ANEXO
III
PAUTAS
PARA LA ELABORACIÓN DE NORMAS DE PROCEDIMIENTOS
CONCEPTOS GENERALES
Un procedimiento es un conjunto de pasos a seguir para el logro de un
objetivo. Los procedimientos son rutinas repetitivas establecidas para
que las operaciones se ejecuten en forma ordenada, consistente y con
criterios uniformes a fin de facilitar su interpretación, seguimiento y
control.
En cuanto a su contenido, un
Procedimiento o Norma de Procedimiento debe considerar:
- Una descripción clara y precisa del
tratamiento o curso de acción a seguir ante cada alternativa factible
de ocurrencia (qué hacer, cómo hacerlo y cuándo hacerlo).
- Definición del responsable de la ejecución de cada tarea.
- Información requerida para la ejecución de dichas tareas.
- Información que se debe generar como consecuencia del resultado de la
ejecución de cada una de las tareas.
- Formularios a utilizar, especificando emisor, oportunidad de emisión,
cantidad de copias, instrucciones para el llenado de datos,
distribución de las copias, etc.
- Archivos a utilizar, en cuanto a contenido, responsable, período de
resguardo legal y operativo.
- Instrumentos idóneos para el ejercicio del control previo y
posterior, con su correspondiente curso de acción, favoreciendo la
implementación de un adecuado sistema de control interno
En cuanto a su forma, las Normas de
Procedimiento:
Deben:
✓ ser claras y completas, tanto en su
objetivo como en el ámbito de aplicación.
✓ tener una redacción uniforme, estilo y estructura iguales, alcanzar
coherencia dentro del cuerpo del manual relacionado a la terminología
utilizada, uso de abreviaturas, símbolos, gráficos y flujogramas.
✓ tener permanencia en el tiempo.
No deben:
✓ ser muy extensas a los fines de
permitir un fácil proceso de actualización en lo referente a
modificaciones y reemplazos.
✓ entrar en conflicto con otras normas.
ORIGEN
Una Norma de Procedimiento puede originarse, principalmente, por:
Leyes, Decretos, Resoluciones, etc, los cuales afectan directamente la
operatoria de las Prestaciones y Servicios de ANSES.
La necesidad de hacer más eficiente, efectivo y uniforme el
procedimiento vigente de un proceso determinado.
Planificación de procesos.
OBJETIVO
Optimizar y uniformar procesos de prestaciones y servicios para los
trabajadores y para los pasivos, como así también para las áreas no
prestacionales de ANSES, identificando acciones que permitan lograr una
mejora significativa en términos de certeza, transparencia, uso de
recursos tecnológicos disponibles y calidad de servicio para el usuario
interno y externo.
Una norma se formula para satisfacer una necesidad concreta, por lo
tanto, el primer paso es definir claramente cuál es la necesidad a
satisfacer u "objetivo” de la norma.
La fijación del objetivo debe surgir de un acuerdo entre quien solicitó
la elaboración de la norma y la autoridad administrativa con
competencia para su aprobación y dictado, con un análisis de
factibilidad legal de parte del servicio jurídico permanente del
organismo. Puede ocurrir que, en el comienzo del análisis, el objetivo
se defina en forma general sin precisar detalles, pero, a medida que se
avanza en el relevamiento, se puede ampliar el objetivo original,
incorporar aspectos no considerados e incluso cambiarlo.
El objetivo de la norma se expresa en términos de:
Prestaciones y servicios a suministrar.
Mantenimiento de recursos.
Optimización de las relaciones con beneficiarios, usuarios internos,
otros organismos de gobierno y público en general.
APLICACIÓN
Las normas son de aplicación obligatoria constituyéndose en el único
procedimiento de operación, no existiendo alternativas particulares y/o
excepcionales que puedan implementarse en su reemplazo, sin la previa y
expresa autorización de la autoridad administrativa con competencia
para la modificación de la norma general.
CONTROL DE VIGENCIA
Con frecuencia, las condiciones que dieron origen a una norma se
modifican con el correr del tiempo, por lo que dicha norma pierde
vigencia o actualidad (ya sea, a través de una modificación en la
legislación, reestructuración del organismo, sistematización, etc.)
Para ello, las Áreas emisoras de las normas de procedimientos, deben
desarrollar técnicas de seguimiento y/o evaluación, que permitan
detectar este tipo de situaciones. Igual responsabilidad recaerá sobre
el servicio jurídico permanente del organismo, quien deberá comunicar
toda modificación normativa que pudiera significar una modificación o
adecuación necesaria de los procedimientos o normativa interna del
Organismo.
FORMA
1. Hoja: Tamaño A4 (210 mm. x 297 mm)
2. Márgenes:
3. Texto:
Los títulos de las normas de procedimientos
Deben:
✓ Ser concretos S Ser cortos
✓ Permitir identificar el tema que se desarrolla
No deben:
✓ Ser ambiguos
✓ Usar la forma "Norma de Procedimiento para...”
