(Nota Infoleg: Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la edición web de Boletín Oficial.)



Número: IF-2020-49563826-APN-DGD#MRE


Referencia: Anexo de Proyecto. EX-2020-42107435-APN-DGD#MRE


Artículo 1: Normativa

1. El Museo de la Diplomacia Argentina y el Archivo Histórico, ambos dependientes de la Dirección de Gestión Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto, en adelante el MINISTERIO, con el objetivo de contribuir a la mayor y mejor difusión de la colecciones patrimoniales custodiadas en sus dependencias contemplan la posibilidad del préstamo para exposiciones como una de las fórmulas idóneas de conocimiento cultural, siempre que no se encuentre en riesgo la integridad del material y cuando la necesidad de la otra institución no pudiese ser suplida por reprografías o copias del material.

Consciente de que el traslado, manipulación e instalación de las piezas podrían significar su pérdida o deterioro y a fin de tomar las medidas precisas para eliminar el riesgo o disminuirlo en todo lo posible, se establece el Reglamento para el procedimiento de préstamo.

Artículo 2: Solicitud de préstamo

1. El responsable de la entidad organizadora de la exposición deberá presentar un "Formulario de préstamo" junto con un "Formulario de condiciones edilicias y de seguridad" (Anexos I y II), los cuales podrán ser susceptibles de modificación de acuerdo a las necesidades del MINISTERIO.

2. La petición deberá realizarse como mínimo 2 (DOS) meses antes de la fecha previsible de salida, por nota dirigida a la Dirección de Gestión Documental (DIDEA).

Artículo 3: Informe del MINISTERIO

1. Teniendo en cuenta el estado de conservación de los objetos solicitados, la importancia patrimonial y las circunstancias que incurren en el montaje de la exposición, el equipo del MINISTERIO emitirá un informe, favorable o no, al préstamo.

2. En el caso de que el informe resulte favorable, se indicarán las condiciones materiales de embalaje, traslado, póliza de seguro y medidas de conservación necesarias durante la exposición.

3. Los bienes serán entregados en préstamo con una ficha que dé cuenta el estado de conservación, realizada por profesionales del MINISTERIO.

Artículo 4: Seguro

1. Toda pieza que salga del MINISTERIO debe estar protegida mediante un seguro de tipo clavo a clavo, sin franquicia ni prorrata.

2.1 El MINISTERIO fijará el valor de cada una de las piezas objeto del préstamo. Esta valoración será incluida en el informe previo a la autorización del Acuerdo de Préstamo.

2.2. Los gastos correspondientes al seguro serán afrontados por el solicitante del préstamo.

3.1 Antes de retirar las piezas del MINISTERIO, la entidad organizadora deberá presentar en éste: el Acuerdo de Préstamo (ACTA III) y el certificado del seguro.

3.2 La salida del bien quedará supeditada a la presentación de ambos certificados.

4.1 En caso de tratarse de documentación o fotografías y con el objeto de prever posibles riesgos se procederá, si no se hubiera hecho con anterioridad, a digitalizar los documentos que se prestarán, antes de su entrega.

4.2 Los gastos de reproducción correrán a cargo de la Institución a la cual se hará el préstamo. Las reprografías quedarán en propiedad del MINISTERIO.

Artículo 5: Embalaje y transporte

1. Los gastos de embalaje y transporte correrán a cuenta de la entidad organizadora de la muestra, siendo el propio personal del MINISTERIO quien embale las piezas antes de la salida del centro.

2.1 El traslado del bien deberá llevarse a cabo con un "correo" que acompañe la pieza en su traslado, tanto en la entrega como en el retiro de este. El "correo" será un profesional de la entidad prestadora, y deberá presenciar el desembalaje y montaje de la pieza.

2.2 El prestatario deberá encargarse de todos los gastos que el "correo" generase durante el desarrollo de estas tareas (traslado, estadía, etc.).

Artículo 6: Duración de las exposiciones

1. El tiempo máximo de préstamo no excederá de SEIS (6) meses, contados a partir de la fecha de la firma del Acuerdo de Préstamo.

