SINDICATURA
GENERAL DE LA NACIÓN
Resolución 369/2023
RESOL-2023-369-APN-SIGEN
Ciudad de Buenos Aires, 03/10/2023
VISTO la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control
del Sector Público Nacional N° 24.156, la Resolución SIGEN N° 173 del 9
de octubre de 2018 y el Expediente N° EX-2023-99506169-APN-SIGEN y,
CONSIDERANDO:
Que por Resolución SIGEN N° 173/2018 se aprobó, entre otras
herramientas, el ANEXO I “Guía de Procedimientos del Sistema de
Seguimiento de Acciones Correctivas” (IF-2018-50182828-APN-SNI#SIGEN).
Que a partir de los aportes recibidos por los grupos de trabajo
conformados entre las distintas unidades organizativas de este
Organismo de Control y las Unidades de Auditoría Interna del Sector
Público Nacional, se elaboró la actualización de la mencionada Guía.
Que la citada actualización introducirá mejoras en la registración de
las observaciones en el Sistema de Seguimiento de Acciones Correctivas
(SISAC) y todas sus particularidades (causas, efectos, estados, etc.).
Que la Gerencia de Asuntos Jurídicos ha tomado la intervención que le
compete.
Que el suscripto es competente en el dictado de la presente en virtud
de lo dispuesto por el artículo 112, inciso b), de la Ley N° 24.156.
Por ello,
EL SÍNDICO GENERAL DE LA NACIÓN
RESUELVE:
ARTÍCULO 1°.- Sustitúyese el ANEXO I “Guía de procedimientos del
Sistema de Seguimiento de Acciones Correctivas” aprobado por la
Resolución SIGEN N° 173/2018 (IF-2018-50182828-APN-SNI#SIGEN), por el
ANEXO I (IF-2023-99529677-APN-SNI#SIGEN) que, con idéntica
denominación, forma parte integrante de la presente.
ARTÍCULO 2°.- Comuníquese, publíquese, dese a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL
REGISTRO OFICIAL y archívese.
Carlos Antonio Montero
NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en la
edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-
e. 05/10/2023 N° 80435/23 v. 05/10/2023
(Nota
Infoleg:
Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la
edición web de Boletín Oficial)
ANEXO I
Guía de Procedimientos del Sistema de
Seguimiento de Acciones Correctivas
a) PLANEAMIENTOS
Los Planeamientos Anuales de Trabajo (PAT) confeccionados por las
Unidades de Auditoría Interna (UAI) del Sector Público Nacional (SPN),
definido en el Artículo 8° de la Ley N° 24.156, deberán ser presentados
para su aprobación a través del sistema SISAC antes del 31 de octubre
del año anterior al cual correspondan.
Con el objeto de cumplir con este cometido, cada UAI deberá:
• Cargar la información relacionada con
el armado del Plan Anual.
1.
Actualizar la dotación de la UAI, días no laborables particulares,
horas de licencias, capacitación e imprevistos, a partir de lo cual el
sistema calculará el total de horas programables.
2. Incorporar, mediante archivo
en formato PDF, la información descriptiva y general del Plan sobre
diversos tópicos. Este documento debe ser confeccionado por la UAI y
firmado digitalmente por su titular o quien lo reemplace en caso de
ausencia. Para ello, se deberán considerar los requerimientos
establecidos en el "ANEXO -
Instructivo para la Elaboración de los Planeamientos Anuales de Trabajo
de las Unidades de Auditoría Interna (UAI)", aprobado por la
resolución RESOL-2022-370-APN-SIGEN, o la norma que en un futuro la
reemplace.
En dicho documento no será necesario exponer el cronograma de tareas,
actividades y proyectos, el cual deberá elaborarse de acuerdo a lo
prescripto en el siguiente punto.
3. Cargar el cronograma de
actividades registrando los proyectos y tareas que lo conforman.
Generar, desde el propio sistema, el archivo "Cronograma Plan" y
firmarlo digitalmente.
4. Los proyectos y tareas
deberán clasificarse en función del Clasificador de Actividades UAI
detallado en los "Lineamientos para el Planeamiento UAI" de cada año.
Una vez finalizada la carga, el proyecto de Plan Anual de Trabajo se
encontrará disponible para el análisis y aprobación preliminar de la
Sindicatura General de la Nación (SIGEN).
Asimismo, se deberá:
• Incorporar al Proyecto de Plan UAI
todas aquellas modificaciones propuestas por la SIGEN a partir del
análisis efectuado.
• Receptar la aprobación preliminar efectuada por la SIGEN.
• Remitir el Proyecto de Plan a la máxima autoridad del Ente para su
conformidad, y posteriormente remitirlo al Síndico General de la Nación
mediante expediente.
