un plan de capacitación en articulación con la DIRECCION GENERAL DE RECURSOS HUMANOS Y PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL para las distintas áreas del Ministerio y sus repar ticiones descentralizadas.

De la conversión de tipos de documentos del Sistema Exped al Sistema COMDOC III

ARTICULO 22º.- La documentación registrada en el sistema de Expedientes (Exped), será migrada al sistema COMDOC III, asignándole automáticamente una Clave Unica de la Administración Pública.

De la normativa Administrativa

ARTICULO 23º.- La normativa que regirá la gestión de la documentación y sobre la que se ejecutará la operatoria del Sistema COMDOC III será:

a) La Ley Nº 19.549 de Procedimientos Administrativos, y otras normas que la modifican y/o complementan de aplicación en la Administración Pública Nacional.

b) El Decreto Nº 1883/91.

c) El Decreto Nº 333/85, y otras Normas que lo modifican y/o complementan.

d) La Resolución MRECIC Nº 869/95.

De la normativa reglamentaria

ARTICULO 24º.- La DIRECCION DE DESPACHO, MESA DE ENTRADAS, ATENCION AL PUBLICO Y ARCHIVO de la SUBSECRETARIA LEGAL, TECNICA Y ADMINISTRATIVA realizará las propuestas de normas de procedimientos destinadas a organizar los diferentes aspectos de la gestión de la documentación y su seguimiento a través del COMDOC III.