2. En caso que se decidiera extender el período de préstamo, deberá realizarse una renovación del acuerdo de prestación. La solicitud deberá cursarse de acuerdo a lo expuesto en el Artículo 2, inciso 2), y la duración no podrá exceder un total de DIECIOCHO (18) meses, incluyendo las renovaciones.

Artículo 7: Restauración

1. Los bienes no podrán ser sometidos a ningún tipo de procesos de Conservación-Restauración (eliminación de marcos, limpieza, consolidación, etc.) sin autorización expresa del MINISTERIO.

2. Si por el estado de conservación de las piezas, fuera preciso someterlas a algún proceso de restauración, la entidad prestataria se encargará de su proceso y de los gastos derivados de ello.

Artículo 8: Medidas de conservación

1. La entidad organizadora de la exposición está obligada a garantizar la seguridad y conservación de las piezas expuestas mediante:

a) Vigilancia permanente contra robos

b) Sistemas de detección y extinción de incendios

c) Controles:

• Humedad ambiental: la humedad relativa debe mantenerse estable por sobre todas las cosas. Los valores recomendados se encuentran entre el 50 y 60%.

• Temperatura: Siempre priorizando un valor estable que deberá encontrarse entre los 20 y 22° C.

• Luz: Se recomienda el uso de iluminación que no contenga radiación de tipo UV o infrarroja. Debe ser iluminación artificial indirecta en torno a 50 luxes.

d) Instalación de las piezas en vitrinas cerradas, pero con la posibilidad de renovación de aire.

2. Los bienes no pueden ser retirados del lugar de exhibición previamente pactado. El prestatario se comprometerá a permitir que el bien sea inspeccionado en el lugar de exhibición.

3. Si el bien sufriera algún daño, deberá notificarse inmediata y fehacientemente a la Dirección de Gestión Documental por nota, anexando a la misma fotografías que muestren el estado del objeto.

Artículo 9: Indicación de procedencia y catálogo de la exposición

1. En la exposición quedará claramente indicada la procedencia de cada pieza, con la siguiente leyenda: Museo de la Diplomacia Argentina. Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto; o Archivo Histórico, Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio Internacional y Culto, según corresponda, y con la incorporación de los logos oficiales del MINISTERIO, que serán enviados al prestatario junto con las piezas.

2. Si para dicha exposición se realizase alguna publicación o catálogo se indicaría, de forma idéntica, su procedencia. Tres ejemplares de esta publicación deberán ser enviados al MINISTERIO.

Artículo 10: Revocación del préstamo

1. El incumplimiento de las condiciones del préstamo de documentos facultará al MINISTERIO para revocar lo.

2. Una vez que se notifique la revocación del préstamo al prestatario, el mismo procederá a la devolución de las piezas en la forma establecida por el Acuerdo.

3. En el supuesto de que el incumplimiento pueda considerarse subsanable, previamente a la revocación del préstamo, el MINISTERIO le concederá a la Institución a la cual se le hizo el préstamo un plazo razonable para la subsanación, nunca superior a DIEZ (10) días.

4. En caso de que el prestatario no subsane el incumplimiento en los términos del inciso 3 y no se realice la devolución en los términos acordados, el MINISTERIO procederá a multar al prestatario por la décima parte del valor de la pieza por cada día de incumplimiento.

Artículo 11: Firma del Acuerdo de Préstamo

1. Teniendo en cuenta el informe del MINISTERIO, la Dirección de Gestión Documental como titular de las piezas prestadas y el responsable de la entidad organizadora, firmarán un Acuerdo de Préstamo (ACTA III) en las condiciones establecidas, a partir del cual, cumpliendo todos los requisitos, las piezas requeridas serán cedidas al personal acreditado de esta última.

Artículo 12: Formulario de Préstamo (ANEXO I)

1. Deberá ser completado por la entidad que solicita el préstamo y presentado por cuadruplicado, a fin de destinar una copia para el legajo del bien en préstamo, otra para el MINISTERIO, otra para el "correo" y una cuarta para el prestatario.