Aprobado el Plan UAI, sólo podrán incorporarse proyectos y tareas no
planificadas.
b) EJECUCIÓN DE LA PLANIFICACIÓN
Una vez dictada la Resolución de aprobación del Plan UAI por parte de
la SIGEN, se habilita el proceso de ejecución. A partir de esta
instancia deberán ejecutarse todos los proyectos y tareas que se hayan
comprometido y aquello/as que surjan de actividades no planificadas. De
igual modo, deberán ser registrados en el sistema todos los informes
emitidos y/u observaciones realizadas por parte de otros órganos de
control externos al Ente.
c) REGISTRO DE LA EJECUCIÓN DE
PROYECTOS Y TAREAS
• La carga de cada informe deberá
efectuarse dentro de las 72hs. de elevado a la máxima autoridad del
Ente. Se establecerá el doble de plazo para informes externos,
computándose desde el momento en que la UAI toma conocimiento del mismo.
• La carga de tareas permanentes deberá ser ejecutada según la
planificación prevista.
• Para el registro de datos referenciales generales del informe, deberá
establecerse el ente auditado a partir de un listado desplegable.
Asimismo, se deberá describir con claridad el título, el objeto de la
auditoría y la conclusión general arribada.
• Se deberá incorporar el informe completo en formato PDF firmado
digitalmente por el titular de la UAI o quién lo reemplace.
• Deberán asociarse todos aquellos informes previamente cargados que
mantengan relación o sirvan de antecedente al informe a registrar.
• Deberán ser registradas todas las observaciones que surjan de los
informes elaborados.
• Finalizada la carga del informe, el sistema enviará un aviso a la
Sindicatura Jurisdiccional o Comisión Fiscalizadora actuante para su
certificación.
d) REGISTRO DE OBSERVACIONES
Con relación al registro de observaciones, por cada una de ellas deberá
indicarse:
• La descripción del Hallazgo:
La causa principal: Razones por
las cuales, a juicio del auditor, ocurrió el hallazgo de auditoría.
Solo cuando la/s causa/s no pueda/n ser clasificada/s en alguno/s de
los supuestos definidos en el sistema, el auditor podrá encuadrarlos en
la opción "Otras".
• Tipo/s de riesgo/s asociado/s,
según la siguiente clasificación:
o
Estratégico: se refiere a
la ocurrencia de acontecimientos que afectan directamente la misión y
visión institucional.
o
De cumplimiento: se
refiere a la posibilidad de que el ente se vea afectado por no cumplir
u omitir ciertas leyes, regulaciones o políticas internas.
o
Operativo: se
refiere a posibles alteraciones en la gestión, relacionadas con el
manejo inadecuado o fallido de aspectos organizacionales por parte de
los servidores públicos. Los riesgos operativos se clasifican en:
- Gestión
del Capital Humano: se asocia a la cualificación, competencia
y/o disponibilidad de personal requerido para realizar las actividades.
- Gestión de la información:
se asocia a la calidad, seguridad, oportunidad, pertinencia y/o
confiabilidad de la información agregada y desagregada.
- Procesos: se asocia al
logro de los objetivos de los procesos institucionales.
- Ambiente (interno y/o externo):
se asocia a los daños de carácter ambiental que puedan producirse por
factores tanto internos como externos al ente.
o
Económico-Financiero:
se relaciona con la administración de los recursos del ente, que
incluye la ejecución presupuestaria, la elaboración de los estados
financieros, los pagos, la administración de excedentes de tesorería y
la custodia sobre los bienes. Representan la posibilidad de sufrir
pérdidas económicas.
o
Tecnológico: se
relaciona con la posibilidad de falla en alguna herramienta tecnológica
o que sea utilizada inadecuadamente en detrimento de los fines
institucionales.
o
Integridad: está
relacionado con las acciones y/o conductas inherentes a las normas y
principios éticos adoptados por los funcionarios y a la cultura
organizacional.
• Efecto del Hallazgo:
De la
nómina de efectos propuestos, el auditor seleccionará directamente el
impacto entre las opciones ALTO/MEDIO/BAJO.
Solo cuando el/los efecto/s no pueda/n
ser clasificado/s en algunos de los supuestos definidos en el sistema,
el auditor podrá encuadrarlos en la opción "Otros".
o Impacto
Alto: observaciones cuya existencia evidencie un alto grado de
ocurrencia de desvíos, errores o irregularidades, exponiendo al ente a riesgos en la gestión que afectan significativamente el logro
de los objetivos institucionales.
o Impacto Medio: observaciones
que repercuten en el grado de eficacia, eficiencia y economía de las
operaciones, exponiendo al ente a riesgos
que dificultan el logro de los
objetivos institucionales.
o Impacto Bajo: observaciones
que exponen al ente a riesgos
moderados/controlables en términos de cumplimiento de los objetivos institucionales.