✓ Utilizar el nombre y número de una norma legal S Repetirse salvo en
caso de reemplazo
✓ Identificar las áreas intervinientes
como el 1er. nivel de la cascada.
✓ Para la numeración de tareas, utilizar la presentación en cascada, la
cual no debe superar los tres (3) niveles más una viñeta (-).
✓ El texto debe estar definido con interlineado simple.
✓ El párrafo con espaciado posterior en 12 puntos.
ESTRUCTURA
I.
Objetivo
Describir en forma clara, concreta y específica el propósito de la
norma.
II. Alcance
Indicar el "desde” y "hasta” que abarca la norma. El "desde” está
ligado, generalmente, con la primera acción y el "hasta” con el
cumplimiento del objetivo.
III. Consideraciones Generales
Incluir todo comentario de relevancia para la interpretación de la
norma. Especificar, cuando corresponda, si el procedimiento que se está
describiendo responde a una norma de orden superior, indicando número y
fecha. En este punto se debe indicar la unidad orgánica responsable del
cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
IV. Flujograma de Macronivel
Elaborar un diagrama de bloques, especificando las acciones de cada
área en forma global.
V. Detalle de Tareas
Describir en forma lógica y secuencial, cada una de las acciones
necesarias para el cumplimiento del objetivo.
- Las acciones se deben describir en
tercera persona del presente (emite, archiva, controla, etc.)
- Luego de una acción de control o verificación, describir en primer
término la acción del resultado positivo y luego la de resultado
negativo.
- Las acciones de recepción y remisión o envío deben responder a la
siguiente estructura:
DE QUIEN O A QUIEN, QUE COSA.
- La acción de archivo debe responder a
la siguiente estructura:
QUE COSA, COMO, DONDE Y SI ES
TRANSITORIO O DEFINITIVO
- Los anexos se numeran de acuerdo al
orden en que son nombrados en el detalle de tareas.
- Todo documento que se presenta, circula como vehículo de información
hasta que queda archivado o destruido en algún punto del procedimiento.
- No se deben describir en la norma acciones que desarrollen terceros.
VI. Anexos
Detallar en una página, que oficia de carátula, todos los anexos
identificados con números romanos. A continuación, una copia de cada
uno de ellos.
IF-2024-127179996-ANSES-DGDNYP#ANSES
ANEXO
IV
CIRCUITO
DE APROBACIÓN DE NORMAS DE PROCEDIMIENTO
Dirección Requirente (siempre debe ser
una Dirección General o superior)
1. Envía formulario digital a la
Dirección General de Diseño de Procesos y Normas solicitando la Norma
de Procedimiento, con la siguiente información:
a. Proceso a crear, modificar o dar de
baja;
b. Motivo de la solicitud;
c. Identificación de la Norma de Procedimiento si es baja o
modificación de proceso;
d. Áreas y responsables del proceso;
e. Plazos de implementación del proceso (Legal o por Planificación).
2. Recibe el pedido y lo deriva a la
Dirección bajo su órbita administradora del proceso.
Dirección Administradora del Proceso
(dependiente de la Dirección General de Diseño de Procesos y Normas)
3. Releva lo recibido por la Dirección
Requirente analiza lo propuesto, su viabilidad legal y operativa y,
4. Convoca a reunirse con la Dirección General Requirente y a las Áreas
Intervinientes en el proceso, para el análisis, elaboración y
aprobación de una Norma de Procedimiento.
5. Una vez definido el borrador de la Norma de Procedimiento, lo envía
a las Áreas Involucradas para tu intervención y aprobación.
Áreas Involucradas e Intervinientes
Las Áreas Intervinientes son aquellas
que tienen participación directa en el proceso que se está normando y
las Áreas Involucradas son aquellas que por normativa participan en la
revisión y conformidad de la Norma de Procedimiento. Ellas son:
Dirección General Innovación de Procesos, Dirección General de
Tecnología de la Información y Comunicaciones, la Unidad de Auditoría
Interna y la Dirección General de Asuntos Jurídicos.
De acuerdo a su incumbencia, analizaran
la viabilidad sistémica y tecnológica, la existencia de controles
adecuados en el proceso propuesto, su gestión y factibilidad jurídica.
6. Las Áreas Involucradas, a excepción de la Unidad de Auditoría
Interna, reciben la propuesta.
7. Realizan el análisis de su incumbencia.
8. Devuelven el análisis del proceso con sus recomendaciones a la
Dirección Administradora del Proceso.
Dirección Administradora del Proceso
(dependiente de la Dirección General de Diseño de Procesos y Normas)
9. Recibe las recomendaciones de los
involucrados y propone el proceso a las áreas intervinientes en el
mismo, en base a los análisis realizados.
10. Consensua proceso definitivo, luego de encuentros para análisis,
elaboración y aprobación en forma conjunta, con las demás áreas.