Artículo 13: Formulario de Condiciones Edilicias y de Seguridad (ANEXO II)

1. Se deberá presentar con copias de los planos y fotografías como indica el formulario. Se entregará por triplicado: una copia para el legajo del bien, otra para el MINISTERIO y una última para el "correo".

Artículo 14: Acta de entrega (ANEXO III)

1. Las piezas prestadas serán retiradas/trasladadas del/al MINISTERIO por personal debidamente acreditado, mediante la firma de un Acta de entrega.

Artículo 15: Acta de Devolución y Entrega (ANEXO IV)

1. Concluida la exposición, los objetos prestados serán devueltos, al MINISTERIO, en las debidas condiciones de embalaje y transporte, antes del máximo permitido de los SEIS (6) meses citados, o antes de que expire la prórroga del plazo aprobada por el MINISTERIO.

2. Al recibir las piezas y una vez revisado el estado de conservación de las mismas, se firmará el Acta de Recepción correspondiente.

3. Si se hubiere producido alguna incidencia, daño o desperfecto, se hará constar en dicha acta y exigirá la responsabilidad a que hubiere lugar.


Formulario de préstamo N°:

Fecha:

Nombre, dirección, teléfono, e-mail del prestatario:

Nombre de la exposición:

Lugar y fecha de la exhibición:

Datos del objeto:

1. Año estimado del objeto:

2. Ubicación en la reserva:

3. Medidas:

4. Descripción del contenido:

Valor para el seguro:

Protección en exhibición - condiciones ambientales y de seguridad:

Dirección de entrega del objeto:

Condiciones de reproducción: Se solicita la autorización para la reproducción del bien en:

• Catálogos

• Prensa y publicidad de la exposición:

• Afiches:

• Producción o realización de films documentales:

• Cd:

• Internet:

• Otros medios:

El prestatario se hace cargo:

• Gastos de Transporte (especificar medio)

• Seguro:

• Embalaje:

Firma

Aclaración

DNI


Anexo al Formulario de préstamo N°:

Fecha:

Formulario de condiciones edilicias y de seguridad

Información del prestatario:

Nombre completo de la organización prestataria:

Dependencia administrativa:

Dirección Completa:

E- mail:

WEB:

Teléfono:

Fax:

Director:

Total de personal:

Horario de atención telefónica:

Horario de apertura al público:

Estadística anual de visitantes:

Información de la exhibición temporaria:

Título de la exhibición: Responsable de la exhibición:

Fecha de inicio y término de la exhibición temporaria:

Horario de apertura al público de la exhibición temporaria:

Contacto para la organización del préstamo:

¿La exhibición es organizada con otra institución?

En caso afirmativo, indicar nombre y dirección:

Ubicación territorial del edificio:

Área urbana:

Suburbio:

Área rural:

Cantidad de habitantes:

Contingencias climáticas del territorio:

Inundaciones

Aluviones

Tornados

Huracanes

Cenizas

Incendios forestales Otros:

¿El edificio es centro de reunión en caso de evacuación de la zona?

Información General del Edificio:

Fecha de construcción:

Obras de ampliación y/o reconstrucción (indique fecha)

Número de plantas:

Acceso a plantas:

Escaleras

Ascensor

Rampa

Monta escaleras

Materiales de construcción del edificio:


Muros Exteriores

Muros interior

Techos

Cielorrasos

Pisos

Soportes Estructurales

Obras de refacción o construcción previstas durante la permanencia del préstamo:

En caso afirmativo, detallar:

Recepción del préstamo:

Área de descarga:

Si:

No:

Techada:

Sí

No

Dimensiones:

Ancho

Largo

Altura

Plataforma para nivel de camión en el área de descarga:

Si

No

Si no existe el área de descarga, indique por dónde ingresará el préstamo:

Equipamiento de descarga:

Personal entrenado para carga y descarga de material frágil:

Si

No

Cantidad:

Personal entrenado para desembalaje, montaje y embalaje de la obra:

Si

No

Cantidad:

Sala de inspección de préstamos:

Sí

No

Área de exhibición y equipamiento museográfico:

El espacio de exhibición es:

Una sala única

Una serie de salas

Superficie:

Metros lineales de exhibición:

Altura del cielorraso:

Material de los muros:

¿Planea utilizar paneles?

