MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
Resolución 32-E/2017
Ciudad de Buenos Aires, 28/03/2017
VISTO la Ley Nro. 25.506, los Decretos Nros. 13 del 5 de enero de 2016,
561 del 6 de abril de 2016 y 1131 del 28 de octubre de 2016, y la
Resolución N° 44 del 30 de diciembre de 2016, y el Expediente
Electrónico Nro EX -2017-04663003- -APN- SECMA#MM, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 25.506 de Firma Digital reconoce la eficacia jurídica del
documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su
artículo 48 establece que el Estado Nacional, dentro de las
jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N°
24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que
posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas,
búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por
parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.
Que en ese marco, es premisa del Gobierno Nacional implementar
mecanismos tendientes a mejorar la gestión pública en términos de
calidad y eficiencia, avanzando en el uso de herramientas tecnológicas
que permitan una mejor utilización de la información de la
Administración.
Que por el Decreto N° 13/2016 se estableció entre los objetivos de la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN, el de entender en el marco regulatorio del régimen
relativo a la validez legal del documento y firma digital, así como
intervenir en aquellos aspectos vinculados con la incorporación de
estos últimos a los circuitos de información del Sector Público
Nacional y con su archivo en medios alternativos al papel.
Que a través del Decreto N° 561/16 se aprobó la implementación del
sistema de Gestión Documental Electrónica -GDE- como sistema integrado
de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos
de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional,
actuando como plataforma para la implementación de gestión de
expedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintos
documentos electrónicos que forman parte de los mencionados
expedientes, y que son firmados digitalmente y archivados en dicho
sistema.
Que consecuentemente, por el Decreto N° 1131 del 28 de octubre de 2016
se reguló la digitalización y archivo de documentos en formato
electrónico, facultando a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA
del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas operativas,
aclaratorias y complementarias relativas a la conservación y plazos de
guarda de los documentos electrónicos y expedientes en el Sistema de
Gestión Documental Electrónica (GDE), así como para el proceso de
digitalización, archivo y conservación de documentos de gestión en
soporte papel en el ámbito del sector público nacional.
Que la Resolución N° 44 del 30 de diciembre de 2016 de la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA establece los plazos mínimos de
conservación y guarda de actuaciones administrativas, los protocolos de
escaneo de la documentación obrante en soporte papel, y los
procedimientos aplicables a dicha digitalización.
Que dicha norma contiene disposiciones en sus artículos 8° y 9°
referidas al procedimiento de digitalización y depuración de
expedientes, y su remisión a la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO
DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA.
Que, en este sentido, corresponde el dictado de la norma que precise las cuestiones expresadas precedentemente.
Que la presente medida se dicta en uso de las facultades otorgadas por el artículo 4° del Decreto N° 1131/16.
Por ello,
EL SECRETARIO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN
RESUELVE:
ARTÍCULO 1°.- Deróganse los Artículos 8° y 9° de la Resolución N° 44
del 30 de diciembre de 2016 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA.
ARTÍCULO 2°.- Establécese que vencidos los plazos de guarda de las
actuaciones administrativas, conforme a la Tabla aprobada por el
artículo 1° de la Resolución N° 44/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN
ADMINISTRATIVA, se deberá proceder a su depuración.
Esta acción deberá ser autorizada previamente por un funcionario con
rango no inferior a Director General o Nacional perteneciente al
organismo o jurisdicción donde se hubiera archivado el expediente,
mediante la firma por el módulo GENERADOR DE DOCUMENTOS OFICIALES
(GEDO) del sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE, de un “Acta
de Desafectación de Expedientes”, donde deberán constar todos los datos
de identificación del expediente (carátula, número, fojas, organismo de
origen, asunto). El funcionario autorizante deberá cumplir con lo
dispuesto en el artículo 7° del Decreto N° 1131/16, que establece que
la Dirección General del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN dependiente de la
SUBSECRETARÍA DE INTERIOR de la SECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO
DEL INTERIOR, OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA, definirá los documentos o
expedientes digitalizados que deberán conservarse en soporte original
debido a su valor histórico.
ARTÍCULO 3°.- Establécese que las actuaciones administrativas,
documentos y/o expedientes con plazo de guarda vencido que conforme lo
dispuesto por el artículo 2° de la presente Resolución sea determinado
que tengan valor histórico, deberán remitirse a la DIRECCIÓN GENERAL
DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE
INTERIOR de la SECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DEL INTERIOR,
OBRAS PÚBLICAS Y VIVIENDA. Previo a dicha transferencia, el funcionario
con rango no inferior a Director General o Nacional, deberá
confeccionar un “Acta de Transferencia de Expedientes” utilizando el
módulo por el módulo GENERADOR DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del
sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE, en la que conste el
motivo de la transferencia.
ARTÍCULO 4°.- Comuníquese la presente medida a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN - SIGEN.
ARTÍCULO 5°.- Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del
Registro Oficial y archívese. — Eduardo Nicolás Martelli.
e. 31/03/2017 N° 19941/17 v. 31/03/2017