De la nómina de los diecisiete (17) ODS, y de ser aplicable, se deberá
seleccionar como mínimo un (1) ODS y como máximo tres (3) ODS, que
guarden vinculación con el área temática de la observación formulada.
También se debe incluir:
o La
recomendación del auditor
o La opinión del responsable auditado.
o Comentario del auditor a la opinión
del responsable auditado.
o Área Temática:
- Procesos sustantivos: se definen
procesos propios por cada Ente.
- Procesos de apoyo:
■ Compras y contrataciones.
■ Contabilidad.
■ Gestión del capital humano.
■ Movimiento de fondos (tener presente que para determinados entes
puede ser un proceso sustantivo).
■ Organización.
■ Presupuesto.
■ Resguardo de activos.
■ Servicio jurídico.
■ Tecnología informática.
■ Unidades Ejecutoras de Préstamos Externos (UEPEX).
■ Gestión del patrimonio.
■ Otros.
o Áreas
responsables de la solución: Indicar el/las área/s responsable/s
de la solución al momento del alta de la observación.
o Indicación (de corresponder) de
deslinde de responsabilidades.
o Observaciones relacionadas de
informes anteriores considerados como antecedente (Vinculación):
Respecto de la vinculación entre observaciones se deberá utilizar la
modalidad de asociación activa/pasiva a los efectos de evitar la
duplicidad de observaciones.
En ese sentido, la vinculación activa se refiere a la observación más
actual, mientras que la pasiva, es aquella observación que se encuentra
relacionada a una observación precedente.
Deberá realizarse el seguimiento de las acciones correctivas, indicando
en cada caso el/las área/s responsable/s de la solución
sólo en caso que difiera de la/las
identificada/s al momento de registrar la observación, el
detalle de la acción encarada, la fecha estimada de cumplimiento; y de
ser necesario se podrá modificar el impacto y la indicación de deslinde
de responsabilidades.
f) CRITERIOS PARA ESTABLECER EL ESTADO
DE LAS OBSERVACIONES Y SU ENCUADRE
• El estado "Sin Acción Correctiva
Informada" se registrará cuando el Ente no haya iniciado acción
correctiva alguna; cuando no haya dado contestación al seguimiento
efectuado por los órganos de control; y/o cuando la observación no sea
compartida por el auditado.
• El estado "Con Acción Correctiva
Informada" se registrará al momento de la manifestación fehaciente del
auditado de la/s acción/es necesaria/s para regularizar una observación
y siempre que el Auditor la/s considere pertinente/s para avanzar hacia
su regularización. Serán fuentes de información para ello: i) el Acta
de Comité de Control/Auditoría; ii) la Opinión del Auditado incluida en
los informes correspondientes; iii) las comunicaciones oficiales de
respuesta a los informes de auditoría emitidos y/o los requerimientos
que se efectúen; y iv) las manifestaciones recibidas por iniciativa
directa de los responsables.
• El estado "En Implementación" se
registrará al momento de la verificación efectiva de la implementación
de la/s acción/es correctiva/s oportunamente informada/s, de manera tal
de registrar los cumplimientos parciales, adecuadamente validados por
el Auditor, según corresponda, conforme a las evidencias presentadas y
hasta llegar a la regularización de la observación.
• El estado "Regularizada" se
registrará al momento de verificar que la observación se encuentre
subsanada y cuente con evidencia suficiente y la validación del auditor.
• El estado "No Regularizable" se
registrará cuando, por motivos debidamente justificados, la observación
haya perdido vigencia y/o se trate de hechos puntuales que devienen en
abstracto o no son susceptibles de modificaciones.
g) EMISIÓN DE REPORTES
Las UAI deberán presentar, antes del 15 de febrero y del 15 de agosto
de cada año, a las correspondientes Sindicaturas Jurisdiccionales y
Comisiones Fiscalizadoras, los informes referidos al detalle de
observaciones de auditoría pendientes de regularización al cierre del
ejercicio anterior, y el detalle de observaciones subsanadas y de
aquellas que fueron clasificadas bajo el estado de "No Regularizable"
durante dicho ejercicio.
Para cumplimentar esta actividad se deberá generar, desde el sistema
SISAC, el/los informe/s correspondiente/s, firmarlo/s digitalmente y,
remitirlo/s a la Sindicatura Jurisdiccional/Comisión Fiscalizadora
actuante.
Asimismo, quince (15) días antes de cada Reunión de Comité de
Control/Auditoría deberá encontrarse actualizado el estado de las
acciones correctivas de las observaciones a tratarse en el orden del
día.
IF-2023-99529677-APN-SNI#SIGEN