En caso afirmativo describa las características materiales y de sujeción:

¿Planea utilizar plataformas?

Material:

Madera reconstituida:

Metal:

Acrílico:

Otros:

¿Planea usar pedestales?

Material:

Madera reconstituida:

Metal:

Acrílico:

Otros:

¿Planea utilizar vitrinas?

De pared:

Exentas:

Con control de humedad relativa propio:

Sistema de iluminación propio:

Cerramientos:

Vidrio simple:

Vidrio laminado:

Acrílico:

Condiciones medioambientales:

Sistema de ventilación y acondicionamiento del ambiente (indique la cantidad y consigne su ubicación en el plano)

Extractores mecánicos de álabes:

Ventiladores eléctricos:

Aire acondicionado con regulación de temperatura:

Aire acondicionado con regulación de humedad:

Humidificadores portátiles:

Forzador de aire caliente:

Calefacción (indique de que tipo):

Unidades portátiles de calefacción (indique tipo):

Otros:

¿Monitorea los niveles de temperatura en las salas de exhibición? En caso afirmativo, ¿con que equipamiento o método lo realiza?:

¿Registra los niveles de temperatura en las salas de exhibición? En caso afirmativo, ¿con que equipamiento o método lo realiza?:

• Rango de temperatura externa al edificio durante el día y la noche:

• Rango de temperatura en sala durante el día y la noche:

• Rango de humedad relativa en sala durante el día y la noche:

¿Existe un protocolo para mantener estable las condiciones medioambientales?

En caso afirmativo, descríbalo:

¿La temperatura y la humedad de las salas pueden ser ajustadas a requerimientos específicos?

En caso afirmativo, explique cómo:

Iluminación

Iluminación en sala de exhibición (puede marcar más de una opción):

Lámpara de bajo consumo

Incandescente

Fluorescente

Fluorescente con filtros UV

Fibra óptica Luz diurna

Luz diurna con cortinas o persianas

Luz diurna con filtro UV

LED

¿Los niveles de iluminación de las salas pueden ser ajustados a requerimientos específicos?

En caso afirmativo, especifique cómo:

Nivel mínimo de iluminación:

Luxes/segundo:

Control de plagas

¿Se realizan inspecciones periódicas de pestes de insectos, roedores u otros en la Institución?

En caso afirmativo, detalle frecuencia y rutinas de inspección y control.

Seguridad

Detectores de humo:

Conectados a una alarma:

Sensores de calor:

Conectados a una alarma:

Extintores de fuego en sala:

Cantidad: Clase:

Capacidad de carga:

Extintores de fuego en área de guarda:

Cantidad:

Clase:

Capacidad de carga:

Otros sistemas de suspensión de fuego:

Especifique:

Plan de evacuación ante emergencias (adjuntar copia)

Distancia a la estación de bomberos más cercana:

Tiempo estimado de arribo:

¿El personal de la Institución está entrenado en extinción de incendios?

Fecha del último control realizado por bomberos:

Sistemas de seguridad:

• Circuito cerrado de televisión:

• Sensores de detección de movimiento:

• Estación central de alarma:

• Alarmas en puertas externas:

• Alarmas en ventanas:

• Contactos magnéticos en aberturas:

• Sensores de roturas de cristales:

• Detección infrarroja de movimiento:

• Otros (Especifique)

¿Existen puertas que comuniquen directamente a la sala de exhibición? En caso afirmativo, especifique el sistema de cierre:

¿Existen ventanas o lucernarios en la sala de exhibición? En caso afirmativo, detalle el sistema de seguridad física y electrónica que poseen e indíquelos en el plano:

Personal de Seguridad durante la apertura al público:

Cantidad:

Personal de Seguridad fuera del horario de apertura al público o de trabajo: Si la respuesta es negativa indicar las medidas de seguridad que se adoptan:

Personal de seguridad durante el desembalaje e instalación de la exhibición:

¿Cómo se controla el acceso durante el desembalaje y la instalación de la exhibición?