11. Elabora proyecto de Norma de Procedimiento definitivo.
12. Remite para su revisión, vía correo electrónico, a la Coordinación
Manual de Procedimientos, proyecto de Norma de Procedimiento.
Coordinación Manual de Procedimientos
(dependiente de la Dirección General de Diseño de Procesos y Normas)
13. Recibe proyecto de Norma de
Procedimiento, examina integralmente la misma, corrige errores (en caso
de corresponder), y remite la mencionada normativa a la Dirección
General de Diseño de Procesos y Normas.
Dirección General de Diseño de
Procesos y Normas
14. Revisa el proyecto de Norma de
Procedimiento y envía a la Dirección Ejecutiva para su aprobación.
Dirección Ejecutiva
15. Aprueba el proyecto de Norma de
Procedimiento y lo devuelve a la Dirección General de Diseño de
Procesos y Normas.
Dirección General de Diseño de
Procesos y Normas
16. Con la aprobación de la Dirección
Ejecutiva, ordena a la Dirección Administradora del Proceso que
comience con el armado de Expediente Electrónico.
Dirección Administradora del Proceso
(dependiente de la Dirección General de Diseño de Procesos y Normas)
17. Envía el proyecto de Norma de
Procedimiento aprobado por la Dirección Ejecutiva a las Áreas
Involucradas y a las Áreas Intervinientes para su conformidad, vía
correo electrónico con confirmación de lectura, comunicando que tienen
un plazo determinado para las conformidades y/o observaciones.
Áreas Involucradas e Intervinientes
18. Reciben correo electrónico y dan la
conformidad en el plazo establecido por la Norma de Procedimiento
correspondiente.
19. Remiten conformidades a la Dirección Administradora del Proceso.
Dirección Administradora del Proceso
(dependiente de la Dirección General de Diseño de Procesos y Normas)
20. Caratula Expediente Electrónico en
GDE, incluyendo formulario, antecedentes normativos, Informe Técnico,
conformidades recibidas de las Áreas vía correo electrónico, proyecto
de Norma de Procedimiento, proyecto de resolución, nota de elevación.
21. Remite Expediente Electrónico a la Coordinación Manual de
Procedimientos.
Coordinación Manual de Procedimientos
(dependiente de la Dirección General de Diseño de Procesos y Normas)
22. Incorpora en el Expediente
Electrónico la Norma de Procedimiento definitiva y remite el Expediente
Electrónico a la Dirección General de Diseño de Procesos y Normas.
Dirección General de Diseño de
Procesos y Normas
23. Revisa el Expediente Electrónico,
su contenido e integridad.
24. Envía Expediente Electrónico a la Unidad de Auditoria Interna para
su opinión.
Unidad de Auditoria Interna
25. Analiza y devuelve Expediente
Electrónico a la Dirección General de Diseño de Procesos y Normas.
La intervención por parte de la Unidad de Auditoría Interna consiste en
un análisis, en abstracto, del proyecto de Norma de Procedimiento, en
el sentido expuesto. Ello, no obsta que, en posteriores tareas de
control, donde pueda verificarse la implementación en concreto de los
procedimientos normados y evaluarse sus resultados, las Normas de
Procedimiento en cuestión puedan ser revisadas u observadas en miras al
mantenimiento de un eficiente y eficaz sistema de control interno.
Dirección General de Diseño de
Procesos y Normas
26. Recibe el Expediente Electrónico.
27. Revisa proyecto de resolución e incorpora el mismo en el Expediente
Electrónico.
28. Remite el Expediente Electrónico a la Dirección General de Asuntos
Jurídicos.
Dirección General de Asuntos Jurídicos
(dependiente de la Secretaría Legal y Técnica)
29. Revisa proyecto de resolución y
emite dictamen legal como servicio jurídico permanente del organismo,
adjuntando el mismo al Expediente Electrónico.
30. Remite Expediente Electrónico a la Dirección de Despacho.
Dirección de Despacho
31. Revisa Expediente Electrónico y
toda su documentación y pasa a la firma a la Dirección Ejecutiva.
Dirección Ejecutiva
32. Recibe Expediente Electrónico y
firma Resolución.
33. Envía Expediente Electrónico a la Dirección General de Diseño de
Procesos y Normas.
Dirección General de Diseño de
Procesos y Normas
34. Recibe Expediente Electrónico con
resolución firmada y lo envía a la Dirección Administradora del
Proceso, para su guarda temporal.
35. Publica la Norma en el Manual de Procedimientos, a través de la
Coordinación Manual de Procedimientos.
36. Informa de su publicación a la Unidad de Auditoria Interna.
Dirección Administradora del Proceso
(dependiente de la Dirección General de Diseño de Procesos y Normas)
37. Recibe Expediente Electrónico y lo
envía a Guarda Temporal.
IF-2024-139955702-ANSES-DGDPYN#ANSES