Equipamiento del personal de seguridad:

Sistema de comunicación:

Armas:

Otro (especifique):

Personal de seguridad de refuerzo para la exhibición:

Vigilancia visual permanente en las salas:

Si la respuesta es afirmativa, especifique:

Si la institución permanece abierta cuándo la exhibición está cerrada al público ¿qué medidas de seguridad se adoptan?

Seguridad de vitrinas

Vitrinas de pared

Sin llave

Con llave

Con fijaciones de seguridad

Con alarmas

Vitrinas exentas:

Sin llave:

Con llave:

Con fijaciones de seguridad:

Con alarmas

¿Cómo se protegen los objetos que no están en vitrinas?

¿Existe información al público sobre cuáles bultos pueden ingresar y cuáles no?

Detállela:

¿Se retienen los bolsos del público al ingresar a la exhibición?

¿Se registran los bolsos del público al egresar de la exhibición?

¿Existe un protocolo de control de ingreso y egreso del personal?

¿Se realiza un registro de los bienes que el personal ingresa a y retira de la institución?

¿Existe un protocolo de control de llaves?

¿Se mantienen registros de todas las señales de alarma recibidas?

¿Incluyen estos registros la fecha, hora, ubicación, respuesta y causa de la alarma?

Adjunte plano con identificación de las áreas funcionales y uso de los ambientes, indicación de tuberías, aberturas y sistemas de acondicionamiento del ambiente; y fotografías de las salas de exhibición.

La disposición final en la sala de los documentos en préstamo y sus dispositivos de montaje y sujeción serán autorizados por el "correo" y/o conservador del MINISTERIO.

El prestatario fiscalizará la prohibición de fumar, comer, beber, cocinar y/o utilizar combustibles y/o corrosivos en las salas en las cuáles se aloje el préstamo durante la recepción, inspección y exhibición.

Completado por:

Firma

Aclaración

Cargo:

Lugar y Fecha:

La información suministrada en el presente formulario será tratada confidencialmente y al único fin de evaluar las condiciones edilicias y de seguridad del prestatario.

Completar por triplicado. El prestatario debe retener una copia y entregar dos juegos completos de formulario, planos y fotografías al organismo prestador.


1. Datos del Solicitante

Institución:

Dirección:

Teléfono:

Correo Electrónico:

Responsable:

2. Datos de la pieza

N° inventario:

Ubicación en la reserva:

Descripción de la pieza:

Estado de conservación:

Observaciones:

3. Datos de la Exposición

Título de la Exposición:

Nombre y Dirección del responsable:

Sede:

Lugar y fecha de inauguración:

Lugar y fecha de clausura:

Se autoriza el préstamo de las piezas antes indicadas para su incorporación a la mencionada exposición, y, a este efecto, declaro mi conocimiento de las normas vigentes en el MINISTERIO, dispuestas para el préstamo de piezas de dicha institución y me comprometo a su cumplimiento íntegro, con plena aceptación de las condiciones particulares que disponga la institución.

El material será prestado a la Institución …….

Desde el día … Hasta el día … En.... a.... de... de... 20


Acta de Devolución

Responsable del MINISTERIO

Representante de la Entidad prestataria:

Título de la Exposición:

Lugar de la Exposición:

Fecha de Inauguración y Clausura de la Exposición:

Lugar de la Exposición:

Comunicación oficial que autorizó el préstamo:

Descripción del material prestado:

En…, a... de... de... 20

………………………
Firma y Aclaración

MINISTERIO

…………………………
Firma y Aclaración